Daha iyi e-postaların nasıl gönderileceğine dair 20 ipucu

Nasıl daha iyi e-postalar yazacağınızı mı merak ediyorsunuz? İyi bir e-posta yazmak, temelleri bilmekle başlar.

Güveninizi artırdıktan sonra, e-posta yazma becerilerinizi daha da geliştirmek için daha fazla nüans uygulayabilirsiniz. Zanaatınızın seviyesini yükseltmek, daha iyi e-postaların nasıl gönderileceğine dair kitaplar, kurslar veya dersler gerektirmez. Bu blog gönderisini okumak için 10 dakika harcadıktan sonra, her durumda iyi bir e-posta mesajı oluşturmak için ihtiyacınız olan her şeyi biliyorsunuz. Bu, kariyerinize sonsuz yatırım getirisi potansiyeli taşıyan bir yatırımdır.

Sırada, başlangıç ​​noktası ne olursa olsun daha iyi bir e-posta yazarı olmanıza yardımcı olacak 20 e-posta yazma ipucu.

1. Alıcınızı düşünün

Tüm profesyonel iletişimde, hedef kitleniz ilk düşünceniz olmalıdır. E-postanızı kim okuyacak, tondan içeriğe nasıl yazacağınızı belirler. Kadar basit.

Aynı fikirde değilseniz, bırakın aileniz ve arkadaşlarınız bir yana, patronunuz, iş arkadaşınız, müşteriniz ve yüklenicilerinizle de benzer şekilde iletişim kurup kurmadığınızı düşünün. E-postanızın, iş arkadaşlarınızla iletişim kurarken bir iş araştırması yaparken olduğu kadar resmi olması gerekmez. İşleve özel dillerden bazıları, takım arkadaşları arasında değiş tokuş için verimli olabilir, ancak üst yönetim için kafa karıştırıcı olabilir.

Ayrıca, hedef kitlenizin "Kime:", "Bilgi:" ve "Gizli:" alanlarına eklenen herkesi içerdiğini ve birincisine odaklandığını unutmayın. Tek bir hedef kitle, mesajınızı kişiselleştirmeyi ve yaklaşımı alıcıya göre uyarlamayı kolaylaştırır. Yazmaya başladığınızda gönderen ve alıcı arasındaki ilişkiyi ve daha önceki yazışmaları yansıttığınızdan emin olun.

2. E-postanız için net bir hedef belirleyin

Yazmaya başlamadan önce e-postanızın amacı konusunda net değilseniz, alıcının da olmayacağından emin olabilirsiniz. Mesajınızla neyi başarmaya çalıştığınızı netleştirmek, kalemi kağıda dökmeye karar verdiğinizde kendinizi etkili bir şekilde ifade etmenize yardımcı olur.

Tüm iyi e-postaların tek ve tek bir amacı vardır. Buna 'tek şey kuralı' denir. E-postanızda yalnızca bir şeyi ele alarak alıcının anlamasını ve harekete geçmesini kolaylaştırırsınız. Bir e-postada birden fazla eylem talep etmek, kafa karışıklığına ve bu da verimsiz iletişime yol açabilir.

Mesajınız için bir hedef belirlemek için kendinize şu soruları sorabilirsiniz:

• Alıcıdan ne yapmasını istiyorsunuz?
• Nasıl hissetmelerini istiyorsun?
• Nasıl cevap vermeliler?
  

Bazen aynı konuyla ilgili birkaç şeyi tek bir e-postada kapsamanız gerekir. Bu durumda, madde işaretlerini veya numaralı listeleri kullanarak mesajınızı net bir şekilde biçimlendirmek giderek daha önemli hale geliyor. Farklı e-posta bileşenlerinin vurgulanması, alıcının mesajınızı işlemesini ve ihtiyacınız olan her şeyi kapsayacak şekilde yanıt vermesini kolaylaştırır.

3. E-postanızın mutlaka

E-posta, iş iletişiminin varsayılan kanalı haline geldi. Hepimiz e-postaları ne kadar seversek sevelim (alaycılık) ve müşterilerle, yüklenicilerle veya iş arkadaşlarıyla e-kağıt yoluyla iletişim sağlamak ne kadar önemli olursa olsun, e-posta tüm işyeri iletişiminin doğru kanalı değildir.

Alıcının kim olduğu ve onlara neden bir e-posta göndermek üzere olduğunuz konusunda net olduğunuzda, durun. Derin bir nefes alın ve kendinize sorun: "Bu e-posta zorunlu mu?" Yönetim kurulundaki profesyoneller, hızlı bir telefon görüşmesi veya Slack mesajı yapsa bile e-posta yoluyla aşırı iletişim kurma eğilimindedir. Peki ya Loom videosu? Popüler mem'e rağmen, tüm toplantıların e-posta olmayabileceğini hatırlamakta fayda var.

Bu nedenle, e-postanın profesyonel iletişimin yalnızca bir kanalı olduğunu unutmayın. Zaman uyumsuz iletişim için çok sayıda kanal arasından mesaja uygun olanı seçin.

4. E-posta görgü kurallarınızı bilin

E-posta görgü kuralları, e-posta kullanırken davranışlarımıza rehberlik eden bir dizi ilkeyi ifade eder.

Dil, yazım, dilbilgisi ve görgü kuralları ile ilgili e-posta iletişimi için yazılı olmayan yönergeleri içeren bir davranış kuralları olarak tanımlanabilir. Görgü kuralları, kime e-posta gönderdiğinize bağlıdır. Sözleşmelerin resmi tarafında kalmak her zaman daha güvenlidir.

E-posta görgü kurallarına uymak, iletişiminizde profesyonellik oluşturmanıza, iş arkadaşlarınızla güçlü ilişkiler kurmanıza ve şirketi iyi temsil etmenize yardımcı olacaktır. Bu konuda yetkili bir kaynak olmadığı için, her profesyonelin bilmesi gereken e-posta görgü kurallarıyla ilgili en önemli kuralların ve ipuçlarının bir listesini derledik. Bu hızlı okuma ile konuyla ilgili bilginizi güncelleyebilir ve e-postanızı eleştirel bir gözle değerlendirebilirsiniz.

5. Uygun e-posta yapısını takip edin

Bir e-posta yazmanın en iyi yolu, formata bağlı kalmaktır. E-posta onlarca yıldır var ve çoğumuz çocukluğumuzdan beri kullanıyoruz. Bu yüzden beynimiz onları belirli bir şekilde okumak üzere kablolanmıştır. Alıcı tüm incelikleri ve formaliteleri atlasa da, beklenenden uzaklaşmazsanız konunun özünü anlaması daha kolay olur.

E-posta yapısı için en iyi uygulama aşağıdaki gibidir:

• Konu satırı
• Selamlama
• Açılış hattı
• İçerik
• Eylem çağrısı
• Kapanış cümlesi
• Oturumu Kapat
• İmza
  

İyi bir e-postanın bu bileşenlerinden bazıları size yabancı bir dil gibi geliyorsa endişelenmeyin. Bu blog gönderisinde iyi yapılandırılmış bir e-postanın her bir bölümünü ele alacağız. Okumayı bitirdiğinizde, hepsini inceleyebilmek için bilmeniz gereken her şeyi öğreneceksiniz. Daha fazla yardıma ihtiyacınız olursa, yakında yapay zeka e-posta yardımcınız olabilecek ve e-postalarınızı sizin için yapılandırmakla ilgilenebilecek Flowrite adlı bir araç hakkında bilgi edineceksiniz.

6. E-posta konu satırından en iyi şekilde yararlanın

Konu satırı, alıcının e-postanızda gördüğü ilk ve muhtemelen tek şeydir. Zayıf veya daha iyisi konu satırı olmayan e-postalar, okunmadan hızla silinecek veya doğrudan spam klasörüne gidecektir.

Konu satırını e-postanızın başlığı olarak düşünmelisiniz. Bu, e-postanızın bir özetidir. E-postanızın okunup okunmaması üzerinde en önemli etkiye sahiptir. Konu satırının amacı, alıcının mesajınızı açmasını ve işin geri kalanını e-postanın gövdesine vermesini sağlamaktır. Aynı zamanda e-posta sahtekarlığının en sık meydana geldiği yerdir.

En yaygın hata, alıcıyı e-postanızı açması için kandırmaya çalışmaktır. Konu satırınız alay konusu olmamalı ve her zaman e-postanın içeriğiyle ilgili olmalıdır. Çok kısa veya çok uzun konu satırları genellikle kafa karıştırır. Aynı şey belirsiz ve genel olanlar için de geçerlidir. En iyi konu satırları bilgilendirici ancak özlüdür.

Buradaki zorluk, e-posta konu satırınızı kısa ama spesifik tutmaktır. İdeal uzunluk, mesajınıza genel bir bakış sağlamak için yeterli olması gereken 3 ila 8 kelime arasındadır.

7. En iyi e-posta selamını seçin

E-postayı başlatma şekliniz, mesajın tonunu belirler ve alıcının sizinle ilgili ilk izlenimini oluşturur. Ne yazık ki, çoğu buna yeterince dikkat etmiyor. O zaman e-postamı başlatmanın doğru yolu nedir? Bu duruma göre değişir. Kiminle iletişim kurduğunuza ve amacınıza bağlı olarak, e-postanız için uygun karşılama resmi veya arkadaşça olabilir.

En yaygın e-posta selamlama örnekleri şunları içerir:

1. Merhaba <İsim>

2. Merhaba <İsim>

3. Sevgili <İsim>

Özellikle o kişiye çok aşina değilseniz, e-posta selamlamanızı gözden kaçırmak kolaydır. Veya e-posta özellikle önemliyse. Kendinizi "Merhaba Tom", "Merhaba Bay Smith" veya "Sevgili Efendim" diyerek zaman harcıyorsanız, resmi olana doğru hata yapmak her zaman daha güvenlidir.'

Bu sularda gezinmenize yardımcı olmak için en iyi e-posta selamlamaları hakkında eksiksiz bir kılavuz yazdık.

8. Bir e-posta açılış cümlesi ekleyin

E-postanızın asıl içeriğine geçmeden önce, alıcıya hitap eden veya bağlam sağlayan bir açılış satırı eklemelisiniz. Ve katılan herkesin iyiliği için lütfen "Umarım bu e-posta sizi iyi bulur"dan daha yaratıcı ve düşünceli bir şey bulun.

Farklı durumlar için iyi e-posta açma örnekleri şunları içerir:

• Kendimi tanıtmama izin verin…
• Sohbetimizin devamı için…
• İletişime geçtiğiniz için teşekkür ederiz…
• Umarım hafta şimdiye kadar harika geçiyordur…
• tavsiyeni kullanabilirim...
• Hızlı yanıtınız çok takdir…
  

Bu seçenekler arka cebinizdeyken, e-postanın içeriğine sorunsuz bir şekilde giren o mükemmel açılış satırına ulaşmak için mücadele etmemelisiniz. Bir bonus ipucu olarak, alıcının mesajınızı ne zaman okuması gerektiğini bilmediğiniz için açılış cümlenizde hafta içi günlerden veya günün saatlerinden kaçınmaya çalışın.

9. Kendinizi tanıtır mısınız?

Cevap: Henüz tanımadığınız birine ulaşıyorsanız, evet, yapmalısınız. Kuruluşunuzdaki biri veya harici kişi olması fark etmez. İyi bir e-posta görgü kuralları ve nezaket kurallarıdır. "O zaman bir e-postada kendimi nasıl tanıtırım?" Sorabilirsin.

Bir e-postada kendini tanıtmanın iki kusursuz yolu:

• Benim adım <Ad> <Soyadı> ve <Şirket adı> adlı <Şirketin yaptıkları> için çalışıyorum.
• Ben <Ad> <Soyadım> ve <Departmanımızda <İş unvanı> olarak çalışıyorum.
  

E-postanızın genellikle sizinle ilgili olmadığını unutmayın, bu nedenle hepimiz kendimiz hakkında konuşmayı ne kadar sevsek de kendinizi tanıtmak için bir veya iki cümleden fazlasını harcamamalısınız.

10. En önemli ile başlayın

İyi e-postalar konuya hızlı bir şekilde ulaşır. Piramit İlkesi, profesyonel e-posta iletişimine bir yaklaşımdır. McKinsey yöneticileri, düşünceleri verimli bir şekilde yapılandırmak ve iş iletişimini geliştirmek için bu yöntemi daha 1980'lerde yarattı.

Temel ilke, en can alıcı noktayı en başta yapmak ve e-postanızı buna göre yapılandırmaktır. Tipik bir iş e-postası soruyu yanıtlar veya sonunda istekleri sunar. Yine de, en önemli noktaya yönelmek ve ancak bundan sonra argümanlar ve arka plan bilgileri sağlamak daha etkilidir. Örneğin patronunuz size bir iş arkadaşınızın sözleşmesini uzatmanız gerekip gerekmediğini soran bir e-posta gönderiyor, cevabınızı doğrudan vermek ve ondan sonra "neden" i açıklamak istiyorsunuz.

Daha iyi e-postaları nasıl göndereceğiniz konusunda zorlanıyorsanız, bir piramit düşünün, en baştan başlayın ve niyetinizi en baştan ilan edin.

11. Dönemlerden tasarruf etmeyin

Daha iyi e-postalar yazmak istiyorsanız, dönemleri boşa harcamayın.

Cümleler arasındaki hafif duraklama, okuyuculara mesajı sindirmeleri için zaman verir. Kısa cümleler, bu fırsatlardan daha fazlasına sahip olmalarını sağlar. Ayrıca, uzun cümleler olmayacak olsalar bile, uzun ve karmaşık cümleleri kırmayı da düşünmelisiniz.

Ayrıca, özellikle İngilizce ana diliniz değilse, virgülleri doğru kullanmayı da öğrenmelisiniz. Çok fazla veya çok az virgül - veya bir tanesi tamamen yanlış yerde - kafa karıştırmaya eğilimlidir.

12.Cümle durumunu kullanın

Bir cümle durumu kullanmak, bir cümledeki ilk harfi ve herhangi bir özel ismi büyük harf yapmak anlamına gelir. Çoğumuz bunun büyük harf kullanmanın doğru yolu olduğunu biliyoruz, ancak yine de e-posta oluştururken başarısız oluyoruz. Cümle durumu, iş e-postalarının görgü kurallarının bir parçasıdır ve profesyonel e-postalar yazarken bundan kaçınmak asla iyi bir fikir değildir. Ayrıca, büyük harfle yazmaktan kaçınmayı unutmayın. Her zaman gidilmez. Flowrite ile bu tür ayrıntılar için endişelenmenize gerek yok - talimatlarınızı ne kadar dikkatsizce not ederseniz edin, büyük harf kullanımı sizin için doğru olur.

13. Ses tonunuza dikkat edin

Sadece ne söylediğin değil, nasıl söylediğin de önemlidir.

Ton, yazılı kelimenin sesi, duyguyu, karakteri, hacmi, tonlamayı ve mesajın genel tutumunu ifade eden sesi olarak tanımlanabilir. Bu nedenle, sözcük seçimlerinizde bilinçli olmak ve alıcının bunları nasıl yorumlayabileceğini düşünmek çok önemlidir. Mesajı e-posta yoluyla iletmek için yüz ifadelerine ve tonlamaya güvenemeyeceğiniz için, olumlu bir ışıkla karşılaşmak için çaba göstermelisiniz.

E-postadaki profesyonel bir tonun doğru olması çok zaman alabilir, çünkü bazen resmi olmak ve daha arkadaşça bir sona eğilmek istersiniz. Heyecan, kararlılık veya teşvik nasıl ifade edilir? Mesajı etkili bir şekilde iletmenize yardımcı olmak için, tüm e-postalarınızda doğru tonu yakalamak için kapsamlı bir kaynak oluşturduk.

Ayrıca Flowrite, mesajı istediğiniz şekilde iletmenize yardımcı olabilir. AI e-posta oluşturucumuzla, göndermek istediğiniz e-postanın tonunu seçebilir ve ağır işi bize bırakabilirsiniz.

14. Kısa ve öz tutun

E-postanızı kısa ve tatlı tutmak, mesajı etkili bir şekilde iletmenizi sağlar. Konuyu gömen uzun e-postalar kolayca cevapsız kalır ve sonunda unutulur. Ya da daha kötüsü, yanlış anlaşıldı. Ortalama bir profesyonel günde 100'den fazla e-posta aldığından kimsenin uzun e-postaları okumaya vakti yoktur.

15. Aktif bir ses kullanın

Pasif bir sesle yazmak resmi ve profesyonel görünebilir ve yalnızca birkaç kelime daha kullanır, ancak bunlar toplanır. Üstelik okuması ve anlaması daha zor. Bu yüzden aktif bir ses kullanarak mesajınızı net bir şekilde iletmek için kelimelerden kurtulun. Başta zor gelebilir ama alıştıktan sonra yazılarınızın eskisinden daha iyi aktığını fark edeceksiniz.

16. Netlik için format

Madde işaretleri ve numaralandırılmış listeler kullanmak, e-postanızı yapılandırmanıza ve alıcının dikkatini en önemli olana çekmenize yardımcı olur. Listeler, görsel ipuçları olarak hizmet etmenin yanı sıra kısa cümleler yazmayı da kolaylaştırır. Örneğin, harekete geçirici mesajınızı vurgulamak için kalın yazı tipini de kullanabilirsiniz.

17. Net bir harekete geçirici mesaj yapın

Siz söylemediğiniz sürece alıcının daha sonra ne yapacağını bilmesini bekleyemezsiniz. Bir şey istiyorsanız, net talimatlar verin. Bu bir röportaj davetiyse, söyle. Belirli bir tarihe kadar bir yanıta ihtiyacınız varsa, onlara söyleyin.

Net CTA için en iyi uygulamalar şunları içerir:

• Tarihleri ​​ve ayrıntıları sağlayın
• Tek cümlelik paragraflar kullanın
• Karmaşık istekleri adımlara ayırın
• Kalın kullanmaktan korkmayın

Net bir harekete geçirici mesaj eklemek, istediğiniz sonuçları elde etmenin en etkili yoludur. Kullanmayı unutmayın.

18. Anlaşmayı e-posta kapanış cümlesiyle mühürleyin

Daha iyi bir e-posta yazarı olmak, araç kutunuzu sürekli olarak oluşturmayı gerektirir. Bu araçlardan biri, e-postanızın içerik kısmını sonlandıran bir kapanış cümlesidir. Bu ifadeler minnettarlığı göstermek, gelecek için beklentiler belirlemek ve yardım etme isteğinizi ifade etmek için kullanılabilir.

Bir e-posta için en iyi kapanış cümleleri şunları içerir:

• Yardım/yardım/destek/zamanınız için teşekkür ederiz
• cevabını bekliyorum
• Yardımcı olabilirsem, lütfen benimle iletişime geçmekten çekinmeyin
  

Yukarıdaki örneklerin sonsuz varyasyonları vardır. E-posta iletişim becerilerinize olan güveninizi artırdıktan sonra, kişiliğinizi gösteren ve e-postanızın tonunu kavrayan daha fazla çeşitlilik sunmaya başlayabilirsiniz.

19. E-postayı kapatmanın en iyi yoluna karar verin

E-posta selamlamanızın, alıcıya kendiniz hakkında her zaman önemli olan ilk izlenimi verdiğini göz önünde bulundurarak, imzanız, mesajınızın ağızda nasıl bir tat bıraktığını belirler. Herkese uyan tek bir çözüm olmadığı için e-postanızı sonlandırmanın en iyi yoluna karar vermek zaman alıcı olabilir. Ancak, imzalamanın önemini gözden kaçırmak, bitiş çizgisinde tökezlemek gibidir.

E-posta oturum kapatmalarının en yaygın örnekleri şunlardır:

• İçtenlikle,
• En içten dileklerimle,
• Saygılarımızla,
• En iyi,
• Şerefe,
  

Bir e-postayı kapatmanın en iyi yolu her zaman alıcıya, onlarla olan ilişkinize ve e-postanızın amacına bağlıdır. Her bağlam için doğru olanı seçmek biraz daha fazla okuma gerektirir. Bu amaçla, en resmi olanlardan ofis için uygun olmayanlara kadar en iyi e-posta imzaları hakkında kapsamlı bir kılavuz yazdık.

İmzalama konusundaki kararınızı kabul ettiğinizde, bir virgül ekleyin ve aşağıdaki satıra adınızı yazın.

20. Yazımınızı kontrol edin

"Gönder"e basmadan önce yapmak isteyeceğiniz son şey, yazım hatalarını yakalamak ve büyük harf kullanımınızın doğru olduğundan emin olmaktır.

Yanlış yazım dikkatsizliği gösterir ve e-postanızı daha iyi hale getirmek için harcadığınız tüm düşünce ve çabayı yok edebilir. Grammarly gibi yazım denetleyicileri harikadır, ancak her şeyi yakalamazlar ve bazen bağlamı okumazlar. Bu yüzden hataları kendiniz almak için kendinizi eğitmelisiniz.

E-posta ve mesaj yazmak için Flowrite kullanıldığında, anadil düzeyinde İngilizce üreten yapay zeka tarafından insan hataları ortadan kaldırılır, bu da saplantıya ve yazım denetimine harcanan zamanı azaltır.

Yapay zeka ile daha iyi e-postalar nasıl yazılır

Flowrite, kısa talimatları saniyeler içinde gönderilmeye hazır e-postalara ve mesajlara dönüştüren bir AI yazma aracıdır. E-posta yapısı, büyük harf kullanımı, dil bilgisi, imla, noktalama işaretleri ile ilgilenir - adını siz koyun. Aracımızın ürettiği e-postalar anadil düzeyinde İngilizcedir, dolayısıyla bunun için de endişelenmenize gerek yok. Esasen düşüncelerinize ve fikirlerinize odaklanabilirsiniz ve Flowrite onlara kanat verecektir. Daha iyi e-postalar yazmaya başlamanın en hızlı yolu olduğunu söylemeye cesaret ediyoruz ve kullanıcılarımızın çoğu bunu kullanarak çok şey öğrendiklerini söylediler.

Başlamak için, e-postanızın içerebileceği birkaç kısa cümle yazın. İfadeler veya dilbilgisi hakkında çok fazla endişelenmeyin, ancak doğal olarak kafanızdan çıktıkça düşünceleri not almayı hedefleyin. Bundan sonra, bir sonraki adıma hazırsınız.

Flowrite nasıl kullanılır?

1. Talimat olarak kısa madde işaretleri yazın

Başlamak için, doğal olarak kafanızdan çıktıkça düşünceleri not edin. Bu kadar. Bir sonraki adım için hazırsınız.

2. Yazmak istediğiniz e-posta türünü seçin

Şimdi alıcının kim olduğunu ve e-postayla ne elde etmeye çalıştığınızı düşünmenin zamanı geldi mi? Belki de potansiyel bir işe alımla iletişim kurmaktan, bir satış liderini takip etmekten veya bir toplantı planlamaktan çekiniyorsunuz. Hepsini hallettik.

3. E-postanızı oluşturmak için AI'ya tanık olun

Şimdi biraz sihir zamanı. Uygun şablonu seçtikten sonra, Flowrite'ın talimatlarınıza göre tam teşekküllü bir e-posta oluşturması için birkaç saniye bekleyin. Sonuçtan memnun kalmamanız durumunda, tek bir tıklama ile yeni bir sürüm oluşturacaktır. E-posta yazma becerilerinize daha çok güveniyorsanız, e-postayı göndermeden önce manuel değişiklikler de yapabilirsiniz.

Bu, yapay zekadaki en son gelişmeyi kullanmamız sayesinde mümkündür. Hala daha iyi e-postalar oluşturmanıza yardımcı olabileceğinden emin değilseniz, talimatları tamamen unutalım ve Flowrite'ın sizin için tüm e-postayı yazmasına izin verelim.

Oldukça temiz, değil mi? Yazmanın geleceğine erken erişim için bekleme listemize katılan +25.000 kişi kesinlikle öyle düşünüyor.

Daha iyi e-postaların nasıl yazılacağını şimdiden öğrenmeye başladınız, değil mi? Bu e-posta yazma ipuçlarının (ve belki de aracımızın), güvenle daha iyi e-postalar gönderme yolculuğunuza başlamanıza ve e-posta yazma becerilerinizde güven oluşturmanıza yardımcı olacağını umuyoruz.