Etkili Bir Ofis Dışı Mesajı Nasıl Yazılır?

Ofis dışında mesajı (veya OOO mesajı), uzun bir süre boyunca işte olmadığınızı kişilere bildiren bir otomatik yanıt e-postasıdır. Bunlar, meslektaşlarınıza ne zaman yanıt bekleyeceklerini ve/veya yokluğunuzda kiminle iletişime geçeceklerini bildirmek açısından oldukça faydalıdır ve genellikle tatiller , hastalık izni ve diğer uzun süreli devamsızlıklar için uygun iş görgü kuralları olarak kabul edilir.

Herhangi bir profesyonel otomatik yanıt e-postasını yazarken dikkatli olmak istersiniz; onu kimin okuyabileceğini asla bilemezsiniz. Bu kılavuzda, ofis dışında bir mesajın nasıl yazılacağını, nelerin dahil edileceğini, ofis dışında mesaj örneklerini ve kendi mesajınızı yazmaya yönelik bazı ipuçlarını açıklıyoruz.

parladığından emin olmak mı istiyorsunuz ? Grammarly yazımınızı kontrol edebilir ve sizi dil bilgisi ve noktalama işareti hatalarından kurtarabilir . Hatta metninizin düzeltmelerini yapar , böylece yazdığınız her yerde çalışmanız daha da gösterişli olur.

Ofis dışında mesajı nedir?

Tatiller, izinler ve uzun süreli devamsızlıklar, hazırlıklı olmadığınız sürece iş akışını bozabilir. Hem ofis içi hem de uzaktan çalışma kuralları, siz durumu açıklamak ve rehberlik sunmak için gittiğinizde herhangi bir soru için otomatik yanıt mesajı oluşturmanızı önerir. Bu mesajlar siz geri dönene kadar işlerin sorunsuz bir şekilde devam etmesine yardımcı olur; Aksi takdirde, yanıt vermediğinizde insanlar bunu yanlış anlayabilir.

Bazı kişiler kısa mesaj ve telefon aramaları için otomatik yanıtları kullansa da, e-posta, ofis dışından gelen mesajlar için standart iletişim kanalıdır . E-postalar iş dünyasında, özellikle de daha fazla çevresel bağlantıyla iletişim kurmanın en iyi yöntemlerinden biridir. Birisiyle e-posta kullanmayacak kadar yakın çalışıyorsanız, büyük ihtimalle diğer iş iletişim kanalları (mesajlaşma platformu gibi) veya ağızdan ağza onlara izninizi anlatacaksınız.

Ofis dışında mesajı ne zaman kullanılmalı?

Normal çalışma saatleri içinde e-postalara yanıt veremediğiniz durumlarda ofis dışında mesajı ayarlamak en iyisidir. OOO mesajları, doktor randevuları veya işten erken ayrılma gibi kısa sürelerin yanı sıra, birden fazla günlük tatiller veya ebeveyn izinleri gibi daha uzun süreli devamsızlıklar için de uygundur.

Aslında ofis dışında mesajlarını ne zaman kullanacağınız işinize ve aldığınız mesajların ne kadar acil olduğuna bağlıdır. İşyeri dışında mesajı oluşturup oluşturmama konusunda emin değilseniz, birisi size mesaj atarsa ​​ne olacağını kendinize sorun. Eğer cevabınız onlar için çok geç olmayacaksa, buna ihtiyacınız yok. Bununla birlikte, eğer konular siz dışarıdayken ilgilenmenizi gerektirecek kadar acilse veya en azından yanıtınızın neden gecikebileceğine dair bir açıklama sağlamanız gerekiyorsa, o zaman bir OOO mesajı oluşturmalısınız.

İşyeri dışında mesaj nasıl yazılır?

İşyeri dışında iletilerin ayrıntılı olması gerekmez; Temel bilgileri içerdikleri sürece bu yeterlidir. Bazı insanlar mesajlarını ayrıntılarla ve hafif mizahla canlandırmayı sever, ancak bunlar isteğe bağlıdır.

Özellikle, iyi bir ofis dışında mesajı üç parça bilgi içerir:

1 gideceğiniz tarihler

2 yokluğunuzun kısa bir nedeni

Konunun acil olması durumunda daha fazla yardım için 3 irtibat noktası; Birden fazla iletişim noktanız varsa, belirli konular için kiminle iletişime geçilmesi gerektiğini belirleyin

Bunlar, siz yokken meslektaşlarınızın veya dış bağlantılarınızın idare etmesine yardımcı olacak gereklilikler. Alıcıya geri dönüşünüzü bekleme veya siz olmadan yola devam etme seçeneğini verir ve başka nedenlerden dolayı gittiğinizi düşünmemeleri için meraklarını giderir.

Tüm bu bilgileri yalnızca birkaç cümlede anlatabilirsiniz, dolayısıyla ofis dışında mesajlar genellikle oldukça kısadır. Gerçeklerin yanı sıra, "mesajınız için teşekkürler" veya "yakında konuşalım!" gibi dostça selamlamalar ve kibar jestler eklemek de yardımcı olur.

Ofis dışında mesaj nasılyazılmaz?

Tatiller ve iş izinleri insanlardaki aptallığı ortaya çıkarabilir ancak ofis dışında mesajların hâlâ iş mesajları olduğunu unutmayın.

Profesyonel olun ve çok resmi olmayan bir şey söylemeyin. İş arkadaşlarınızla sıradan bir şekilde konuşsanız bile, iş yerinizin dışından insanlar size e-posta gönderebilir, hatta belki de beklemediğiniz yeni iş fırsatlarını bildirebilirler. Orada olmadığınızda bile kötü bir ilk izlenim bırakmak istemezsiniz!

Ayrıca, yardıma ihtiyaç duymaları durumunda kendinize veya insanları gönderdiğiniz meslektaşınıza çok fazla baskı uygulamaktan kaçının. “Hemen yardım edecekler” veya “Döner dönmez cevap vereceğim” gibi şeyler söylemeyin. İnsanların programlarını düzgün bir şekilde düzenleyebilmeleri için bir zaman çerçevesi için gerçekçi beklentiler belirleyin, ancak bunları hayal kırıklığına uğratmayın.

En iyi ofis dışında mesaj örnekleri

Neyi hedefleyeceğinizi bilmeniz için bazı ofis dışı mesaj örneklerine bir göz atalım. Bunlar ofis dışı şablonlar veya ortak metinler olarak ikiye katlanır; bu nedenle bunları kendi bilgilerinizi ekleyerek kopyalayıp yapıştırmaktan çekinmeyin.

Güvenilir

[Kişisel selamlamanız],

E-postanız için teşekkür ederiz.Şu anda[sebep]nedeniyle[dönüş tarihi]tarihine kadar ofis dışındayım. Geri döndüğümde mesajınıza cevap vermekten mutluluk duyacağım.

Bu arada yardıma ihtiyacınız olursa lütfen[meslektaşınızın adı + iş unvanı]ile[e-posta, telefon vb.]adresinden iletişime geçin.

[Kişisel kapanışınız ve imzanız]

Tüm işler

[Kişisel selamlamanız],

[Sebep]nedeniyle[dönüş tarihi]tarihine kadar ofisten uzakta olacağımve e-postaya erişimim olmayacak. Talebiniz acilse,yardım içinlütfen[meslektaşınızın adı + iş unvanı]ile[e-posta, telefon vb.]adresinden iletişime geçin. Aksi takdirde döndüğümde size mümkün olan en kısa sürede geri döneceğim.

[Kişisel kapanışınız ve imzanız]

Küçük büyücü

[Kişisel selamlamanız],

Mesajınız için teşekkürler!Maalesef[sebeplerden dolayı]ofisten uzaktayımve [dönüş tarihi]tarihine kadar geri dönmeyeceğim.Geri döndüğümde mesajınıza yanıt vermekten memnuniyet duyarım, ancak acil yardıma ihtiyacınız varsa[meslektaşınızın adı + iş unvanı]ile [e-posta, telefon vb.]adresindeniletişime geçmekten çekinmeyin.

Tekrar teşekkürler ve rahatsızlıktan dolayı özür dileriz!

[Kişisel kapanışınız ve imzanız]

İşyeri dışında mesaj yazmaya yönelik ipuçları

Çok fazla açıklama yapmayın

Ofis dışındayken gönderilen mesajlar hızlı ve isabetli olduklarında daha iyidir. Tatil planlarınız veya kişisel yaşamınız hakkında çok fazla şey paylaşmak yalnızca profesyonelliğe aykırı olmakla kalmaz, aynı zamanda hâlâ işte olan meslektaşlarınızı da yabancılaştırabilir. Tıbbi ayrıntılara gelince. . . daha az daha fazladır.

Aşırı ayrıntılar, okuyucuların iletişim e-postası veya geri dönüş tarihi gibi bilmesi gereken bilgileri bulmasını da zorlaştırır. Çok fazla bilgi ifşa etmek aynı zamanda bir güvenlik sorunudur: Evinizden uzakta olmanız gibi kişisel ayrıntılarınızı yabancıların görmesi için yayınlamak istemezsiniz.

İşyeri dışından gönderilen e-postalarda belirsiz olmakta sorun yoktur; aslında tercih edilir. Daha fazla açıklama yapmadan basitçe "tatilde" olduğunuzu veya "hasta olduğunuzu" söyleyebilirsiniz.

Mesajlarınıza daha fazla cila verin

İşyeri dışında mesajınızda yazım hatası yaptığınızı hayal edin . Şimdi bir yazım hatasının düzinelerce farklı kişi tarafından görüldüğünü, bazen sizi birden çok kez denediklerinde tekrar tekrar görüldüğünü hayal edin.

Grammarly, özellikle daha geniş bir kitleye sahip olan herhangi bir mesajı göndermeden önce tüm hatalarınızı yakalamanızı sağlar. Yazma önerilerimiz siz yazarken tüm yazım hatalarınızı yakalayacak ve geri bildirimde bulunacaktır.

Üstelik ton dedektörümüz yazınızın nasıl algılandığını (örneğin, "kendinden emin", "suçlayıcı" ve hatta "benmerkezci") belirleyebilir. Bu, yazınızın nasıl hissettirmesini istediğinize bağlı olarak kelime seçiminizi yeniden ayarlamanıza veya rotanızda kalmanıza yardımcı olur.

İşyeri dışı mesajlarınız da dahil olmak üzere tüme-postalarınızın kalitesini artırmak için Grammarly'yi hemen indirin .

Bu makale ilk olarak 2017 yılında Karen Hertzberg tarafından yazılmıştır. Yeni bilgileri içerecek şekilde güncellendi.