Örneklerle Toplantı Tutanağı Nasıl Yazılır?

Toplantı tutanaklarını not etmek, gündemde ne olduğuna bağlı olarak sıradan veya kritik görünebilir, ancak yazınızın açık ve doğru olması her zaman önemlidir. Yazıya dökücü olarak rolünüz ne olursa olsun, etkili toplantı tutanaklarının kaydedilmesi, toplantıların olduğu her organizasyon için uzun vadeli bir zorunluluktur.

Bu makalede, bir profesyonel gibi toplantı tutanaklarının nasıl yazılacağını tartışacağız, böylece katılan herkes sadece tutanakları okuyarak toplantı sırasında neler olduğunu net bir şekilde anlayabilir. Toplantı tutanaklarını yazmayı çocuk oyuncağı haline getirecek bazı ipuçları ve şablonları burada bulabilirsiniz .

Toplantı tutanakları nedir?

Toplantı tutanakları bir toplantının veya duruşmanın yazılı kaydıdır. Tutanaklar genellikle toplantıdan sonra paylaşılabilecek ve gelecekte tarihi belgeler olarak hizmet edebilecek şekilde yapılandırılmış ve resmidir .

Toplantıya katılamayanlar için tutanaklar onları bilgilendirir. Tutanaklar ayrıca toplantı sırasında tartışılan eylem maddelerine ilişkin sorumluluk da sunar.

Daha da önemlisi, bir kuruluşun herhangi bir hukuki duruma girmesi halinde tutanaklar, gerekli özenin, etik kuralların ve mevzuata uygunluğun kanıtlandığı resmi bir kayıt görevi görür.

Toplantı tutanaklarını kim tutuyor?

Sekreter çoğunlukla toplantı tutanaklarını alır. Kâr amacı gütmeyen kuruluşların, devlet kurumlarının, okulların, kamu şirketlerinin ve sendikaların genellikle resmi toplantı tutanaklarını kaydetmeleri gerekir. Ancak diğer birçok şirket de resmi bir kayıt tutmak için toplantı tutanaklarını kullanıyor.

Toplantı tutanağı nasıl yazılır

Toplantı tutanaklarının tarzı ve içeriği organizasyona ve nasıl yapılandırıldığına bağlı olarak değişecektir. Ne olursa olsun, tarih, saat ve katılımcılar gibi temel bilgileri her zaman eklemelisiniz. Ancak birçok kuruluş, ek belgeler ve eylem öğeleri gibi isteğe bağlı başka öğelere de sahip olmanın avantajından yararlanacaktır. Toplantı tutanaklarınıza neleri dahil edeceğinizi öğrenmek için okumaya devam edin.

Toplantı tutanaklarının 8 temel unsuru

Toplantı tutanaklarınıza dahil etmeniz gereken temel öğeler şunlardır:

1 Tarih

2 Zaman

3 Konum

4 Katılımcı

5 Tartışılan konular

6 Hareket

7 Oylama sonuçları

8 Bir sonraki toplantı tarihi ve yeri

Toplantı tutanakları başka neler içermelidir?

Çoğu kuruluş, toplantı notlarına en az bir veya iki öğe daha ekleyecektir. Toplantı notlarınız, esasların ötesinde, kuruluşunuzun ihtiyaçlarına en uygun şekilde yapılandırılabilir.

Toplantı tutanaklarınıza ekleyebileceğiniz bazı özel öğeler şunlardır:

• Ek belgeler
• Eylem öğeleri
• Toplantının amacı
• Bir dahaki sefere tartışılacak konular
• Proje durumu güncellemeleri ve oylama sonuçları
• Araştırma ve takip gibi sonraki adımlar
• Misafir, oy vermeyen veya konuşmacı olan katılımcıları tanımlayan bir bölüm
• Önceki toplantı tutanaklarındaki düzeltmeler veya değişiklikler

Toplantı tutanaklarını yazmak için 5 ipucu

Toplantı sona erdiğinde, notlarınızı kullanarak tutanaklarınızı yazıp düzenleyin ve ardından paylaşın. Toplantı biter bitmez toplantı tutanaklarını yazmanız, hiçbir şeyi kaçırmamanıza yardımcı olur.

1 Tutarlı olun

Toplantı tutanaklarını her ayırdığınızda bir şablon kullanmanız yardımcı olur. Bu şekilde hepsi aynı şekilde düzenlenir ve başlıklar ve madde işaretleri eklemekle zaman harcamanıza gerek kalmaz . Bu, daha sonra kuruluştaki diğer kişilerin onlara referans vermesi gerektiğinde kullanışlıdır. Hatta bazı kuruluşlar, verimlilik adına gündemlerini ve beklenen katılımcıları toplantı notlarına bile koyuyor.

2 Kaydedin

Sekreterlik görevine başladığınızda not alma konusunda sıkıntı yaşayabilirsiniz. Bu durumu yaşıyorsanız toplantıyı kaydetmeyi düşünün. Bunu herhangi bir akıllı telefon, ses kayıt cihazı veya kamerayla yapabilirsiniz. Daha sonra yapay zeka transkripsiyon hizmetini kullanabilir veya gerektiğinde kaydı tazelemek için dinleyebilirsiniz. Ancak kaydetmeden önce, katılımcılarınıza kaydedildiklerini bildirdiğinizden emin olun.

3 Toplantı sırasında notlarınızın görüntülenmesini sağlayın

Bazen toplantılar işbirlikçidir . Bu bazen kaotik gelebilir ve her şeyi takip etmeyi zorlaştırabilir. Notların projektörde görüntülenebilir hale getirilmesi veya toplantı sırasında ekranınızın veya belgenizin paylaşılması, ekip arkadaşlarınızın bunlara katkıda bulunmasına olanak tanır.

4 Özetle

Toplantı notları yazarken özetleyin . Mümkün olduğu kadar çok bilgiyi belgelemelisiniz, ancak her şeyi kelimesi kelimesine yazmayın. Toplantı notlarında söylenen her şeyin kaydedilmesine gerek yoktur. Ayrıca, konuşmanın tamamını kelime kelime yazmaya çalışırsanız, yetişmekte zorluk çekebilirsiniz. Toplantı sırasında olanları basitleştirin ve netleştirin.

5 Yorumları baş harflerle etiketleyin

Toplantıda birden fazla kişinin bir konu hakkında katkısı varsa, kimin neye katkıda bulunduğunu belirtmek için katılımcıların baş harflerini kullanmak yardımcı olabilir. Sonraki adımlardan kimin sorumlu olacağını belirtmek için baş harfleri de kullanabilirsiniz. Bu kısa teknik, çok kişili bir konuşmayı netleştirmenin etkili bir yoludur.

Toplantı tutanakları için 5 şablon

1 Yönetim Kurulu toplantı tutanağı

Sipariş için arayın

Yönetim kurulu başkanı tarafından kolaylaştırılmıştır.

[Yönetim kurulu başkanının adı], [kuruluşunuzun] olağan toplantısının [toplantı zamanında], [toplantı tarihi] tarihinde [toplantı yeri]'nde yapılmasının emredilmesi için çağrıda bulundu.

Katılım

Sekreter tarafından kolaylaştırılmıştır.

Sekreter yoklamayı yönetti. Aşağıdaki kişiler hazır bulundu:

• [İsim]
• [İsim]
• [İsim]

Şu kişiler yoktu:

• [İsim]
• [İsim]
• [İsim]

Dakikaların onaylanması

[Sekreterin adı] son ​​toplantının tutanaklarını okudu. Tutanaklar onaylandı.

Açık sorunlar

• [Sayı #1]
• [Sayı #2]
• [Sayı #3]

Yeni iş

• [Yeni iş öğesi #1]
• [Yeni iş öğesi #2]
• [Yeni iş öğesi #3]

erteleme

[Toplantı yöneticisinin adı] toplantıyı [toplantının sona erdiği saatte] erteledi.

Tutanakların sunulması ve onaylanması

Tutanakları sunan: [Sekreterin adı]

Tutanak onaylayan: [Yönetim kurulu başkanı veya toplantı yöneticisinin adı]

2 Resmi olmayan toplantı şablonu

Sipariş için arayın

[toplantı tarihi] tarihinde [toplantı yeri] adresinde [kuruluş adı] toplantısı gerçekleştirildi.

Katılımcılar

Oylamaya katılan üyeler arasında şunlar vardı:

• [Katılımcı #1]
• [Katılımcı #2]
• [Katılımcı #3]

Toplantıya katılan konuklar arasında şunlar yer aldı:

• [Misafir #1]
• [Misafir #2]
• [Misafir #3]

Dakikaların onaylanması

Bir önceki [önceki toplantının tarihi] tutanaklarının onaylanmasına yönelik bir önerge, [sekreterin adı] tarafından yapılmış ve [ikinci toplantının adı] tarafından desteklenmiştir.

Raporlar

• [Rapor adı], [sunucunun adı] tarafından sunuldu
• [Rapor adı], [sunucunun adı] tarafından sunuldu

Ana hareketler

• [Hareketin adı], [taşıyıcının adı] tarafından taşındı ve [ikincillerin adı] tarafından desteklendi. [Oy sayısı] lehte ve [oy sayısı] aleyhte olan önerge [kabul edildi veya başarısız oldu].

erteleme

[Toplantı kolaylaştırıcısının adı] toplantıyı [erteleme zamanında] erteledi.

3 Kamuya açık duruşma toplantısı şablonu

Toplantı tarihi:[Toplantı tarihi]

Toplantı zamanı:[Toplantı zamanı]

Sekreter:[Sekreterin adı]

giriiş

[Toplantıyı yönetenin adı] toplantıyı tanıttı:

• [Konuşma noktaları]

Yoklama

Mevcut üyeler:

• [Katılımcılar]

Hareket #1

Yorumlar:

• [Yorum yapanın adının baş harfleri veya adı] [yorum] [fikir, eylem öğesi veya sonuç gibi etiket]

Hareket #2

Yorumlar:

• [Yorum yapanın adının baş harfleri veya adı] [yorum] [fikir, eylem öğesi veya sonuç gibi etiket]

Fikirler

• [Fikir]

Sonraki adımlar

• [Sonraki adım]

Sonuçlar

• [Çözüm]

4 Müşteri toplantı notları

Proje:[Proje adı]

Katılımcılar:[Katılımcılar]

Tarih ve saat:[Tarih ve saat]

Gündem

• [Tartışılacak konu]
  • [Hedef]
  • [Önemli noktalar]

Notlar

[Toplantı sırasında tartışılan her türlü ek önemli bilgi]

Sonuçlar

[Önemli kararlar]

Eylem öğeleri

• [Sorumlu kişinin adı] [Sonraki adım]
• [Sorumlu kişinin adı] [Sonraki adım]

5 Proje yönetimi dakikası

Tarih ve saat:[Tarih ve saat]

Mevcut:[Katılımcılar]

Yok:[Proje üyeleri katılmadı]

Yer:[Buluşma yeri]

Proje:[Projenin adı]

Konular

1. [Takım]'dan güncelleme
2. [proje] ile ilgili ilerleme
3. Önceki haftanın sonuçları

Toplantı tutanakları SSS

Toplantı tutanakları nedir?

Toplantı tutanakları, toplantı sırasında yaşananları belgeler. Genellikle bir toplantıdan sonra bir kuruluş içinde paylaşılırlar ve gelecekte referans belge olarak hizmet ederler.

Toplantı tutanakları neden önemlidir?

• Geçmiş bir kayıt oluşturun
• Zaman içindeki ilerlemeyi göster
• Kuruluşa yasal koruma sağlayın
• Yerel yönetmeliklere uyun
• Bir kuruluşun neden bir karar aldığını açıklayın
• Ödevlerin veya projelerin hatırlatıcısı olarak hizmet edin
• Son teslim tarihlerinin kanıtı olarak hareket edin
• Gelemeyen üyelerimize bilgi verelim

Toplantı tutanakları neler içermelidir?

• Tarih
• Zaman
• Konum
• Katılımcılar
• Tartışılan konular
• Hareketler
• Oylama sonuçları
• Bir sonraki toplantı tarihi ve yeri