Not Nasıl Yazılır: İzlenecek En İyi 10 Adım

Not yazmayı öğrenmek, şirketinizdeki insanlarla etkili bir şekilde iletişim kurmanıza yardımcı olacaktır.

Bir memorandum, bir not, bir işletme veya kuruluş içindeki iç iletişim için kullanılan kısa bir mektuptur. Bir iş notu gönderirken, gönderen genellikle tüm bir departman gibi büyük bir grup insanı hedefler. Bu, yalnızca bir veya birkaç alıcıyı hedefleyen bir e-postadan ayrıdır.

Bir notu kuruluş içindeki yeni bir politika hakkında bir departmanı bilgilendirmek, personele politika değişikliklerini bildirmek veya şirketi yaklaşan bir olay hakkında uyarmak dahil olmak üzere çeşitli nedenlerle kullanacaksınız. Not göndermek, bilgiye ihtiyacı olan herkesin aynı bilgileri almasını sağlayarak kuruluş içinde daha az kafa karışıklığı ve hayal kırıklığı yaratır.

Not yazmak zor değildir, ancak birçok kişiye iş eğitimlerinde nasıl not yazılacağı öğretilmez. Bu tür bir iş belgesi yazmakla görevlendirildiyseniz, bu kılavuz bunu iyi yapmanıza yardımcı olacaktır.

İhtiyac duyulan malzemeler

• Kalem ve kağıt gibi yazı malzemeleri
• başlı kağıt
• Zarflar
• Bilgisayar
• E-posta erişimi

Adım 1. Çalışma Notu Şablonları

Nasıl etkili bir şekilde yazılacağını bilmenize yardımcı olması için not şablonlarını incelemeyi düşünün. Ardından, notunuzu etkili bir şekilde yazmak için kuruluşunuz içinde kullanabileceğiniz bir şablon yazmayı düşünün. Gönderdiğiniz yaygın not türleri için ihtiyaç duyulduğunda açıp doldurabileceğiniz şablonlar oluşturun.

Adım 2. Başlık ve Konu Satırını Yazın

Bir not şablonunun ilk dört satırı, başlık ve konu satırı olarak kabul edilir. Bu, bir notun en önemli kısımlarından biridir çünkü notun kimden geldiğini, kim için olduğunu, ne zaman gönderildiğini ve asıl konunun ne olduğunu gösterir.

Başlık ve konu satırı şöyle görünür:

İle:

İtibaren:

Tarih:

Ders:

Not başlığındaki bu satırların her birini doğru bilgilerle doldurun. Ardından, sayfanın üst kısmına, bu bilgilerin önüne “Memorandum” yazın, böylece alıcı ne tür bir iletişim olduğunu bilir. Notun konusu, mektubun amacının ne olduğunu anlatan açık ve öz olmalıdır.

3. Adım. Notun Amacını Belirtin

Notunuzun amacını ilk paragrafa ekleyin. Notunuzun açılış paragrafını bir araştırma makalesindeki bir tez cümlesi olarak düşünün. Bir notun amacını anlatır ve okuyucuya okumaya devam etmesi için bir neden verir. Bu tür bir iş iletişiminde selamlama yazmanız gerekmez çünkü kısa not yazmanın amacı olabildiğince özlü ve anlaşılır olmaktır.

Notun ilk paragrafı okuyucuya neden yazdığınızı anlatmalıdır. Hatta “bilgilendirmek için yazıyorum” veya benzeri bir şey bile diyebilirsiniz. Bu paragraf bir ila üç cümle olmalı ve mektubun kilit noktalarını özetlemelidir. Herkesin iletişimin neyle ilgili olduğunu bildiğinden emin olmak için bu ilk paragrafa temel bilgileri ekleyin.

Adım 4. Arka Plan Bilgilerini Verin

İkinci paragrafta, birinci paragraftaki öğeler için arka plan bilgisi, bağlam veya destekleyici kanıt vereceksiniz. Örneğin, birinci paragraf okuyucuyu bir şirket etkinliğine katılmaya davet ediyorsa, ikinci paragraf okuyucuya katılımın neden önemli olduğunu veya etkinliğin organizasyonun büyümesi için gerekli olduğunu anlatacaktır.

Arka plan bilgisi üç ila beş cümle uzunluğunda olmalıdır. Bununla birlikte, notun gövdesinde bulunan bilgileri tekrarlamamalı, ancak notun geri kalanının neden önemli olduğunu gösteren bir arka plan vermelidir.

Adım 5. Takip Yöntemini Belirleyin

Emo'nun gövdesi, kilit noktaları kısa ve öz bir şekilde açıklamalıdır. Dört ila 10 satır veya üç ila beş cümle kullanın ve konuyu kısa ve öz tutmaya yardımcı oluyorsa madde işaretleri kullanın. Bu gövde paragraflarında, paragraf başına bir anahtar noktanız olmalıdır. Beyaz alanı serbestçe kullanın. Kendini tekrar etme.

Adım 6. Puanlarınızı Özetleyin

Son paragraf, okuyucuya e-postanızı nasıl takip edebileceklerini anlatmalıdır. Örneğin, onlardan davetiyeye yanıt vermelerini isteyebilir veya size doğrudan sorularını e-posta ile göndermelerini isteyebilirsiniz. Doğrudan takip gerekmiyorsa, "Bu konuyla ilgilendiğiniz için teşekkür ederiz" veya benzeri bir şey söyleyin. Bu paragraftaki ana noktaları da özetleyebilirsiniz.

İstediğiniz eylem iki ila üç cümleden fazlaysa, insanların ne yapmasını istediğinizi belirtmek için madde işaretleri veya numaralı bir liste kullanın. Bu, okuyucuların notu okuduktan sonra ne yapmalarının beklendiğini, onu tarasalar ve bir amaçla okumasalar bile görebilmelerini sağlayacaktır. Gönderenin adı başlığın “gönderen” bölümünde listelendiği için, notun sonundaki mektubu bir e-postadaki gibi imzalamazsınız.

7. Adım. Bir Harekete Geçirici Mesaj Ekleyin

Tüm notların bir eylem planı veya harekete geçirici mesaj içermesi gerekir. Okuyucularınızın kendilerinden ne beklendiğini ve bu beklentiyi nasıl takip edebileceklerini bilmeleri gerekir. Uygunsa CTA'ya e-posta adreslerini ve telefon numaralarını dahil edebilirsiniz. Amaçlanan eylemin ilk ve son paragraflarda olması gerekir ve gövdede de görünebilir.

8. Adım. Doğrudan ve Net Bir Yazma Stili Kullanın

Bir notun yazım stili bilgilendirici ve doğrudandır. Amaç, istenen bilgileri iletmek ve istenen bir eylemi talep etmektir. Birinci ve ikinci şahıs sesiyle yazın ve uygun olduğunda emir cümleleri kullanın.

Adım 9. Gerekirse Ekleri Ekleyin

Bazen bir not, mektupta verilen bilgileri kanıtlamak için ekler gerektirebilir. Bunları okuyucunun kolayca erişebileceği şekilde ekleyin. Bu yöntem, kuruluşunuzun araçlarına bağlı olacaktır, ancak bunların erişilebilir olduğundan emin olun. Bir not, çok sayıda ekin gönderileceği yer değildir. Bunun yerine, yalnızca not için gerekli olan ekleri gönderin. Uzun cümleler kullanmaktan kaçının.

10. Adım. Göndermeden Önce Notu Düzeltin ve Düzenleyin

Kuruluşunuzdaki birçok kişiye bir not göndereceğiniz için, göndermeden önce her zaman dikkatlice düzeltin. Yetkin bir profesyonel olarak görünmenize yardımcı olmayacağından, bariz bir yazım hatası veya zayıf bir şekilde iletilmiş niyet içeren bir not göndermek istemezsiniz. Ayrıca, doğruluk için notunuzu düzeltin. İletişim bilgilerinin, tarihlerin ve saatlerin doğru olduğundan emin olun. Bu doğruluk yanlış iletişimden kaçınmanıza yardımcı olacaktır.

Dilbilgisi için düzenleme yaparken, bir yazıyı yayınlamadan veya göndermeden önce okunabilirlik puanını iyileştirmek için zaman ayırmanızı da öneririz.