Parlayan Bir Referans Mektubu Nasıl Yazılır: 16 Kolay Adım

Referans mektubu yazmayı öğrenmek, yöneticiler ve öğretmenler için çok önemlidir. Ek olarak, bunlar genellikle liderlikteki kişilerden istenir ve bu kılavuz yardımcı olacaktır.

Bir tavsiye mektubu, birisi yeni bir iş ararken işe alım sürecinin önemli bir parçasıdır. Genellikle bir iş arkadaşından, eski işverenden, yöneticiden ve hatta üniversitedeki bir profesörden gelir. Alıcıya, işe başvuran kişinin iyi bir aday olacağını ve neden iyi bir aday olacağını anlatır.

Etkili bir tavsiye mektubu, başvuru sahibinin özgeçmişini ve başvurusunu daha çekici hale getirebilir. Ek olarak, bazen bir işe alma yöneticisinin adayın bilgilerini potansiyel adaylardan oluşan kısa listesine koymasını sağlayan kilit faktör olabilir. Bu nedenle, birisi sizden bir referans mektubu yazmanızı isterse, her şeyinizi vermeniz gerekir. Bu, bir iş aramanın ortasında oldukları ve tavsiyenizin başarılarında büyük bir fark yaratabileceği anlamına gelir. Bu nedenle, potansiyel bir işvereni etkileyecek bir referans mektubu yazmayı öğrenmelisiniz ve bu kılavuz size yardımcı olacaktır.

İhtiyac duyulan malzemeler

• Kağıt
• Kalem veya kurşun kalem
• Bilgisayar
• Alıcı için iletişim bilgileri

1. Adım: Neleri Dahil Edeceğinizi Bilin

Yazdığınız referans mektubu ne olursa olsun; bazı benzer bilgileri içerecektir. Tüm referans mektuplarının şu küçük bilgileri içermesi gerekir:

• Adayı nereden tanıyorsun?
• Adayı ne kadar süredir tanıyorsunuz?
• Kişinin olumlu özellikleri ve fırsata nasıl başvurdukları
• Doğrudan tavsiye beyanı
• Sizden doğrudan daha fazla bilgi istemek için bir davet
• Siz ve alıcı için iletişim bilgileri

2. Adım: Türünüzü Seçin

Birkaç tür referans mektubu vardır. Sizinkini yazmadan önce, ne tür yazdığınızı bilmelisiniz. Cevap, kişiyle olan ilişkinize bağlı olacaktır. Yaygın türleri şunlardır:

• Profesyonel referans mektubu: Bu mektubu, kişinin çalışma tarzını ve iş ahlakını iyi bilen bir iş arkadaşı, öğretmen, süpervizör veya müşteri iseniz yazacaksınız.
• Karakter referans mektubu: Adayın karakter özelliklerini kişisel olarak bilen bir aile üyesi, arkadaş, akıl hocası veya tanıdıksanız, bu mektubu yazacaksınız. Bazen kişisel referans mektubu olarak da adlandırılır.
• Akademik referans mektubu: Bu mektup, bir danışman veya öğretmenden gelir ve adayın akademik başarılarını ve eğitim geçmişini tartışır. Bu tür bir referans mektubu, özellikle birisi lisansüstü okula gitmişse yaygındır.

Referans mektubu türünü belirlemek, hakkında yazdığınız kişi için geçerli olan özellikleri kullanarak etkili bir şekilde yazmanıza yardımcı olacaktır.

3. Adım: Bilgi Toplayın

Yazmadan önce mektubun alıcısı hakkında bazı bilgilere ihtiyacınız olacak. Şirket adı, adresi ve alıcının adı gibi bu bilgileri toplamak isteyeceksiniz. Mektubu “ilgili kime” açabilirsiniz, ancak selamlamada isim varsa mektubunuz daha etkili olacaktır.

Birisi bir iş başvurusunu doldurma ve resmi olarak bir iş başvurusu yapma sürecindeyse, muhtemelen bu bilgiyi alabilir. İş başvurusunda bulunan kişiden size bu bilgileri vermesini isteyin. Tavsiye mektubunu almak için bir iyilik istedikleri için, bilgiyi vermekten mutlu olmalılar. Değilse, genellikle bu iletişim bilgilerini listeleyen LinkedIn'i kontrol edin.

4. Adım: Önerinizi Düşünün

Yazmaya başlamadan önce adayı neden tavsiye edeceğinizi düşünün. İyi bir tavsiye mektubu, kişinin neden işe almak için mükemmel bir seçim olacağına dair belirli nedenler verecektir. Dikkate alınması gereken bazı şeyler şunlardır:

• İyi iletişim becerileri
• Azim veya samimiyet gibi kişisel nitelikler
• İş etiği
• İş deneyimi
• Şirketinize getirdikleri belirli faydalar

Mektubu yazarken kullanabileceğiniz bazı notlar alın, çünkü bu, yazar tıkanmasını önlemenize yardımcı olacaktır.

Adım 5: İletişim Bilgilerini Listeleyin

Mektubunuzun üst kısmında, adınız ve adresiniz de dahil olmak üzere iletişim bilgilerinizi listeleyeceksiniz. Bu, sol kenar boşluğunda hizalanır. Bunun altına bugünün tarihini yazın. Adres ve tarih arasında bir satır atlayın. Şimdi başka bir satırı atlamanız ve alıcının iletişim bilgilerini girmeniz gerekiyor. İşe alma yöneticisinin veya işe alma görevlisinin adına, iş unvanına, şirket adına ve şirketin adresine ihtiyacınız olacak.

Adım 6: Selamlamayı Yazın

Selamlama tipik olarak “Sevgili Bay/Bayan” olacaktır. Soyadı:” selamlamadan sonra virgül yerine iki nokta ile. Ancak, bazen bu bilgilere sahip olmayacaksınız. Örneğin, ihtiyacınız varsa "Sayın İşe Alım Müdürü" veya akademik bir ortama yönelik bir mektup için "Sayın Kabul Komitesi" yazabilirsiniz. Bazen belirli bir iş başvurusu için olmayan genel bir tavsiye mektubu yazmanız istenecektir. Bu durumda, “Kime İlgilenebilir” ifadesi uygundur. "Sayın Bay/Bayan"ı da seçebilirsiniz. Ancak diğer senaryolarda, bu genel selamlamadan kaçının.

7. Adım: İlk Paragrafı Oluşturun

İlk paragrafta, kim olduğunuzu ve mektubun hakkında olduğu kişiyi nasıl tanıdığınızı söylemelisiniz. Ardından, onları ne kadar süredir tanıdığınız ve neden bir tavsiye mektubu yazmak için uygun kişi olduğunuz gibi ayrıntıları ekleyin. Son olarak, tavsiyenizi ve biliyorsanız belirli iş unvanını veya tanımını ekleyin. Bu paragrafı nispeten kısa ama kapsamlı tutun. Ayrıca, bu açılış paragrafında başvuru sahibine olan hevesinizi netleştirin. Tavsiyenizde herhangi bir tüylü yazıdan veya abartılı gelebilecek herhangi bir şeyden kaçının. İşte ilk paragrafın mükemmel bir örneği:

"Adım Sallie Jones ve açık satış müdürü pozisyonunuz için başvuran John Smith adına yazıyorum. Acme Okul Malzemeleri'nde satış ekibi lideriyim ve John son beş yıldır ekibimde. Satış müdürü pozisyonunuz için çok uygun olacağına inanıyorum.”

Yazarın kim olduğunu, kişiyi nasıl ve ne kadar süreyle tanıdığını nasıl belirttiğine dikkat edin. Son olarak, tavsiye beyanlarıyla paragrafı sonlandırdılar.

8. Adım: Gövde Paragraflarına Geçin

Kalan paragraflar, kişinin iş için neden iyi bir aday olduğunu düşündüğünüze ilişkin ayrıntıları içerir. Burada mümkün olduğunca spesifik olmak istiyorsunuz. Ancak yine de tavsiyenizi destekleyen örnekler kullanın. Neleri ekleyeceğinizi düşünürken, kişinin elde etmeye çalıştığı işe veya derece programına özgü nitelikleri ve becerileri koruyun. Örneğin, birisi bir yüksek lisans programına başvuruyorsa, onun araştırma becerileri ve kararlılığı hakkında bilgi ekleyebilirsiniz. Öte yandan, birisi yönetici pozisyonuna başvuruyorsa, iletişim becerileri ve doğal liderlik yetenekleri ön plana çıkacaktır. Bir vücut paragrafı şu şekilde okunabilir:

"John Smith'in satış müdürü pozisyonunuz için mükemmel bir aday olacağına inanıyorum. Acme Okul Malzemeleri'nde benimle çalışırken, yeni perakendeciler bulma konusunda çok kararlıydı. Birlikte geçirdiğimiz beş yıl boyunca satıcı listemize beş yeni perakende zinciri ekledi. Ek olarak, dışa dönük kişiliği, potansiyel müşteriler ve satıcılarla iyi bağlantı kurmasına yardımcı oluyor, bu da şirketinize bir değer katacak."

En az iki gövde paragrafı isteyeceksiniz. Paragraflardan biri sadece bir tavsiye beyanı olmalıdır.

Adım 9: Mektubu Kapatın

Artık mektubu kapatmaya hazırsınız. Kapanışta, önerinizin nedenlerini özetleyin ve alıcıyı başka sorular için sizinle iletişime geçmeye davet edin. Paragrafta e-posta adresinizi ve telefon numaranızı ekleyin. Mektubu yazdırıyorsanız imzayla bitirin. Dijital olarak gönderiyorsanız, tam adınızı yazın. Kapanışta, adaya olan ilginizi ifade etmek için "çekincesiz", "en yüksek düzeyde tavsiye", "güvenle" veya "tüm kalbiyle" gibi kelimeler kullanın. İşte bu nasıl görünebilir:

"Satış Müdürü pozisyonunuz için John'u tavsiye ettiğimden eminim. Sorularınız varsa veya bu konuda daha fazla konuşmak istiyorsanız, lütfen benimle [email protected] veya 444-444-4444 adresinden iletişime geçin.

İçtenlikle,

sallie jones
Satış Ekibi Yöneticisi, Acme Okul Malzemeleri”

Adım 10: Doğru Uzunlukta Tutun

Referans mektubunuzun doğru uzunlukta olması gerekir. Genel olarak, birden fazla sayfa olmamalıdır. Yalnızca bir veya iki paragrafınız varsa, alıcı, onu önerecek kadar iyi tanımadığınızı varsayabilir. Bu nedenle, ideal harf uzunluğu, daktilo edilmiş bir sayfayı doldurmalıdır. Öncelikle, istediği işe başvuran kişi hakkında birkaç önemli nokta seçin. Ardından, bunları üç veya dört paragraf halinde çalışın. Kişiyi nasıl tanıdığınız hakkında bilgi eklediğinizden emin olun.

Adım 11: Biçime Odaklanın

Referans mektubu gönderirken biçimlendirme önemlidir. Tek aralıklı olduğundan emin olmak, ancak paragraflar arasında bir boşluk bırakmak istiyorsunuz. Ek olarak, bir inçlik kenar boşlukları isteyeceksiniz ve harfi sola hizalayacaksınız. Yazı tipi için çılgınca bir şey seçmeyin. Times New Roman veya Arial gibi 12 puntoluk standart bir yazı tipi iyi bir seçimdir. Mektubun okunması kolay olmasını istiyorsun. Fazla gösterişli herhangi bir yazı tipi, mektubun okunmasını zorlaştıracak ve kişinin işi alma şansını azaltacaktır.

Adım 12: Mektubunuzu Düzeltin

Mektubu göndermeden önce, düzeltin. Düzeltmeyi başka birine yaptırmayı da düşünün, ancak düzeltirseniz adayın adını açıklamadığınızdan emin olun. İş başvuruları ve iş aramaları biraz özeldir, bu nedenle gizli tutulması gereken bir sırrı birine vermek istemezsiniz. Birçok yazım hatası ve gramer hatası içeren bir tavsiye mektubu göndermeyin. Adaya kötü yansıyabilir. Düzeltme çok önemlidir.

Adım 13: Doğru Konu Satırını Seçin

Mektubunuzu e-posta ile gönderirseniz konu satırınız önemlidir. Biliyorsanız adayın adını ve iş unvanını listelemelidir. Ayrıca, e-postayı neden gönderdiğinizi göstermek için "tavsiye" kelimesini kullanın. Yani konu satırınız şöyle görünebilir:

• John Smith için Tavsiye - Satış Müdürü İşi

İşe alım yöneticilerinin açık işleri olduğunda her gün yüzlerce e-posta aldıklarını unutmayın. Bu nedenle, onlara neden e-postanıza bakmaları gerektiğini konu satırında göstermeniz gerekir.

Adım 14: Bir Referans Mektubu Örneği Çalışın

İlk referans mektubunuzu yazmadan önce, iyi bir örneğini incelemek için biraz zaman ayırın. İşte yazabilecekleriniz:

Sarah Hollingsworth
123 Ana Cadde
İş Şehri, NY 12345
333-333-3333
[email protected]

30 Temmuz 2022

Ralph Lee
İşe alma yöneticisi
Duluth Tech Co
383 Güney Caddesi
İş Şehri, IA 12345

Sayın Bay Lee:

Duluth Tech Co.'daki satış danışmanı pozisyonu için Scott Swallow'u tavsiye etmekten memnuniyet duyuyorum. Acme Tech'in satış müdürü olarak, son on yıldır Scott'ın süpervizörü olarak çalışma zevkini yaşadım. Sorumlu ve dakik bir çalışan olarak, Scott en iyi performans gösterenlerimden biriydi. Niteliklerini ve becerilerini yürekten destekliyorum.

Birlikte çalıştığımız on yıl boyunca, Scott'ın satış taktikleri konusundaki bilgisinden etkilendim. Ayrıca adaylarımız ve müşterilerimizle iyi bağlantı kurmasına yardımcı olan mükemmel insan becerilerine ve iyi bir sezgiye sahip olduğunu buldum. Bizimle çalıştığı süre boyunca, beş yeni şirket hesabı açarak satışlarımızı %10 artırmamıza yardımcı oldu.

Bu satış becerisi onun en büyük avantajlarından biri olsa da, Scott aynı zamanda çok cana yakın ve mükemmel bir takım oyuncusuydu. İyimserliği, diğer satış görevlilerini çok çalışmaya devam etmeye teşvik etti. Şirket genelinde ve doğrudan iş arkadaşlarıyla olumlu ilişkiler geliştirdi ve kimse onu rakip olarak görmedi.

Scott'ı size önereceğimden eminim ve Duluth Tech Co.'daki ekibe çok iyi uyacağına inanıyorum. Başka soru sormak veya Scott'ın bizim için yaptığı iş hakkında daha fazla bilgi almak isterseniz, lütfen bana [email protected] adresinden e-posta gönderin veya 333-333-3333 numaralı telefonu arayın.

İçtenlikle,

Sarah Hollingsworth
Satış Müdürü, Acme Tech

Adım 15: Örnek Bir Kişisel Referans Mektubuna Bakın

Kişisel referans mektupları, profesyonel iş deneyimine değil, kişisel karakter özelliklerine odaklanır. Bununla birlikte, kişisel bir referans mektubu, profesyonel bir referans mektubundan biraz farklı olduğu için, burada içerebileceği paragraflara bir göz atalım:

Sayın Bayan Smith:

İlkokuldan beri en yakın arkadaşlarımdan biri olan Sarah Hollingsworth adına bir referans mektubu yazmaktan mutluluk duyuyorum. Şirketinize her şeyini verecek, çalışkan ve kendini işine adamış bir çalışan arıyorsanız, aradığınız kişi Sarah'tır.

Sarah her zaman okuldaki diğerlerinden biraz daha fazla çalışmak zorunda kaldı ama asla pes etmedi. Bazı öğrenme zorluklarına ve tek ebeveynli bir evde zorlu ev hayatına rağmen sınıfın zirvesinde kaldı. Akademisyenleri nedeniyle üniversiteye burs bile kazandı. Bu, şirketiniz için hayati bir varlık olacak olan azmini gösterir.

Bir yetişkin olarak, Sarah'nın işinde başarılı olmasını izledim. Eski müşterilerinden aldığı tavsiyeler, onun ilgili doğasını ve profesyonelliğini gösteriyor.

Programınız için Sarah'a önerimi sunmaktan memnuniyet duyuyorum. Onu işe alırsanız, ekibiniz için değerli olacak, kendini işine adamış ve profesyonel bir ekip üyesine sahip olursunuz. Daha fazla bilgi edinmek isterseniz, lütfen bana [email protected] adresinden e-posta gönderin veya 123-456-7890 numaralı telefonu arayın.

İçtenlikle,

Samantha Stephens

Bu örnekte, gönderenin belirli bir iş deneyiminden ziyade gözlemlediği kişisel karakter özelliklerine odaklandığına dikkat edin. Bununla birlikte, iş ahlakı, yalnızca gönderenin gözlemlediği bir şey olduğu için mektubun bir parçasıdır.

Adım 16: Bir Harf Şablonu Kullanın

Daha önce hiç referans mektubu yazmadıysanız, bir referans mektubu şablonu kullanmayı düşünün. Bunun resmi bir iş mektubu olacağını unutmayın. İşte içereceği şey:

[Adınız]
[Senin adresin]
[Şehir posta kodu]

[Bugünün tarihi]

[Alıcının ismi]
[İş ismi]
[Şirket]
{Adres]
[Şehir posta kodu]

Sayın [Alıcının Adı]:

Paragraf 1: Bu kısa giriş paragrafı, mektubun amacını belirtir. Ayrıca neden profesyonel bir referans mektubu yazdığınıza dair bilgileri de ekleyeceksiniz.

Paragraf 2: Bu paragraf, hakkında yazı yazdığınız kişiyle olan ilişkinize ilişkin ayrıntıları, bu kişinin geçmiş istihdamı ve sorumlulukları hakkındaki gerçekleri içerir.

Paragraf 3: Bu, kişinin iş için nitelikleri hakkında bir açıklama sağlayan bir cümledir.

Paragraf 4: Önceki ifadenizi desteklemek için belirli örnekler verin.

Paragraf 5: Mektubu, tavsiyenizin bir özeti ve ek bilgi için sizinle iletişime geçme daveti ile kapatın. İletişim bilgilerini paragrafa dahil edin.

Saygılarımla veya Saygılarımla,

[İmza]

[Yazılmış isim]
[İş Unvanınız]

Bir yöneticiyseniz, düzenli olarak referans mektupları yazmanız istenebileceğinden, bu şablonu da elinizin altında bulundurabilirsiniz. Yine, çekip çıkarabileceğiniz bir şablona sahip olmak, bunu daha kolay bir iş haline getirecektir.

Referans mektubunuzu yazarken daha fazla yardım için dilbilgisi ve sözdizimi kılavuzumuza göz atın.