Resmi bir e-posta nasıl yazılır

Yayınlanan: 2022-03-22

Resmi bir e-postayı nasıl yazacağınız konusunda tereddüt mü ediyorsunuz? Merak etme; yalnız değilsin. Resmi bir e-posta başlatmak, mesaj çoğu zaman önemli olduğundan göz korkutucu bir görev olabilir. Ancak, resmi e-posta yazmak hepimizin öğrenebileceği bir şeydir. Bu makalede, resmi bir e-postanın nasıl başlatılacağı, resmi bir e-postanın nasıl sonlandırılacağı ve resmi e-posta imzası dahil olmak üzere resmi e-posta biçimini inceleyeceğiz. Ayrıca size 10 adet resmi e-posta örneği sunacağız ve Flowrite'ın resmi e-postaları hiç olmadığı kadar hızlı yazmanıza yardımcı olan e-posta şablonlarını tanıtacağız.

Resmi e-posta nedir?

Resmi bir e-posta, yanıt gerektiren bir kişiye (veya bir gruba) gönderdiğiniz resmi bir e-posta türüdür. Tüm resmi e-postalar gibi, resmi e-postalar da profesyonel olmalı ve resmi yapı, konu satırı, selamlama ve imza ile doğru şekilde biçimlendirilmelidir.

Resmi e-posta örnekleri şunları içerir:

  • hastalık izni mesajı
  • Toplantıya davet
  • Birini resmen tanıştırmak
  • Bildiriminizi teslim etmek
  • birine teşekkür etmek

Örneğin, istifa mektubu veya izin talebi gibi resmi e-postalar, diğer insanlarla paylaşılabilen resmi taleplerdir. Yine bu tür mesajlarda olabildiğince kibar ve profesyonel olmak, olumlu bir yanıt alınmasını sağlar.

Patronunuza, profesörünüze, meslektaşınıza, müşterinize veya potansiyel iş ortağınıza e-posta gönderiyor olabilirsiniz. Araştırmacılar, kullandığınız dilin ve ne kadar resmi olduğunuzun alıcıların sizi nasıl algıladığını etkileyebileceğini söylüyor. "İnternetin dili veya metin konuşması, sıradan etkileşimler için uygun olabilir, ancak profesyonel bağlamlarda uygun olmayabilir" diye sonuca varıyorlar.

Ders? Resmi e-posta yazarken uygun yapıya bağlı kalın ve resmi olun.

Resmi resmi e-postalar yazmak sadece profesyonel değildir; o da pratik. Resmi e-posta formatı da mesajınızın bulanık ve kafa karıştırıcı olmasını önlemek için yapılandırılmıştır. Resmi e-posta kılavuzumuzu takip etmek, sonuç veren net yazışmalar oluşturmanıza yardımcı olacaktır.

Resmi bir e-posta nasıl yazılır?

Resmi e-posta yazma formatının bu adım adım süreci ve bölümü okuduğunuzda, resmi bir e-postanın nasıl yazılacağı hakkında bilmeniz gereken her şeyi biliyorsunuz.

Resmi e-posta biçimi

Her resmi e-postanın yapısı basittir, bu nedenle ustalaşmanız uzun sürmez.

Etkili bir resmi e-postanın aşağıdakiler dahil dört bölümü vardır:

  • Selamlama
  • Açılış hattı ve gövde
  • Bitirme
  • İmza

Her yazışma aynı resmi e-posta yapısını izler; bu, bir kez ustalaştıktan sonra dakikalar içinde etkili e-postalar oluşturacağınız anlamına gelir.

Resmi bir e-posta nasıl başlatılır

Her resmi e-posta 'Sevgili' ile başlar.

Tanıdığınız birine yazarken tam adını kullanın. Bu nasıl çalışır:

  • "Sevgili Paul Roberts,"

Bir e-posta selamlamasında bir başlık kullanmalı mısınız? Yapmamanızı öneririz. Bay ve Bayan gibi bir saygı ifadesi kullanmak eski moda ve rahatsız edici olabilir, o yüzden boşver. Aynı şekilde, 'Sevgili Bay/Bayan' ve 'Kiminle ilgili olabilir' demenin zamanı geldi.

Resmi e-posta selamları

Ancak bir kişinin tam adını bilmiyorsanız veya bir gruba hitap ediyorsanız ne olur?

Birinin tam adını bilmiyorsanız (veya örneğin LinkedIn'de bulamıyorsanız), ona iş rolünü kullanmak gibi başka bir yolla hitap edin.

Bunun nasıl çalışabileceği aşağıda açıklanmıştır:

  • Sayın Pazarlama Müdürü,
  • Sayın İşe Alım Müdürü,
  • Sevgili takım,

Bazı insanlar resmi bir e-postada selamlama olarak "Merhaba" kullanıp kullanamayacaklarını bilmek ister mi? Bu size kalmış, ancak resmi bir e-postada yapmamanızı öneririz. Kanıtlar ve anekdotlar, bu durumlarda resmi olmayan yaklaşımların uygun olmadığını göstermektedir.

Tavsiyemiz, istediğiniz yanıtı ve sonuçları almanızı sağlamanın en iyi yolu olacağından, denenmiş ve test edilmiş iletişim yaklaşımına bağlı kalmanızdır. Makalemizde nasıl e-posta başlatılacağı hakkında daha fazla bilgi edinin.

Açılış hatları ve gövde

Burada ayrıntılara girmeyeceğiz, ancak resmi e-postalar yanıt almakla ilgilidir, bu nedenle sorularınızı net bir şekilde açıklayın!

Tipik olarak, ilk cümle kim olduğunuzu tanıtacak ve neden e-posta gönderdiğinizi açıklayacaktır. Aşağıdaki cümleler isteğinizi, sorunuzu veya mesajınızı kapsar. Aşağıdaki 10 resmi e-posta örneğimizde bu yapıyı nasıl kullandığımızı görebilirsiniz.

Mesajlarınızda doğru ses tonunu kullanmanız çok önemlidir, bu nedenle resmi e-postalar yazmadan önce doğru kelimeleri bulmanın gücünü anlayarak başlayın.

Resmi bir e-postayı sonlandırma

Geleneksel resmi e-posta imzası, kişinin adını biliyorsanız "Saygılarımla", bilmiyorsanız (veya bir gruba yazıyorsanız) "Saygılarımla" kullanmaktır.

Bu iki resmi e-posta sonu, her koşulda sizi kapsamalıdır. Yine de, isterseniz diğer sonları da kullanabilirsiniz, örneğin:

  • İçtenlikle
  • Saygılarımızla
  • En iyi dileklerimle

Resmi e-posta sonlandırma seçiminiz, büyük ölçüde bağlama ve kiminle iletişim kurduğunuza bağlıdır. Birini tanıyorsan, biraz daha az resmi olabilirsin. Ancak diğer yandan, ilk kez mesajlaşıyorsanız veya iletişim becerilerinizden emin değilseniz, standart e-posta sonlarına sadık kalın.

Bir e-postanın nasıl sonlandırılacağı konusunu ele aldık, bu nedenle daha fazla tavsiyeye ve rehberliğe ihtiyacınız varsa, kontrol ettiğinizden emin olun.

Resmi e-posta imzası

Resmi bir e-posta imzası, aşağıdakiler dahil sizinle ilgili temel bilgileri içerir:

  • İsim
  • İş ismi
  • Şirket (ilgiliyse)
  • E
  • Telefon numarası

Bunlar, herhangi bir iyi e-posta imzasının temelleridir, ancak ilgiliyse daha fazla ayrıntı eklemekte özgürsünüz. Örneğin, isterseniz sosyal medya hesaplarına bağlantılar, ürün bağlantıları veya bir şirket logosu ekleyebilirsiniz.

Resmi e-posta görgü kuralları

İş iletişimi, e-postaların nasıl yazıldığını yönlendiren ve mesajınızın etkili bir şekilde iletilmesini sağlayan iş e-postası görgü kuralları olarak bilinen bir dizi kuralı takip eder.

Daha iyi iş mesajları yazmak için bilmeniz gereken 10 temel resmi e-posta görgü kuralları ipucu:

  1. İlgi çekici bir konu satırı oluşturun
  2. önce kendini tanıt
  3. Mesajlarınızda kısa ve öz olun
  4. Asla komik olmaya çalışma
  5. emoji kullanmayın
  6. Standart yazı tiplerine bağlı kalın
  7. Neyi, ne zaman ve neden istediğiniz konusunda net olun
  8. Göndermeden önce yazım ve dil bilgisini kontrol edin
  9. Asla büyük ekleri dahil etmeyin
  10. CC ve BCC'yi dikkatli kullanın

10 resmi e-posta örneği

Görüşlerimizi açıklamaya yardımcı olmak için, yukarıda özetlenen ilkeleri ve pratik adımları gösteren 10 resmi e-posta örneği oluşturduk. Resmi e-posta örneklerimizde, yanıt gerektiren net yazışmalar göndermeniz gereken gerçek hayattan örneklere odaklandık. Bu örnekler, mesajlarınızı nasıl yapılandıracağınızı gösterir, ancak bunları kopyalayıp yapıştırmayın. Profesyonel olduğundan emin olmak için her resmi e-postayı kişiselleştirmeniz önemlidir. Başlamaya hazır mısınız?

Resmi tanıtım e-postası örneği

Resmi bir tanıtım e-postası, işinizde kullanacağınız ortak bir nezakettir. Örneğin, bir müşteriyi, müşteriyi veya potansiyel yeni personeli, zaten tanıdığınız biriyle tanıştırıyor olabilirsiniz. Resmi e-posta tanıtım şablonumuzda güvenilir bir müşteriyi yeni bir sağlayıcıya yönlendiriyoruz. Aşağıda nasıl çalıştığını görün.

Konu satırı: İçine: (Ad 1) tanışın (Ad 2)
Sevgili Melanie Clark,

Sizi, işi için yeni bir tedarikçi arayan (müşteri adı) ile tanıştırmak istiyorum. Kendilerine işletmeniz hakkında bilgi verdim ve bize sağladığınız hizmetlerden ne kadar memnun kaldığımızı ifade ettim.

Birbirinizle iletişim kurmanızı ve uygun bir zamanda bir toplantı ayarlamanızı tavsiye ederim.

Saygılarımla,

Alan Hamilton

Hastalık izni için resmi e-posta

Hepimizin zaman zaman hastalanması üzücü bir gerçek ve sözleşme gereği müdürünüze bugün çalışamayacağınızı bildirmeniz gerekiyor. Bu nedenle, hastalık izni şablonuna yönelik bu resmi e-postada, çalışamayacağımız konusunda netiz, ancak işe ne zaman dönmeyi umduğumuza dair ayrıntıları içeren olumlu bir notla sonlandırıyoruz.

Konu satırı: İçine: Hastalık izni (tarih)
Sevgili Melanie Clark,

Ne yazık ki, kendimi iyi hissetmiyorum ve bugün çalışamayacağım. Ancak, doktorla konuştum ve iki gün içinde işe dönebilecek kadar iyi olmalıyım.

İlerlemem hakkında sizi bilgilendireceğim ve kısa süre içinde işe dönmeyi sabırsızlıkla bekleyeceğim.

Saygılarımla,

Alan Hamilton

Resmi istifa e-postası

Bir rolden ayrılmaya karar verdiğinizde, resmi bir istifa e-postası göndermeniz gerekir. Bu resmi e-posta, bir pozisyondan ayrılmanın başlangıcını işaretler ve saatin işleyişini başlatır. Bu örnekte, yeni görevinize başlamak için ihtiyaç duyduğunuz temel bilgileri talep ederken, işinizi olumlu bir şekilde sonlandıran profesyonel bir resmi istifa e-postasını nasıl yazacağınızı gösteriyoruz.

Konu satırı: İçine: İstifam
Sevgili Melanie Clark,

Pozisyonumdan istifa etmek için yazıyorum (iş unvanını girin). (Şirkette) çalışırken çok şey öğrendim ve deneyimden keyif aldım. Ancak, kariyerimi ilerletmek için ayrılmanın doğru zaman olduğunu hissediyorum.

Lütfen bu e-postayı resmi istifa tarihim olarak kabul edin. Buradaki zamanım için son bir tarih üzerinde anlaşmak da dahil olmak üzere süreçteki sonraki adımları bir araya getirme ve tartışma şansını memnuniyetle karşılarım.

Saygılarımla,

Alan Hamilton

Resmi toplantı davet e-postası

Resmi bir davet e-postası oluşturmak, herhangi bir profesyonel çalışan için temel bir beceridir. Bu resmi toplantı daveti e-postasında bir ekibe hitap ediyoruz ve bunu yansıtmak için karşılama ve imzayı değiştirdik. Gördüğünüz gibi, neyi, ne zaman ve neden istediğimiz konusunda net olduk. Resmi toplantı davet e-postamıza bir göz atın.

Konu satırı: İçine: (yıl) için pazarlama planı toplantısı
Sevgili Pazarlama Ekibi,

Hepinizi pazarlama ekibinin geleceğini tartışmak için bir şirket toplantısına davet ediyorum. Toplantı (ayrıntıları giriniz) adresinde gerçekleştirilecektir.

Lütfen bu e-postayı yanıtlayarak katılımınızı mümkün olan en kısa sürede onaylayın.

Hepinizle tanışmayı ve heyecan verici bir gelecek için stratejik planlarımızı hazırlamayı dört gözle bekliyorum.

Saygılarımla,

Alan Hamilton

Resmi davet e-postası

Bu resmi davet e-postasında, bir kişiye adıyla hitap ediyoruz. Gördüğünüz gibi, bu karşılama ve oturum kapatmayı değiştirir ve mesajlarımızda daha spesifik ve hedefli olmamızı sağlar. Şimdi bunun nasıl çalıştığını görelim:

Konu satırı: İçine: (yıl) için pazarlama planı toplantısı
Sevgili Melanie Clark,

Sizi pazarlama ekibinin geleceğini tartışmak için bir toplantıya davet ediyorum. Toplantı (ayrıntıları giriniz) adresinde gerçekleştirilecektir.

Pazarlama departmanımızın geleceğinin merkezindesiniz. Gelecekteki stratejik yönünü şekillendirmemize yardımcı olacak deneyim ve anlayışlarınızı memnuniyetle karşılıyoruz.

Lütfen toplantıya katılımınızı benimle mümkün olduğunca erken onaylayın.

Saygılarımla,

Alan Hamilton

Bir müşteriye resmi bir e-posta nasıl yazılır

Bir müşteriye hitap ederken, kurallara uymak ve saygılı olmak çok önemlidir. Bir müşteriye gönderilen bu resmi e-postada, bir siparişle ilgili ek bilgi talep ediyoruz, ancak e-posta şablonunun kendisi, karşılaşabileceğiniz çeşitli durumlara göre uyarlanabilir. Bir taslak olarak kullanın ve özel ihtiyaçlarınız için kişiselleştirin.

Konu satırı: İçine: (yıl) için pazarlama planı toplantısı
Sevgili Melanie Clark,

Benim adım Alan Hamilton ve sizinle (şirket adı) üzerinden iletişime geçiyorum. Şu anda siparişinizi işleme koyuyorum ve tamamlamadan önce bazı bilgileri netleştirmeniz gerekiyor.

Bana en kısa sürede e-posta yoluyla veya aşağıdaki numaradan beni arayarak ulaşabilir misiniz, siparişinizin en kısa sürede yanınızda olmasını sağlayabiliriz.

Saygılarımla,

Alan Hamilton

Bir iş için resmi bir e-posta nasıl yazılır

Özgeçmiş veya iş başvurusu göndermek, resmi bir e-postaya ihtiyaç duyacağınız yaygın bir durumdur. Bu örnekte Bir iş için resmi e-posta nasıl yazılır, samimiyiz ama odaklandık, sağladıklarımızla ilgili ayrıntıları istemek ve sonraki adımlar hakkında daha fazla bilgi istemek de dahil.

Konu satırı: İçine: (yıl) için pazarlama planı toplantısı
Sayın İşe Alım Müdürü,

Benim adım Alan Hamilton ve (iş unvanı) pozisyonuna başvuruyorum. İş ilanında istendiği gibi özgeçmişimin bir kopyasını ve çalışmamın bir portföyünü ekledim.

Lütfen bilgileri gözden geçirebilir ve gerekli her şeyi sağlayıp sağlamadığımı bana bildirebilir misiniz? Eksik bir şey varsa veya başka sorularınız varsa, lütfen imzamdaki bilgileri kullanarak istediğiniz zaman benimle iletişime geçmekten çekinmeyin.

Başvurumun ilerleyişi hakkında zamanı gelince bir güncellemeyi memnuniyetle karşılarım.

Saygılarla,

Alan Hamilton

Resmi 2 haftalık bildirim e-postası

Etkili bir istifa e-postasının nasıl yazılacağını zaten ele almış olsak da, bu 2 haftalık resmi bildirim e-postası çok daha kısa ve daha odaklı. Bu tür bir e-posta, kısa süreli işler veya belirli nedenlerle ayrılabileceğiniz bir rol için uygundur. Ne yazık ki, burada yanlış anlaşılmaya yer yok.

Konu satırı: İçine: (yıl) için pazarlama planı toplantısı
Sevgili Melanie Clark,

Lütfen bu e-postayı resmi istifam ve 2 haftalık ihbar süremin başlangıcı olarak kabul edin. Burada geçirdiğim zamandan keyif aldım ama devam etmeye hazır olduğumu hissediyorum.

Görevlerimin diğer personele devrini yönetmek de dahil olmak üzere sonraki adımları tartışma fırsatını memnuniyetle karşılıyorum.

Bu e-postayı aldığınızı teyit ederseniz sevinirim.

Saygılarımla,

Alan Hamilton

Resmi e-posta yanıt örneği

Birisi size bir e-posta gönderme zahmetine girdiğinde, onu aldığınızı kabul etmek ve onunla ne yapmayı planladığınızı belirtmek kibarlık olur. Bu resmi e-posta yanıt örneğinde, her koşulda kullanabileceğiniz kısa ve odaklanmış bir bekletme yanıtı sunuyoruz.

Konu satırı: İçine: (yıl) için pazarlama planı toplantısı
Sayın (müşterinin adı),

Son e-postanız için teşekkür ederiz. Aldığımızı onaylayabilirim ve şu anda onu paylaşmak için en uygun kişiyi belirliyorum. Birisinin mesajınıza 24 saat içinde cevap vereceğine sizi temin ederim.

Herhangi bir sorunuz veya endişeniz varsa, lütfen istediğiniz zaman benimle iletişime geçmekten çekinmeyin; sizinle sohbet etmekten memnuniyet duyarım.

Saygılarımla,

Alan Hamilton

Resmi teşekkür e-postası

Resmi bir teşekkür, bir şirket genelinde paylaşılacak ve gelecek için saklanacak ve saklanacak resmi bir yazışmadır. Bu kısa ve anlaşılır resmi teşekkür e-postası, kısa ve tatlı olmakla birlikte doğru duyguyu ifade eder.

Konu satırı: İçine: (yıl) için pazarlama planı toplantısı
Sevgili Melanie Clark,

Benim adım Alan Hamilton ve (şirket adı) konumundaki (pozisyon) benim. Firmanızdan aldığınız harika hizmet için size teşekkür etmek için yazıyorum.

Desteğiniz, rehberliğiniz ve olağanüstü hizmetiniz geçen yıl boyunca büyük beğeni topladı ve resmi olarak yaptığınız her şey için size teşekkür etmek istiyoruz.

Hepimiz (şirket adı) gelecekte birlikte çalışmayı dört gözle bekliyoruz.

Saygılarla,

Alan Hamilton

Flowrite'ın resmi e-posta şablonu

Sürecimizi takip ederseniz resmi e-posta yazmak kolaydır. Bu makaledeki resmi e-posta örnekleri, ihtiyaçlarınıza göre uyarlayabileceğiniz bir taslak sağlamalıdır. Ancak, daha da kolay bir yol var. Flowrite, kısa talimatları göndermeye hazır e-postalara ve mesajlara dönüştüren bir AI yazma aracıdır. Resmi bir e-posta yazmak için hala doğru kelimeleri bulmakta zorlandığınızı varsayalım. Bu durumda Flowrite, başlamanıza yardımcı olabilir ve biraz ilham verebilir - hatta tüm e-postayı sizin için yazabilir. Aşağıdaki örnekte de görebileceğiniz gibi, tek yapmanız gereken bir düğmeye tıklamak.

Çözüm

Resmi e-posta yazma biçimi konusunda hâlâ tereddüt mü ediyorsunuz? Öyle düşünmedim. Bu makalede, resmi e-posta biçimini, resmi e-posta selamlamaları ve resmi e-posta sonları da dahil olmak üzere parçalara ayırmaya çalıştık. Bu yaklaşımın nasıl resmi yazı yazılacağını öğrenmenize yardımcı olacağını umuyoruz ve artık resmi e-posta yazarken kendinizi daha güvende hissediyorsunuz. Makalenin yararlı olduğunu düşünüyorsunuz; lütfen tüm şirketiniz için resmi bir e-posta başlatmayı kolaylaştırmak için ekibinizle paylaşın. En azından, resmi bir postadan emin olmadığınızda bir dahaki sefere elinizin altında olduğundan emin olmak için sayfayı yer imlerine ekleyin. Son olarak, daha iyi e-postaları daha hızlı yazmanıza yardımcı olacak Flowrite'ı ve resmi e-posta şablonlarımızı unutmayın.