Profesyonel E-posta Nasıl Yazılır: Adım Adım

Konu satırı ve selamlamadan gönder düğmesine basmaya kadar 10 basit adımda herhangi bir iş iletişimi için nasıl profesyonel bir e-posta yazacağınızı öğrenin.

E-posta, muhtemelen günümüzün iş iletişimleri için birincil biçimdir. Bu, iyi e-posta görgü kurallarına sahip olmanın ve etkili e-posta mesajlarının nasıl oluşturulacağını bilmenin, sahip olunması gereken inanılmaz derecede önemli bir beceri olduğu anlamına gelir.

İşte her seferinde mükemmel e-posta mesajları oluşturmanıza yardımcı olacak 10 süper basit adım.

Mükemmel Profesyonel E-postaya Giden 10 Kolay Adım

1. Adım. Bir E-posta Şablonu Seçin

E-posta yazmak size uygun değilse, baştan sona iyi bir e-posta yazma sürecinde size rehberlik edecek bir e-posta şablonu seçebilirsiniz. Çevrimiçi olarak kullanılabilen birçok farklı e-posta şablonu vardır veya e-posta barındırıcınızdan bir şablon kullanmayı seçebilirsiniz. Örneğin Microsoft Outlook, harika bir mesaj yazmanıza yardımcı olabilecek birkaç e-posta şablonuna sahiptir. En iyi e-posta yazma uygulamalarının çoğunda olduğu gibi.

Adım 2. Konu Satırınızı Yazın

En etkili e-postaların ilgi çekici bir konu satırı vardır. Konu satırınızın yalnızca e-postanın ne için olduğunu açıklamadığından, aynı zamanda ilgi çekici ve tıklanabilir olduğundan emin olun. Konu satırını boş veya belirsiz bırakırsanız, mesajınızın alıcının spam klasörüne gitme veya gözden kaçma riskiyle karşı karşıya kalırsınız.

Adım 3. Bir Selamlama Seçin

E-posta alıcısını nasıl karşılayacağınıza karar verin. Kişinin adını mı yoksa "Sevgili Efendim", "Sevgili Bay" veya "Kimi İlgilendirebilir?" gibi genel bir şey mi kullanacaksınız? Genellikle, alıcının kendisine doğrudan hitap eden adı, genel bir selamlamadan daha etkili bir e-posta sağlar. Alıcının adını bilmiyorsanız, iş yerini telefonla arayın ve e-posta iletişiminizi kime göndermeniz gerektiğini sorun.

Adım 4. E-postanızın Amacını Belirtin

E-postanızın tanıtımı, amacını açıkça belirtmelidir. Bu bilgilerin önceden mevcut olduğundan ve tarama ve gözden geçirme dostu bir şekilde düzenlendiğinden emin olun. Bu, alıcının bilgileri daha kolay okuyabilmesini ve özümseyebilmesini sağlar. E-posta alıcısı, e-postaları baştan sona okuyamayacak kadar hızlı inceleme eğilimindeyse, amacınızı önceden belirlemek yardımcı olabilir.

Adım 5. E-postanızın Gövdesini Yazın

Bu sürecin en zorlu adımlarından biri, e-postanızın gövdesini yazmaktır. Kısa ve öz olun; "xyz" hakkında çok fazla ayrıntıya girmekten veya çok fazla ayrıntıya girmekten kaçının. Önemli bilgileri öne çıkarabileceğiniz madde işaretleri ekleyin ve metnin okunmasını zorlaştırabilecek italik yazılar kullanmaktan kaçının.

Adım 6. Ne Zaman Takip Edeceğinizi Söyleyin

Alıcıdan yanıt alamazsanız ne zaman takip etmeyi planladığınızı belirtmeden e-postanızı sonlandırmayın. Özellikle herhangi bir türde belge istiyorsanız, yanıt vermeleri için onlara bolca zaman verin. Bununla birlikte, alıcının aslında geri döneceğinizden ve bunu hangi genel zaman diliminde yapacağınızdan haberdar olduğundan emin olmanız önemlidir.

7. Adım. Bir Oturumu Kapatma ve E-posta İmzası Seçin

Ardından, nasıl oturumunuzu kapatacağınızı seçmeniz ve e-posta imzanızı eklemeniz gerekir. Yaygın profesyonel oturum kapatma seçenekleri şunları içerir:

• İçtenlikle,
• Teşekkürler,
• Saygılarımla,
• saygılarımla,
• Saygılarımla,

Tam adınız oturum açma işleminizin altına yazdırılmalıdır, ancak mümkünse bir e-posta imzası da eklemelisiniz. Bu, bu amaca özel bir uygulama tarafından oluşturulan bir dijital imza veya gerçek imzanızın bir görüntüsü olabilir. Zorunlu olmamakla birlikte, e-posta iletişiminizin sonuna kişisel bir imza eklemek, onu daha cana yakın ve profesyonel hale getirmeye yardımcı olabilir.

8. Adım. İletişim Bilgilerinizi İmzanıza Ekleyin

E-posta gönderdiğiniz kişinin sizinle birden fazla şekilde iletişim kurabilmesi için iletişim bilgilerinizi e-posta imzanıza eklediğinizden emin olun. Telefon numaranızı, sosyal medya veya LinkedIn bilgilerinizi, tam adınızı ve ilgili veya geçerli olabilecek diğer ek bilgileri ekleyin.

9. Adım. E-postanızı Yazım Hatalarına Karşı Düzeltin

Alıcıya göndermeden önce e-postanızı herhangi bir hata veya yazım hatası için tekrar kontrol etmeyi unutmayın. Basit, düzeltilebilir hatalar varsa, okuyucuyu anında erteleyen, güzel biçimlendirilmiş profesyonel bir e-postaya sahip olabilirsiniz. Grammarly, hataları kolayca tespit etmenize ve ortadan kaldırmanıza yardımcı olabilecek bir e-posta eklentisi sunar.

Grammarly'yi e-postaya nasıl ekleyeceğinizi öğrenin.

10. Adım. Gönder Düğmesine Basın

Muhtemelen, e-posta yazmanın en sinir bozucu kısmı, özellikle Gmail kullanıyorsanız ve gecikiyorsa, gönder düğmesine basmaktır. E-postanızı göndermeden önce birkaç kez düzelttiğinizden emin olun. Kritik bir e-postaysa, kendinize gönderin, yeniden okuyun ve hedeflenen alıcıya gönderin.

Profesyonel E-posta Örneği

Bir hizmet sağlayıcıdan bir müşteriye profesyonelce yazılmış bir e-posta örneği:

Konu Satırı: Lütfen Tekrar Arayın: Geçen Ayın İlerleme Raporları

Merhaba Michael,

Projenizin geçen aya ait ilerleme raporları incelenmeye hazır. Bunları ayrıntılı olarak inceleme fırsatınız olduğundan emin olmak isterim; size kolaylık sağlamak için buraya eklenmiştir. En önemli ölçümleri işaret edebileceğim ve olabilecek tüm sorularınızı yanıtlayabileceğim raporlarınızı gözden geçirmek üzere bir konferans ayarlamak için lütfen beni arayın.

Hafta sonuna kadar sizden haber alamazsam, size verdiğim 555-239-5512 numaralı cep telefonundan sizi ararım.

Zaman ayırdığın için teşekkürler,

jessica wilson

Content Marketing 4 U şirketinde Proje Yöneticisi

555 Doğu Broadway St.

Orlando, FL 65987

555-377-6671

[email protected]

Konu satırı, okuyucunun iletişimin geçen aya ait ilerleme raporları hakkında olduğunu ve gönderenin bunlarla ilgili bir telefon görüşmesi yapmak istediğini hemen bilmesini sağlar. E-postanın başında amacı ve raporların incelenmek üzere eklendiğini belirtir. Konferans araması için talepte bulunulur ve gönderen, alıcıyı ne zaman ve nasıl takip edeceğini belirtir.

Bu, ilerleme raporları hakkında iletişim kurmak için beklentileri ve sınırları belirler ve alıcının, hizmet sağlayıcının eldeki konunun önemini anladığını bilmesini sağlar. E-postanın sonunda gönderen, alıcının en uygun şekilde ulaşabilmesi için tüm resmi iletişim bilgilerini içerir.

Profesyonel bir e-postanın nasıl yazılacağına Dair Son Söz

İş iletişimi hiç olmadığı kadar dijital ve bunun katlanarak artması bekleniyor. Kısa ve anlaşılır bir şekilde etkili bir şekilde iletişim kuran profesyonel bir e-posta yazmayı öğrenmek, bugünün iş gücündeki herkesin nasıl yapılacağını öğrenmesi gereken bir şeydir.

Profesyonel E-posta Mesajları Yazma Hakkında SSS