8 Adımda Not Nasıl Yazılır

İster paylaşmanız gereken bir iç politika değişikliğiniz olsun, isterse yatırımcıların bilmesi gereken bir projeye öncülük ediyor olun, bir not, kuruluşunuz içinde değerli bilgileri iletmenin en iyi yoludur. Notlar, bu tür bilgileri meslektaşlarınıza, kiracılarınıza, gönüllülerinize veya diğer iç organizasyon üyelerine yaymanın iyi bir yoludur.

Ne zaman not göndermelisiniz? Nasıl not yazarsınız? Bu soruları yanıtlayacağız ve size not oluşturmaya yönelik adım adım bir kılavuz sunacağız ve ayrıca birçok not örneği paylaşacağız.

İçindekiler

Not nedir?

Bir notun amacı nedir?

8 adımda bir not yazın

Bir notun . . .

Not örnekleri

Not SSS

Not nedir?

Memorandum'unkısaltması olan not , bir grup insanı belirli bir sorun, çözüm veya olay hakkında bilgilendirmenin bir yoludur. Bir not kısa, anlaşılır ve okunması kolay olmalıdır. Alıcıları bilgilendirir ve sonraki belirli adımları içeren bir eylem planı sağlar.

Bir notu kağıt mektup, faks veya e-postaya eklenmiş PDF olarak gönderebilirsiniz. Her ne kadar e-postanın yaygın kullanımı çoğu durumda notların yerini alsa da, notlar hala bazı önemli mesajlar için faydalıdır.

Bir notun amacı nedir?

Notlar, bir işletmenin veya kuruluşun resmi iç iletişimleri için tasarlanmıştır. Genellikle bir organizasyonun tamamına gönderilirler ancak aynı zamanda tek bir departmanın, ekibin veya daha küçük bir grup insanın bilgilendirilmesi için de faydalıdırlar. Notlar, basit ve takip edilmesi kolay bir format kullanarak gerekli bilgileri dağıtır.

Ne zaman not yazmalı

Resmi iş kalemlerini verimli bir şekilde aktarmanız gerektiğinde bir muhtıra yazmalısınız. Notunuzun amacı bilgilendirmek, bir soruna dikkat çekmek veya bir soruyu yanıtlamak olmalıdır. Bir not için aşağıdaki amaçlar uygundur:

• dahili değişiklikleri yayınla
• haber yaymak
• yaklaşan bir etkinliği paylaş
• kamu güvenliği yönergelerini güncelleyin
• bir konu hakkında farkındalık yaratmak
• bir sorunu çözmek
• talepte bulun
• proje güncellemelerini paylaş

Bir not nasıl biçimlendirilir

E-posta yoluyla bir not gönderiyorsanız, PDF olarak biçimlendirilmelidir. Bu, belgeye uyguladığınız stili korur. Geleneksel olarak notlarda gövde için on iki punto, başlıklar için ise on dört ila on altı puntoluk yazı tipi kullanılır. Yazı tipini ve tasarımı basit tutun.

Bir not aşağıdakileri içermelidir.

• Başlık
  • İle
  • İtibaren
  • Tarih
  • Ders
• Açılış beyanı
• Bağlam
• Eylem çağrısı ve görev bildirimi
• Tartışma
• Kapanış

Ayrıca notunuza ilettiğiniz mesajı desteklemek için ekler ekleme seçeneğiniz de vardır. Notunuz birden fazla sayfadan oluşuyorsa, puanlarınızı tamamlamak için bir özetinizin olması gerekir.

8 adımda bir not yazın

Sunduğunuz konu ne olursa olsun, notlar her zaman profesyonel ve kibar olmalıdır. Gerçeklere ve uygulanabilir planlara odaklanın. İş notlarınızda emoji kullanmamalısınız . Kısa, doğrudan ve net tutun ve yalnızca gerekli bilgileri ekleyin.

1 Başlık

Başlık, notu kimin aldığını, kimin gönderdiğini, notun yazıldığı tarihi ve notun konusunu listeler. Bu bölümün nasıl formatlanacağını aşağıda görebilirsiniz.

Kime:[Alıcıların tam adları ve iş unvanları veya departmanları]

Gönderen:[Tam adınız ve iş unvanınız]

Tarih:[Bugünün tarihi]

Konu:[Notun konusu]

Başlıkta alıcılara hitap ettiğiniz için selamlama eklemenize gerek yok.

2 Açılış beyanı

Bu bölüm bir ila üç cümle arasında olabilir. Açılış bildirisi, notunuzun amacını kısaca belirttiğiniz yerdir. Bu bölüme yalnızca en önemli bilgilerin özetini ekleyin. Daha sonra ayrıntılara girebileceksiniz.

Şu şekilde başlamayı deneyin: “Sizi bilgilendirmek için yazıyorum. . .”

3 Bağlam

Üç ila on cümleyle bağlamı belirtin. Bağlam, insanlara ne hakkında yazdığınızı, bunları neden yazdığınızı ve diğer kritik bilgileri bildirdiğiniz yerdir.

Bu bölüm aşağıdakileri içerebilir:

• destekleyici kanıtlar
• Kuruluşunuz notta tartıştığınız kararı neden verdi?
• arka plan bilgisi
• bir sorun bildirimi
• sorunu nasıl buldun
• önemli zamanlama veya tarihler
• diğer önemli noktalar

4 Eylem çağrısı ve görev bildirimi

Bu bölüm iki ila üç cümle veya madde işaretli bir liste olabilir. Burası alıcılarınız için sonraki adımları planladığınız yerdir. Alıcının notu okuduktan sonra ne yapması gerektiğini veya tanımladığınız sorunu nasıl çözmeyi planladığınızı yazın.

"Lütfen [tamamlanmasını istediğiniz görev] [son tarihe] kadar" veya "Bu konudaki işbirliğiniz için teşekkür ederim" yazmayı deneyin.

5 Tartışma

Bu bölümün amacı, alıcıları önerilen eylemlerinize uymaya ikna etmektir. En kritik bilgilerden başlayarak fikirlerinizi destekleyen tüm ayrıntıları planlayın. Bilgileri en güçlüden en zayıfa doğru düzenleyerek, notunuzu destekleyen spesifik destekleyici gerçekleri, fikirleri ve araştırmaları verin.

6 Kapanış

Kapanış bölümü, notunuzu nazik bir notla bitirmek için bir fırsattır. Alıcılarınızın harekete geçmesini istediğiniz konuları burada bir kez daha paylaşmanızı öneririz. Genellikle notlar bir veda içermez. Ancak bir tane almak istiyorsanız, kısa tuttuğunuzdan emin olun.

7 İsteğe bağlı eklemeler

Gerekirse notunuza bir özet veya ekler ekleyebilirsiniz. Notunuz birden fazla sayfadan oluşuyorsa bir özet eklemelisiniz. Özetler, alıcıların paylaştığınız bilgileri daha kolay özümsemesine yardımcı olur.

Özeti kapanış konuşmanızın hemen öncesine yerleştirebilirsiniz. Bir özet, önemli önerileri, kullandığınız önemli bilgilerin, referansların, yöntemlerin veya kaynakların bir özetini listeleyebilir. Notunuzdaki bilgilerin daha fazla açıklığa ihtiyacı varsa, bu bölüme yerleştirebilirsiniz. Özetler birkaç cümle uzunluğunda veya önemli bilgilerin madde işaretli bir listesi olabilir.

Ek bilgileriniz paylaşmak istediğiniz grafikler, listeler, tablolar veya fotoğraflar gibi belgeleri içermelidir. Ek eklemeyi seçerseniz kapanışınızın altına ne eklediğiniz hakkında bir not ekleyin.

Notunuzu e-posta yoluyla gönderiyorsanız, bu ek ekler e-postanıza eklenebilir. Notunuzu mektup veya faks olarak gönderiyorsanız bunları not belgenizin son sayfasından sonra ekleyin.

Eklerinize şu şekilde bakın: "Eklendi: [ekin adı], [oluşturulma tarihi]."

8 Gözden Geçirme

Artık notunuzu yazdığınıza göre, gözden geçirme zamanı! Notunuzun mümkün olduğunca açık ve öz olmasını sağlamak için aşağıdaki adımları izleyin. Unutmayın: ne kadar kısa olursa o kadar iyi.

• Gereksiz tüm malzemeleri kesin.
• Ana noktalarınızı netleştirin.
• Yazım, dilbilgisi ve noktalama hataları için düzeltmeler.
• Gerçeklerinizi ve kaynaklarınızı kontrol edin.
• Göndermeden önce bir meslektaşınızdan geri bildirim alın.

Bir notun . . .

Not, bir kuruluş içinde resmi bir mesajı yaymak için yapılan kısa ama resmi olmayan bir iletişimdir. Peki bunun bir e-postadan, bir mektuptan, bir sirkülerden veya tutanaklardan ne farkı var? Bu standart iş belgelerinin tanımlarını açıklayalım.

Bir notun e-postadan farkı nedir?

Notlar genellikle ton ve dil açısından e-postalardan daha resmidir; kısa ve öz olduklarında en etkili olanlardır . Gelecekte şirket, notunuzu basılacak, basılı kopya olarak dağıtılacak veya büyük bir grup insana okunabilir bir formatta profesyonel olarak dağıtılacak resmi bir belge olarak kullanabilir.

Bir notun bir mektuptan farkı nedir?

Tipik olarak mektuplar kuruluş dışındaki kişilere yöneliktir. Belirli bir konuyu ileten daha uzun harici mesajlar için tasarlanmıştır. Bunlar gayri resmi veya resmi bir tonda olabilir.

Bir notun basın bülteninden farkı nedir?

Notlar genellikle iç iletişim için kullanılırken, basın bültenleri dış iletişim için tasarlanmıştır. Bir basın bülteninin genellikle bir nottan daha uzun ve daha ayrıntılı bir belge olduğu anlaşılmaktadır.

Bir notun genelgeden farkı nedir?

Genelgeler toplu dağıtım içindir. Öte yandan notlar seçilmiş bir grup insan içindir. Genelgelerde genellikle birden fazla konu ve eylem çağrısı bulunur. Notlar kısaca yalnızca bir konuyu ele almalıdır.

Bir notun dakikalardan farkı nedir?

Toplantı tutanakları, toplantı notlarını içeren resmi belgelerdir. Bir not, ek eklerinde tutanaklara atıfta bulunsa da, bir notu toplantı tutanakları formatı olarak kullanmamalısınız veya bunun tersi de geçerlidir.

Not örnekleri

Not örneği olmadan yazmaya başlamak zor olabilir. İşte en sık kullanılan not formatlarının iki örneği.

Örnek 1: Dahili değişiklikler

Bir kuruluş politika, prosedür veya üst düzey personel değişiklikleri yaptığında, dahili bir değişiklik notu yazılmalıdır. Bu e-postayı İK departmanı gönderebilir veya liderlik ekibinden ya da başka bir departmandan gelebilir.

Kime: Tüm Çalışanlar

Gönderen: Kelly Source, İnsan Kaynakları Müdürü

Tarih: 20 Temmuz 2022

Konu: Ücretli İzin Sisteminde Değişiklik

Sizi PTO sistemimizde yapılan son değişiklikler hakkında bilgilendirmek için yazıyorum. Platformları PalmLeaf HR'ye değiştiriyoruz. Bu sistem 1 Ekim 2022'de yürürlüğe girecek.

Şirketimiz, PalmLeaf HR'ye geçiş yaparak PTO taleplerinizi daha basit bir şekilde iletmeye çalışmaktadır. Bu kullanımı kolay platformda gezinmeye yönelik eğitimleri bu notun ekinde bulabilirsiniz.

Bu hafta doğrudan PalmLeaf HR'den bir işe alım e-postası alacaksınız. Lütfen hesabınızı en geç 30 Eylül 2022 tarihine kadar oluşturduğunuzdan emin olun.

Hesabınızı oluşturmada sorun yaşıyorsanız lütfen sorularınızı [email protected] adresinden bize e-postayla gönderin.

Bu geçiş sırasındaki işbirliğiniz için teşekkür ederiz. Bunun PTO'nuzu yönetmeyi kolaylaştıracağını umuyoruz.

Ekli: PalmLeafHR Kılavuzu, Ocak 2022

Örnek 2: Genel iş notu

Genel bir iş notu formatı hemen hemen her iş öğesi için kullanılabilir. İster devam eden bir proje ister dahili bir analiz olsun, bu çok yönlü format size uyacaktır.

Kime: Ava Colon, Phil Comma ve Dave Period

Gönderen: Peter Office, Kıdemli Veri Analisti

Tarih: 20 Mayıs 2022

Konu: Gelir Analizi

Ekibinizin talep ettiği gelir analizi raporunu ele almak için yazıyorum. Bu analiz, 2010'dan 2022'nin ilk çeyreğine kadar olan gelir akışlarını kapsamaktadır.

Bu rapor, Dave Period'un Baş Satış Koordinatörü pozisyonuna geçtiği Ocak 2022'de satış ekibi tarafından talep edildi. Analiz Tableau kullanılarak derlenmiştir ve raporlar ekte yer almaktadır.

Şu anda sizden verileri incelemenizi ve daha derinlemesine analiz etmemi istediğiniz başka bir şey varsa bana bildirmenizi rica ediyorum. Kontrol panelini görüntülemenin en iyi yolu, e-posta gelen kutunuza Tableau'dan gelen davettir.

İşte analizimin ana noktaları:

• Ana gelir kaynağımız amiral gemisi ürünümüz olan Hawaii tarzı gömleklerdir.
• İkinci en büyük gelir akışı koşu şapkalarıdır.
• Gelirimiz, esas olarak e-posta pazarlama çalışmaları yoluyla elde edilen satışlardan kaynaklanmaktadır.
• Verilerin mevcut olmadığı ve bu nedenle bu analize dahil edilmediği bazı dönemler olmuştur.

Bu analizi incelemeye zaman ayırdığınız için teşekkür ederiz. Lütfen sorularınızı veya endişelerinizi bana [email protected] adresinden göndermekten çekinmeyin. Kontrol paneline erişimde teknik zorluklar yaşıyorsanız lütfen yardım için [email protected] adresinden BT departmanımızla iletişime geçin.

Ekli:

• Tablo Kılavuzu, 2022
• 2010–2021 Gelir Analizi Raporu, Mayıs 2022

Not SSS

Not nedir?

Memorandum'unkısaltması olan bir not , bir grubu belirli bir sorun, çözüm veya olay hakkında bilgilendiren kısa bir iç iletişimdir. Notlar kağıt mektup veya faks olarak gönderilebilir veya PDF olarak bir e-postaya eklenebilir.

Bir notun amacı nedir?

Bir not, bir grup insanı karmaşık bir konu, bir politika değişikliği veya bir kuruluş içindeki diğer kısa resmi işler hakkında bilgilendirmek içindir.

Bir notun temel yapısı nedir?

Bir not aşağıdakileri içermelidir.

• Başlık
  • İle
  • İtibaren
  • Tarih
  • Ders
• Açılış beyanı
• Bağlam
• Eylem çağrısı
• Tartışma
• Kapanış