Rapor Nasıl Yazılır: Bir Kılavuz

Rapor, belirli bir olay, konu veya konu hakkındaki gerçekleri sunan ve/veya özetleyen kurgusal olmayan bir hesaptır. Buradaki fikir, konuya aşina olmayan kişilerin bilmeleri gereken her şeyi iyi bir rapordan bulabilmeleridir.

Raporlar, bir konuyu hızlandırmak için birini yakalamayı kolaylaştırır, ancak aslında bir rapor yazmak hiç de kolay değildir. Bu nedenle, ne yapmanız gerektiğini anlamanıza yardımcı olmak için, aşağıda tamamen rapor yazmayla ilgili küçük bir rapor sunuyoruz.

Rapor nedir?

Teknik terimlerle, bir raporun tanımı oldukça belirsizdir: belirli bir konuyla ilgili konuların sözlü veya yazılı herhangi bir açıklaması. Bu, bir mahkeme salonundaki ifadeden bir ilkokul öğrencisinin kitap raporuna kadar her şeyi ifade edebilir.

Gerçekten, insanlar "raporlar" hakkında konuştuklarında, genellikle bir konunun gerçeklerini özetleyen, genellikle konuyla ilgili bir uzman veya onu araştırmakla görevlendirilmiş biri tarafından yazılan resmi belgelere atıfta bulunurlar. Bir sonraki bölümde açıklanan farklı rapor türleri vardır, ancak bunlar çoğunlukla bu açıklamaya uygundur.

Raporlarda ne tür bilgiler paylaşılır? Tüm gerçekler memnuniyetle karşılansa da, özellikle raporlar şu tür içerikleri öne çıkarma eğilimindedir:

• Bir olayın veya durumun ayrıntıları
• Bir olayın veya durumun sonuçları veya devam eden etkisi
• İstatistiksel verilerin veya analitiklerin değerlendirilmesi
• Rapordaki bilgilerden yorumlar
• Rapordaki bilgilere dayalı tahminler veya öneriler
• Bilgilerin diğer olaylar veya raporlarla ilişkisi

Bazı açık ayrımlar olmasına rağmen, raporlar makale yazma ile yakından ilgilidir . Her ikisi de gerçeklere dayansa da, denemeler yazarların kişisel görüşlerini ve argümanlarını ekler. Raporlar tipik olarak yalnızca gerçeklere bağlıdır, ancak yazarın bu gerçeklere ilişkin yorumlarından bazılarını, büyük olasılıkla sonuç bölümünde içerebilirler.

Ayrıca, raporlar, genellikle içindekiler tablosu ve bol başlık ve alt başlıklar ile yoğun bir şekilde organize edilmiştir. Bu, okuyucuların aradıkları bilgiler için raporları taramasını kolaylaştırır. Öte yandan denemeler, belirli içgörülere göz atılmadan baştan sona okunmalıdır.

Rapor türleri

Amaca ve raporunuzu kime sunduğunuza bağlı olarak birkaç farklı rapor türü vardır. Yaygın rapor türlerinin kısa bir listesi:

• Akademik rapor: Bir öğrencinin kitap raporları, tarihi olaylar hakkındaki raporlar ve biyografiler gibi konuyu kavrayışını test eder.
• İş raporları: Pazarlama raporları, dahili notlar, SWOT analizi ve fizibilite raporları gibi iş stratejisinde faydalı olan bilgileri tanımlar.
• Bilimsel raporlar: Araştırma makaleleri ve vaka çalışmaları gibi araştırma bulgularını genellikle bilim dergilerinde paylaşır

Raporlar ayrıca nasıl yazıldığına bağlı olarak kategorilere ayrılabilir. Örneğin, bir rapor resmi veya gayri resmi, kısa veya uzun ve dahili veya harici olabilir. İş dünyasında, dikey bir rapor , hiyerarşinin farklı seviyelerindeki kişilerle (yani, sizin üstünüzde ve sizin altınızda çalışan kişiler) bilgi paylaşır, yanal bir rapor ise yazarın aynı seviyesinde, ancak farklı departmanlardaki kişiler içindir.

Yazma stilleri kadar çok rapor türü vardır, ancak bu kılavuzda, resmi ve bilgilendirici olma eğiliminde olan akademik raporlara odaklanıyoruz.

>>Daha Fazla Okuyun: Akademik Yazma Nedir?

Bir raporun yapısı nedir?

Bir raporun yapısı, raporun türüne ve görevin gereksinimlerine bağlıdır. Raporlar kendi benzersiz yapılarını kullanabilirken, çoğu bu temel şablonu takip eder:

• Yönetici özeti: Akademik bir makaledeki özet gibi , yönetici özeti, okuyucuların ne beklemeleri gerektiğini bilmeleri için raporunuzdaki bulguları özetleyen bağımsız bir bölümdür. Bunlar çoğunlukla resmi raporlar içindir ve okul raporları için daha azdır.
• Giriş: Raporun gövdesini oluşturan girişiniz , tartışmak üzere olduğunuz genel konuyu, kendi bulgularınıza geçmeden önce tez açıklamanız ve bilmeniz gereken arka plan bilgileriyle birlikte açıklar.
• Gövde: Raporun gövdesi, tüm önemli keşiflerinizi başlıklara ve alt başlıklara ayrılmış olarak açıklar. Organ, tüm raporun çoğunluğunu oluşturur; giriş ve sonuç bölümlerinin her biri sadece birkaç paragrafken, metin sayfalarca devam edebilir.
• Sonuç: Sonuç , raporunuzdaki tüm bilgileri bir araya getirdiğiniz ve kesin bir yorum veya yargıya vardığınız yerdir. Bu genellikle yazarın kendi kişisel görüşlerini veya çıkarımlarını girdiği yerdir.

Bir araştırma makalesinin nasıl yazılacağına aşinaysanız, rapor yazmanın aynı giriş-gövde-sonuç yapısını takip ettiğini ve bazen bir yönetici özeti eklediğini fark edeceksiniz. Raporların genellikle, bir sonraki bölümde açıklayacağımız başlık sayfaları ve içindekiler tabloları gibi kendi ek gereksinimleri de vardır.

Bir rapora neler dahil edilmelidir?

Bir rapora dahil edilenler için kesin bir gereklilik yoktur. Her okul, şirket, laboratuvar, görev yöneticisi ve öğretmen, benzersiz ihtiyaçlarına bağlı olarak kendi formatını oluşturabilir. Bununla birlikte, genel olarak, bu özel gereksinimlere dikkat edin; bunlar çok fazla ürün verme eğilimindedir:

• Başlık sayfası: Resmi raporlar, işleri düzenli tutmak için genellikle bir başlık sayfası kullanır; Bir kişinin birden fazla raporu okuması gerekiyorsa, başlık sayfaları onları takip etmeyi kolaylaştırır.
• İçindekiler: Tıpkı kitaplarda olduğu gibi, içindekiler, okuyucuların doğrudan ilgilendikleri bölüme gitmelerine yardımcı olarak daha hızlı gezinmeye olanak tanır.
• Sayfa numaralandırma: Daha uzun bir rapor yazıyorsanız, genel bir nezaket kuralıdır, sayfa numaralandırma, karışıklık veya baskı hataları durumunda sayfaların düzgün olmasını sağlar.
• Başlıklar ve alt başlıklar: Raporlar, göz atma ve taramayı kolaylaştırmak için genellikle başlıklara ve alt başlıklara bölünmüş bölümlere ayrılır.
• Alıntılar: Başka bir kaynaktan bilgi aktarıyorsanız, alıntı yönergeleri size önerilen biçimi söyler.
• Atıfta bulunulan eserler sayfası: Raporun sonundaki bir kaynakça, bilgi aldığınız diğer kaynaklar için kredileri ve yasal bilgileri listeler.

Her zaman olduğu gibi, bunların her birine özel yönergeler için ödeve bakın. Raporu okuyan kişiler, hangi stil kılavuzlarına veya biçimlendirmeye ihtiyaç duyduklarını size söylemelidir.

7 adımda rapor nasıl yazılır

Şimdi bir raporun nasıl yazılacağına dair ayrıntılara girelim. Sizi bir fikirden tamamlanmış bir makaleye götürmek için aşağıdaki rapor yazmayla ilgili yedi adımı izleyin.

1 Ödeve göre bir konu seçin

Yazmaya başlamadan önce, raporunuzun konusunu seçmeniz gerekir. Çoğu iş raporunda olduğu gibi konu genellikle sizin için atanır veya bilimsel raporlarda olduğu gibi çalışmanızın doğası gereği önceden belirlenir. Bu durumda, bu adımı yok sayabilir ve devam edebilirsiniz.

Pek çok akademik raporda olduğu gibi kendi konunuzu seçmekle sorumluysanız, bu, tüm yazma sürecindeki en önemli adımlardan biridir. Bu iki kritere uyan bir konu seçmeye çalışın:

• Yeterli bilgi var: Çok genel olmayan ancak çok spesifik olmayan, raporunuzu doldurmadan doldurmaya yetecek kadar bilgi içeren, ancak her şeyi kapsayamayacağınız kadar fazla olmayan bir konu seçin.
• Bu, ilgilendiğiniz bir şeydir: Bu katı bir gereklilik olmasa da, konuyla ilgileniyorsanız, raporun kalitesine yardımcı olur.

Elbette, uzunluk da dahil olmak üzere ödevin talimatlarını unutmayın, bu yüzden karar verirken bunları kafanızın arkasında tutun.

2 Araştırma yapın

İş ve bilimsel raporlarla, araştırma genellikle size aittir veya şirket tarafından sağlanır; ancak her ikisinde de hala dış kaynaklar için çok fazla araştırma vardır.

Akademik makaleler için, sınıf materyallerini kullanmanız gerekmedikçe, araştırma için büyük ölçüde kendi başınızasınız. Doğru konuyu seçmenin bu kadar önemli olmasının nedenlerinden biri de budur; Seçtiğiniz konu yeterli araştırma içermiyorsa fazla ileri gitmeyeceksiniz.

Anahtar yalnızca saygın kaynakları aramaktır: resmi belgeler, diğer raporlar, araştırma makaleleri, vaka çalışmaları, saygın yazarların kitapları vb. Diğer benzer raporlarda atıfta bulunulan araştırmaları kullanmaktan çekinmeyin. Çoğu zaman arama motorları aracılığıyla çevrimiçi olarak pek çok bilgi bulabilirsiniz, ancak kütüphaneye hızlı bir gezi de bir tutamda yardımcı olabilir.

3 Bir tez ifadesi yazın

Daha ileri gitmeden önce , raporunuzun ana temasını kavramsallaştırmanıza yardımcı olacak bir tez cümlesi yazın. Bir paragrafın konu cümlesi gibi, tez cümlesi de yazınızın ana noktasını, bu durumda raporu özetler.

Yeterli araştırmayı topladıktan sonra, bilgilerdeki bazı eğilimleri ve kalıpları fark etmelisiniz. Bu kalıpların tümü daha büyük, kapsayıcı bir noktaya çıkarsa veya yönlendiriyorsa, bu sizin tez ifadenizdir.

Örneğin, fast food çalışanlarının maaşları hakkında bir rapor yazıyorsanız, teziniz şöyle bir şey olabilir: “Önceden ücretler geçim masraflarıyla orantılı olmasına rağmen, yıllarca süren durgunluktan sonra artık yeterli değiller.” Oradan, raporunuzun geri kalanı, bol miktarda kanıt ve destekleyici argümanlarla bu tezi detaylandıracaktır.

Tez beyanınızı raporunuzun hem yönetici özetine hem de girişine dahil etmek iyidir, ancak yine de erkenden çözmek istersiniz, böylece bir sonraki taslağınız üzerinde çalışırken hangi yöne gideceğinizi bilirsiniz.

4 Bir taslak hazırlayın

Her tür yazı için bir taslak yazmak önerilir, ancak özellikle organizasyona vurgu yapılan raporlar için yararlıdır. Raporlar genellikle başlıklar ve alt başlıklarla ayrıldığından, sağlam bir taslak, hiçbir şeyi kaçırmadan yazarken yolda kalmanızı sağlar.

Gerçekten de, araştırma aşamasında, kalıpları ve eğilimleri fark etmeye başladığınızda, taslağınızı düşünmeye başlamalısınız. Takılıp kalırsanız, bahsetmek istediğiniz tüm önemli noktaların, ayrıntıların ve kanıtların bir listesini yapmayı deneyin. Bunları sırasıyla başlıklara ve alt başlıklara dönüştürebileceğiniz genel ve özel kategorilere sığdırıp sığdıramayacağınıza bakın.

5 Kaba bir taslak yazın

Aslında kabataslak taslağı veya ilk taslağı yazmak genellikle en çok zaman alan adımdır. Araştırmanızdan tüm bilgileri alıp kelimelere döktüğünüz yer burasıdır. Bunalmaktan kaçınmak için, yanlışlıkla hiçbir şeyi atlamadığınızdan emin olmak için anahattınızı adım adım izleyin.

Hata yapmaktan korkmayın; kabataslak bir taslak yazmanın bir numaralı kuralı budur. İlk taslağınızın mükemmel olmasını beklemek çok fazla baskı yaratır. Bunun yerine, doğal ve rahat bir şekilde yazın ve daha sonra sözcük seçimi ve hataları düzeltme gibi belirli ayrıntılar için endişe edin. Zaten son iki adım bunun için.

6 Raporunuzu gözden geçirin ve düzenleyin

Kaba taslağınız bittiğinde, geri dönüp ilk seferinde görmezden geldiğiniz hataları düzeltmeye başlamanın zamanı geldi. (Yine de, hemen geri dalmadan önce, yeni düzenlemeye başlamak için üzerinde uyumak veya en azından kaba taslak yazmaktan kurtulmak için küçük bir ara vermek yardımcı olur.)

Tüm cümleleri ve paragrafları kesmek veya değiştirmek gibi önemli sorunlar için önce raporunuzu yeniden okumanızı öneririz. Bazen verilerinizin uyuşmadığını veya önemli bir kanıtı yanlış yorumladığınızı fark edeceksiniz. Bu, "büyük resim" hatalarını düzeltmenin ve gerektiğinde daha uzun bölümleri yeniden yazmanın doğru zamanıdır.

Düzenleme yaparken nelere dikkat etmeniz gerektiğini bilmiyorsanız, bazı daha gelişmiş kendi kendine düzenleme ipuçları içeren önceki kılavuzumuzu okuyabilirsiniz .

7 Düzeltme yapın ve hataları kontrol edin

Son olarak, sadece ifadenizi optimize etmek ve dilbilgisi veya yazım hatalarını kontrol etmek için raporunuzu son bir kez gözden geçirmenizde fayda var. Önceki adımda "büyük resim" hatalarını kontrol ettiniz, ancak burada belirli, hatta küçük problemler arıyorsunuz.

Grammarly gibi bir yazı asistanı bu sorunları sizin için işaretler. Grammarly'nin ücretsiz sürümü, yazarken tüm yazım ve dilbilgisi hatalarını gösterir ve yazınızı geliştirmek için tek bir tıklamayla uygulayabileceğiniz öneriler sunar. Premium sürüm, yazınızı bir sonraki düzeye taşımak için ton ayarlamaları ve sözcük seçimi önerileri gibi daha da gelişmiş özellikler sunar.