İstifa Mektubu Nasıl Yazılır

Bir işten ayrılmak heyecan verici olabilir. Ancak aynı zamanda rahatsız edici de olabilir, özellikle de mevcut meslektaşlarınıza haberi iletmek söz konusu olduğunda. Zaten aklınızda birçok şeyin olduğu bir dönemde istifa mektubu yazmak zor gelebilir. Bu değişikliği yüz yüze paylaşmak (yöneticinizin ve meslektaşlarınızın nezaketi gereği) ve ayrıca haberi bir istifa mektubu şeklinde (resmi İK amaçları için) yazılı olarak yayınlamak standart protokoldür. Peki ya tam olarak neyi dahil edeceğinizi ve onu uygun şekilde nasıl ifade edeceğinizi bilmiyorsanız?

İstifa mektubu yazmak endişelenecek bir şey olmak zorunda değil. Bu kılavuzda istifa mektubunun nasıl yazılacağına dair bilmeniz gereken her şeyi açıklıyoruz. Sizinkine neleri dahil edeceğinizi gözden geçireceğiz ve bazı yararlı ipuçlarını ele alacağız. Ayrıca, başlamanıza yardımcı olacak kullanışlı bir istifa mektubu şablonu sunuyoruz.

İstifa mektubunuza neler dahil edilmeli

Kapak mektubu yazarken olduğu gibi , istifa mektubu yazarken de işverenin bilmesi gereken belirli bilgileri eklemeniz gerekir. Bunun da ötesinde, uymanız gereken iş görgü kuralları vardır, dolayısıyla işvereniniz de sizden bazı hoş karşılamalar bekleyecektir. Özellikle, istifa mektubunuz aşağıdakileri içermelidir:

Resmi karşılama ve kapanış

İstifa mektupları iş belgeleridir, bu nedenle resmi bir "Sayın" ile açın ve " içtenlikle " gibi uygun bir kapanışla sonlandırın .

İstifanızın duyurulması

Genellikle istifa mektubunuzun ilk cümlesi, görevinizden ayrılma niyetinizi açıklar. Bu, okuyucuyu mektubunuzun içeriği hakkında hemen bilgilendirir ve konuyu gömmekten kaçınır. Açık bir dille istifa ettiğinizi açıkça belirtin. İstifa mektubunuz çok belirsiz veya muğlaksa işverenleriniz bunu yanlış yorumlayabilir. Samimi ve doğrudan olmak en iyisidir; başka bir deyişlebandajı hemen yırtın.

Çoğu insan kötü haber vermekten hoşlanmaz, bu nedenle bazıları istifa mektubunu örtmecelerle veya riskten korunmayla ("Sanırım ..." veya "şöyle olursa daha iyi olabilir" gibi belirsiz bir dille) yumuşatma eğilimindedir. Bu sadece belirsizlik yaratmakla kalmaz, aynı zamanda yazınızı mesajınızı azaltacak fazla kelimelerle doldurur.

Çalışmayı bıraktığınız tarih

Şirketinizin uygun şekilde uyum sağlayabilmesi için son çalışma gününüzü açıkça belirtmeniz çok önemlidir. Yerinize geçecek kişiyi bulmak ve hatta ekibinizi yeniden yapılandırmak gibi birçok hazırlığa ihtiyaç vardır. Bu etkinlikleri doğru bir şekilde planlamak ve organize etmek için şirketin kesin bir tarihe ihtiyacı var.

Geçişte yardımcı olmayı teklif edin

İstifa ettiğinizde şirketi zor durumda bırakırsınız. Doğru iş görgü kuralları, iş arkadaşlarınıza yük olmaktan kaçınmak için, istifanız ile son gününüz arasındaki süre boyunca ekibinizin ayrılış için hazırlanmasına yardımcı olmanızı önerir.

Yardımcı olabileceğiniz belirli yollar işten işe değişir, ancak burada bazı ortak görevler verilmiştir:

• Uygun olduğu şekilde eski görevlerinizden hangisini kimin üstleneceğini ayrıntılarıyla anlatan bir geçiş planı taslağı hazırlamak
• yerine geçecek kişiyi veya iş arkadaşlarını eğitmek
• projelerin mülkiyetinin devredilmesi
• belirli görevleri nasıl başaracağınıza dair bir kılavuz yazmak
• Birisinin kaldığınız yerden devam edebilmesi için devam eden programınızı detaylandırın
• iş bağlantılarınızı bilgilendirme/aktarma

Bu tür ayrıntıları muhtemelen yöneticinizle birlikte çözmeniz gerekecektir, böylece istifa mektubunuzda ayrıntılara yer vermenize gerek kalmaz. Herhangi bir yardım gerekmese bile, yine de teklif edilmesi düşünceli bir jesttir. İstifa mektubunuzu okuyan kişi bunu takdir edecektir.

Kibar şükran beyanı (eğer samimiyse)

Özellikle eğitim veya kişisel yardım sağladıkları takdirde, orada çalışma fırsatı için şirkete teşekkür etmek genellikle nazik bir davranış olarak kabul edilir. Tabii ki, eğer ayrılma nedeniniz düşmanca bir iş ortamını içeriyorsa, bu bölümü göz ardı etmekten çekinmeyin çünkü bu bölüm ikiyüzlü görünebilir veya gerçek dışı gelebilir.

İletişim bilgileri

İstifa mektubunuzun bir yerinde kendiniz için güncel iletişim bilgilerine yer verin. Belki İK'nın gelecekte sizinle bir konuyu görüşmesi gerekebilir veya meslektaşlarınızın ya da yerine geçecek olan kişilerin birkaç sorusu olabilir.

Resmi bir mektup yazıyorsanız iletişim bilgileriniz sol üst köşede adınızın altında yer almalıdır. Bir e-posta yazıyorsanız bunu imzanızın altına en alta ekleyebilirsiniz.

İstifa mektubu nasıl yazılır

Öncelikle istifa mektubunuz için doğru iletişim kanalını seçmeniz gerekir. Genellikle istifa mektupları e-posta olarak gönderilir veya çıktısı alınarak elden teslim edilir.

Yukarıda belirtildiği gibi, yüz yüze (şahsen veya uzaktan çalışıyorsanız görüntülü görüşme yoluyla) istifa etmeniz ve ardından istifa mektubunuzu teslim etmeniz önerilir. Bu hem daha kibar olmanızı sağlar hem de haberlerin ne zaman iletileceğini kontrol etmenizi sağlar. Basitçe bir e-posta veya mektup gönderirseniz, kişinin bunu ne zaman okuyacağını bilemezsiniz; bu, özellikle iki haftalık bildirimde işleri karmaşık hale getirebilir.

Önce şahsen istifa edeceğinizi varsayarsak, çıktı ve e-posta arasındaki seçim şirketinize bağlıdır. Daha resmi şirketler mektupların çıktısını isterken, daha sıradan şirketler e-postayı tercih eder. Şüpheniz varsa yöneticinize veya İK ekibinize hangisini tercih edeceklerini sorabilirsiniz; tabii ki haberi verdikten sonra.

İstifanızı yazarken yalnızca esaslara sadık kalın ve kısa tutun:bir sayfayı geçmeyin. Yukarıda belirtilen tüm alanları örtün ve bu şekilde bırakın. Detaylar üzerinde durmaya gerek yok.

Yöneticinizle kişisel bir ilişkiniz varsa söyleyecek daha çok şeyinizin olduğunu hissedebilirsiniz. Bu durumda neden onlara kişisel bir mektup göndermiyorsunuz? İstifa mektubunuz kesinlikle profesyonel olmalıdır ancak bu, düşüncelerinizi ayrı, resmi olmayan bir mesajla paylaşamayacağınız anlamına gelmez.

Üslup konusunda LinkedIn'de yazarken kullandığınız dili kullanın . İstifa mektupları, duygular söz konusu olduğunda bile hâlâ resmi belgelerdir. Şakalardan, argodan, emojilerden ve çok sıradan görünebilecek diğer iletişimlerden kaçının.

İstifa mektubu şablonu

İşte başlamanıza yardımcı olacak bir istifa mektubu şablonu. Kopyalayıp alanları buna göre doldurmaktan çekinmeyin.

Lütfen bu mektubu[şirketten]resmi istifam olarak kabul edin . Son günüm[tarih]tarihinde olacak .

Sizin ve[şirketin]bana bir[iş unvanı]olarak öğrenmem ve gelişmem için verdiğiniz fırsat için minnettarım . Böylesine yenilikçi ve hızlı tempolu bir ekibin parçası olmak bir zevkti.

Bu geçişe yardımcı olmak için,[yararlı görev]de dahil olmak üzere elimden gelen her şeyi yapmaya hazırım . Size ve[şirketinize]hedeflerinize ulaşmada başarılar diliyorum .

Saygılarımızla,

[Ad Soyad]

[e-posta]

[telefon numarası]

[adres]

İstifa mektubunun nasıl yazılacağına dair ipuçları

Uygun şekilde zamanlayın

İstifa mektubunuz, işvereninizin ayrılışınızı ilk kez duyması olmamalıdır. Yukarıda da belirttiğimiz gibi, mektubunuzu ne zaman okuyacaklarını kontrol edemezsiniz, ayrıca önemli haberlerin her zaman yüz yüze anlatılması gerektiğinden bahsetmiyoruz bile.

Aksine, istifa mektubunuzbildirimdençokbelgegörevi görür . Bunu bir makbuz olarak düşünün. En iyi uygulama yöneticinize şahsen istifa ettiğinizi söylemeniz ve ardından istifa mektubunu resmi bir kayıt olarak teslim etmenizdir.

Şahsen görüştüğünüzde işvereninize bir mektubun çıktısını verebilir veya daha sonra e-postayla gönderebilirsiniz. Her iki durumda da, yüz yüze görüşmenin yerini almamalı, tamamlayıcı nitelikte olmalıdır.

Köprüleri yakmayın

Samimi kalmak tamamen iyi davranışlarla ilgili değildir; İnsanların istifa ettikten sonra bile iş ilişkilerini sürdürmeleri yaygındır. Belki gelecekte eski şirketinizde cazip yeni bir açılış olabilir ya da belki onları yeni şirketinizin müşterisi olarak tavsiye etmek isteyebilirsiniz. İşleri dostane bir şekilde bitirirseniz bu durumlar daha sorunsuz ilerler.

Üstelik yeni işler için sıklıkla önceki işvereninizi referans olarak kullanmanız gerekecektir. İstifa mektubunuzda olumsuz şeyler söylemek, yalnızca önceki işvereninizin kin beslemesi durumunda yeni bir iş bulma şansınızı zedeleyecektir.

Tüm olumsuz duygularınızı açığa vurmak yerine kibar olmak en iyisidir. Düşmanca bir çalışma ortamı nedeniyle ayrılıyor olsanız bile, bunu profesyonel anlamda belirtin; böylece, başkalarının da aynı nedenlerle ayrılması durumunda şirketiniz şikayetinizi kayıt altına alır.

Daima düzeltmeler yapın

Utanç verici bir yazım hatasıyla zarif çıkışınızı lekelemeyin. Herhangi bir önemli belgede olduğu gibi, başkaları görmeden önce hatalara karşı dikkatlice düzeltin. Yazım ve dilbilgisi hatalarını kontrol etmeyi bitirdiğinizde hızlıca okuyun.

Grammarly'nin yazma önerileri, yazarken yaptığınız hataları size bildirecek ve bunları nasıl düzeltebileceğinize dair geri bildirimde bulunacaktır. Üstelik ton dedektörümüz , sesinizin fazla "gayri resmi", "güçlü" veya "suçlayıcı" olup olmadığını size bildirerek istifa mektubunuzun istediğiniz şekilde gelmesini sağlar ve size ekstra gönül rahatlığı sağlar.

Bu makale ilk olarak 2017 yılında Karen Hertzberg tarafından yazılmıştır. Yeni bilgileri içerecek şekilde güncellendi.