İş Mektubu Nasıl Yazılır: 16 Önemli Adım

Bir iş mektubunun nasıl yazılacağını mı merak ediyorsunuz? Adım adım rehberlik için okumaya devam edin.

Çoğu işletmede her gün, departmandan departmana, müşterilere ve dış satıcılara veya diğer kuruluşlara yüzlerce yazılı iletişim parçası gönderilir. Bu nedenle, bir iş mektubunun nasıl yazılacağını öğrenmek, bir yazarın araç kutusunda çok önemlidir, çünkü bu yaygın bir iletişim biçimidir. Bir kuruluşta idari bir görevde çalışmıyor olsanız bile bir iş mektubu yazmanız gerekebilir. Örneğin, bunun için kullandığınız biçim şudur:

• Kapak mektupları
• Notlar
• İlgi veya niyet mektupları
• Tavsiye mektubu
• Görüşme takibi
• Teklif mektubu
• İstifa dilekçesi
• teşekkür mektupları
• şikayet mektupları
• Özür mektupları

Bu tür mektupları iyi yazmayı bilmek birçok farklı durumda kullanışlıdır. İş mektuplarının belirli bir formatı, stili ve tonu vardır. Doğrudan ve özlü, kibar ve profesyoneldirler ve dikkatlice biçimlendirilmiştir. Nasıl yazılacağını öğrenerek, kendinizi profesyonel işyerinde yüksek talep gören bir yazar yapacaksınız. Aşağıda bir iş mektubunun nasıl yazılacağına dair adım adım bir kılavuz bulacaksınız. Bu formatı öğrenmek ve mesajınızı hedef kitlenize iletmek için iyi çalışan mektuplar oluşturmak için onu takip edin.

1. Adım: Doğru Biçimlendirmeyi Seçin

Mektubu yazmadan önce kenar boşluklarını ayarlamalı ve yazı tipini seçmelisiniz. Antetli kağıdınız kenar boşluklarınızın boyutunu belirleyebilir. Örneğin, iş mektupları 8 1/2 x 11 inçlik kağıda gönderilir. Yazı tipiniz için siyah mürekkeple basılmış Times New Roman boyutu 12 yazı tipini seçin. Bazen Arial gibi benzer yazı tipleri de kabul edilebilir. Amaç, hedef okuyucunun mektubu okuyabilmesini sağlamaktır, böylece süslü bir yazı tipinin mektubun erişilebilirliğini olumsuz etkilemesini istemezsiniz. Bir iş mektubu paragraf biçiminde değil, blok biçiminde yazılır. Bu nedenle, üstte iki inçlik bir kenar boşluğu ve her tarafta bir inçlik kenar boşlukları içerecek şekilde harfi değiştirin.

2. Adım: Başlığı Biçimlendirin

Bir iş mektubu şablonu, sayfanın üst kısmında belirli bir başlık ile başlayacaktır. Bazı farklılıklar olsa da, neredeyse her zaman şöyle görünür:

• Gönderici adı
• Şirket adı, varsa
• Gönderenin posta adresi
• Ay, gün, yıl formatında tarih
• Alıcının ismi
• Alıcının posta adresi

Her ad ve adres tek aralıklıdır. Ancak, gönderenin adresi, tarih ve alıcının adresi arasındaki bir satırı atlayacaksınız. Mektubu göndermek için resmi şirket antetli kağıdını kullanırsanız, en üstte gönderenin adı veya şirket adı ve adresi bulunabilir. Bu durumda, tarihle başlayın, bir satır atlayın ve alıcıyı ekleyin.

Adım 3: Selamlamayı Girin

İş mektubu biçimindeki bir sonraki adım, alıcıya selamlama veya selamlamadır. Selamlamadan sonra mektuba başlamadan önce iki satır boşluk bırakılır. Tipik olarak, selamlamayı şu şekilde biçimlendirirsiniz:

• Sayın Bay/Bayan (Alıcının Soyadı):

Kişinin tercih ettiği cinsiyeti veya şahıs zamirlerini bilmiyorsanız Bay/Bayan yerine tam adını kullanın. Başlık. Benzer şekilde, kişinin medeni durumunu varsaymayın.

Kişinin unvanını biliyorsanız, örneğin Doktor, Bay/Bayan yerine bunu kullanabilirsiniz. Selamlamayı her zaman iki nokta üst üste ile bitirin, virgülle değil. Kişinin adını bilmediğiniz durumlarda, unvanını belirtebilirsiniz, örneğin:

• Sayın İnsan Kaynakları Direktörü:

Alıcı hakkında hiçbir şey bilmiyorsanız, şunu söyleyin:

• Sevgili Bay veya Bayan:

Bazen, alıcı hakkında hiçbir şey bilmiyorsanız, “Kime İlgilenebilir” selamını kullanırsınız. Aksi takdirde, "Sayın Bay/Bayan:" veya "Sayın (Rol veya Departman):" kullanın. Mümkünse daha spesifik bir selamlama kullanmak her zaman en iyisidir, ancak bu, aşağıdaki iş mektubu türlerinde kabul edilebilir:

• Tavsiye mektubu
• Resmi şikayet mektupları
• tanıtım mektupları
• ilgi mektupları

4. Adım: İlk Paragrafı Yazın

Artık ilk paragrafı yazmaya hazırsınız. İş mektupları yazarken bu paragraf esastır. İlk paragrafı özlü yapın, en fazla üç cümle. Mektubun amacını belirtin. Hatta “şuna yazıyorum” diyebilirsiniz. . ” Neden yazdığınızı netleştirin, ancak mektubun bu kısmına çok süslü ayrıntılar eklemeyin. İşte bir kıyafet kuralı ihlaline değinen bir departmana yazılmış örnek bir açılış paragrafı:

• Pazarlama departmanındaki bazı kişilerin, kıyafetle ilgili şirket politikalarına uyma konusunda gevşek davrandıkları dikkatimi çekti. Bu nedenle, departmanınızdaki herkesin bu yönergelere uymasını sağlamak için size kıyafet yönetmeliği gerekliliklerini hatırlatmak için yazıyorum.

Bu açıklık, mektubun amacını anlatır ve vücudun geri kalanının neleri içereceğini gösterir. Doğrudan ve doğrudandır.

Adım 5: Doğru Tonu Vurun

Bir iş mektubu profesyoneldir ve birinci şahıs ağzından yazılır. Baştan sona bu tonu kullanın ve birinci şahıs zamirlerinden korkmayın. Mektup da özlü olmalıdır, bu nedenle yalnızca gerekli olanları ekleyin. Kaba olmanıza gerek yok, ancak mektubun anlamı ve amacı için gerekli değilse bir noktayı açıklamanıza da gerek yok.

Adım 6: Gövdeye Devam Edin

Açılış paragrafından sonra mektubun gövdesini yazmaya devam etmeniz gerekiyor. Mektubunuz olumsuz bir şeye değiniyor olsa bile yine nazik, profesyonel üslubunuzu koruyun. Ana paragraflar amacı destekler, daha fazla ayrıntı verir veya yeni bir ifade veya kuralın gerekçesini sağlar. Her paragraf arasında bir boş satır olmalıdır ve bunları girinti yapmanıza gerek yoktur. Örneğin, kuruluşunuzun belirli bir bölümündeki kıyafet kuralı ihlallerini tartışmak için yazıyorsanız, kaba ve saygısız veya katı ve kibar olabilirsiniz. İşte yapılmaması gerekenlere bir örnek:

• Şirket politikalarının tamamen hiçe sayılmasına inanamıyorum. Bölümünüzün en önemli olduğunu düşündüğünüz için kuralların üzerinde değilsiniz. Belirtilen kıyafet yönetmeliğine hemen uyamazsanız kafalar karışır.

Bu paragraf küçümseyici ve kaba. Amacınızı aktarıyor, ancak sert ton gerekli değil. Bunun yerine, kesin ve doğrudan olabilir, ancak yine de kibar olabilirsiniz, örneğin:

• Kuruluşumuz genelinde tutarlılığı korumak için herkes belirtilen kıyafet kurallarına uymalıdır. Bu nedenle, departmanınızın hafta sonuna kadar tam uyumu sağlamasına ihtiyacım var. Özellikle, yönetim, uygun kapalı burunlu ayakkabı giyememeyi ve şort ve eteklerin uzunluğunu belirli sorunlar olarak tartıştı. Bu son tarihe uyulmaması disiplin cezasıyla sonuçlanabilir.

Bu örnek paragrafta ihtiyaç açıktır ve bilgi kibar ama kesin bir tonla sunulur. Okuyucu ne beklediğinizi biliyor ama mektubun bu bölümünü okumak için kimse hakarete uğramadı. Mektup, gerektiği kadar çok gövde paragrafına sahip olabilir. Ancak, mümkünse tek bir basılı sayfa olarak tutmaya çalışmalısınız, bu nedenle bunları kısa ve öz tutun. Çoğu mektubun her biri üç ila dört cümleden fazla olmayan üç dahili paragrafı vardır. Paragraflar arası geçişler gerekli değildir. Ek bilgiler genellikle bir ek olarak ayrı olarak gönderilir.

7. Adım: Aktif Sesi Seçin

Bir iş mektubunun tüm bölümleri boyunca pasif sesle değil, aktif sesle yazın. Aktif bir ses daha doğrudan ve özdür, sözlerinize daha fazla güç verir. Örneğin, yukarıdaki paragrafta şöyle diyebilirsiniz:

• Açıkça, departmanınızın uygun kapalı burunlu ayakkabı giymediği ve şort ve etek uzunluğunun sorun haline geldiği kaydedildi.

"Not edildi" pasif sestir. Notu kimin yaptığını size söylemez, bu nedenle eylemden hiçbir doğrudan varlık sorumlu değildir.

Bunun yerine şunu söyleyin:

• Özellikle, yönetim, uygun kapalı burunlu ayakkabı giyememeyi ve şort ve eteklerin uzunluğunu belirli sorunlar olarak tartıştı.

Bu daha net, daha doğrudan ve daha özlüdür çünkü aktif sestedir.

8. Adım: Şahıs Zamirlerinden Yararlanın

Bir iş mektubu resmi olmasına rağmen, istediğiniz kadar şahıs zamiri kullanabilirsiniz. Örneğin, hem birinci şahıs hem de ikinci şahıs zamirleri kabul edilebilir. Şahsen kendiniz değil, bir kuruluş adına yazdığınızı varsayalım. Bu durumda, gönderen olarak şirket veya departmana atıfta bulunurken "biz" veya "biz" gibi birinci şahıs çoğul zamirleri kullanacaksınız. Öte yandan, yalnızca kendi adınıza yazıyorsanız, "ben" ve "benim" gibi birinci tekil şahıs kullanın.

9. Adım: İkinci Sayfa Antetli Kağıdı Kullanın

Mektubunuzun ikinci bir sayfaya gitmesi gerekiyorsa, ki bu çok nadirdir, "ikinci sayfa" antetli kağıt kullandığınızdan emin olun. Bu antetli kağıtta tam iş yeri adresi değil, kısaltılmış bir adres olacaktır. Bu kağıdın ilk sayfa ile aynı olması, ancak başlıkta daha az bilgi olması gerekir. Okuyucunun onları düz tutabilmesi için sonraki tüm sayfalara sayfa numaraları ekleyin. Yine, çoğu iş mektubu bir sayfaya sığar, bu yüzden burada sağduyunuzu kullanın, ancak ihtiyacınız varsa ikinci sayfayı uygun şekilde biçimlendirin.

Adım 10: Mektubunuzu Sonlandırın

Bir iş mektubunun son paragrafı bir özet ve harekete geçirici mesaj içerir. İlk olarak, noktalarınızı kısa ve öz bir şekilde şu şekilde özetleyin:

• Müşterilerimize doğru profesyonel imajı sağlamaya yardımcı olduğu için şirketteki herkesin kıyafet kurallarına uymasını sağlamamız gerekiyor. Bu konuya gösterdiğiniz ilgi için şimdiden teşekkür ederiz.

Ardından, okuyucuyu harekete geçmeye davet edin. Belirli bir eylemi yapmaları için onlara ihtiyacınız olduğunu özellikle belirtebilir veya sizinle soru sormak için iletişime geçen birine mektubu açık bırakabilirsiniz. Bu paragrafta, telefon numaranız ve e-posta adresiniz gibi iletişim bilgilerinizi ekleyin. Kıyafet kuralı ihlali mektubu söz konusu olduğunda, sorulara kapı açmak en iyi seçenek olabilir:

• Sorularınız için 555-555-5555 numaralı telefondan veya [email protected] adresinden e-posta yoluyla benimle iletişime geçmekten çekinmeyin.

Adım 11: Mektubunuzu Kapatın

Kapanış, resmi bir saygı notuna sahip olacak. Kapanış paragrafından sonra bir satır atlayın ve kapanışınızı dahil edin, bu şu olabilir:

• İçtenlikle,
• Saygılarımla,
• saygılarımla
• saygılarımla,
• Saygılarımızla,
• Teşekkürler,

Kapanıştan sonra bir virgül ekleyin.

Adım 12: Mektubu İmzalayın

Kapanıştan sonra yaklaşık dört satır atlayın. Bu size mektubu imzalamak için yer sağlar. Mektubunuzu yazıyorsanız, imzalayın veya imzanızı eklemek için bir imza damgası kullanın. Burada mavi veya siyah mürekkep kullanabilirsiniz. Mektubu gönderen adına imzalamanız gerekiyorsa, imzadan önce “pp:” ekleyin. Bu, “procurationem başına” anlamına gelir ve başkasının adına imza attığınızı gösterir. İmzadan sonra, yazdığınız adınızı, iş unvanınızı, telefon numaranızı ve e-posta adresinizi ekleyin. Bunların her biri kendi çizgisini alır.

Adım 13: Daktiloyu Kabul Edin

Mektubu sizin için yazan birinin baş harflerini imza bloğunun altına yazması gerekir. Bu baş harfler, aşağıdaki gibi küçük harflerle yazılmıştır:

• ke

Mektubu gönderenin yanında biri yazsaydı, örneğin bir yönetici patronu adına yazmış gibi, baş harflerini de eklerdi. Bunlar, daktilo sahibinin baş harflerinden önce ters eğik çizgi ile büyük harflerle yazılmıştır, şöyle:

• NH/ke

Adım 13: Tüm Muhafazaları Not Edin

İş mektubunuza ekler eklerseniz, sayfanın altına bir not yazın. Muhafazaların ne olduğuna ve toplam kaç muhafaza olduğuna dikkat edin. Bu not, okuyucunun tüm muhafazaları görmesini sağlar. İşte bu nasıl görünebilir:

• Ekler (2): kıyafet yönetmeliğinin kopyası, ihlal formu.

Bunları not ettikten sonra, gönderirken mektuba eklediğinizden emin olun. Muhafazaları harfi harfine zımbalamayın; bunun yerine bir ataç kullanın.

Adım 14: Ek Alıcı Adları Ekleyin

Mektubu tüm departman yerine birkaç kişiye gönderirseniz, birincil kişiye göndermiş olursunuz. Daha sonra, diğer alıcıların kimler olduğunu ek beyanının altındaki mektubun altına not edeceksiniz. İlk önce, "Ekler" ifadesinin altına "cc:" yazın. Ardından, mektubu gönderdiğiniz diğer kişilerin adını ve unvanını yazın. Karbon kopya kağıdı ile harf çoğaltmanın yapıldığı günlerde “cc” harfleri “karbon kopya” anlamına geliyordu. Bugün hala bu atamayı kullanıyoruz, ancak artık "nezaket kopyası" anlamına geliyor.

İşte bu nasıl görünebilir:

• bilgi: John Smith, İnsan Kaynakları Departmanı Başkanı

Adım 15: Mektubu Düzeltin

Herhangi bir not veya iş mektubu göndermeden önce her zaman düzeltmelerini okuyun. Mektubu yazım hataları ve diğer sorunlarla gönderirseniz daha az profesyonel görüneceksiniz. İlk olarak, harf üzerinde bir yazım denetimi ve dilbilgisi denetimi yapın. Bu adım, görmemiş olabileceğiniz göze batan sorunları ortaya çıkarabilir. Ancak, yalnızca bu araçlara güvenmeyin. Mektubu göndermeden önce baştan sona okuyun. Öncelikle, kulağa nasıl geldiğine dair iyi bir fikir edinmek için yüksek sesle okumayı düşünün. Ardından, çözmeniz gereken sorunları bulmak için bu kontrol listesini kullanın:

• Mektup net geliyor mu?
• Özlü mü?
• Tüm paragraflar üç ila dört cümle veya daha az mı?
• Sözlü kısımlar görüyor musun?
• Pasif sesin tüm kullanımlarını ortadan kaldırdınız mı?
• Tüm cümleler uygun bitiş noktalama işaretleriyle mi bitiyor?
• Selamlamada iki nokta üst üste ve kapanışta virgül var mı?

Kritik mektuplar için, başka bir kişinin mektubu düzeltmesini ve düzenlemesini bile isteyebilirsiniz. Yazarlar genellikle yazılarında yaptıkları hataları gözden kaçırırlar ve başka bir çift göz, tüm hataları yakalamanıza yardımcı olur.

Dilbilgisi için düzenleme yaparken, yayınlamadan veya göndermeden önce bir yazının okunabilirlik puanını iyileştirmek için zaman ayırmanızı da öneririz.

Adım 16: Mektubu Gönderin

Artık mektubu göndermeye hazırsınız. Mektubu postalıyorsanız, alıcının onu aldığı anda kimin gönderdiğini bilmesi için zarfın üzerinde kesin bir iade adresi bulunduğundan emin olun. Mektubu e-postayla gönderiyorsanız, biçimlendirmeyi koruyacağından göndermeden önce PDF olarak kaydetmeyi düşünün. Ardından, e-postanın konu satırını iyi kullanın. Konu satırı, mektubun ne hakkında olduğunu ve kimden geldiğini şu şekilde belirtmelidir:

• Sarah McPhearson Re'den Not: Kıyafet Kuralı İhlalleri

Gerekirse, konu satırına "acil" veya buna benzer bir ifade ekleyin. Bir önceki mektubu takip ediyorsanız, konu satırına “takip” ekleyin.

En son dilbilgisi yazılımını kullanmak istiyorsanız, yapay zeka dilbilgisi denetleyicisini kullanma kılavuzumuzu okuyun.