Etkili Bir Ofis Dışında Mesajı Nasıl Yazılır?

Ofis dışında mesajı (veya OOO mesajı), insanlara uzun bir süre çalışmadığınızı bildiren bir otomatik yanıt e-postasıdır. İş arkadaşlarınıza ne zaman yanıt bekleyeceklerini ve/veya siz yokken kiminle iletişime geçeceklerini bildirmek için oldukça kullanışlıdırlar ve genellikle tatiller , hastalık izni ve diğer uzun süreli devamsızlıklar için uygun iş görgü kuralları olarak kabul edilirler.

Herhangi bir profesyonel otomatik yanıt e-postası yazarken dikkatli olmak istersiniz - onu kimin okuyabileceğini asla bilemezsiniz. Bu kılavuzda, ofis dışında mesajının nasıl yazılacağını, nelerin ekleneceğini, ofis dışında mesaj örneklerini ve sizinkini yazmak için bazı ipuçlarını açıklıyoruz.

Ofis dışında mesajı nedir?

Tatiller, izinler ve uzun süreli devamsızlıklar, hazırlıklı olmadığınız sürece iş akışını bozabilir. Hem ofis içi hem de uzaktan çalışma görgü kuralları , siz durumu açıklamaya ve rehberlik sunmaya gittiğinizde herhangi bir soru için bir otomatik yanıt mesajı ayarlamanızı önerir. Bu mesajlar, siz dönene kadar işinizin sorunsuz bir şekilde devam etmesini sağlamaya yardımcı olur; aksi halde, yanıt vermediğinizde insanlar yanlış anlayabilir.

Bazı kişiler kısa mesajlar ve telefon görüşmeleri için otomatik yanıtları kullansa da, e-posta, ofis dışı iletiler için standart iletişim kanalıdır . E-postalar, özellikle daha çevresel kişilerle iş dünyasında en iyi iletişim yöntemlerinden biridir. E-posta kullanmadığınız biriyle çok yakın çalışıyorsanız, izninizi diğer iş iletişim kanalları (mesajlaşma platformu gibi) veya ağızdan ağza iletme şansınız vardır.

Ofis dışında mesajı ne zaman kullanılır?

Normal çalışma saatleri içinde e-postalara yanıt veremediğinizde bir ofis dışında mesajı ayarlamak en iyisidir. OOO mesajları, doktor randevuları veya işten erken ayrılma gibi kısa süreler için ve ayrıca çok günlük tatiller veya ebeveyn izinleri gibi uzun süreli devamsızlıklar için uygundur.

Gerçekten, ofis dışında mesajların ne zaman kullanılacağı işinize ve aldığınız mesajların ne kadar acil olduğuna bağlıdır. Ofis dışında mesajı ayarlayıp ayarlamama konusunda emin değilseniz, biri size mesaj atarsa ​​ne olacağını kendinize sorun. Cevabınız onlar için çok geç olmayacaksa, buna ihtiyacınız yok. Bununla birlikte, meseleler siz dışarıdayken ilgilenmenizi gerektirebilecek kadar acilse veya en azından yanıtınızın neden gecikebileceğine dair bir açıklama sağlıyorsa, bir OOO mesajı oluşturmalısınız.

Ofis dışında mesajı nasıl yazılır

Ofis dışı iletilerin ayrıntılı olması gerekmez; temel bilgileri içerdikleri sürece, bu yeterince iyi. Bazı insanlar mesajlarını ayrıntılarla ve hafif mizahla canlandırmak ister, ancak bunlar isteğe bağlıdır.

İyi bir ofis dışında mesajı özellikle üç parça bilgi içerir:

1 gideceğin tarihler

2 yokluğunuzun kısa bir nedeni

Konunun acil olması durumunda daha fazla yardım için 3 temas noktası; birden fazla irtibat kişiniz varsa, belirli konularda kiminle iletişime geçilmesi gerektiğini belirleyin

Bunlar, siz yokken iş arkadaşlarınızın veya harici bağlantılarınızın geçinmesine yardımcı olmak için gerekenler. Alıcıya dönüşünüzü bekleme veya siz olmadan devam etme seçeneği sunar ve başka nedenlerle gittiğinizi düşünmemeleri için meraklarını giderir.

Tüm bu bilgileri yalnızca birkaç cümleyle kapsayabilirsiniz, bu nedenle ofis dışı iletileri genellikle oldukça kısadır. Gerçeklere ek olarak, “mesajınız için teşekkürler” veya “yakında konuşalım!” gibi bazı dostane selamlar ve kibar jestler eklemek yardımcı olur.

Ofis dışında mesajı nasıl YAZILMAZ ?

Tatiller ve iş izinleri insanlarda aptallığı ortaya çıkarabilir, ancak ofis dışı mesajlarının hala iş mesajları olduğunu unutmayın.

Profesyonel olun ve gayri resmi bir şey söylemeyin. İş arkadaşlarınızla rastgele konuşsanız bile, işyerinizin dışından insanlar size e-posta gönderiyor olabilir, hatta belki de beklemediğiniz yeni iş fırsatlarıyla. Orada olmadığınızda bile kötü bir ilk izlenim bırakmak istemezsiniz!

Ayrıca, yardıma ihtiyaçları olduğunda kendinize veya insanları gönderdiğiniz iş arkadaşınıza çok fazla baskı yapmaktan kaçının. “Size hemen yardımcı olurlar” veya “Döner dönmez yanıt veririm” gibi şeyler söylemeyin. İnsanların programlarını düzgün bir şekilde organize edebilmeleri için bir zaman çerçevesi için gerçekçi beklentiler belirleyin, ancak onları hayal kırıklığına uğratmayın.

En iyi ofis dışı mesaj örnekleri

Neyi hedefleyeceğinizi bilmeniz için bazı ofis dışı mesaj örneklerine bir göz atalım. Bunlar, ofis dışında şablonlar veya ortak şablonlar olarak ikiye katlanır, bu nedenle kendi bilgilerinizi ekleyerek bunları kopyalayıp yapıştırmaktan çekinmeyin.

çok güvenilir

[Kişisel selamlamanız] E-postan için teşekkürler. [return date] [reason] Şu anda [dönüş tarihine] [neden] nedeniyle ofis dışındayım Döndüğümde mesajınıza cevap vermekten mutluluk duyacağım.

[name of colleague + their job title] [email, phone, etc.] Bu arada yardıma ihtiyacınız olursa, lütfen [e-posta, telefon, vb .] [Kişisel kapanışınız ve imzanız]

Tüm iş

[Kişisel selamlamanız] [return date] [reason] [Geri dönüş tarihine] [neden] [name of colleague + their job title] [email, phone, etc.] Talebiniz acilse, yardım için lütfen [e-posta, telefon, vb.] Aksi takdirde, döndüğümde mümkün olan en kısa sürede size geri döneceğim.

[Kişisel kapanışınız ve imzanız]

küçük büyücü

[Kişisel selamlamanız] Mesajın için teşekkürler! [reason] [return date] . Ne yazık ki, [sebep] [name of colleague + their job title] [email, phone, etc.] Döndüğümde mesajınıza memnuniyetle yanıt vereceğim, ancak acil yardıma ihtiyacınız olursa , [e-posta, telefon, vb .] Tekrar teşekkürler ve herhangi bir rahatsızlık için özür dilerim!

[Kişisel kapanışınız ve imzanız]

Ofis dışında mesajı yazmak için ipuçları

çok belli etme

Ofis dışı iletiler, hızlı ve konuya yönelik olduklarında daha iyidir. Tatil planlarınız veya kişisel hayatınız hakkında çok fazla şey paylaşmak sadece profesyonelce değil, aynı zamanda hala işte olan meslektaşlarınızı da uzaklaştırabilir. Tıbbi detaylara gelince. . . Az ama öz.

Aşırı ayrıntılar, okuyucuların bir iletişim e-postası veya geri döndüğünüz tarih gibi bilmesi gereken bilgileri bulmasını da zorlaştırır. Çok fazla bilgi ifşa etmek de bir güvenlik sorunudur: Evinizden uzakta olmanız gibi, yabancıların görmesi için herhangi bir kişisel ayrıntı yayınlamak istemezsiniz.

Ofis dışı e-postalarda belirsiz olmak sorun değil - aslında tercih edilir. Daha fazla açıklama yapmadan basitçe "tatilde" veya "hastadayım" diyebilirsiniz.

Mesajlarınıza daha gösterişli bir hava katın

Ofis dışında mesajınızda bir yazım hatası yaptığınızı hayal edin. Şimdi, bir yazım hatasının düzinelerce farklı insan tarafından, bazen sizi defalarca denerlerse tekrar tekrar gördüğünü hayal edin.

Grammarly, özellikle daha geniş bir kitleye sahip bir mesaj göndermeden önce tüm hatalarınızı yakalamanızı sağlar. Yazma önerilerimiz, siz yazarken ve geri bildirimde bulunurken tüm yazım hatalarınızı yakalayacaktır.

Ayrıca, ton algılayıcımız , "kendinden emin", "suçlayıcı" ve hatta "benmerkezci" gibi yazılarınızın nasıl karşılandığını belirleyebilir. Bu, yazınızın nasıl hissettirmesini istediğinize bağlı olarak kelime seçiminizi yeniden ayarlamanıza veya rotada kalmanıza yardımcı olur.

Ofis dışı mesajları da dahil olmak üzere tüm e-postalarınızın kalitesini artırmak için Grammarly'yi şimdi indirin .

Bu makale ilk olarak 2017 yılında Karen Hertzberg tarafından yazılmıştır. Yeni bilgiler içerecek şekilde güncellendi.