Her Türlü Mektup Nasıl Yazılır

İster bir iş araştırması, ister e-posta, kişisel mektup, ister mektup formatındaki sosyal medya gönderisi olsun, herkes nasıl mektup yazılacağını bilmelidir. Mektup yazmak, yalnızca açık bir şekilde iletişim kurmak için değil, aynı zamanda iyi bir izlenim, özellikle de ilk izlenim bırakmak için de yararlı bir beceridir.

Aşağıda, ihtiyacınız olan tür ne olursa olsun, uygun bir mektubun nasıl yazılacağını açıklıyoruz. Ön yazı veya iş araştırması gibi resmi bir mektup için doğru formatın yanı sıra, kişisel bir mektup yazmaya yönelik ipuçlarını ve her birinin bazı yararlı örneklerini ele alacağız.

Bir mektup nasıl yazılır

İşte bir mektubun nasıl yazılacağına dair bazı hızlı adımlar:

1. Formatınızı seçin (e-posta, kağıt ve posta vb.)
2. Blok stilini kullanıyorsanız iletişim bilgilerinizi ve tarihinizi en üste yazın (aşağıya bakın).
3. Yeni bir satıra "Sevgili Bayan Smith" veya "Kiminle İlgili Olabilir" gibi bir selamlama yazın.
4. Mektubunuzun metnini standart paragraf formatında yazın.
5. Yeni bir satıra "Saygılarımla" veya "En İyi" gibi tamamlayıcı bir kapanış yazın.
6. Ücretsiz kapanışın altına adınızı imzalayın.

Ne tür mektup yazmalısınız?

Zor ve hızlı kurallar yoktur. En uygun harf formatı hedef kitlenize bağlıdır. Bir arkadaş veya yakın akraba için sıradan bir mesaj veya resmi olmayan bir mektup genellikle gidilecek en iyi yoldur. Bu formata uygun farklı harf türleri vardır. Bazıları şunları içerir:

• El yazısı harfler
• E-postayla gönderilen mektuplar
• Yazılan sosyal medya mesajları

Ancak iş bağlantıları veya iyi tanımadığınız kişiler için, daktilo edilmiş resmi bir mektup neredeyse her zaman en uygun seçimdir. Profesyonel amaçlarla kullanıldığında resmi bir mektup yazmak aşağıdakiler için etkilidir:

• Kapak mektupları
• Niyet mektupları
• Değer teklifi mektupları
• İş muhtırası mektupları
• Promosyon mektupları
• Referans mektupları
• İstifa mektupları
• teşekkür mektupları

Bunlar gündelik veya profesyonel bir ortamda yazmanız gerekebilecek mektup türlerinden sadece birkaçıdır. Bir mektup yazmadan önce ihtiyacınız olan mektubun türünü düşünün: resmi veya gayri resmi. Her birinin takip etmek isteyeceğiniz farklı bir formatı vardır.

Resmi mektup yazımı: blok stili ve AMS stili

Ön yazılar, iş talepleri ve acil bildirimler gibi resmi mektuplar, yazmanız gereken en önemli mektuplardan bazılarıdır. Bazen resmi belge olarak kullanıldıkları için resmi mektupların çok kesin bir yapısı ve özel bir formatı vardır. Aslında aralarından seçim yapabileceğiniz birkaç farklı "doğru format" vardır.

Resmi mektup yazımı için en yaygın formatlar blok stili ve American Mathematical Society veya AMS stilidir. Aşağıdaki örnekte blok stilini, özellikle detamblok stilini kullanıyoruz çünkü bu en popüler olanıdır.Blok stili, tüm öğelerin sayfanın sol kenarına hizalanmasıyla karakterize edilir.Bu, girinti kullanılmayan paragrafların ilk satırlarını içerir.

AMS, blok stiliyle aynı kuralların çoğunu takip ederek oldukça benzerdir. Bununla birlikte, bir sonraki bölümden sonra kısaca ele alacağımız birkaç farklılık vardır.

Blok tarzında resmi bir mektup nasıl yazılır

1. Adım: İletişim bilgilerini ve tarihi yazın

Tüm resmi mektuplariletişim bilgileri ve tarihlebaşlar . Tam blok stilinde bu, sol üst köşeye gider.

İlk olarak, gönderen olarak, tıpkı bir zarfa adres yazarken yaptığınız gibi tam adınızı ve adresinizi sol tarafa hizalayarak yazın. Bu yalnızca bir formalite değil, aynı zamanda alıcının yanıt vermek istediğinde iletişim bilgilerinizi kolayca bulabilmesi için yararlı bir eklemedir.

Zaten bu bilgiyi içeren resmi şirket antetli kağıdına yazıyorsanız iletişim bilgilerini yeniden yazmanıza gerekyoktur.

Adresinizden sonra bir satır atlayın ve ardından mektubu yazdığınız tarihi ekleyin.

Son olarak tekrar bir satır atlayın ve alıcının adını ve tam adresini ekleyin. İlgiliyse iş unvanlarını adlarının altına eklemekten çekinmeyin. Selamı yazmadan önce iletişim bilgilerinden sonra boş bir satır bırakın.

Adım 2: Selamlamayı yazın

Resmi mektuplarda, yazılı içeriğin başında, mesajınızın başlamak üzere olduğunun bir işareti olarak her zaman bir selamlama bulunur. Buna selamlama denir.

Çoğu selamlama “Sevgili” ile başlar ve ardından alıcının adı verilir.Tüm selamlamalardabaşlıkta büyük harf kullanılırve virgüllebiter.

Alıcının adını bilmiyorsanız, bir iş unvanını ve hatta departman adını da kullanabilirsiniz; örneğin, "Sayın İK Temsilcisi." Son çare olarak, her durumda “Kimi ilgilendirebilir” genel selamını kullanabilirsiniz. Biraz modası geçmiş olduğundan "Sayın Bay veya Bayan" ifadesinden kaçınmaya çalışın .

3. Adım: Mektubun metnini yazın

Mesajınızı yazacağınız yer burasıdır. Mektubun gövdesi normal dilbilgisi kurallarına uygundur, bu nedenle onu herhangi bir resmi belge gibi yazın. Tam blok stilinin tek istisnası paragrafların ilk satırlarını girintilememenizdir.

Kişisel mektupların aksine,resmi mektuplar basit ve doğrudandır, bu nedenledoğrudan konuya girmektenkorkmayın . Bazı resmi mektuplar yalnızca bir veya iki cümle uzunluğundadır, ancak aktarılacak çok fazla bilgi varsa diğerleri paragraflarca uzayabilir. Önemli olan odaklanmanız ve yüzeysel konulardan kaçınmanızdır.

Farklı şirket kültürlerinin farklı iletişim standartları olmasına rağmen, gündelik ifadelerden ve şakalardan kaçınmak güvenli bir seçimdir; Hatta bazıları kasılmaların kullanılmamasını tavsiye ediyor . Söylemeye gerek yok ama argo, küfür veya başka uygunsuz bir dil kullanmayın.

Mektubunuz çok şey kapsıyorsa, alıcının bilmesi gereken her şeyi özetlemek için sonuna bir kapanış paragrafı eklemek en iyisidir. Her zaman olduğu gibi, göndermeden öncemektubun metnini düzenleyip düzeltmeyiunutmayın .

Adım 4: Ücretsiz kapanışı yazın

Resmi mektuplar ayrıca, orijinal bir imzayla bitmeden önce, selamlamaya benzer şekilde, standart bir tamamlayıcı kapanış veya imza kullanır.

En yaygın kapatıcılardan biri "Saygılarımızla"dır ve "İçten şükranlarımla" veya " Saygılarımla " gibi bazı varyasyonlar da vardır. Diğer yaygın imzalar arasında "En İyi" ve "Sizinki" yer alır. Selamlaşmanın aksine, kapanış cümlelerinde büyük harf kullanımı kullanılır.Ücretsiz kapanışınızın ilk harfini her zaman büyük yapın, ancakyalnızcailk harfini kullanın.Ve tıpkı selamlamada olduğu gibi,her zaman virgülle bitirin.

Basılı bir mektup gönderiyorsanız, ücretsiz kapanışınızın ardından birkaç satırı atlayın; burası adınızı imzaladığınız yerdir. Ayrıcaimzanın altına her zaman adınızıve varsa iş unvanınızı yazın. Bir e-posta veya başka bir dijital mektup gönderirken tam adınızı yazmadan önce boş bir satır bırakmanıza gerek yoktur.

Adım 5: Ekteki materyallerden bahsedin

Bu son adım yalnızca mektupla birlikte özgeçmiş veya özgeçmiş, başvuru, kupon vb. ek materyaller gönderiyorsanız gereklidir. Yalnızca mektubu gönderiyorsanız bu adımı göz ardı edin.

Basılı adınız ve isteğe bağlı iş unvanınızdan sonra (imzanızın altında), bir satırı atlayın ve ardından "Ek:" yazın ve ardından eklediğiniz malzemelerin bir listesini yazın. Örneğin, bir özgeçmiş ekliyorsanız "Ekleme: Özgeçmiş" yazarsınız. Bu sadece alıcının hiçbir şeyi kaçırmaması veya gerekiyorsa nakliye sırasında bir şeyin kaybolduğunu doğrulayabilmesi için bir önlemdir.

Resmi mektup örneği (blok stili)

Dedektif Müfettiş G. Lestrade

35 Victoria Dolgusu

Londra, İngiltere SW1A 2JL, Birleşik Krallık

1 Temmuz 1888

Bay Sherlock Holmes

221B Baker St.

Londra, İngiltere NW1 6XE, Birleşik Krallık

Sayın Bay Holmes,

Londra polis teşkilatı adına, en kısa zamanda New Scotland Yard'da bulunmanızı rica ediyoruz. Özel uzmanlığınızı gerektiren bir vakamız var ve bilginin hassasiyetini göz önünde bulundurarak detayları yüz yüze görüşmeyi tercih ederiz. Ay sonundan önceki herhangi bir zaman kabul edilebilir.

Samimi olarak,

G.Lestrade

Dedektif Müfettiş

Muhafaza: Ziyaretçi kartı

AMS tarzında resmi bir mektup nasıl yazılır

AMS stili çoğunlukla, kapsamlar da dahil olmak üzere blok stiliyle aynı kuralları ve yönergeleri kullanır; böylece kullandığınız stil ne olursa olsun yukarıdaki adımları takip edebilirsiniz. Ancak AMS stilinde bilmeniz gereken iki önemli fark vardır:

1. Gönderenin tam adresi ile tarih arasında boş satır bırakmayın. Tarih doğrudan adresin altında gelir.
2. AMS stili her zaman selamlamanın yerine veya öncesinde bir konu satırı kullanır. Konu satırı tamamen büyük harflerle yazılmalı ve mektubun içeriğini "SCOTLAND YARD'DA VARLIĞINIZ İSTENİYOR" gibi tek satırdan fazla olmayacak şekilde özetlemelidir. Selamlamalarda olduğu gibi konu satırından önce ve sonra boş bir satır bırakın.

Resmi mektup örneği (AMS stili)

Dedektif Müfettiş G. Lestrade

35 Victoria Dolgusu

Londra, İngiltere SW1A 2JL, Birleşik Krallık

1 Temmuz 1888

SCOTLAND YARD'DA BULUŞUNUZ GEREKLİDİR

Sayın Bay Holmes,

[. . .]

Resmi olmayan bir mektup nasıl yazılır

İsimlerine sadık kalarak, resmi olmayan mektuplar resmi mektuplardan çok daha gündeliktir. Bu, neredeyse çok fazla kural ve yönergenin olmadığı anlamına gelir ve doğru yerde boş bir alan bırakmazsanız kimsenin aldırış etmeyeceği anlamına gelir.

Yine de insanların aşina olduğu doğru bir format var, bu nedenle minimum olarak aşağıdaki adımları izleyin.

1. Adım: Tarihi en üste koyun (isteğe bağlı)

Bir mektubun başına tarih koymak, mektup yazmanın birincil iletişim aracı olduğu zamanlardan kalma bir gelenektir. Günümüzde tarih eklemek artık bir zorunluluk değil ancak bazı insanlar gelenek gereği bunu hala yapıyor. Resmi olmayan mektuplarda bu tamamen isteğe bağlıdır.

Adım 2: Selamlamayı yazın

Tıpkı resmi mektuplar gibi, resmi olmayan mektuplar da alıcıya kibar bir selamlamayla başlar. Standart format aynıdır: "Sevgili" kelimesi ve ardından kişinin adı gelir; "Sevgili Bay Lestrade"de olduğu gibi, başlıkta büyük harf kullanılır.

Bununla birlikte, resmi olmayan mektuplar, selamlamanızda ne söyleyeceğiniz konusunda daha fazla özgürlük sağlar ve "Merhaba [İsim]" veya "Merhaba [İsim]" gibi gündelik selamlamaları görmek alışılmadık bir durum değildir.

Resmi mektuplardaki selamlamalarda olduğu gibi, normalde selamlamanızı virgülle bitirirsiniz ve ardından mektubun ana kısmına başlamadan önce bir satırı atlarsınız. Bazen, alıcıyla ilişkilerine bağlı olarak insanların selamı ünlem işaretiyle bitirdiğini görürsünüz.

3. Adım: Mektubun metnini yazın

Mektubun gövdesi mesajınızı yazdığınız yerdir ve resmi olmayan mektuplar genellikle haberleri paylaşmak veya iletişimde kalmak içindir. Konuşma tonlarına sahip olma eğilimindedirler, bu da kişisel olarak konuşurken argo ve kullandığınız dili dahil etmekte özgür olduğunuz anlamına gelir.

Resmi olmayan mektuplarda teğetlere daha çok izin verilirken, konunun aşırı derecede dışına çıkmak yine de okuyucuyu rahatsız edebilir. Kısıtlanmış gibi görünmeden elinizden geldiğince odaklanmaya çalışın; sonuçta resmi olmayan mektupların kişisel olması gerekir.

Adım 4: Ücretsiz kapanışı yazın

Resmi olmayan mektuplar da imzadan önce resmi mektuplarla aynı formatı takip eden ücretsiz bir kapanış kullanır. Bu, cümlede büyük harf kullanmayı (yalnızca ilk harfi büyük yapmak), sonuna virgül eklemeyi ve kağıt mektup gönderiyorsanız adınızı imzalamak için yeterli alan bırakmayı içerir.

Ancak "Saygılarımla" gibi geleneksel imzalara bağlı kalmanıza gerek yok. Kişisel bir mektup yazıyorsanız, alıcıyla olan ilişkinize bağlı olarak "Sevgiler", "Saygılarımla" veya "Yakında görüşürüz" gibi daha duygusal bir şeyler kullanabilirsiniz.

Gayri resmi mektup örneği

2 Temmuz 1888

Ne haber, Lestrade!?

Bu Sherlock! Mektubunu aldığım için çok heyecanlıyım. Elbette en kısa sürede Scotland Yard'a geleceğim, endişelenmeyin.

XOXO,

Sherlock "Şimdiye Kadarki En İyi Dedektif" Holmes

PS nedir?

PS, postscript anlamına gelir . Bu, mektubun tamamlanmasından sonraki son dakikada eklediğiniz bir şeydir; genellikle küçük bir haber ya da mektubun içeriğini yazarken unuttuğunuz küçük bir şeydir. Genellikle resmi mektuplarda dipnot kullanmazsınız; Bir şey eklemeniz gerekiyorsa, yeni bilgileri içerecek şekilde belgenin tamamını gözden geçirmeniz gerekecektir.

Bir dipnot yazarken “PS” harflerini ve ardından mesajınızı yazmanız yeterlidir. Nokta kullanıp kullanmamanız önemli değil (“PS” ve “PS” kabul edilebilir), ancak her iki harf de her zaman büyük harfle yazılmalıdır.

Birden fazla dipnotunuz varsa, her yeni PS'nin başına başka birPeklemeniz yeterlidir. Örneğin, ikinci postscript'iniz "PPS" olarak etiketlenmelidir. ve üçüncü dipnotunuz “PPPS” olmalıdır.

PS. Rob Great Company'deki pozisyonu aldı! İşsizliği sırasında verdiğiniz destek için teşekkür ederiz.

PPS. Doğum günü partimi iptal etmem gerekiyor ama eğer gelmek istersen o gece yine bir şeyler içmek için buluşuyoruz.

Zarf

Amerika Birleşik Devletleri'nde birinci sınıf bir mektubun maksimum ağırlığı 3,5 onstur. Mektubunuz üç sayfadan fazlaysa veya ağır bir kağıda yazdıysanız, gereksinimleri karşıladığından emin olmak için onu tartmanız gerekir. Zarfın boyutu ve şekli de önemlidir. Dikdörtgen olmalı ve kabaca 6 x 11 inçten daha küçük olmalıdır, aksi takdirde postanenin onu iade etme riskiyle karşı karşıya kalırsınız.

Mektup gönderme

Zarfın doğru türde olduğuna karar verdikten sonra postayla göndermeniz yeterli. (Kişisel bir mektupsa, onu her zaman kendiniz teslim edebilirsiniz. Bu durumda, zarfın dış kısmına hedeflenen alıcının adını yazmanız yeterlidir. Elde teslim bonusu mu? İstediğiniz boyutta veya şekilde zarf kullanabilirsiniz!)

Sol üst köşeye adınızı ve adresinizi yazın veya bir posta etiketi ekleyin. Zarfın ortasına alıcının adını ve adresini dikkatlice yazın. Uluslararası mektuplarda eyalet kısaltması ve posta kodunun yanı sıra hem varış hem de dönüş adresleri için ülke de bulunmalıdır.

Posta ücretleri farklılık göstermektedir. Güncel fiyatlar için ABD Posta Servisi web sitesine bakın veya ABD varış noktaları için Sonsuza Kadar Damga kullanın. Posta ücreti zarfın sağ üst köşesinde yer alır.

Zarfın dışındaki her şeyin doğru olup olmadığını bir kez daha kontrol edin. Eğer öyleyse, mektubunuzu katlayın ve düzgünce yerleştirin. Göndermeyi düşündüğünüz her sayfayı eklediğinizden emin olana kadar mühürlemeyin.

Mektup yazma ipuçları

Hala düzgün bir mektubun nasıl yazılacağından emin değil misiniz? Güvenle iletişim kurmanıza yardımcı olacak bu mektup yazma ipuçlarını aklınızda bulundurun.

Hoş şeyler sunun

Kişisel mektuplar doğal olarak dostane bir ton kullanma eğilimindeyken, resmi mektuplar da hoşluklardan ve kibar görgü kurallarından faydalanabilir. "Nasılsın?" gibi basit bir ifade. Veya bir mektubun başındaki "Umarım iyisindir" ifadesi, konu kesinlikle iş olsa bile, gönderen ve alıcı arasında bağlantı kurmanıza yardımcı olabilir.

Aynı şekilde hem resmi hem de resmi olmayan mektuplarda sempatinizi, pişmanlığınızı, desteğinizi veya minnettarlığınızı ifade edebilirsiniz. Salt görgü kurallarının yanı sıra, bu hoş sözler, mektuplarınızı makineler tarafından yazılanlardan ayıran kişisel bir bağlantı kurar.

Okuyucunuz için yazın

Tüm yazılarda olduğu gibi, dilinizi okuyucunuza uyacak şekilde değiştirin. Bir iş ortağına resmi bir mektup yazıyorsanız profesyonel ve nazik olun. Eski bir arkadaşınıza kişisel bir mektup yazıyorsanız şaka yapmaktan ve argo kullanmaktan çekinmeyin.

Bazen çizgiler bulanıklaşır; bir iş arkadaşına yazılan "resmi mektup", uzak bir akrabaya yazılan "kişisel mektuptan" daha gündelik olabilir. Doğru tonu yakalamak için yazarken belirli okuyucuyu aklınızda bulundurun. Alıcıyla daha önce hiç tanışmadıysanız, saygılı formalitelere sadık kalın.

Gerekli tüm bilgileri ekleyin

Aktaracak çok fazla bilginiz varsa, her şeyi kapsadığınızdan emin olmak için önceden küçük bir liste yapın. Hiçbir şeyin çatlaklardan kaçmadığından emin olmak için buna mini bir taslak gibi davranın.

Bu özellikle etkinliklerin planlanmasıyla ilgili davetiyeler veya mektuplar için önemlidir. Temel gerçekleri (özellikle neredevene zaman) ve yol tarifleri veya özel gereksinimler gibi diğer bilinmesi gereken bilgileri açıkça belirttiğinizden emin olun .

Çözüm

Özenle hazırladığınız bir mektubu göndermek size iyi gelmiyor mu? Elbette, iyi yazılmış bir mektubun amacına ulaşma şansı en yüksektir. Mektubunuzun gerçekten parladığından emin olmak için hatasız olması ve doğru tonu belirlemesi çok önemlidir. Grammarly'nin yazma yardımı, yazım ve dilbilgisi hataları gibi şeyleri yakalar ve Grammarly Premium, alıcınızın dikkatini çekecek net, takip edilmesi kolay mektuplar yazmanıza yardımcı olabilecek biçimlendirme önerileri ve rehberlik içerir. Grammarly'yi kullanarak, yazdığınız her yerde mektubunuzu güvenle yazabilirsiniz!

Bu makale ilk olarak Jennifer Calonia tarafından 2020 yılında yazılmıştır. Yeni bilgileri içerecek şekilde güncellenmiştir.