İş Raporu Nasıl Yazılır: Adım Adım Kılavuz

Bu profesyonel ve anlayışlı adım adım kılavuzla bir iş raporunun nasıl yazılacağını keşfedin.

Bir iş raporu yazmanız istendiğinde nereden başlayacağınızı bilmek zor olabilir. Raporun amacını belirlemekten eklerin bir listesini yapmaya kadar, rapor yazma sürecine hangi ilgili bilgileri dahil edeceğinize karar vermeye çalışırken bunalmış hissetmeniz normaldir. Amiriniz bir iş raporu hazırlamanız konusunda size güvendiğinde, şirketin karar alma süreçlerine katılmanız konusunda da size güvenir.

İş dünyasında hem resmi hem de gayri resmi raporlar, işletmenin şirketi ileriye taşımak için aşağıdaki adımlar hakkında bilinçli bir karar vermesine yardımcı olmak için kullanılır. İş belgeleri yazmak birçok işin önemli bir parçası olsa da, sizden bir iş raporu istediklerinde patronunuzun veya amirinizin ne istediğini bilmek zor olabilir. Burada, sizi raporun başındaki başlık sayfasından sona eklemeniz beklenen ek bilgilere (ekler olarak da bilinir) götürerek tüm raporun yapısını gözden geçireceğiz. Hadi dalalım.

İhtiyac duyulan malzemeler

• Raporunuzun amacı ile ilgili şirket verileri
• Bir meslektaşınız tarafından tamamlanan ve şirketinizin tercih ettiği formatı izlemenize olanak tanıyan bir raporun kopyası
• Senin bilgisayarın
• Fikirleri not almak için bir not defteri

Adım 1. Bir İş Raporunun Amacını Anlayın

Bir iş raporunun belirli bir amacı vardır: bir şirket içinde gelecekteki kararları bilgilendirmeye yardımcı olmak. Bazı iş raporları acildir ve verilerin bir krizi çözmek için toplanabilmesi ve kullanılabilmesi için çalışanların departmanlarındaki bilgileri raporlamasını gerektirir. Diğer iş raporları daha az acildir ve bir şirketin önümüzdeki yıl alması gereken yönü belirlemek için kullanılabilir. Bir iş raporu yazarken standart iş raporu formunu takip etmeniz beklenir.

Bu, akademik bir araştırma raporundan veya anlatı yazma biçiminden farklıdır. İş raporu, iyi tanımlanmış bölümleri olan resmi bir rapordur. İşinizde ilk kez iş raporları yazıyorsanız, başlamadan önce şirketinizin standart iş raporu formatını kullandığından emin olmak için amirinizle görüşmeniz akıllıca olabilir.

Doğru yolda olduğunuzdan emin olmak için amirinizle düzenli olarak görüşmeyi de yararlı bulabilirsiniz. Her seferinde bir bölümün ana hatlarını çizmek, doğru yönde başlamanıza yardımcı olabilir ve amiriniz, şirketinize ilerlemesi için ihtiyaç duyduğu bilgileri sağlamaya çalıştığınızdan emin olmak için size rehberlik edebilir.

Adım 2. Raporun Türünü Belirleyin

İş raporları aynı genel formatı izlese de, farklı türde iş raporları vardır ve şirketinizin sizden ne tür rapor beklediğini bilmeniz çok önemlidir. Her türlü iş raporu, şirketi ileriye götürmeye yardımcı olabilecek bilgiler sağlar; amirinizin beklediği raporun türünü anlamak, raporunuzun çözmeye yardımcı olmaya çalıştığı soruna bir çözüm geliştirmek için gerekli bilgileri sağladığınızdan emin olabilir. Farklı iş raporu türleri şunları içerir:

• Araştırma raporu : Akademik araştırma raporundan farklı olarak, bir şirket veya kuruluş yeni bir ürün veya hizmet geliştirmek için çalışırken iş araştırma raporu yaygın olarak kullanılır. Bir çalışan, bir iş araştırması raporu için nokta kişi olabilirken, tipik olarak, işin bir araya getirilmesinde birçok kişi yer alır. Örneğin, bilim adamları, araştırmacılar ve analistler, bir şirketin bir ürün, hizmet veya diğer yeni tekliflerle ilerlemeye karar vermesine yardımcı olacak gerekli bilgileri elde etmek için bir ekip olarak çalışabilirler. Araştırma raporundaki bilgiler oldukça ayrıntılıdır ve tipik olarak nicel ve nitel bilgiler sağlar. Hem analitik hem de bilgilendirici raporlar tipik olarak bir araştırma raporu geliştirme sürecinde kullanılır.
• Analitik Rapor : Bir şirket bir kararla nasıl ilerleyeceğine karar verdiğinde, bir analitik rapor yardımcı olabilir. Analitik bir rapor, belirli bir sorunu çözmeye odaklanır ve hem sorunun arka planını hem de şirket içindeki mevcut durumu açıklayan bilgiler sunar. Analitik bir rapor ayrıca, soruna yönelik farklı çözümler için olası sonuçlar sunabilir ve şirketin, sorun çözme sürecinde nasıl ilerlemeyi seçtiklerine bağlı olarak durumunun nasıl değişebileceğini tahmin etmesine yardımcı olabilir. Bu iş raporu son derece ayrıntılıdır ve geliştirilmesi zaman alabilir. Bununla birlikte, temel kararlar gerektiren acil sorunları çözmek için kullanıldıklarından, analitik raporlar genellikle zaman darlığında talep edilir.
• Açıklayıcı Rapor : Bazen, özellikle ayrıntılı araştırma söz konusu olduğunda, yönetim düzeyindeki profesyonellerin bir şirketin incelikli ayrıntılarını anlaması zor olabilir. Açıklayıcı bir rapor, gelecekteki kararları belirlemeye yardımcı olabilecek araştırmaları veya diğer bulguları açıklayabilir. Açıklayıcı bir rapor yazıyorsanız, karmaşık kavramları fazla veya eksik açıklamamak için hedef kitlenizi tanımak çok önemlidir.
• İlerleme Raporu : Şirketlerdeki birçok projenin tamamlanması yıllar alır ve bir ilerleme raporu sağlamak, yönetime işlerin nasıl ilerlediğini göstermenin bir yolu olabilir. Bu tür bir rapor veri veya başka bulgular içermeyebilir (proje aşamasına bağlı olarak); bunun yerine, bir şeyin nasıl ilerlediği konusunda bir izleyiciyi veya bir süpervizörü güncellemenin bir yolu olarak hizmet eder. Bir proje yürütülürken, düzenli olarak ilerleme raporları beklenebilir.
• Bilgilendirici Rapor : Bu tür iş raporu, hedef kitleye bir şirket hakkındaki bilgileri derinlemesine inceleyen, önyargısız, objektif bilgiler sağlar. Bu bilgiler tamamen gerçeğe dayalıdır ve şirket istatistikleri (şirketin bir önceki mali yılda getirdiği para miktarı, şirketteki çalışan sayısı vb.) gibi verileri içerebilir.

Adım 3. Ana Noktaları Geliştirin

Bir iş raporu yazmanız istendiğinde, amiriniz ile birlikte çalışarak raporun amacını anlamak çok önemlidir. Net bir yönlendirme olmadan, şirkete yardımcı olmayan bilgileri toplamak için zaman harcayabilirsiniz. Verileri derinlemesine incelemeden önce raporunuz için net bir çerçevenin üzerinden geçmek, şirketinize ilerlemesi için ihtiyaç duyduğu bilgileri sağladığınızdan emin olmanıza yardımcı olabilir. İş raporunuzun amacını anladıktan sonra ana noktalarınızı geliştirmek isteyeceksiniz.

Bunları daha sonra detaylandırabileceksiniz, ancak ilk başta, araştırmanıza başlamanızı sağlayacak bir taslak geliştirmek çok önemlidir. Taslağınızı oluşturduktan sonra, şirketinizin diğer bölümlerindeki kişilerle görüşmeler ayarlamanız, kendi başınıza araştırma yapmanız, şirketinizin son yıllarda nasıl performans gösterdiği hakkında bilgi aramanız ve daha fazlasını yapmanız gerekip gerekmediğini bileceksiniz. Raporu yazmaya başlamadan önce araştırma yapmak, taslağınızda herhangi bir boşluk olup olmadığını bulmanıza da yardımcı olabilir.

Raporunuzu tamamlamak için ihtiyaç duyduğunuz bilgileri bulmakta zorlandığınızı fark ederseniz, sonraki adımlarınızı belirlemek için amirinize ulaşın. Gerekirse raporunuzun yönünü değiştirmek için birlikte çalışabilmeniz için bunu daha sonra değil daha erken yapmanız en iyisidir.

Adım 4. Alt Bölümler Oluşturun

İş raporunuz, raporu anlaşılması kolay bir şekilde alt başlıklara ayıracaktır. 5-13. adımlarda, raporunuza eklemeniz gereken her bölümü inceleyeceğiz.

Adım 5. Başlık Sayfanızı Oluşturun

İş raporunuz net, temiz bir başlık sayfasıyla başlamalıdır. Şirketinizin iş raporlarının başlık sayfasını genellikle nasıl biçimlendirdiğinden emin değilseniz, amirinizden referans olarak kullanmak üzere önceden gönderilmiş bir raporu isteyin. Tipik olarak, çoğu başlık sayfası iş raporunun başlığını, raporu yazan kişiyi (veya kişileri) ve raporun ne zaman yazıldığını içerir. Başlık sayfasında raporun hedef kitlesini de dahil etmek isteyebilirsiniz. Başlık sayfasındaki bilgileri ortaladığınızdan emin olun ve alışılmadık yazı tipleri veya gereksiz biçimlendirme kullanmayın. Temiz ve basit tutun.

Adım 6. Yönetici Özeti Oluşturun

İş raporunuzun yönetici özeti bölümü, okuyucularınıza raporun gövdesi boyunca devam ederken neye girmek üzere olduklarını söyleyecektir. Yönetici özetiniz, raporunuzdaki her şeyi ele vermeyecek kadar kısa, ancak okuyucunun raporun tamamını okumasına gerek kalmadan raporun temellerini anlayabileceği kadar uzun olmalıdır.

Yönetici özetinizi, raporunuzun asansör konuşması gibi düşünün: ana noktalarınızı anlatmak için 30 saniyeniz var. Unutmayın, yönetici özetinizde tam olarak açıklanmayan herhangi bir bilgi, raporunuzda daha sonra genişletilecektir, bu nedenle her ayrıntıyı doldurmanıza gerek yoktur. Raporun bu bölümü için uygun uzunluk esas olarak raporun bir bütün olarak uzunluğuna bağlı olduğundan, uygun bir yönetici özeti uzunluğu yoktur.

Adım 7. İçindekiler Tablonuzu Geliştirin

İçindekiler tablonuz yeni bir sayfada başlamalı ve raporunuzda nelerin yer alacağını açıkça belirtmelidir. Raporun her bir alt başlığını listelemek isteyeceksiniz. Ayrıca daha küçük bölümleri de listelemek isteyebilirsiniz. Bölümleri sırayla listelemek yerine içindekiler tablonuza sayfa numaralarını ekleyin. Bu, iş raporu sunumunuzu yaparken hedef kitlenizin sizi takip etmesine yardımcı olabilir.

Adım 8. Giriş bölümünü yazın

Burada, hedef kitlenize raporunuzdan ne bekleyecekleri konusunda daha ayrıntılı bir fikir verebilirsiniz. Yönetici özetinizde söylediklerinizi yeniden ifade etmemeye dikkat edin. Giriş bölümünde, ilk etapta iş raporunun neden gerekli olduğunu araştırmak isteyebilirsiniz. Raporun çözmeyi amaçladığı sorun hakkında konuşmak, hedef kitlenizin raporunuzun ana metninde anlatılmak üzere olan araştırmayı takdir etmek için doğru başlığa girmesine yardımcı olabilir.

Bir iş raporundaki girişin, anlatı niteliğindeki bir yazıdaki girişten farklı olduğunu unutmayın. İlgilerini canlı tutmak için okuyucularınızın ilgisini çekmenize gerek yok. Akıllı ve resmi tutun ve şiirsel olmayın (şirket kültürünüz açısından mantıklı olmadığı sürece).

Adım 9. Gövde Metnini Oluşturun

Burada, araştırmanızın veya bulgularınızın özüne inebileceksiniz. Raporun bu bölümünü gözden kaçırmak istemezsiniz - mümkün olduğu kadar çok ayrıntıya girin. Çok fazla bilgi verme veya izleyicilerinizi sıkma konusunda endişelenmeyin. İş raporunuzu baştan sona okumaya vakti olmayanlar, gerekli bilgileri almak için yönetici özetini veya sonucu okuyabilir.

Raporunuzun gövdesi, tamamladığınız araştırmanın veya çalışmanın ayrıntılarını inceleme şansınızın olduğu yerdir. İş raporunuzun gövdesi büyük olasılıkla tablolar ve grafikler içerecektir. Her grafiği veya grafiği okuyucuya ayrıntıları açıklayan bilgilerle etiketlediğinizden emin olun. Gövde bölümüne resimler eklerseniz, her fotoğraf için bir başlık ekleyin. Gövde bölümünü yazarken hedef kitlenizi aklınızda bulundurun. Teknik altyapısı olmayan bir kitle için ve teknik bir konu hakkında yazdığınızı biliyorsanız, okuyucularınızın yazınızı takip edebilmesi için jargonu ve alışılmadık terimleri açıklayın.

Adım 10. Bir Sonuç İle Tamamlayın

İş raporunuzun yönetici özeti bölümüne benzer şekilde, vardığınız sonuç raporda tartıştığınız konuların üzerinden geçecek ve okuyuculara bilmeleri gerekenleri hatırlatacaktır. Önemli noktaları vurgulamak veya şaşırtıcı bulguların üzerinden geçmek isteyebilirsiniz. Ancak yine de, vardığınız sonucu kısa ve tatlı tutun.

Adım 11. Önerilerde Bulunun

Burada, şirketin vermiş olduğunuz bilgileri sorunu çözmek için nasıl kullanabileceğinden bahsedeceksiniz, raporun amacı bu bölümde; Her bir eylemin olası sonuçları ve sonuçlarıyla birlikte şirketin alabileceği çeşitli olası eylem planlarını tartışmak isteyebilirsiniz. Diyelim ki raporunuzla ilgili kararları vermekten sorumlu departmanda çalışmıyorsunuz.

Bu durumda, tavsiyelerinizin şirket için faydalı olup olmayacağı konusunda departmandaki meslektaşlarınızla birlikte çalışmak isteyebilirsiniz. Son olarak, bu bölümde, şirketin raporunuzdaki bilgilere dayanarak ilerlemek için atabileceği sonraki eylem adımlarını açık bir şekilde belirttiğinizden emin olun.

Adım 12. Referanslarınızı Listeleyin

Birçok iş raporu, bulgularını desteklemek için diğer şirketler tarafından yürütülen araştırmaları kullanır. Başkaları tarafından yürütülen araştırmaları kullanırsanız, referanslar bölümünüzde araştırma kaynağını doğru şekilde belirttiğinizden emin olun. Ek olarak, hedef kitlenize tercihleriniz hakkında nasıl daha fazla bilgi edinebileceklerini anlatan bilgileri (raporunuzda belirtilen bilgileri bulduğunuz kitap veya web sitesi gibi) dahil etmek isteyeceksiniz.

Adım 13. Ekler Bölümünü Ekleyin

İş raporunuzun bu bölümünde, okuyucunuzun yazınızı anlamasını kolaylaştıracak her türlü ek bilgiyi ekleyeceksiniz. Bu, raporunuz için bilgi toplamak için kullandığınız görüşmelerden alınan transkriptleri ve araştırmanızı açıklamak için kullandığınız terimleri veya raporunuzda kullanılan finansal bilgileri açıklayan bir sözlük içerebilir. Kitlenize ek bilgi vermeniz gerekmiyorsa, bir ekler bölümü eklemenize gerek yoktur.

Adım 14. Raporunuzu Düzeltin

İş raporunuzu teslim etmeden önce, onu düzeltmek için kendinize bolca zaman ayırmanız çok önemlidir. Sıkı bir teslim tarihi üzerinde çalışıyorsanız, raporunuzu tamamlanır tamamlanmaz amirinize vermek isteyebilirsiniz. Hızlı çalışma genellikle takdir edilse de, işiniz üzerinde uyumak için kendinize bir gece ayırmanız, sabahları okumanız ve patronunuza teslim etmeden önce gerekli düzeltmeleri yapmanız akıllıca olabilir. İşinize yeni bir göz attığınız zaman ne kadar çok garip ifadenin ve diğer hataların ortaya çıktığına şaşıracaksınız.

Diyelim ki raporunuzdaki bilgiler gizli değil. Bu durumda, bir iş arkadaşınızdan veya sektörünüzdeki başka bir meslektaşınızdan raporunuzu göndermeden önce okumasını isteyebilirsiniz. Bu, başka türlü dikkate alamayacağınız hataları bulmanıza yardımcı olabilir ve raporunuzu teslim etmeden önce daha eksiksiz hale getirmek için nasıl ekleyebileceğiniz konusunda fikir verebilir.

En iyi gramer kontrol yazılımı kılavuzumuza göz atın

Adım 15. Çalışmanızı Sunun

Muhtemelen raporunuzu amirinize teslim etmekten daha fazlasını yapacaksınız. Çoğu şirket, bulgularınızı tartışırken raporunuzu bir grup yöneticiye vermenizi isteyecektir. Raporunuzu baştan aşağı bilmeniz gerekir ve hedef kitlenizi sorularını yanıtlamaları için raporun belirli bölümlerine yönlendirebilirsiniz. İş raporunuzu hazırlamanın yanı sıra, noktalarınızı açıklamaya yardımcı olması için görsel bir yardım (PowerPoint sunumu gibi) hazırlamak isteyebilirsiniz.

Örneğin, slaytlarınız için raporunuzdan doğrudan alıntılar alarak, hedef kitlenizin raporunuzdaki sayfaları takip etmelerine yardımcı olabilirsiniz. Sunumunuzun sonunda, sorular için zaman bırakmak isteyeceksiniz. Raporunuzu iyi bilmek, sizden bulgularınızı daha derinlemesine incelemenizi isteyen bir yönetim kurulunun önünde durmanız için gereken güveni vermenize yardımcı olabilir. Raporunuzla ilgili bir iş sunumu yapma konusunda gerginseniz, toplantı odasına girmeden önce bir arkadaşınızın veya iş arkadaşınızın önünde pratik yapmak faydalı olabilir.

Adım 16. Açıkça Geri Bildirim Alın

Hiç şüphe yok: ilk iş raporunuzu yazmak sinir bozucu olabilir ve özellikle patronunuz sizi raporunuzla ilgili düşüncelerini tartışmak için aradığında korkutucu olabilir. Ancak, açık fikirli bir şekilde dinlemek için elinizden gelenin en iyisini yapın ve bir dahaki sefere nasıl daha iyi bir rapor oluşturabileceğiniz konusunda notlar aldığınızdan emin olun. Her şirketin ve yöneticinin tercihleri ​​​​olduğu için iş raporları ile ilgili yapıcı eleştirileri kişisel olarak almamak önemlidir. Bunun yerine, amirinizin bir dahaki sefere neyi değiştirmenizi istediğini not edin ve ilerleyin.

İş İletişimi İpuçları ve Püf Noktaları

1. Mesajınızda Açık Olun

İş raporunuzda hangi bilgileri iletmeye çalıştığınızı veya hangi sorunu çözmeye çalıştığınızı tam olarak bilmelisiniz.

2. Kolay Başlayın

İş raporunuzun yönetici özeti veya girişiyle başlamanıza gerek yok. Nereden başlayacağınızdan emin değilseniz, kendinize bir mola verin - bildiklerinizle başlayın. Halihazırda yapmış olduğunuz araştırma veya şirket için zaten sahip olduğunuz tavsiye hakkında yazmaya başlayın ve raporunuzu buradan detaylandırın.

3. Kısa ve öz olmayı hedefleyin

İş raporunuzdaki tüm bilgiler odaklanmış, yolunda gitmeli ve okuyucunuz için anlamlı olmalıdır. İş raporunuzu düzeltirken, yazdığınız bilgilerin okuyucuyu gitmesi gereken yere götürüp götürmediğini kendinize sürekli sorun.

4. Kitlenizi Tanıyın

Şirketinizde finansal çıkarı olan bir grup yönetim kurulu üyesi için yazıyorsanız ancak yaptığınız işin günlük ayrıntılarını anlamıyorsanız, bir grup için yazdığınızdan farklı bir şekilde yazmanız gerekir. doğrudan amirlerinizden. Ancak, okuyucularınızı anlamak, okunabilir ve yararlı bir rapor yazmanın anahtarıdır.

5. Basit Tutun

İş raporunuzda jargon ve teknoloji diliyle karşılaştığınızda, raporu okuyucunuzun anlamasını kolaylaştırmak için kullanabileceğiniz başka bir kelime olup olmadığını kendinize sorun. Bir şeyi söylemenin daha kolay bir yolu varsa, o seçeneği tercih edin.

Bu konu hakkında daha fazlasını mı arıyorsunuz? 14 yaratıcı iş fikri içeren rehberimize göz atın!