5 Adımda Toplantı Gündemi Nasıl Yazılır

Hiç katılmanıza gerek olmayan bir toplantıya katıldınız mı? Veya belki de zamanın yanlış yönetilmesi nedeniyle bir toplantının geciktiğini görmüşsünüzdür. Kaçak toplantıları önlemenin mutlaka bir yolu olmalı!

Orada. Buna toplantı gündemi denir. Toplantı gündemi, bir toplantının neyle ilgili olduğunu ve toplantının izleyeceği zaman çizelgesini belirleyen bir taslaktır. Toplantı gündemi, toplantıların konuyla ilgili, verimli ve hedefe yönelik olmasını sağlamak içindir.

İster bir startup'ta ekip lideri, ister kar amacı gütmeyen bir kuruluşta organizatör, ister şirketinizin yönetim kurulunda yönetici olun, etkili bir toplantı gündeminin nasıl yazılacağını bilmeniz gerekir. Bir toplantıdan nasıl çıkacağınızı merak ettiyseniz bu tam size göre. Örneklerin de yer aldığı, toplantı gündemi yazmaya yönelik adım adım kılavuzumuz için okumaya devam edin.

Toplantı gündemi nedir?

Toplantı gündemi, toplantı sırasında neler olacağının bir taslağıdır. Bu, konuları, hedefleri, zaman çizelgesini, belirlenmiş konuşmacıları, destekleyici belgeleri ve konuşma konularını içerebilir. Bir toplantı gündemi genellikle toplantıdan önce katılımcılarla paylaşılır, böylece hazır olabilirler.

Toplantı yerine eşzamansız iletişimi kullanabileceğinizi düşündüyseniz , muhtemelen nasıl gündem yazılacağını tazelemek istersiniz. Toplantı gündemleri toplantı öncesinde, sırasında ve sonrasında önemli araçlardır.

Beklentileri belirlemek ve hazırlanmak için toplantı öncesinde bir toplantı gündemi kullanılabilir. Toplantı sırasında gündem bir yapı oluşturur, zaman kazandırır ve odağı korur. Bir toplantıdan sonra, toplantıyı özetlemek veya tutanak taslağı hazırlamak için gündem kullanılabilir .

Toplantı gündemi kullanmanın bazı yararları şunlardır:

• Toplantıya net bir amaç verir.
• Doğru yolda kalmanıza yardımcı olur.
• Sorumlulukları tanımlar.
• Yapısı, zamanınızı verimli bir şekilde yönetmenizi sağlar.
• Önemli konuların ele alınmasını sağlar.
• Birini yaratmak beklentileri ve sorumlulukları netleştirir.
• Boşa harcanan zamanı azaltır.
• Gündemin önceden gönderilmesi katılımcıları hazırlar.

Bazı uzmanlar toplantı gündemlerinin her toplantıda kullanılmasını önerirken, bazıları da yalnızca resmi toplantılarda kullanılmasını öneriyor. Zamandan tasarruf etmek , doğru yolda kalmak veya bir toplantı sırasında belirli bir hedefe ulaşmak istiyorsanız gündem, bunu başarmak için harika bir araçtır.

Toplantı gündeminde neler bulunmalıdır?

Toplantı gündeminde toplantının amacı açıkça belirtilmelidir. Bazı toplantı gündemleri diğerlerinden daha ayrıntılı olabilir. Örneğin, tüm toplantıların konular veya destekleyici belgeler için zaman ayrılmasına gerek yoktur. Ancak gündem ne kadar ayrıntılı olursa konunun üzerinde kalmak da o kadar kolay olur.

Mükemmel bir toplantı gündemi aşağıdakileri içerir:

• Toplantının teması
• Hedeflere ulaşmak
• Konuların listesi
• Her konu için tahmini zaman tahsisleri
• Destekleyici belgeler
• Serbest tartışma zamanı
• Son bir genel bakış

Toplantı gündemi yazmanın 5 adımı

Etkili bir gündem tüm katılımcıları, ulaşmak istediğiniz hedefleri ve toplantı için ayırdığınız zamanı dikkate alacaktır. Etkili ve verimli bir toplantı yapmak için beş adımda bir toplantı gündemini nasıl yazacağınız aşağıda açıklanmıştır.

1 Bir temaya odaklanın

Toplantı gündeminizi yazmaya başlamadan önce , bir dakikanızı ayırıp toplantıdan ne beklediğinizi düşünün. Hedefleriniz neler? Bu toplantının konusu nedir? Toplantı türünü tanımlayın.

Bir temanın olması ve toplantı türünün belirlenmesi, toplantının odağının belirlenmesine yardımcı olacak ve katılımcıların hazırlanmasına olanak sağlayacaktır. Hedefleriniz toplantı sırasında neyi başarmak istediğinizi açıklamalıdır.

İşte bazı yaygın toplantı türleri:

• Ekip toplantısı: Bir projenin durumu, sorunların çözülmesi ve önemli son teslim tarihlerinin planlanması hakkında bir tartışma.
• Yönetim kurulu toplantısı— iş konularının resmi bir tartışması.
• Yönetici oturumu— yönetim kurulu toplantılarının ihtiyaçlarını açıklığa kavuşturmak için yapılan bir toplantı.
• Proje başlangıç ​​toplantısı: Yeni proje hedeflerinin, teslimatların ve zaman çizelgelerinin sunumu.
• Beyin fırtınası toplantısı— yeni fikirler üzerinde işbirliği.
• Geri bildirim toplantısı— yapıcı geri bildirim için yapılandırılmış zaman.
• Çevik toplantı— sprint incelemeleri, proje genel bakışları ve geri bildirim bilgilendirmeleri için odaklanmış bir toplantı.
• Scrum toplantısı— scrum formatında sprint planlama, stand-up'lar, ürün biriktirme listesi iyileştirme veya sprint incelemeleri.
• Retrospektif toplantı— proje sonrası geri bildirim oturumu.
• İşe alıştırma toplantısı— yeni işe alınanların oryantasyonu için bir grup toplantısı.
• Komite toplantısı— bir şirket veya ekip içinde belirli bir proje veya konuyu ele alan bir alt grup.

2 Konulara karar verin

Toplantı sırasında tartışmak istedikleri bir konu olup olmadığını öğrenmek için ekip arkadaşlarınızla, yönetim kurulu üyelerinizle, komite üyelerinizle ve önemli paydaşlarınızla görüşün. Herkese konuşma şansı vermek, kimsenin sesini duyurmak için çok fazla konuşmasına gerek kalmamasını sağlar. Toplantınız sırasında tartışılması gereken konuların bir listesini oluşturmak için paydaşlarınızdan topladığınız bilgileri, hedef belirlemeyi ve toplantı türünü kullanın.

Konuların hem yapmak istediğiniz toplantı türüne hem de ulaşmak istediğiniz hedeflere uygun olduğundan emin olun. Toplantı için ayırdığınız sürede kaç konuyu ele alabileceğinizi düşünün. Çok fazla eşya sığdırmayın!

3 Her konu için zaman sınırları ve liderler belirleyin

Doğru yolda kalabilmek için tartışmak istediğiniz her konu için zaman sınırları belirlemeniz yardımcı olur. Toplantıyı düzenleyen kişi her konu için konuşmayı yönlendirmeyi planlamıyorsa her konu için bir lider atamalıdır.

Lider, konusunun süresi boyunca toplantıyı yönetmek, ilgili belge veya slaytları sağlamak ve konunun gündemde belirlenen süreler içerisinde kalmasını sağlamaktan sorumlu olacaktır. Toplantıyı siz yönetiyorsanız, konu liderlerine toplantı gününde gerekli belgelerini getirmelerini hatırlatmanız faydalı olacaktır.

4 Gerekli belgeleri göz önünde bulundurun

Toplantı için gerekli belgelerin bir listesini yapın. Bu, sunum slaytlarını, verileri, proje ayrıntılarını, test sonuçlarını, tel çerçeveleri, prototipleri, katılım formlarını veya önceki toplantı tutanaklarını içerebilir .

Ekibinizden başka birinin bu belgeleri toplantıya getirmesi gerekiyorsa, bunu ona bildirdiğinizden ve bu bilgiyi gündeme dahil ettiğinizden emin olun.

5 Tartışma ve genel bakış için zaman bırakın

Kısa bir genel bakış ve tartışma için gündemin sonuna zaman bırakın. Bir program olduğundan, bazen toplantının sonunda soru sormak için zamana ihtiyaç duyulur. Ayrıca, eğer bir hedef doğrultusunda çalışıyorsanız, toplantı sırasında ele aldığınız konuların üzerinden bir kez daha geçmenin zararı olmaz.

Haftalık bir toplantı düzenliyorsanız bunun için fazla zamana ihtiyacınız olmayabilir. Çoğu zaman bir toplantının sonunda gözden geçirmek için beş dakika yeterlidir. Ancak bu, aylık olarak yapılan bir toplantıysa veya yeni bilgilerle ilgiliyse, bunun yerine toplantınızın sonuna on ila yirmi dakika ayırmalısınız.

Toplantı gündemi örneği

Aşağıda tipik bir toplantı gündeminin taslağını ekledik.

Toplantı Başlığı:Tarih:Yer ve Saat:Toplantı Lideri:Mevcut Üyeler:Toplantı Hedefi:

Durum Raporu(10 dakika)

Mevcut üyelerin her birine, nerede olduklarını paylaşmaları için birkaç dakika tanıyın.

Gol(15 dakika)

Toplantı hedefinizin, beklediğiniz sonuçların ve bunları başarmak için herkesin ne yapması gerektiğinin üzerinden geçin.

Yeni Konular(20 dakika)

Tartışılması gereken yeni bilgileri veya üyelerin yönlendirdiği konuları paylaşın.

Genel Bakış(5 dakika)

Toplantı sırasında tartışılanları gözden geçirin, eylem öğelerinin bir listesini oluşturun ve henüz yanıtlanmamış sorulara yer bırakın.

Toplantı gündemi SSS'leri

Toplantı gündemi nedir?

Toplantı gündemi, toplantı sırasında neler olacağının bir taslağıdır. Buna aşağıdakiler dahildir:

• Konular
• Hedefler
• Bir zaman çizelgesi
• Belirlenmiş konuşmacılar
• Destekleyici belgeler
• Konuşma noktaları

Toplantı gündeminde neler bulunmalıdır?

Bir toplantı gündemi aşağıdakileri içermelidir:

• Toplantının teması
• Hedefler
• Konuların listesi
• Her konu için tahmini zaman tahsisleri
• Destekleyici belgeler
• Serbest tartışma zamanı
• Son bir genel bakış

Toplantı gündemini ne zaman kullanmalısınız?

Tüm toplantılar için veya en azından resmi toplantılar için bir toplantı gündemi kullanmalısınız. Zamandan tasarruf etmek, doğru yolda kalmak veya bir toplantı sırasında belirli bir hedefe ulaşmak istiyorsanız gündem, bunu başarmak için harika bir araçtır.