Bu 3 kolay adımda herhangi bir e-postayı hızla yazın

E-posta yazmakta yavaşsanız endişelenmeyin. Sosyal medyadaki çeşitli ileti dizilerine dayanarak, yalnız değilsiniz - binlerce insan her gün nasıl daha hızlı e-posta yazılacağını merak ediyor. Kanallar arasında gerçekleşen konuşmalara bir bakış, çoğumuzun, çevremizdeki insanların e-postaların bu kadar sıkıcı bir iş olduğu hakkında ne düşündüğü konusunda endişeli olduğunu açıkça ortaya koyuyor. Kendileri için neden olduğu zihinsel göçten bahsetmiyorum bile. İyi haber şu ki, herkes e-posta yazmayı daha hızlı öğrenebilir. Ve şu anda okuduğunuz blog yazısının tamamı bununla ilgili. ‍

Daha sonra, e-postaların yazılmasının bu kadar uzun sürmesinin nedenlerini inceleyeceğiz, size herhangi bir e-postayı yapay zeka yardımıyla daha hızlı yazmak için 3 adımlı kolay bir süreci tanıtacağız ve bugünden itibaren e-postaların nasıl hızla yazılacağına ilişkin ipuçlarıyla kapatacağız.

E-postanın yazılması neden bu kadar uzun sürüyor?

Hadi oradan çıkaralım. İnsanlar farklı hızlarda yazıyorlar ve bunda utanılacak bir şey yok. Yazmakta yavaş olup olmadığınızı test etmek istiyorsanız, ancak çoğumuz için e-postaların yazılmasının bu kadar uzun sürmesinin nedenleri çok daha fazla yönlüdür.

Disleksi ve DEHB gibi durumları bir kenara bırakırsak, insanların e-posta yazmada yavaş olmasının en yaygın nedenlerinden biri, onları fazla düşünme eğilimimizdir. Bu yaygın sorunun arkasında yanlış anlaşılma korkusu vardır. Genellikle beden dili, el hareketleri, konuşma hızı ve perdesi ve yüz ifadeleri gibi mesajları yüz yüze iletişim kurarken amaçladığımız gibi iletmemize yardımcı olan yüz ifadeleri gibi ipuçlarını kullanamamaktan kaynaklanır.

Diğer bir tipik neden, çok uzun e-posta yazma eğilimidir. Daha önce bahsedilen sorunla, kişinin kısa ve öz yazabilme yeteneğiyle veya bir toplantıda veya bir telefon görüşmesinde daha iyi iletilecek bir şeyi e-posta yoluyla iletmeye çalışmakla ilgili olabilir.

Yazım ve dil bilgisi ile uğraşmak, özellikle iş yerinde, ana dili olmayan dillerinde e-posta yoluyla iletişim kurması gerekenler için zor olabilir. Şirketinizin iş dilindeki verimliliğiniz profesyonel düzeyde olsa bile, kendinizi belirli kelimeler veya ifadeler ararken, virgüllere takıntılı olarak veya uygun e-posta görgü kuralları üzerinde kafa yorarken bulabilirsiniz.

Makalenin bu bölümünü yeterince kısa tutmak için, çoklu görev ve içerik değiştirme adı verilen modern çalışmanın belalarıyla başlamayalım bile.

Ancak yine de bazen düşüncelerinizi kağıda dökmenin zor olduğu gerçeğini ele almamız gerekiyor. Fikirleriniz kafanızın içinde bir gün gibi netleşse de metne pek iyi çevrilemezler. Yanıp sönen bir imleçle boş bir ekrana baktığınızda, boş ekran sendromu olarak da bilinen bu fenomen, herhangi birimizin üstesinden gelebilir. Özellikle önemli bir e-posta yazmanız gerektiğinde.

E-posta yazarken neden yavaş olduğunuzu düşünürseniz düşünün, korkmayın, yardım yakındır. Okumaya devam edin ve kısa sürede daha hızlı yazacağınızın garantisini verebiliriz.

3 kolay adımda e-postaları nasıl daha hızlı yazabilirsiniz?

Aşağıdaki 3 adımlı süreç ve beraberindeki örnekler, size hızlı bir şekilde e-posta yazmanın bir yolunu tanıtacaktır. E-posta yoluyla iletişim kurmanın yalnızca hızlı değil, aynı zamanda en hızlı yolu olduğunu iddia etmeye bile cüret ediyoruz. Yargıç olacaksın.

1. Kısa madde işaretleri yazın

Başlamak için, e-postanızın içermesi gereken temel bölümler hakkında birkaç cümle yazın. İfadeler veya dilbilgisi hakkında çok fazla endişelenmeyin, ancak doğal olarak kafanızdan çıktıkça düşünceleri not almayı hedefleyin. Bundan sonra, bir sonraki adıma hazırsınız.

2. Yazmak istediğiniz e-postanın türüne karar verin

Artık ne söylemek istediğinizi bildiğinize göre, göndermek üzere olduğunuz e-posta türünü düşünmenin zamanı geldi. Alıcı kim ve e-postayla ne elde etmeye çalışıyorsunuz? Belki de potansiyel müşterilerle soğuk temastasınız, tedarikçilerinizden birinden bir projenin durumu hakkında soru soruyorsunuz veya yöneticinize yaklaşan bir son tarihi hatırlatıyorsunuz.

Flowrite'ın Şablon galerisinde, insanların günlük olarak yazdığı en tipik e-postalar için hazır şablonlar bulabilirsiniz. Ayrıca, en sık gönderdiğiniz veya çok fazla zaman harcadığınızı düşündüğünüz e-posta türleri için özel şablonlarınızı oluşturabilirsiniz.

3. E-postanın kendisini yazdığını izleyin

Bu, sihrin gerçekleştiği kısımdır. Doğru şablonu seçtikten sonra, Flowrite madde işaretlerinizi temel alarak tam teşekküllü bir e-posta yazarken arkanıza yaslanıp rahatlayabilirsiniz. Sonuçtan memnun değilseniz, bir düğmeye tıklayarak yeni bir sürüm oluşturabilirsiniz. Bir şey hala kapalıysa, değişiklikleri manuel olarak yapın ve göndermeye hazırsınız.

Tüm bunlar, yapay zekadaki en son gelişmeleri kullanmamız sayesinde mümkün ve e-posta yazmakla uğraşmayı bırakmanıza yardımcı olacak daha pek çok şey var. Alıcının belirli kelime seçimlerini veya cümleleri nasıl algılayabileceği konusunda kendinizi takıntılı buluyor musunuz? Flowrite'ın e-postayı sizin için yazacağı tonu seçebilirsiniz. Yazım ve dilbilgisi hataları konusunda endişeli misiniz? Aracımız İngilizce bilmektedir. Boş ekran sendromu mu? Madde işaretlerini unutun, doğru şablonu seçin ve Flowrite sizin için örnek bir e-posta oluşturacaktır. ‍

Hızlı bir şekilde e-posta yazmak için 5 ipucu

"Ya Flowrite iş akışıma uymuyorsa" diyorsunuz? Açıkçası denemeye cesaret ediyoruz, ancak AI e-posta yardımcılarından veya herhangi bir teknolojiden herhangi bir ekstra yardım almadan e-postaları hızlı bir şekilde yazmak için uygulayabileceğiniz bazı uygulanabilir ipuçları.

Standart e-posta yapısını takip edin

Yazmanızı hızlandırmak için, e-postalar için geleneksel yapıyı takip etmek çok önemlidir. Bu, yazınızı daha hızlı hale getirecek ve alıcının mesajınızı daha hızlı okumasına yardımcı olacaktır.

Klasik e-posta formatına aşina değilseniz, işte 101:

• bir konu satırı
• Selamlama
• İçerik - en fazla üç paragraf
• Kapanış
• İmza
  

E-postanızı daha kolay sindirmek için bu bölümleri paragraf sonlarıyla ayırmalısınız. Yazma hızını daha da artırmanın yolu, her içerik paragrafına en önemli şeyle başlamaktır. E-posta yazmanın bu yolu doğal olarak geldiğinde, düşüncelerden teslimata çok daha hızlı gidebilirsiniz.

konuştuğun gibi yaz

Yazılı veya sözlü olsun, dilin amacı düşünceleri, fikirleri ve duyguları iletmektir. Ancak, özellikle profesyonel bir kapasitede e-posta yoluyla iletişim kurarken, işler genellikle olması gerekenden daha karmaşık hale gelir ve bizi yavaşlatır.

Yazarken, konuşurken olduğundan daha karmaşık cümle yapısı kullanma eğilimindeyiz. Hedef kitleye bağlı olarak, e-postaları normalde gerekenden çok daha resmi hale getirmek için de kısaltmalar kullanabiliriz. Daha resmi kelime dağarcığı ve jargon kullanımından bahsetmiyorum bile. Demek istediğimi anladınız, bu yüzden kişinin düşünce süreçlerinin ayrıntıları ve açıklamaları ile sonsuz destek noktaları hakkında başlamayacağım bile.

E-postalarınıza biraz konuşma stili eklemek, onları daha sohbete dayalı, ilgi çekici ve en önemlisi daha kısa yapar, yani onları daha hızlı yazacaksınız.

Önce yaz sonra düzenle

Yazdığınız her kelimeyi ve cümle yapısını mükemmelleştirmeye çalıştığınızda, ilerledikçe kaçınılmaz olarak yeniden yazacaksınız. Söylemeye gerek yok, bu bir şey yazmanın yavaş bir yolu - e-postaları bırakın. Sadece fikirlerinizi ekrana getirin ve işiniz bittiğinde. Yazım ve biçimlendirme hatalarını düzenlemek için metni bir kez gözden geçirin. Bu temizlemeden sonra, göndermeye hazır olmalısınız, ancak içinizden gelen bir his öyle diyorsa, e-postayı bir kez – yüksek sesle bile olsa – yeniden okuyabilirsiniz.

Kendini saate ver

Bir zamanlayıcı ayarlayın. Hepimizin telefonlarında bir tane var, bu yüzden mazeret yok. Kendinize beş dakika verin ve alarm çaldığında işiniz biter. Nerede bıraktığınız önemli değil, bitirme zamanı. E-postanın sonunda, gerekirse daha fazla ayrıntı vermekten memnuniyet duyacağınızı bile belirtebilirsiniz. Bu sizi düşünmeye, yazmaya ve konuya daha hızlı ulaşmaya zorlar. 5 dakikalık limit, ulaşamayacağınız bir yolsa, çabalamak için başka bir hevesli hedef bulun - her şey mükemmellik değil, iyileştirme ile ilgilidir.

kelimeleri say

Daha önce belirlediğimiz gibi, bir e-posta yazmak için geçen süre, her zaman yazdığınız kelime sayısıyla ilişkili değildir. Mesajınızın nasıl algılanacağından endişe ediyorsanız, birkaç cümleyi yazmak gereksiz yere uzun sürebilir. Ancak, e-postalarınız çok uzunsa, bu alışkanlığı kırmak için bir kelime sayacı kullanmaya başlamak çabaya değer. Bazı e-posta istemcilerinde bu yerleşik özellik vardır ve diğerleri için tonlarca tarayıcı uzantısı mevcuttur. Kendinize bir sınır belirleyin ve ona bağlı kalmayı hedefleyin. Bir kıyaslama mı ihtiyacınız var? Bu duruma göre değişir. Ancak 40 milyondan fazla e-postanın analizine dayanarak, bir satış e-postası için en doğru uzunluk 50–200 kelimedir. Buna doğru yol al.

Bu blog yazısı daha hızlı e-posta yazmanıza yardımcı oldu mu? Değilse, blogumuzda konuyla ilgili birçok başka yazı bulabilirsiniz. Verimlilik tüyolarından yazma ipuçlarına ve yazmayla mücadeleyi bırakmanıza yardımcı olacak araçlara kadar her şeyi ele alıyoruz .