5 Adımda Toplantı Gündemi Nasıl Yazılır?

Toplantı gündemi nedir?

Toplantı gündemi, toplantı sırasında neler olacağının bir taslağıdır. Bu, konuları, hedefleri, bir zaman çizelgesini, belirlenmiş konuşmacıları, destekleyici belgeleri ve konuşma noktalarını içerebilir. Toplantı gündemi, genellikle hazırlanabilmeleri için toplantıdan önce katılımcılarla paylaşılır.

Toplantı yerine eşzamansız iletişimi kullanabileceğinizi düşündüyseniz, muhtemelen nasıl gündem yazılacağını öğrenmek istersiniz. Toplantı gündemleri, toplantı öncesinde, sırasında ve sonrasında önemli araçlardır.

Beklentileri belirlemek ve hazırlanmak için bir toplantıdan önce bir toplantı gündemi kullanılabilir. Toplantı sırasında bir gündem yapı oluşturur, zaman kazandırır ve odağı korur. Bir toplantıdan sonra, toplantıyı özetlemek veya tutanak taslağı hazırlamak için bir gündem kullanılabilir .

Toplantı gündemi kullanmanın bazı faydaları şunlardır:

• Toplantıya net bir amaç verir.
• Yolda kalmanıza yardımcı olur.
• Sorumlulukları tanımlar.
• Yapısı zamanınızı verimli yönetmenizi sağlar.
• Temel konuların ele alınmasını sağlar.
• Bir tane oluşturmak, beklentileri ve sorumlulukları netleştirir.
• Kaybedilen zamanı azaltır.
• Gündemi önceden göndermek katılımcıları hazırlar.

Bazı uzmanlar toplantı gündemlerinin her toplantı için kullanılmasını önerirken, bazıları ise yalnızca resmi toplantılar için kullanılmasını önermektedir. Bir toplantı sırasında zamandan tasarruf etmek , yolda kalmak veya belirli bir hedefe ulaşmak istiyorsanız, gündem bunu başarmak için harika bir araçtır.

Toplantı gündeminde neler yer almalıdır?

Bir toplantı gündemi, toplantının amacını açıkça belirtmelidir. Bazı toplantı gündemleri diğerlerinden daha ayrıntılı olabilir. Örneğin, tüm toplantıların konular veya destekleyici belgeler için zaman tahsisine ihtiyacı yoktur. Ancak, bir gündem ne kadar ayrıntılı olursa, gündemde kalmak o kadar kolay olur.

Mükemmel bir toplantı gündemi aşağıdakileri içerir:

• Toplantının konusu
• Toplantı hedefleri
• Konu listesi
• Her konu için tahmini zaman payları
• Destekleyici dokümanlar
• Ücretsiz tartışma zamanı
• Son bir genel bakış

Toplantı gündemi yazmanın 5 adımı

Etkili bir gündem, tüm katılımcıları, ulaşmak istediğiniz hedefleri ve toplantı için ayırdığınız zamanı dikkate alacaktır. Etkili ve verimli bir toplantı yapmak için beş adımda bir toplantı gündemini nasıl yazacağınız aşağıda açıklanmıştır.

1 Bir temaya odaklanın

Toplantı gündeminizi yazmaya başlamadan önce , toplantıdan ne istediğinizi düşünmek için bir dakikanızı ayırın. Hedeflerin ne? Bu toplantının konusu nedir? Toplantı türünü tanımlayın.

Bir temaya sahip olmak ve toplantı türünü belirlemek, toplantının odağını belirlemeye yardımcı olacak ve bu da katılımcıların hazırlanmasına olanak sağlayacaktır. Hedefleriniz, toplantı sırasında neyi başarmak istediğinizi açıklamalıdır.

İşte bazı yaygın toplantı türleri:

• Ekip toplantısı — bir projenin durumu hakkında bir tartışma, herhangi bir sorunu çözme ve önemli son tarihleri ​​planlama.
• Yönetim kurulu toplantısı — iş konularının resmi bir tartışması.
• Yürütme oturumu —yönetim kurulu toplantılarının ihtiyaçlarını netleştirmek için yapılan bir toplantı.
• Proje başlangıç ​​toplantısı — yeni proje hedeflerinin, çıktılarının ve zaman çizelgelerinin sunumu.
• Beyin fırtınası toplantısı — yeni fikirler üzerinde bir işbirliği.
• Geri bildirim toplantısı — yapıcı geri bildirim için yapılandırılmış zaman.
• Çevik toplantı — sprint incelemeleri, proje genel bakışları ve geri bildirim bilgileri için odaklanmış bir toplantı.
• Scrum toplantısı — bir scrum formatında sprint planlama, stand-up'lar, ürün biriktirme listesi iyileştirme veya sprint incelemeleri.
• Geriye dönük toplantı — proje sonrası bir geri bildirim oturumu.
• Alışma toplantısı — yeni işe alınan oryantasyon için bir grup toplantısı.
• Komite toplantısı — belirli bir proje veya konuyu ele alan bir şirket veya ekip içindeki bir alt grup.

2 Konulara karar verin

Toplantı sırasında tartışmak istedikleri bir şey olup olmadığını öğrenmek için ekip arkadaşlarınız, diğer yönetim kurulu üyeleri, komite üyeleri ve tüm önemli paydaşlarla görüşün. Herkese konuşma şansı vermek, kimsenin sesini duyurmak için çok fazla konuşmasına gerek kalmamasını sağlar. Toplantınız sırasında tartışılması gereken konuların bir listesini oluşturmak için paydaşlarınızdan, hedef belirlemenizden ve toplantı türünden topladığınız bilgileri kullanın.

Hem yapmak istediğiniz toplantı türü hem de ulaşmak istediğiniz hedefler için konuların temaya uygun olduğundan emin olun. Toplantı için ayırdığınız zaman içinde kaç konuyu ele alabileceğiniz konusunda düşünceli olun. Çok fazla paketlemeyin!

3 Her konu için zaman sınırları ve liderler belirleyin

Yolda kalmak için, tartışmak istediğiniz her konu için zaman sınırları belirlemenize yardımcı olur. Toplantı düzenleyicisi her konu için konuşmayı yönlendirmeyi planlamıyorsa, her konu için bir lider atamalıdır.

Lider, konusunun süresi boyunca toplantıyı yönetmekten, ilgili belgeleri veya slaytları sağlamaktan ve konunun gündem tarafından belirlenen süreler içinde kalmasını sağlamaktan sorumlu olacaktır. Toplantıyı siz yönetiyorsanız, konu liderlerine toplantı günü gerekli belgelerini getirmelerini hatırlatmak yardımcı olur.

4 Gerekli belgeleri değerlendirin

Toplantı için gerekli belgelerin bir listesini yapın. Bu, sunum slaytlarını, verileri, proje ayrıntılarını, test sonuçlarını, tel çerçeveleri, prototipleri, katılım tablolarını veya önceki toplantı tutanaklarını içerebilir .

Ekibinizden başka birinin bu belgeleri toplantıya getirmesi gerekiyorsa, mutlaka onlara bildirin ve bu bilgileri gündeme dahil edin.

5 Tartışma ve genel bakış için zaman ayırın

Kısa bir genel bakış ve tartışma için gündemin sonunda zaman ayırın. Bir programla, insanlar bazen toplantının sonunda soru sormak için zamana ihtiyaç duyarlar. Ek olarak, bir hedef için çalışıyorsanız, toplantı sırasında anlattıklarınızı bir kez daha gözden geçirmenin zararı olmaz.

Haftalık bir toplantı düzenliyorsanız, bunun için fazla zamana ihtiyacınız olmayabilir. Genellikle, bir toplantının sonunda gözden geçirmek için beş dakika yeterlidir. Ancak bu, aylık olarak toplanan bir toplantıysa veya yeni bilgilerle ilgiliyse, toplantınızın sonunda bunun yerine on ila yirmi dakika ayırmalısınız.

Toplantı gündemi örneği

Aşağıda, tipik bir toplantı gündeminin bir taslağını ekledik.

Toplantı Başlığı: Tarih: Yer ve Saat: Toplantı Başkanı: Mevcut Üyeler: Toplantı Hedefi:

Durum Raporu (10 dakika)

Mevcut her üyeye, bulundukları yeri paylaşmaları için birkaç dakika izin verin.

Gol (15 dakika)

Toplantı için hedefinizi, beklediğiniz sonuçları ve bunları gerçekleştirmek için herkesin yapması gerekenleri gözden geçirin.

Yeni Konular (20 dakika)

Tartışılması gereken yeni bilgileri veya üye liderliğindeki konuları paylaşın.

Genel Bakış (5 dakika)

Toplantı sırasında nelerin tartışıldığını gözden geçirin, eylem öğelerinin bir listesini oluşturun ve henüz ele alınmamış sorular için yer bırakın.

Toplantı gündemi SSS

Toplantı gündemi nedir?

Toplantı gündemi, toplantı sırasında neler olacağının bir taslağıdır. Bu, aşağıdakileri içerir:

• Konular
• Hedefler
• bir zaman çizelgesi
• Belirlenmiş hoparlörler
• Destekleyici dokümanlar
• Konuşulan noktalar

Toplantı gündeminde neler yer almalıdır?

Bir toplantı gündemi aşağıdakileri içermelidir:

• Toplantının konusu
• Hedefler
• Konu listesi
• Her konu için tahmini zaman payları
• Destekleyici dokümanlar
• Ücretsiz tartışma zamanı
• Son bir genel bakış

Bir toplantı gündemini ne zaman kullanmalısınız?

Tüm toplantılar için veya en azından resmi olanlar için bir toplantı gündemi kullanmalısınız. Bir toplantı sırasında zamandan tasarruf etmek, yolda kalmak veya belirli bir hedefe ulaşmak istiyorsanız, gündem bunu başarmak için harika bir araçtır.