Profesyonel bir e-posta nasıl yazılır – 5 kolay adım ve 5 en iyi uygulama

Profesyonel bir e-postanın nasıl yazılacağını bulmak zor olabilir. Merak etme. Yalnız değilsin.

Çoğumuz her gün işyerinde e-posta yazmamız gerekse de, bu göründüğü kadar kolay değil. Her gün iş e-postaları hazırlasanız bile, etkili bir şekilde İngilizce iletişim kurmayı öğrenmeyi hiç bitirmemiş gibi hissedebilirsiniz. Amacımı nasıl net bir şekilde anlatabilirim? Kibar ama arkadaşça görünmek nasıl? E-postayı nasıl başlatmalıyım?

Yeni bir e-posta açtığınızda, genellikle tam olarak ne söylemek istediğinizi bilirsiniz… ama sonra bir imlecin yanıp söndüğünü görürsünüz, kelimeler kafanıza takılabilir. Hatta düşüncenizi ikinci kez tahmin etmeye veya yazma becerilerinizden şüphe etmeye başlayabilirsiniz. Yazar blokajı gerçek olsa da, iş profesyonel e-postaların nasıl gönderileceğini öğrenmeye gelince, pratik yapmak mükemmelleştirir. ‍

Bu beş adım ve en iyi uygulamalarla, her işyeri durumunda en iyi adımı atmanıza yardımcı olacak e-postalar oluşturabilirsiniz.

Profesyonel e-posta yazmak için 5 kolay adım

İster bir iş için soğuk bir e-posta gönderiyor olun, ister iki kişiyi birbiriyle tanıştırıyor olun, ister bir satış yolunu takip ediyor olun, bu basit adımlar, hedeflerinizi karşılayan etkili bir e-posta hazırlama konusunda size rehberlik edecektir.

1. Doğru selamlama ile harika bir başlangıç
2. teşekkür et
3. Amacını açıkla
4. Kapanışınızla iyi bir izlenim bırakın
5. Profesyonel olarak oturumu kapatın
   

1. Doğru selamlama ile harika bir başlangıç ​​yapın

Bir iş e-postası yazarken, "merhaba" demek için daha süslü bir kelime olan selamlama olarak da bilinen profesyonel bir selamlama ile mümkün olan en iyi ilk izlenimi bırakmak önemlidir.

Okuyucuyu iyi tanımıyorsanız, e-postanızı her zaman resmi bir e-posta selamlaması ile açın.

• Sayın <Ad>,
  

Yeni bir ilişkiye başlamak için uzanıyorsanız, onların soyadını kullanmalısınız.

• Sayın Bayan/Bayan/Bayan <Soyadı>,
  

Bu kişiyle çalışma ilişkiniz daha rahatsa, daha arkadaşça bir selamlamada sorun yok.

• Merhaba <Ad>,
  

Ulaşacağınız kişi hakkında mümkün olduğunca çok şey öğrenmek her zaman iyi bir fikirdir. Yazdığınız kişinin adını bilmiyorsanız, genellikle "Sevgili Bay veya Bayan" veya "Kimin İçin Endişe Edebilir:" kullanmak güvenli bir bahistir. İkinci seçenekte düzensiz büyük harf kullanımına ve noktalama işaretlerine dikkat edin ve bazen ilkinin çok resmi olduğunu ve modası geçmiş, havasız veya politik olarak yanlış olarak görülebileceğini unutmayın.

2. teşekkür et

İster ilk kez birine ulaşıyor olun, ister kuruluşunuzla iletişim kuran birine yanıt veriyor olun, ister bir kişiden yanıt alıyor olun, yapılacak en doğru şey alıcıya teşekkür ederek başlamaktır.

İlk iletişimi yapıyorsanız, e-postanızı okumak için zaman ayırdığı için kişiye teşekkür etmeli ve ardından adını yazmalısınız.

• E-postamı okumaya zaman ayırdığınız için teşekkürler, <Ad>.
  

Kuruluşunuzun dışından biri size bir soruşturma için ulaşıyorsa, şunu söyleyebilirsiniz:

• <Şirket adı> ile iletişim kurduğunuz için teşekkür ederiz.
  

Birisi e-postalarınızdan birine yanıt verdiğinde şunları söylediğinizden emin olun:

• Hızlı yanıtın için teşekkür ederim.
  

Minnettarlığı ifade etmek, okuyucuyu daha sonra yazdıklarınıza daha açık hale getirir, saygılı görünmenize yardımcı olur ve iyi e-posta görgü kurallarının bir parçasıdır.

3. Amacınızı açıklayın

Alıcıya e-postanızı okumak için zaman ayırdığı için teşekkür ettikten sonra iletişimi başlatıyorsanız, amacınızı belirterek başlayın.

• [Ürün teklifi X] hakkında soru sormak için yazıyorum.
• [İş ilanı Y] ile ilgili yazıyorum.
  

Şirket için bir soru aldıysanız, sorularını yanıtlayın veya yanıt vermesi için müşteriyi doğru meslektaşınızla bağlantı kurun.

• Sorunuzu burada yanıtlamak için [İstedikleri bilgiler].
• Sizi, [Konu Z] ile ilgili sorgunuzu ele alabilecek olan iş arkadaşım <İsim> (CC'd) ile buluşturuyorum.
  

İlk paragrafın başında amacınız konusunda net olun, ardından e-postanın ana gövde metnine geçin. Ancak okuyucunun da tıpkı sizin gibi yoğun bir profesyonel olduğunu unutmamalısınız. Cümlelerinizi kısa tutarak amacınızı çabucak anlatın.

4. İyi bir izlenim bırakın

E-postanızı göndermeden önce okuyucunuza tekrar teşekkür etmek ve kibar kapanış sözleri eklemek iyi bir fikirdir.

Şu satırlar boyunca bir şeyle başlayın:

• Sabrınız ve işbirliğiniz için teşekkür ederiz, <Ad>.
• İlginiz için teşekkürler, <Ad>.
  

Bundan sonra, kapanış paragrafınızı kibarca bitirmeye devam edin.

• Herhangi bir sorunuz veya endişeniz varsa, bize ulaşmaktan çekinmeyin.
• Cevabınızı sabırsızlıkla bekliyorum.

5. Profesyonel olarak oturumu kapatın

Son adım, adınızla birlikte profesyonel bir e-posta kapanışı eklemektir. Geleneksel olarak buna "valedisyon" denir, ancak bu kelime selamlamaya benzer şekilde biraz eskidir. Uygun e-posta görgü kurallarına göre, imzanızın formalite düzeyi selamlama ile eşleşmelidir.

E-postayı gayri resmi bir şekilde başlattıysanız, oturumu kapatmak için iyi seçenekler şunları içerir:

• İçtenlikle,
• Saygılarımla,
• En içten dileklerimle,
  

Selamlamanız daha rahatsa, şununla kapatmayı düşünün:

• En iyi,
• Her zamanki gibi,
• Teşekkür ederim,

Kapanıştan sonra virgül koymayı unutmayın, bir sonraki satıra adınızı eklemeyi bırakın.

Profesyonel e-postalara tam adınızı, unvanınızı, şirketinizi ve ilgili iletişim bilgilerinizi içeren bir e-posta imzasını, gelen kutusunun dışında tanımlama ve iletişim ihtiyaçları için eklemek gelenekseldir.

Profesyonel e-postalar nasıl yazılır – en iyi uygulamalar

Bu bölümde, profesyonel e-posta yazmak için en önemli en iyi uygulamaları ele alacağız. Her e-postanın içeriği farklı olsa da hepsi için geçerli olan genel ilkeler vardır. Mesajınızla başarılı olmak için kendinize her fırsatı verdiğinizden emin olmak için bu yönergeleri son bir kontrol listesi olarak kullanabilirsiniz.

İşte profesyonel e-posta yazmak için en iyi 5 uygulama:

1. Alıcınızı anlayın
2. ses tonuna dikkat et
3. Kısa ve güzel tut
4. Netlik için biçim
5. Göndermeden önce kontrol edin

1. Alıcınızı anlayın

kime yazıyorsun Birinin e-posta adresini göndermeden ikna edici bir e-posta yazamayacağınız çok açık olduğu için bu aptalca gelebilir.

Ancak B2B sıfatıyla çalışırken bile bir işletmeye değil bir kişiye yazdığınızı unutmamalısınız.

Hiçbirimiz işimiz değiliz ve insanlarla ilgili en iyi şey insan olmamızdır. Bu yüzden bir insana yazdığınızı hatırladığınızdan emin olun. Hafif, kibar ve konuşkan olsun. Yanıtlarınızda her zaman canlandırıcı ve yardımcı olun. Almak istediğiniz e-postanın türünü yazın.

2. Ses tonunuza dikkat edin

Kime yazdığınız, e-postanızın tonunu belirleyecek ve genellikle selamlamalarınızı ve kapanışlarınızı da dikte edecektir. Belki bir LinkedIn CV gönderdikten sonra bir işe alım görevlisiyle görüşüyorsunuz veya belki de bir satışı kapatabilmeniz için bir müşteri adayını beslemeyi kolaylaştırmak için olumlu bir ilk temas oluşturmak istiyorsunuz. Bu durumlar genellikle farklı tonlar gerektirir: bir iş başvurusunu takip eden bir e-posta, bir müşteriye ulaşmayı amaçlayan bir e-postadan daha resmi olmalıdır. ‍

3. Kısa ve tatlı tutun

Profesyonel bir e-postayı kısa ve tatlı tutmak en iyisidir. Alıcınızın zamanına saygı duyduğunuzu anlaması için ne söylemeye çalıştığınızı açık ve net bir şekilde iletin. Her biri üç ila beş cümleden oluşan bir ila üç kısa paragraf fazlasıyla yeterlidir. Yine de çok kısa tutmamak önemlidir – profesyonel bir e-posta en az üç cümle uzunluğunda olmalıdır.

4. Netlik için biçim

E-postanızın okunmasını kolaylaştırmak için farklı bileşenleri paragraf sonlarıyla ayırın. Mesajınıza daha fazla yapı getirmek için madde işareti veya numaralı listeler kullanmayı düşünün. En önemli olanı vurgulamak istiyorsanız, yazı tipinin rengini değiştirmek yerine kalın yazı tipini kullanın. Ancak, e-postanızda birden fazla kelime veya kelime öbeği için kalın kullanmaktan kaçının. Bir yazı tipi seçmeye gelince, klasiklere sadık kalın ve standart yazı tipi boyutunu kullanın.

5. Göndermeden önce kontrol edin

Son olarak, net ve özlü bir şekilde okunduğundan emin olmak için yazdıklarınızı dikkatlice iki kez kontrol etmelisiniz. Profesyonel e-postalardaki yanlış iletişim, birçok pahalı hataya neden olabilir ve yazım hataları ve dilbilgisi hataları kaçınılmaz olarak başkalarının sizinle ilgili algısına zarar verir. E-postanızın mükemmel olduğunu düşündüğünüzde, yine de alıcının adının doğru olduğundan emin olun.

‍

Bu blog yazısıyla nasıl profesyonel bir e-posta yazabileceğinizi anlayabildiniz mi? Twitter'da bize bildirin!