Örneklerle Toplantı Tutanakları Nasıl Yazılır?

Toplantı tutanaklarını not almak, gündemde ne olduğuna bağlı olarak sıradan veya kritik görünebilir, ancak yazınızın açık ve doğru olması her zaman önemlidir. Çevirmen olarak rolünüz hakkında ne düşünüyor olursanız olun, etkili toplantı tutanakları kaydetmek, toplantıları olan herhangi bir kuruluş için uzun vadeli bir zorunluluktur.

Bu makalede, toplantı tutanaklarının bir profesyonel gibi nasıl yazılacağını tartışacağız, böylece katılan herkes sadece tutanakları okuyarak toplantı sırasında neler olduğunu net bir şekilde anlar. İşte toplantı tutanakları yazmayı çok kolay hale getirmek için bazı ipuçları ve şablonlar .

Toplantı tutanakları nedir?

Toplantı tutanakları, bir toplantının veya duruşmanın yazılı kaydıdır. Tutanaklar genellikle yapılandırılmış ve resmidir , böylece toplantıdan sonra paylaşılabilir ve gelecekte tarihi belgeler olarak hizmet edebilir.

Toplantıya katılamayanlar için tutanaklar hızlandırır. Tutanaklar ayrıca toplantı sırasında tartışılan eylem öğelerine karşı hesap verebilirlik sunar.

Daha da önemlisi, bir kuruluş herhangi bir yasal duruma girerse, tutanaklar, durum tespiti, etik ve tüzük uyumluluğunu kanıtlayan resmi bir kayıt işlevi görür.

Toplantı tutanaklarını kim tutar?

Sekreter genellikle toplantı tutanaklarını alır. Kâr amacı gütmeyen kuruluşlar, devlet kurumları, okullar, kamu şirketleri ve sendikaların genellikle resmi toplantı tutanaklarını kaydetmeleri gerekir. Ancak, diğer birçok şirket de resmi bir kayıt tutmak için toplantı tutanaklarını kullanır.

toplantı tutanakları nasıl yazılır

Toplantı tutanaklarının tarzı ve içeriği, organizasyona ve nasıl yapılandırıldığına bağlı olarak değişecektir. Ne olursa olsun, her zaman tarih, saat ve katılımcılar gibi temel bilgileri eklemelisiniz. Ancak birçok kuruluş, ek belgeler ve eylem öğeleri gibi diğer isteğe bağlı öğelere sahip olmaktan da yararlanacaktır. Toplantı tutanaklarınıza neleri ekleyeceğinizi öğrenmek için okumaya devam edin.

Toplantı tutanaklarının 8 temel unsuru

Toplantı tutanaklarınıza dahil etmeniz gereken temel öğeler şunlardır:

1 Tarih

2 Zaman

3 Konum

4 Katılımcı

5 Konu tartışıldı

6 Hareket

7 Oylama sonuçları

8 Bir sonraki toplantı tarihi ve yeri

Toplantı tutanakları başka neleri içermelidir?

Çoğu kuruluş, toplantı notlarına en az bir veya iki öğe daha ekler. Temel bilgilerin ötesinde, toplantı notlarınız kuruluşunuzun ihtiyaçlarına en uygun şekilde düzenlenebilir ve bunları içerebilir.

Toplantı tutanaklarınıza ekleyebileceğiniz bazı özel öğeler şunlardır:

• Ek belgeler
• Aksiyon öğeleri
• Toplantının amacı
• Bir dahaki sefere tartışılacak maddeler
• Proje durumu güncellemeleri ve oylama sonuçları
• Araştırma ve takipler gibi sonraki adımlar
• Konuk, seçmen olmayan veya konuşmacı olan katılımcıları tanımlayan bir bölüm
• Önceki toplantı tutanaklarında düzeltmeler veya değişiklikler

Toplantı tutanakları yazmak için 5 ipucu

Toplantı sona erdiğinde, tutanaklarınızı yazmak ve düzenlemek için notlarınızı kullanın ve ardından bunları paylaşın. Hiçbir şeyi kaçırmamak için toplantı biter bitmez toplantı tutanaklarınızı yazmanıza yardımcı olur.

1 Tutarlı olun

Her toplantı tutanağı aldığınızda bir şablon kullanmanıza yardımcı olur. Bu şekilde, hepsi aynı şekilde düzenlenir ve başlıklar ve madde işaretleri ekleyerek zaman kaybetmek zorunda kalmazsınız . Bu, daha sonra kuruluştaki diğer kişilerin onlara başvurması gerektiğinde yararlıdır. Hatta bazı kuruluşlar, verimlilik için gündemlerini ve beklenen katılımcıları toplantı notlarına bile koyarlar.

2 Kaydet

Sekreter rolüne başladığınızda, not almakta zorluk çekebilirsiniz. Bunu yaşıyorsanız, toplantıyı kaydetmeyi düşünün. Bunu herhangi bir akıllı telefon, ses kayıt cihazı veya kamera ile yapabilirsiniz. Daha sonra bir yapay zeka transkripsiyon hizmeti kullanabilir veya gerektiğinde tazeleme olarak kaydı tekrar dinleyebilirsiniz. Ancak kaydetmeden önce, katılımcılarınıza kaydedildiklerini bildirdiğinizden emin olun.

3 Toplantı sırasında notlarınızı görüntülenebilir hale getirin

Bazen toplantılar işbirlikçidir . Bu bazen kaotik hissettirebilir ve her şeyi takip etmeyi zorlaştırabilir. Notları bir projektörde görüntülenebilir hale getirmek veya toplantılar sırasında ekranınızı veya belgenizi paylaşmak, ekip arkadaşlarınızın bunlara katkıda bulunmasına olanak tanır.

4 Özetle

Toplantı notları yazarken, özetleyin . Mümkün olduğu kadar çok bilgiyi belgelemelisiniz, ancak her şeyi kelimesi kelimesine yazmayın. Toplantı notları sırasında söylenen her şeyi kaydetmek gerekli değildir. Ayrıca tüm konuşmayı kelimesi kelimesine yazmaya çalışırsanız, ayak uydurmakta zorluk çekebilirsiniz. Toplantı sırasında olanları basitleştirin ve netleştirin.

5 Yorumları baş harfleriyle etiketleyin

Toplantıdaki birden fazla kişinin bir konuyla ilgili girdisi varsa, kimin neye katkıda bulunduğunu belirtmek için katılımcıların baş harflerini kullanmak yardımcı olabilir. Sonraki adımlardan kimin sorumlu olacağını belirtmek için baş harflerini de kullanabilirsiniz. Bu steno tekniği, çok kişili bir konuşmayı netleştirmenin etkili bir yoludur.

Toplantı tutanakları için 5 şablon

1 Yönetim Kurulu toplantı tutanağı

Sipariş için arayın

Yönetim kurulu başkanı tarafından kolaylaştırıldı.

[Kurul başkanının adı], [toplantı saatinde] [toplantının yapıldığı tarihte] [toplantının yapıldığı yerde] [kuruluşunuzun] olağan toplantısı için çağrıda bulundu.

katılım

Sekreter tarafından kolaylaştırılmıştır.

Sekreter yoklama yaptı. Şu kişiler hazır bulundu:

• [İsim]
• [İsim]
• [İsim]

Aşağıdaki kişiler yoktu:

• [İsim]
• [İsim]
• [İsim]

dakika onayı

[Sekreterin adı] son ​​toplantının tutanaklarını okuyun. Tutanaklar onaylandı.

Açık sorunlar

• [Sorun 1]
• [Sayı #2]
• [Sayı #3]

Yeni iş

• [Yeni iş öğesi #1]
• [Yeni iş öğesi #2]
• [Yeni iş öğesi #3]

erteleme

[Toplantı kolaylaştırıcısının adı], [toplantının bittiği saatte] toplantıyı erteledi.

Tutanakların sunulması ve onaylanması

Gönderen tutanak: [Sekreterin adı]

Tutanakları onaylayan: [Yönetim kurulu başkanı veya toplantı yöneticisinin adı]

2 Gayri resmi toplantı şablonu

Sipariş için arayın

[Kuruluş adı] için [toplantının yapıldığı yerde] [toplantının yapıldığı tarihte] bir toplantı yapıldı.

katılımcılar

Oy kullanan üyeler arasında şunlar yer aldı:

• [Katılımcı #1]
• [Katılımcı #2]
• [Katılımcı #3]

Katılan konuklar arasında şunlar yer aldı:

• [Misafir #1]
• [Misafir #2]
• [Misafir #3]

dakika onayı

[Bir önceki toplantının tarihi] tutanaklarının onaylanması için önerge [sekreterin adı] tarafından yapıldı ve [ikincinin adı] tarafından geçici olarak sunuldu.

Raporlar

• [Rapor adı], [sunucunun adı] tarafından sunuldu
• [Rapor adı], [sunucunun adı] tarafından sunuldu

Ana hareketler

• [Hareket adı], [taşıyıcının adı] tarafından taşındı ve [ikincilerin adı] tarafından görevlendirildi. [oy sayısı] lehte ve [oy sayısı] aleyhte olan önerge [taşındı veya başarısız oldu].

erteleme

[Toplantı kolaylaştırıcısının adı] toplantıyı [erteleme zamanında] erteledi.

3 Kamuya açık duruşma toplantısı şablonu

Toplantı tarihi: [Toplantı tarihi]

Toplantı zamanı: [Toplantı zamanı]

Sekreter: [Sekreterin adı]

giriiş

[Toplantı şefinin adı] toplantıyı tanıttı:

• [Konuşma noktaları]

Yoklama

Mevcut üyeler:

• [Katılımcılar]

Hareket #1

Yorumlar:

• [Yorum yapanın baş harfleri veya adı] [yorum] [etiket, örneğin: fikir, eylem öğesi veya sonuç]

Hareket #2

Yorumlar:

• [Yorum yapanın baş harfleri veya adı] [yorum] [etiket, örneğin: fikir, eylem öğesi veya sonuç]

Fikirler

• [Fikir]

Sonraki adımlar

• [Sonraki adım]

Sonuçlar

• [Çözüm]

4 Müşteri toplantı notları

Proje: [Proje adı]

Katılımcılar: [Katılımcılar]

Tarih ve saat: [Tarih ve saat]

Gündem

• [tartışılacak konu]
  • [Amaç]
  • [Anahtar noktaları]

Notlar

[Toplantı sırasında tartışılan ek önemli bilgiler]

sonuçlar

[Anahtar kararlar]

Aksiyon öğeleri

• [Sorumlu kişinin adı] [Sonraki adım]
• [Sorumlu kişinin adı] [Sonraki adım]

5 Proje yönetimi dakikası

Tarih ve saat: [Tarih ve saat]

Mevcut: [Katılımcılar]

Yok: [Proje üyeleri katılmıyor]

Yer: [Toplantı yeri]

Proje: [Projenin adı]

Konular

1. [ekip]'ten güncelleme
2. [proje] ile ilgili ilerleme
3. Önceki haftanın sonuçları

Toplantı tutanakları SSS

Toplantı tutanakları nedir?

Toplantı tutanakları, toplantı sırasında olanları belgelemektedir. Genellikle bir toplantıdan sonra bir organizasyon içinde paylaşılırlar ve gelecekte bir referans belgesi olarak hizmet ederler.

Toplantı tutanakları neden önemlidir?

• Tarihsel bir kayıt oluşturun
• Zaman içindeki ilerlemeyi göster
• Kuruluş için yasal koruma sağlayın
• Yerel yönetmeliklere uyun
• Bir kuruluşun neden karar verdiğini açıklayın
• Ödevlerin veya projelerin hatırlatıcısı olarak hizmet edin
• Son teslim tarihlerinin kanıtı olarak hareket edin
• Katılamayan üyeleri bilgilendirin

Toplantı tutanakları neleri içermelidir?

• Tarih
• Zaman
• Konum
• Katılımcılar
• tartışılan konular
• Hareketler
• Oylama sonuçları
• Bir sonraki toplantı tarihi ve yeri