Her Türlü Mektup Nasıl Yazılır?

İster iş sorgusu, e-posta, kişisel mektup, ister mektup biçiminde sosyal medya gönderisi olsun, herkes nasıl mektup yazılacağını bilmelidir. Mektup yazmak, yalnızca net bir şekilde iletişim kurmak için değil, aynı zamanda iyi bir izlenim, özellikle de ilk izlenim bırakmak için de yararlı bir beceridir.

Aşağıda, ihtiyacınız olan tür ne olursa olsun uygun bir mektubun nasıl yazılacağını açıklıyoruz. Ön yazı veya iş başvurusu gibi resmi bir mektup için doğru formatı ve her biri için bazı yararlı örneklerle kişisel bir mektup yazmaya ilişkin ipuçlarını ele alacağız.

Ne tür mektup yazmalısınız?

Zor ve hızlı kurallar yoktur. En uygun harf formatı hedef kitlenize bağlıdır. Bir arkadaş veya yakın akraba için, gündelik bir mesaj veya resmi olmayan bir mektup genellikle en iyi yoldur. Bu biçime uygun farklı harf türleri vardır. Bazıları şunları içerir:

• El yazısı harfler
• E-postayla gönderilen mektuplar
• Yazılan sosyal medya mesajları

Ancak, iş bağlantıları veya iyi tanımadığınız kişiler için, yazılı bir resmi mektup neredeyse her zaman en uygun seçimdir. Profesyonel amaçlar için kullanıldığında, resmi bir mektup yazmak aşağıdakiler için etkilidir:

• Kapak mektupları
• Niyet mektupları
• Değer önerme mektupları
• İş muhtırası mektupları
• Promosyon mektupları
• Referans mektupları
• istifa mektupları
• teşekkür mektupları

Bunlar, gündelik veya profesyonel bir ortamda yazmanız gerekebilecek mektup türlerinden sadece birkaçı. Bir mektup yazmadan önce, ihtiyacınız olan mektup türünü düşünün: resmi veya gayri resmi. Her birinin takip etmek isteyeceğiniz farklı bir formatı vardır.

Resmi mektup yazma: blok stili vs. AMS stili

Resmi mektuplar - kapak mektupları, işle ilgili sorular ve acil bildirimler gibi - yazmanız gereken en önemli mektuplardan bazılarıdır. Bazen resmi belgeler olarak kullanıldıkları için resmi mektupların çok kesin bir yapısı ve belirli bir formatı vardır. Aslında, aralarından seçim yapabileceğiniz birkaç farklı "doğru biçim" vardır.

Resmi mektup yazma için en yaygın biçimler blok stili ve American Mathematical Society veya AMS stilidir. Aşağıdaki örnekte, blok stilini, özellikle tam blok stilini kullanıyoruz, çünkü bu en popüler olanıdır. Blok stili, tüm öğelerin sayfanın sol kenarına hizalanmasıyla karakterize edilir. Bu, girinti kullanmayan paragrafların ilk satırlarını içerir.

AMS, blok stiliyle aynı kuralların çoğunu izleyerek oldukça benzerdir. Bununla birlikte, bir sonraki bölümden sonra kısaca ele alacağımız birkaç farklılık vardır.

Blok tarzında resmi bir mektup nasıl yazılır

Adım 1: İletişim bilgilerini ve tarihi yazın

Tüm resmi mektuplar iletişim bilgileri ve tarih ile başlar . Tam blok stilinde bu, sol üst köşeye gider.

İlk olarak, gönderen olarak, tıpkı bir zarfı adreslerken yaptığınız gibi, tam adınızı ve adresinizi sol tarafa hizalı olarak yazın. Bu sadece bir formalite değil, alıcının yanıt vermek istediklerinde iletişim bilgilerinizi kolayca bulabilmesi için faydalı bir eklemedir.

Zaten bu bilgileri içeren resmi şirket antetli kağıdına yazıyorsanız , iletişim bilgilerini yeniden yazmanıza gerek yoktur .

Adresinizden sonra bir satır atlayın ve mektubu yazdığınız tarihi ekleyin.

Son olarak, tekrar bir satırı atlayın ve alıcının adını ve tam adresini ekleyin. İlgiliyse, iş unvanını adlarının altına eklemekten çekinmeyin. Selamlama yazmadan önce iletişim bilgilerinden sonra boş bir satır bırakın.

2. Adım: Selamlamayı yazın

Resmi mektuplarda, yazılı içeriğin başında, mesajınızın başlamak üzere olduğuna dair bir işaret olarak her zaman bir selamlama bulunur. Bu selamlama olarak bilinir.

Çoğu selamlama “Sevgili” ile başlar ve ardından alıcının adıyla başlar. Tüm selamlamalarda başlıkta büyük harf kullanılır ve virgülle biter .

Alıcının adını bilmiyorsanız, bir iş unvanı veya hatta departman adını da kullanabilirsiniz, örneğin “Sayın İK Temsilcisi”. Son çare olarak, her durumda “Kime Ait Olabilir” genel selamını kullanabilirsiniz. Biraz modası geçmiş olduğu için “Sevgili Bay veya Bayan” dan kaçınmaya çalışın .

Adım 3: Mektubun gövdesini yazın

Mesajınızı buraya yazıyorsunuz. Mektubun gövdesi normal dilbilgisi kurallarına uyar, bu nedenle onu diğer resmi belgeler gibi yazın. Tam blok stilinin tek istisnası , paragrafların ilk satırlarını girintilememenizdir .

Kişisel mektupların aksine, resmi mektuplar basit ve doğrudandır , bu nedenle doğrudan konuya girmekten korkmayın . Bazı resmi mektuplar yalnızca bir veya iki cümle uzunluğundadır, ancak aktarılacak çok fazla bilgi varsa diğerleri paragraflar halinde devam edebilir. Önemli olan, odaklanmanız ve teğetsel konulardan kaçınmanızdır.

Farklı şirket kültürlerinin farklı iletişim standartları olmasına rağmen, rastgele ifadelerden ve şakalardan kaçınmak güvenli bir bahistir; hatta bazıları kasılmaları kullanmamanızı tavsiye ediyor . Söylemeye gerek yok, ancak argo, küfür veya diğer uygunsuz diller kullanmayın.

Mektubunuz çok şeyi kapsıyorsa, alıcının bilmesi gereken her şeyi özetlemek için sonuna bir kapanış paragrafı eklemek en iyisidir. Her zaman olduğu gibi, göndermeden önce mektubun gövdesini düzenlemeyi ve düzeltmeyi unutmayın .

Adım 4: Ücretsiz kapanışı yazın

Resmi mektuplar, orijinal bir imza ile bitmeden önce, selamlamaya benzer şekilde standart bir ücretsiz kapatma veya imza kullanır.

En yaygın yakınlaştırıcılardan biri "Saygılarımızla" dır . Diğer yaygın imzalar arasında “En İyi” ve “Sizinki” yer alır. Selamlamalardan farklı olarak, kapatıcılar cümle büyük harflerini kullanır. Tamamlayıcı kapanışınızın ilk harfini her zaman büyük yapın, ancak Ve tıpkı selamlama gibi, her zaman virgülle bitirin .

Basılı bir mektup gönderiyorsanız, ücretsiz kapanıştan sonra birkaç satır atlayın; burası adınızı imzaladığınız yerdir. Ek olarak, her zaman imzanın altına adınızı ve ilgiliyse iş unvanınızı yazın. Bir e-posta veya başka bir dijital mektup gönderirken, tam adınızı yazmadan önce boş bir satır bırakmanız gerekmez.

Adım 5: Ekteki materyallerden bahsedin

Bu son adım, yalnızca mektupla birlikte özgeçmiş veya CV, başvuru, fiş vb. gibi ek materyaller gönderiyorsanız gereklidir. Yalnızca mektubu gönderiyorsanız bu adımı dikkate almayın.

Basılı adınızdan ve isteğe bağlı iş unvanınızdan (imzanızın altında) sonra bir satırı atlayın ve ardından eklediğiniz malzemelerin bir listesinin ardından “Ek:” yazın. Örneğin, bir özgeçmiş ekliyorsanız, “Ekleme: Devam Et” yazardınız. Bu, alıcının hiçbir şeyi kaçırmaması veya gerekirse nakliye sırasında bir şeyin kaybolduğunu doğrulayabilmesi için bir önlemdir.

Resmi mektup örneği (blok stili)

Dedektif Müfettiş G. Lestrade
35 Victoria Seti
Londra, İngiltere SW1A 2JL, Birleşik Krallık

1 Temmuz 1888

Bay Sherlock Holmes
221B Fırıncı St.
Londra, İngiltere NW1 6XE, Birleşik Krallık

Sayın Bay Holmes,

Londra polis gücü adına, en kısa zamanda New Scotland Yard'da bulunmanızı rica ediyoruz. Özel uzmanlığınızı gerektiren bir vakamız var ve bilgilerin hassasiyetini göz önünde bulundurarak detayları yüz yüze görüşmeyi tercih ediyoruz. Ayın sonundan önce herhangi bir zaman kabul edilebilir.

İçtenlikle,
G. Lestrade
Dedektif Müfettiş

Ek: Ziyaretçi kartı

AMS tarzında resmi bir mektup nasıl yazılır

Çoğunlukla, AMS stili, muhafazalar da dahil olmak üzere blok stiliyle aynı kuralları ve yönergeleri kullanır, böylece kullandığınız stilden bağımsız olarak yukarıdaki adımları takip edebilirsiniz. Ancak, AMS stilinde bilmeniz gereken iki büyük fark vardır:

1. Göndericinin tam adresi ile tarih arasında boş bir satır bırakmayınız. Tarih doğrudan adresin altında gelir.
2. AMS stili, her zaman selamlama yerine veya öncesinde bir konu satırı kullanır. Konu satırı tamamı büyük harflerle yazılmalı ve mektubun içeriğini "SCOTLAND YARD'DA VARLIĞINIZ İSTENİYOR" gibi tek satırdan fazla olmayacak şekilde özetlemelidir. Selamlamalarda olduğu gibi, konu satırından önce ve sonra boş bir satır bırakın.

Resmi mektup örneği (AMS stili)

Dedektif Müfettiş G. Lestrade
35 Victoria Seti
Londra, İngiltere SW1A 2JL, Birleşik Krallık

1 Temmuz 1888

SCOTLAND YARD'DA BULUNMANIZ İSTENİYOR

Sayın Bay Holmes,

[. . .]

Resmi olmayan bir mektup nasıl yazılır

İsimlerine sadık kalarak, resmi olmayan harfler resmi harflerden çok daha rahattır. Bu, neredeyse çok fazla kural ve yönerge olmadığı anlamına gelir ve doğru yerde boş bir alan bırakmazsanız kimsenin umursamayacağı anlamına gelir.

Yine de, insanların aşina olduğu doğru bir biçim vardır, bu nedenle minimum olarak aşağıdaki adımları izleyin.

Adım 1: Tarihi en üste koyun (isteğe bağlı)

Tarihi bir mektubun başına koymak, mektup yazmanın birincil iletişim aracı olduğu bir zamandan kaynaklanan bir gelenektir. Günümüzde tarih eklemek artık bir zorunluluk değil, ancak bazı insanlar gelenek nedeniyle hala yapıyor. Gayri resmi mektuplarda, tamamen isteğe bağlıdır.

2. Adım: Selamlamayı yazın

Resmi mektuplar gibi, gayri resmi mektuplar da alıcıya kibar bir selamlama ile başlar. Standart biçim aynıdır: "Sevgili" kelimesinden sonra kişinin adı gelir, "Sevgili Bay Lestrade"de olduğu gibi başlıkta büyük harf kullanımı kullanılır.

Bununla birlikte, resmi olmayan mektuplar, selamlamada söyledikleriniz söz konusu olduğunda daha fazla özgürlük sağlar ve "Merhaba [İsim]" veya "Merhaba [İsim]" gibi sıradan selamlamaları görmek nadir değildir.

Resmi mektuplardaki selamlarda olduğu gibi, normalde selamınızı virgülle bitirirsiniz ve ardından mektubun gövdesine başlamadan önce bir satır atlarsınız. Bazen, alıcıyla olan ilişkilerine bağlı olarak, insanların selamlamayı bir ünlem işaretiyle sonlandırdığını görürsünüz.

Adım 3: Mektubun gövdesini yazın

Mektubun gövdesi, mesajınızı yazdığınız yerdir ve resmi olmayan mektuplar genellikle haberleri paylaşmak veya iletişimde kalmak içindir. Konuşma tonuna sahip olma eğilimindedirler, bu da yüz yüze konuşurken argo ve hangi dili kullanırsanız kullanın özgür olduğunuz anlamına gelir.

Gayri resmi mektuplarda teğetlere daha fazla izin verilirken, konunun aşırı derecede dışına çıkmak okuyucuyu rahatsız edebilir. Kısıtlanmış görünmeden elinizden geldiğince odaklanmaya çalışın - sonuçta resmi olmayan mektupların kişisel olması gerekiyor.

Adım 4: Ücretsiz kapanışı yazın

Resmi olmayan mektuplar ayrıca, resmi mektuplarla aynı formatı izleyen imzadan önce tamamlayıcı bir kapanış kullanır. Buna cümle büyük harf kullanımı (yalnızca ilk harfi büyük yazmak), sonuna virgül eklemek ve kağıt mektup gönderiyorsanız adınızı imzalamak için yeterli boşluk bırakmak dahildir.

Ancak, "Saygılarımızla" gibi geleneksel imzalara bağlı kalmanıza gerek yok. Kişisel bir mektup yazıyorsanız, alıcıyla olan ilişkinize bağlı olarak "Sevgiler", "Sıcak selamlar" veya "Yakında görüşürüz" gibi daha duygusal bir şey kullanabilirsiniz.

Resmi olmayan mektup örneği

2 Temmuz 1888

Naber, Lestrade!?

Bu Sherlock! Mektubunuzu almak için çok heyecanlıyım. Tabii ki en kısa sürede Scotland Yard'a geleceğim, merak etmeyin.

XOXO,
Sherlock “Şimdiye Kadarki En İyi Dedektif” Holmes

PS nedir?

PS, postscript anlamına gelir . Bu, mektup tamamlandıktan sonra son dakikada eklediğiniz bir şeydir, genellikle ya küçük haberler ya da mektubun metnini yazarken unuttuğunuz küçük bir şey. Tipik olarak, resmi mektuplarda postscript kullanmazsınız; bir şey eklemeniz gerekiyorsa, yeni bilgileri eklemek için tüm belgeyi gözden geçirmeniz gerekir.

Bir postscript yazarken, sadece “PS” harflerini ve ardından mesajınızı yazın. Nokta kullanıp kullanmamanız önemli değil (“PS” ve “PS” her ikisi de kabul edilebilir), ancak her iki harf de her zaman büyük harfle yazılmalıdır.

Birden fazla postscript varsa, her yeni PS'nin başına başka bir P eklemeniz yeterlidir. Örneğin, ikinci dipnotunuz “PPS” olarak etiketlenmelidir. ve üçüncü dipnotunuz “PPPS” olmalıdır.

not. Rob, Great Company'deki pozisyonu aldı! İşsizliği boyunca verdiği tüm destek için teşekkürler.

PPS. Doğum günü partimi iptal etmem gerekiyor ama gelmek istersen o gece içki içmek için hala buluşuyoruz.

Zarf

Amerika Birleşik Devletleri'nde birinci sınıf bir mektup için maksimum ağırlık 3.5 ons'tur. Mektubunuz üç sayfadan fazlaysa veya kalın kağıda yazdıysanız, gereksinimleri karşıladığından emin olmak için onu tartmanız gerekir. Zarfın boyutu ve şekli de önemlidir. Dikdörtgen olmalı ve kabaca 6 x 11 inçten daha küçük olmalı, yoksa postanenin iade etme riskini taşırsınız.

mektup göndermek

Zarfın doğru tür olduğunu belirledikten sonra, şimdi postalamanız yeterli. (Kişisel bir mektupsa, her zaman kendiniz teslim edebilirsiniz. Bu durumda, zarfın dışına alıcının adını yazmanız yeterlidir. Elden teslimat bonusu? İstediğiniz boyutta veya şekilde zarf kullanabilirsiniz!)

Sol üst köşeye adınızı ve adresinizi yazın veya bir posta etiketi ekleyin. Zarfın ortasına alıcının adını ve adresini dikkatlice yazın. Eyalet kısaltması ve posta kodunun yanı sıra, uluslararası harfler hem varış hem de dönüş adresleri için ülkeyi içermelidir.

Posta ücretleri değişir. Geçerli fiyatlar için ABD Posta Servisi web sitesine bakın veya ABD varış yerleri için bir Forever Stamp kullanın. Posta, zarfın sağ üst köşesine yazılır.

Zarfın dışında her şeyin doğru olduğunu iki kez kontrol edin. Eğer öyleyse, mektubunuzu katlayın ve düzgünce yerleştirin. Göndermeyi düşündüğünüz her sayfayı eklediğinizden emin olana kadar mühürlemeyin.

Mektup yazma ipuçları

Hala uygun bir mektubu nasıl yazacağınızdan emin değil misiniz? Güvenle iletişim kurmanıza yardımcı olmak için bu mektup yazma ipuçlarını aklınızda bulundurun.

Keyifler sunun

Kişisel mektuplar doğal olarak arkadaşça bir ton kullanma eğilimindeyken, resmi mektuplar da hoş sözler ve kibar görgü kurallarından yararlanabilir. “Nasılsın?” gibi basit bir cümle. veya bir mektubun başındaki "Umarım iyisindir", konu kesinlikle işle ilgili olsa bile gönderen ve alıcı arasında bağlantı kurmanıza yardımcı olabilir.

Aynı şekilde, hem resmi hem de gayri resmi mektuplarda sempati, pişmanlık, destek veya şükran ifade edebilirsiniz. Sadece görgü kurallarının yanı sıra, bu hoş sözler, mektuplarınızı makineler tarafından yazılanlardan ayıran kişisel bir bağlantı kurar.

Okuyucunuz için yazın

Tüm yazılarda olduğu gibi, dilinizi özel okuyucunuza uyacak şekilde değiştirin. Bir iş ortağına resmi bir mektup yazıyorsanız, profesyonel ve nazik olun. Eski bir arkadaşınıza kişisel bir mektup yazıyorsanız, şakalar yapmaktan ve argo kullanmaktan çekinmeyin.

Bazen çizgiler bulanıklaşır; bir iş arkadaşına gönderilen “resmi mektup”, uzaktaki bir akrabaya verilen “kişisel mektuptan” daha sıradan olabilir. Doğru tonu yakalamak için yazarken belirli okuyucuyu aklınızda bulundurun. Alıcıyla daha önce hiç tanışmadıysanız, nazik formaliteye bağlı kalın.

Gerekli tüm bilgileri dahil edin

Aktaracak çok fazla bilginiz varsa, her şeyi kapsadığınızdan emin olmak için önceden küçük bir liste yapın. Çatlaklardan hiçbir şeyin kaçmayacağından emin olmak için buna mini bir taslak gibi davranın.

Bu, özellikle etkinliklerin planlanmasıyla ilgili davetler veya mektuplar için önemlidir. Talimatlar veya özel gereksinimler gibi diğer bilinmesi gereken bilgilerin yanı sıra , özellikle nerede ve ne zaman olmak üzere temel gerçekleri açıkça belirttiğinizden emin olun .

Çözüm

Özenle hazırladığınız bir mektubu göndermek iyi hissettirmiyor mu? Elbette, iyi yazılmış bir mektubun amacını gerçekleştirme şansı en yüksek olanıdır. Mektubunuzun gerçekten parladığından emin olmak için hatasız olması ve doğru tonu ayarlaması çok önemlidir. Grammarly'nin yazma yardımı, yazım ve dil bilgisi hataları gibi şeyleri yakalar ve Grammarly Premium, alıcının dikkatini çeken net, takip etmesi kolay mektuplar yazmanıza yardımcı olabilecek biçimlendirme önerileri ve rehberliği içerir. Grammarly'yi kullanarak, mektubunuzu nerede yazarsanız yazın güvenle yazabilirsiniz!

Bu makale orijinal olarak 2020 yılında Jennifer Calonia tarafından yazılmıştır. Yeni bilgiler içerecek şekilde güncellenmiştir.