8 Adımda Not Nasıl Yazılır

İster paylaşmanız gereken bir şirket içi politika değişikliğiniz olsun, ister yatırımcıların bilmesi gereken bir projeye öncülük ediyor olun, bir not, kuruluşunuz içinde değerli bilgileri iletmenin en iyi yoludur. Notlar, bu tür bilgileri iş arkadaşlarınıza, kiracılarınıza, gönüllülerinize veya diğer dahili kuruluş üyelerine yaymanın iyi bir yoludur.

Ne zaman bir not göndermelisiniz? Nasıl bir not yazarsın? Bu soruları yanıtlayacağız ve size bir not oluşturmak için adım adım bir kılavuz sunacağız ve ayrıca birçok not örneği paylaşacağız.

not nedir?

Memorandum'un kısaltması olan bir not, bir grup insanı belirli bir sorun, çözüm veya olay hakkında bilgilendirmenin bir yoludur. Bir not kısa, anlaşılır ve okunması kolay olmalıdır. Alıcıları bilgilendirir ve sonraki belirli adımları içeren bir eylem planı sunar.

Bir notu, bir e-postaya eklenmiş kağıt mektup, faks veya PDF olarak gönderebilirsiniz. E-postanın yaygın kullanımı, birçok durumda notların yerini alsa da, notlar bazı önemli mesajlar için hala yararlıdır.

Bir notun amacı nedir?

Notlar, bir işletmenin veya kuruluşun resmi iç iletişimleri için tasarlanmıştır. Genellikle tüm bir kuruluşa gönderilirler ancak aynı zamanda tek bir departman, ekip veya daha küçük bir grup insanı bilgilendirmek için de yararlıdırlar. Notlar, basit, takip etmesi kolay bir format kullanarak gerekli bilgileri dağıtır.

Bir not ne zaman yazılır

Resmi iş kalemlerini verimli bir şekilde aktarmanız gerektiğinde bir muhtıra yazmalısınız. Notunuzun amacı bilgilendirmek, bir soruna dikkat çekmek veya bir soruyu yanıtlamak olmalıdır. Aşağıdaki amaçlar bir not için uygundur:

• dahili değişiklikleri yayınla
• haber yaymak
• yaklaşan bir etkinliği paylaş
• kamu güvenliği yönergelerini güncelle
• bir konu hakkında farkındalık yaratmak
• bir sorunu ele almak
• istekte bulunmak
• proje güncellemelerini paylaş

Bir not nasıl biçimlendirilir

E-posta yoluyla bir not gönderiyorsanız, PDF olarak biçimlendirilmelidir. Bu, belgeye uyguladığınız stili korur. Geleneksel olarak notlar, gövde için on iki noktalı yazı tipi ve başlıklar için on dört ila on altı noktalı yazı tipi kullanır. Yazı tipini ve tasarımı basit tutun.

Bir not aşağıdakileri içermelidir.

• Başlık
  • İle
  • İtibaren
  • Tarih
  • Ders
• Açılış bildirisi
• Bağlam
• Eylem çağrısı ve görev bildirimi
• Tartışma
• Kapanış

Ayrıca, ilettiğiniz mesajı notunuza desteklemek için ekler ekleme seçeneğiniz de vardır. Notunuz birden fazla sayfadan oluşuyorsa, puanlarınızı tamamlamak için bir özetiniz olmalıdır.

8 adımda bir not yazın

Giriş yaptığınız konu ne olursa olsun, notlar her zaman profesyonel ve kibar olmalıdır. Gerçeklere ve uygulanabilir planlara odaklanın. İş notlarında emoji kullanmamalısınız . Kısa, doğrudan ve net tutun ve yalnızca gerekli bilgileri ekleyin.

1 Başlık

Başlık, notu kimin aldığını, notu kimin gönderdiğini, notun yazıldığı tarihi ve notun konusunu listeler. Bu bölümün nasıl biçimlendirileceğini aşağıda görebilirsiniz.

Kime: [Alıcıların tam adları ve iş unvanları veya departmanları]

Kimden: [Tam adınız ve iş unvanınız]

Tarih: [Bugünün tarihi]

Konu: [Not ne hakkındadır]

Başlıkta alıcılara hitap ettiğiniz için bir selamlama eklemenize gerek yoktur.

2 Açılış beyanı

Bu bölüm bir ile üç cümle arasında olabilir. Açılış beyanı, notunuzun amacını kısaca belirttiğiniz yerdir. Bu bölümde yalnızca en önemli bilgilerin bir özetini ekleyin. Daha sonra ayrıntılara girebileceksiniz.

“Sizi bilgilendirmek için yazıyorum. . ”

3 Bağlam

Üç ila on cümlede bağlam sağlayın. Bağlam, insanlara ne hakkında yazdığınızı, onları neden yazdığınızı ve diğer kritik bilgileri bildirdiğiniz yerdir.

Bu bölüm aşağıdakileri içerebilir:

• Destekleyen kanıt
• kuruluşunuz notta tartıştığınız kararı neden verdi?
• arkaplan bilgisi
• sorun bildirimi
• sorunu nasıl buldun
• önemli zamanlama veya tarihler
• diğer önemli noktalar

4 Eylem çağrısı ve görev bildirimi

Bu bölüm, iki ila üç cümle veya madde işaretli bir liste olabilir. Burası, alıcılarınız için sonraki adımları belirlediğiniz yerdir. Alıcının notu okuduktan sonra ne yapması gerektiğini veya tanımladığınız sorunu nasıl çözmeyi planladığınızı yazın.

"Lütfen [bitmesini istediğiniz görev] [son tarihe] kadar" veya "Bu konudaki işbirliğiniz için teşekkür ederim" yazmayı deneyin.

5 Tartışma

Bu bölümün amacı, alıcıları önerilen eylemleri izlemeye ikna etmektir. En kritik bilgilerden başlayarak, fikirlerinizi destekleyen tüm ayrıntıları ortaya koyun. Bilgileri en güçlüden en zayıfa doğru düzenleyerek, notunuzu destekleyen belirli destekleyici gerçekler, fikirler ve araştırmalar verin.

6 Kapanış

Kapanış bölümü, notunuzu nazik bir notla bitirmek için bir fırsattır. Alıcılarınızın işlem yapmasını istediğiniz şeyleri bir kez daha burada paylaşmanızı öneririz. Genellikle, notlar bir veda içermez. Ama sahip olmak istiyorsanız, kısa tuttuğunuzdan emin olun.

7 İsteğe bağlı eklemeler

Gerekirse notunuza bir özet veya ekler ekleyebilirsiniz. Notunuz birden fazla sayfadan oluşuyorsa bir özet eklemelisiniz. Özetler, alıcıların paylaştığınız bilgileri daha kolay sindirmesine yardımcı olur.

Özeti kapanış açıklamanızın hemen önüne yerleştirebilirsiniz. Bir özet, önemli tavsiyeleri, önemli bilgilerin bir özetini, referansları, yöntemleri veya kullandığınız kaynakları listeleyebilir. Notunuzdaki bilgilerin daha fazla açıklığa kavuşturulması gerekiyorsa, bunu bu bölüme yerleştirebilirsiniz. Özetler, birkaç cümle uzunluğunda veya madde işaretli bir anahtar bilgi listesi olabilir.

Ek bilgileriniz, paylaşmak istediğiniz grafikler, listeler, tablolar veya fotoğraflar gibi belgeleri içermelidir. Ekler eklemeyi seçerseniz, kapanışınızın altına ne eklediğinizle ilgili bir not ekleyin.

Notunuzu e-posta yoluyla gönderiyorsanız, bu ek ekler e-postanıza eklenebilir. Notunuzu mektup veya faks olarak gönderirseniz, bunları not belgenizin son sayfasından sonra ekleyin.

Eklerinize şu şekilde bakın: "Ekli: [ek adı], [oluşturma tarihi]."

8 Gözden Geçirme

Artık notunuzu yazdığınıza göre, gözden geçirme zamanı! Notunuzun olabildiğince açık ve özlü olmasını sağlamak için aşağıdaki adımları izleyin. Unutmayın: ne kadar kısa, o kadar iyi.

• Gereksiz malzemeleri kesin.
• Ana noktalarınızı netleştirin.
• Yazım, dil bilgisi ve noktalama hataları için düzeltme.
• Gerçeklerinizi ve kaynaklarınızı kontrol edin.
• Göndermeden önce bir meslektaşınızdan geri bildirim alın.

Bir notun . . .

Not, resmi bir mesajı yaymak için bir kuruluş içinde kısa ama resmi olmayan bir iletişimdir. Ancak bunun bir e-postadan, mektuptan, genelgeden veya tutanaktan farkı nedir? Bu standart işletme belgelerinin tanımlarını netleştirelim.

Bir notun bir e-postadan farkı nedir?

Notlar genellikle e-postalardan daha resmi bir tonda ve dildedir; bunlar kısa ve öz olduklarında en etkilidir . Gelecekte şirket, notunuzu yazdırılacak, basılı kopya olarak dağıtılacak veya profesyonel olarak büyük bir grup insana okunabilir bir biçimde dağıtılacak resmi bir belge olarak kullanabilir.

Bir not bir mektuptan nasıl farklıdır?

Tipik olarak, mektuplar kuruluş dışındaki kişilere yöneliktir. Belirli bir konuyu ileten daha uzun harici mesajlar içindir. Bunlar gayri resmi veya resmi tonda olabilir.

Bir notun bir basın bülteninden farkı nedir?

Notlar genellikle iç iletişim için kullanılırken, basın bültenleri dış iletişim için tasarlanmıştır. Bir basın bülteninin tipik olarak bir nottan daha uzun, daha ayrıntılı bir belge olduğu anlaşılır.

Bir notun genelgeden farkı nedir?

Sirkülerler kütle dağıtımı içindir. Öte yandan, notlar belirli bir grup insan içindir. Genelgelerde genellikle birden fazla konu ve harekete geçirici mesaj bulunur. Notlar sadece bir konuyu kısaca ele almalıdır.

Bir notun dakikalardan farkı nedir?

Toplantı tutanakları , bir toplantının notlarını içeren resmi belgelerdir. Bir not, ek eklerinde tutanaklara atıfta bulunabilirken, bir notu toplantı tutanakları için bir format olarak kullanmamalısınız veya bunun tersi de geçerlidir.

not örnekleri

Bir not örneği olmadan yazmaya başlamak zor olabilir. İşte en sık kullanılan not formatlarından iki örnek.

Örnek 1: Dahili değişiklikler

Bir kuruluş politika, prosedür veya üst düzey personel değişikliği yaptığında, dahili bir değişiklik notu yazılmalıdır. İK departmanı bu e-postayı gönderebilir veya liderlik ekibinden veya başka bir departmandan gelebilir.

Kime: Tüm Çalışanlar

Gönderen: Kelly Source, İnsan Kaynakları Müdürü

Tarih: 20 Temmuz 2022

Konu: Ücretli İzin Sisteminde Yapılan Değişiklikler

PTO sistemimizdeki son değişiklikler hakkında sizi bilgilendirmek için yazıyorum. Platformları PalmLeaf HR'ye değiştiriyoruz. Bu sistem 1 Ekim 2022'de yürürlüğe girecek.

PalmLeaf HR'ye geçiş yaparak şirketimiz, PTO taleplerinizi göndermeyi daha basit hale getirmeye çalışıyor. Bu kullanımı kolay platformda gezinmek için öğreticileri bu notta bulabilirsiniz.

Bu hafta doğrudan PalmLeaf HR'den bir işe alım e-postası alacaksınız. Lütfen hesabınızı en geç 30 Eylül 2022 tarihine kadar oluşturduğunuzdan emin olun.

Hesabınızı kurmakta sorun yaşıyorsanız, lütfen sorularınızı [email protected] adresinden bize e-posta ile gönderin.

Bu geçiş sırasındaki işbirliğiniz için teşekkür ederiz. Bunun PTO'nuzu yönetmeyi kolaylaştıracağını umuyoruz.

Ekli: PalmLeafHR Kılavuzu, Ocak 2022

Örnek 2: Genel iş notu

Hemen hemen her iş öğesi için genel bir iş notu formatı kullanılabilir. İster devam eden bir proje isterse dahili bir analiz olsun, bu çok yönlü format uygun olacaktır.

Kime: Ava Colon, Phil Virgül ve Dave Dönemi

Gönderen: Peter Office, Kıdemli Veri Analisti

Tarih: 20 Mayıs 2022

Konu: Gelir Analizi

Ekibinizin istediği gelir analizi raporunu ele almak için yazıyorum. Bu analiz, 2010'dan 2022'nin ilk çeyreğine kadar olan gelir akışlarını kapsar.

Bu rapor, satış ekibi tarafından Ocak 2022'de Dave Period'un Baş Satış Koordinatörü pozisyonuna geçtiği sırada talep edildi. Analiz Tableau kullanılarak derlenmiştir ve raporlar eklenmiştir.

Şu anda, verileri gözden geçirmenizi ve daha derinlemesine analiz etmemi istediğiniz başka bir şey varsa bana bildirmenizi rica ediyorum. Gösterge tablosunu görüntülemenin en iyi yolu, e-posta gelen kutunuzdaki Tableau davetidir.

İşte analizimden ana noktalar:

• Ana gelir kaynağımız, amiral gemisi ürünümüz Hawai tarzı gömleklerdir.
• İkinci en yüksek gelir akışı koşu şapkalarıdır.
• Gelirimiz, öncelikle e-posta pazarlama çabalarıyla yönlendirilen satışlardan elde edilir.
• Verilerin mevcut olmadığı ve bu nedenle bu analize dahil edilmediği bazı dönemler olmuştur.

Bu analizi incelemek için zaman ayırdığınız için teşekkür ederiz. Lütfen sorularınızı veya endişelerinizi [email protected] adresinden bana göndermekten çekinmeyin. Panoya erişimde teknik sorunlar yaşıyorsanız, yardım için lütfen [email protected] adresinden BT departmanımızla iletişime geçin.

Ekli:

• Tablo Rehberi, 2022
• 2010–2021 Gelir Analizi Raporu, Mayıs 2022

Not SSS'leri

not nedir?

Memorandum'un kısaltması olan bir not, bir grubu belirli bir sorun, çözüm veya olay hakkında bilgilendiren kısa bir iç iletişimdir. Notlar kağıt mektup veya faks olarak gönderilebilir veya bir e-postaya PDF olarak eklenebilir.

Bir notun amacı nedir?

Bir not, bir grup insanı karmaşık bir konu, bir politika değişikliği veya bir kuruluş içindeki diğer kısa resmi işler hakkında bilgilendirmek içindir.

Bir notun temel yapısı nedir?

Bir not aşağıdakileri içermelidir.

• Başlık
  • İle
  • İtibaren
  • Tarih
  • Ders
• Açılış bildirisi
• Bağlam
• Eylem çağrısı
• Tartışma
• Kapanış