Mülakat davet e-postası nasıl yazılır

Mülakat davetiyesi e-postası göndermek, işe alım sürecinde heyecan verici bir adımdır. Kolay yolu seçip bir röportaj davetiyesi e-posta şablonu kullanmak cazip gelebilir, ancak bunu yapmayın. Birini görüşmeye davet etmek için kişiselleştirilmiş bir e-posta hazırlamak için zaman harcamak, markanıza ve işinize fayda sağlayacaktır.

Mülakat davet e-postaları, adaylara nasıl çalıştığınıza dair bir anlık görüntü sağlar. Şirketinizi satmak ve rolü tanıtmak için bir fırsattır. Açık pozisyonların aday sayısından çok daha fazla olduğu rekabetçi endüstrilerde, iyi yazılmış bir mülakat davet e-postası, bir boşluğu doldurmak ile doldurmamak arasında ayrım yapabilir.

Video görüşmeleri norm haline geldiğinden, görüşme e-postanızın yalnızca tarih ve saati belirtmekten daha fazlasını yapması gerekir. Zamanı, teknik ayrıntıları, görev bilgilerini ve hatta kıyafet yönetmeliğine ilişkin tavsiyeleri eklemeniz gerekecek. ‍

Kılavuzumuzda, şablonlarımızın yardımıyla herhangi bir işletme için mükemmel bir görüşme davet e-postasının nasıl yazılacağını açıklıyoruz.

Mülakat davet e-postası nedir?

Mülakat davet e-postaları kişiselleştirilmiş ve bir adaya gönderilen ve rol hakkında resmi bir tartışma için size katılmalarını isteyen profesyonel yazışmalardır.

Bir adayı telefon görüşmesi, video konferans veya fiziksel görüşme için davet ediyor olabilirsiniz. İşe alım sürecinde, üçüne birden bir aday davet edebilirsiniz.

Mülakat e-posta formatı hakkında temel kurallar yoktur. Birkaç cümle veya görüşme sürecinin uzun açıklamaları kadar kısa olabilirler.

Önemli olan, alıcının görüşmeyi kabul edip etmemeye ve görüşmeye hazırlanmak için ne yapmaları gerektiğine karar vermek için ihtiyaç duyduğu her bilgiye sahip olmasıdır.

Ayrıca, her iş arayan kişinin bir görüşmeye katılabilmesini sağlamak için yasal bir göreviniz vardır - bu, bir iş arayanın gereksinimlerine uyum sağlama zorunluluğunu içerebilir.

Zoom çağında röportaj planlama e-postaları neden çok önemlidir?

Mülakatların çoğu geçmişte şahsen yapıldı, ancak pandemi işe alımların nasıl yapıldığını değiştirdi.

Zoom, Skype ve Microsoft Teams, potansiyel adaylarla görüşmenin giderek daha popüler hale gelen yollarıdır. Pandeminin ilk aşamalarında, kuruluşlar potansiyel adayları dahil etmenin yeni yollarını aradıkça video görüşmeleri %67 arttı.

Bugün, video görüşmeleri işe alım sürecinin çok önemli bir parçasıdır ve kalıcıdır. People Management raporlarına göre, işe alım uzmanlarının üçte ikisi Covid'den sonra sanal işe alıma devam etmeyi planlıyor.

Video konferanslar düzenlemek, adayların sadece zaman ve yerden çok daha fazla bilgiye ihtiyaç duymasıyla sürece ek karmaşıklık katar.

Saat ve tarihin yanı sıra, görüşülen kişilerin ihtiyaç duyacağı diğer bilgilerin gelmesi şunları içerir:

• Video konferans için oturum açma ayrıntıları
• Bir takvim bağlantısı
• Başlangıç ​​zamanı ve bitiş zamanı (uzaktan çalışanlar veya denizaşırı adaylar için saat diliminizin ayrıntıları dahil)
• Tartışmanın kısa bir özeti
• Tartışmada kimlerin bulunacağına dair ayrıntılar
• kıyafet kodu
• Kendilerinden bir sunum yapmalarını istiyorsanız, uygun yazılımla ilgili ayrıntılar
• Teknoloji işe yaramazsa bir yedekleme planı
  

Düşünceli bir röportaj davetinin önemi

İşletmenizin gönderdiği her yazışma profesyonel olmalıdır, ancak görüşme davet e-postaları için çok önemlidir. Olumlu, kişisel ve profesyonel bir görüşme daveti, adaylara nasıl çalıştığınıza dair bir fikir verir.

Mülakat davetleri, yönetici adayları ve yüksek talep gören vasıflı mesleklerde çalışanlar için çok önemlidir. Tıp, yaratıcı endüstri ve öğretmenlik gibi belirli sektörlerde adaylardan daha fazla boş pozisyon vardır, bu da en iyi adayları çekmek için çaba harcamanız gerektiği anlamına gelir.

Tıp mesleğinde işe alım üzerine yakın zamanda yapılan bir araştırma, "her adayla kişisel bağlantıları teşvik etmenin" dijital çağda başarılı işe alım için temel olduğunu buldu. İyi yazılmış, kişiselleştirilmiş ve profesyonel bir e-posta, işletmenizin iş arayanlar arasındaki algısını iyileştirebilir ve onları bir görüşmeye katılmaya teşvik edebilir.

Bir de mali zorunluluk var. İşe alım uzmanları Glassdoor, maliyetinin 4.000 dolardan fazla olduğunu ve yeni bir çalışanı işe almanın 27.5 gün sürdüğünü tahmin ediyor. E-posta davet mektubunuz herhangi bir yanıt üretemezse, kendinizi önemli ölçüde cebinizde bulabilirsiniz.

"Neden adaya bir takvim daveti gönderemiyorum?" sorabilirsin. Cazip olsa da, dürtüye direnmelisiniz. Takvim bildirimleri kişisel değildir ve profesyonel değildir. Başvurucunuz kabul ettiğinde bir takvim daveti gönderebilirsiniz, ancak bunu potansiyel bir işe alım ile ilk iletişiminiz yapmayın. Bunun yerine, bir röportaj planlamak için bir e-posta yazın.

Adayı görüşmeye davet etmek için e-posta formatı

Her şeyden önce, görüşme davet e-postalarının bir amacı ve yapısı vardır. Ayrıntılı kılavuzumuzda profesyonel e-posta görgü kuralları hakkında daha fazla bilgi edinebilirsiniz. Yine de davet mektuplarınızda biraz farklı bir formatta olmanız gerekiyor. Röportajın 'kim, ne, ne zaman ve nerede' bilgilerini sağlamak isteyeceksiniz.

Dünyanın önde gelen birkaç firmasından gelen e-posta davetlerini inceledik ve bunların yedi ortak noktası var.

1. Başvurana başvurduğu için teşekkür edin
2. Onları bir röportaja davet edin
3. Tüm gerekli ayrıntıları sağlayın
4. Onlara kimin orada olacağını söyle
5. Bağlanmaları ve onaylamaları için onları teşvik edin
6. Özel gereksinimleri olup olmadığını sorun
7. hevesle bitirmek
   

1. Başvuru sahibine teşekkür edin

Pozisyonunuza başvururken gösterdikleri çaba için başvuranlara teşekkür etmek her zaman olumludur.

2. Onları bir röportaja davet edin

Başvuru sahibine birinci aşamada (veya uygun olduğu şekilde ikinci veya üçüncü aşamada) başarılı olduklarını ve onları bir görüşmeye davet ettiğinizi söyleyin. Bir telefon görüşmesi, video görüşmesi veya fiziksel toplantı olsun, görüşme türü konusunda net olun.

3. Gerekli tüm ayrıntıları sağlayın

Başvurucunuzun görüşmenin tarihini ve saatini bilmesi gerekecek, ancak ek ayrıntıları bilmesi gerekebilir. Sunumlar da dahil olmak üzere onlardan yapmalarını istediğiniz herhangi bir görev hakkında bilgi vermelisiniz. Röportajın uzunluğu hakkında bilgi verin ve dilerseniz mülakat yapısıyla ilgili ayrıntıları sağlayın – örneğin bir panel mülakatı, bire bir tartışma veya bir sunum olsun. Hiçbir şeyi dışarıda bırakmadığınızdan emin olun.

4. Kimin orada olacağını söyleyin

İş arayan kişiye görüşme sırasında kimlerin hazır olacağını söylemek nezaket gereğidir. Başvuru sahibi biraz araştırma yaparak hazırlanabilir.

5. Bağlanmaları ve onaylamaları için onları teşvik edin

Bir cevaba ihtiyacınız olduğu konusunda iş arayanlara açık olun. Tüm yanıtlar için bir son tarih belirtebilirsiniz, özellikle de diğer potansiyel görüşülen kişilerden oluşan bir yedek listeniz varsa. E-posta veya arama seçeneği sunun.

6. Herhangi bir özel gereksinimleri olup olmadığını sorun

İşe alımınızın adil olmasını sağlamak için yasal bir göreviniz var, bu nedenle başvuru sahiplerine uymanız gerekebilecek özel gereksinimleri olup olmadığını sorun.

7. Coşkuyla bitirin

E-postanızı olumlu ve teşvik edici bir şekilde sonlandırın. Bu özel bir şeyin başlangıcı olabilir.

Adayı e-posta ile mülakata davet etme

Mükemmel profesyonel e-postayı oluşturmaya yönelik çerçevemizi okuduğunuzu varsayalım. Bu durumda, bunun bir röportaj davet e-postasına nasıl dönüştüğünü merak ediyor olabilirsiniz? Adayları görüşmeye davet etmek için uygun bir e-posta formatına bir göz atalım. Eklemeniz gereken her şey burada.

1. Kişinin adını kullanın

E-posta yazışmalarınızı kişiselleştirmelisiniz, bu nedenle görüşülen kişinin adını kullanmalısınız. E-postalar harflerden daha az resmidir, bu nedenle ilk adı kullanmanızda bir sakınca yoktur. Profesyonel bir e-postayı nasıl başlatacağınız hakkında daha fazla bilgi edinmek istiyorsanız, ayrıntılı blogumuza göz atın.

2. Başvuru için onlara teşekkür edin

Küçük bir teşekkür uzun bir yol kat eder. Potansiyel görüşmecinize teşekkür etmek, e-postayı başlatmanın olumlu bir yoludur, bu yüzden yaptığınızdan emin olun.

3. Onları bir röportaja davet edin

Bir röportaj davetiyesi yazarken resmi bir üsluba geçmek kolay olabilir, ancak bunu yapmayın. Bir adaya mülakat için seçtiğinizi söylerken aktif sesi kullanın. Her başvuruyu incelemiş olsanız da olmasanız da, kuruluşu temsil ediyorsunuz, bu yüzden bu şekilde yazın.

4. Önemli ayrıntıları sağlayın

Kim, ne, ne zaman ve nerede olduğunu hatırla. Kısa listeye kalan adayları bir görüşmeye davet etmek için herhangi bir e-postaya her şeyi ekleyin. Zaman, tarih, konum ve süreç, kaçırmamanız gereken kritik bilgilerdir.

5. Adaya, kendisiyle kimin röportaj yapacağını söyleyin

Kendileriyle röportaj yapacak kişilere bunu söylemek profesyonelcedir. Şirket profillerini ve LinkedIn profillerini kontrol etmek de dahil olmak üzere bazı arka plan araştırması yapmalarını sağlar. Mülakat e-postasını göndermeden önce, mesajda isimleri belirtilen meslektaşlarınıza tavsiyede bulunun.

6. Bağlanmaları ve onaylamaları için onları teşvik edin

Başvuru sahibinin katılımlarını teyit ettiğinden emin olun. İsterseniz onlara bir onay tarihi verin. İsterseniz, son tarihten birkaç gün önce bir hatırlatma e-postası gönderebilirsiniz.

7. Herhangi bir özel gereksinimleri olup olmadığını sorun

Tüm başvuru sahiplerinin bir görüşmeye katılmak için adil ve eşit bir şansa sahip olmasını sağlamak yasal ve ahlaki bir görevinizdir. Bunu kabul ederek ve başvuranları sizinle iletişime geçmeye teşvik ederek, şeffaf ve açık bir süreç sağlamak için elinizden gelen her şeyi yapıyorsunuz.

8. Profesyonelce sonlandırın

Profesyonel e-postaları sonlandırmak için en iyi uygulamalar hakkında ayrıntılı bir blog yazdık ve en resmi olanlar da dahil olmak üzere her durum için en iyi imzalar dahil. Aday için bir e-postayı mümkün olan en iyi şekilde nasıl sonlandıracağınız konusunda size daha fazla bilgi verecektir.

9. E-postayı düzeltin

Bir adaya kötü yazılmış bir e-postadan daha kötü bir şey yoktur. Bu nedenle, 'gönder'e basmadan önce, dil bilgisi veya yazım hataları olması durumunda, kısa listeye kalan adayları bir görüşmeye davet etmek için e-postanızı iki kez kontrol ettiğinizden emin olun.

Mülakat davetiyesi e-posta örnekleri

İşte yararlı bulabileceğiniz bazı örnek görüşme davet e-posta şablonları.

telefon görüşmesi

Bu, nispeten resmidir ve bir adaya bir görüşme davet e-postasında gereken tüm ayrıntıları sağlar.

görüntülü röportaj

Daha önce de söylediğimiz gibi, video konferansların ve çevrimiçi mülakat e-postalarının iş arayanlar için belirli ayrıntıları içermesi gerekir. İşte bir video görüşme e-posta şablonu örneği.

İlk görüşme

İlk görüşme mektupları genellikle resmi ve kısadır. Adaylara en başından süreç hakkında bilgi vererek, hissedebilecekleri endişeleri azaltabilirsiniz. Ayrıca, görüşme sırasında daha anlamlı bir değiş tokuşa dönüşecek olan hazırlanmalarına da olanak tanır. İkinci görüşme daveti e-postasını da bu şablona dayandırabilirsiniz.

son görüşme

Son görüşme, adayları değerlendirmek ve role uygun olup olmadıklarını ölçmek için son şansınız. Keşfetmek istediğiniz deneyimlerinin unsurları varsa, o zaman açık olun. Adaya kendilerini ifade etme ve sizi etkileme şansı verin. Geri bildirim vermek istiyorsanız, işe alım müdüründen gelmeniz genellikle daha iyidir. İşte örnek bir son görüşme davet e-postası.

Röportaj davetiyesi e-postaları için hala doğru kelimeleri bulmakta zorlanıyorsanız, Flowrite'a kaydolun - kelime dizilerini net, tutarlı ve çekici e-postalara dönüştürür. Yazmanın geleceğini ilk deneyimleyen olmak istiyorsanız, şimdi erişim talebinde bulunun.