Etkili Bir Performans İncelemesi Yazın: Adım Adım Kılavuz

Bir yöneticinin rolünün en önemli yönlerinden biri, ekip üyelerini büyümeleri ve başarılı olmaları için bilgilendiren, eğiten ve güçlendiren geri bildirim sağlamaktır. Bu hiçbir yerde performans incelemesinden daha önemli değildir. Performans incelemesi, yöneticilerin çalışanların performansını değerlendirmeleri, sözlü ve yazılı geri bildirimde bulunmaları ve gelecekteki gelişime yönelik hedefler belirlemeleri için en yapılandırılmış fırsattır.

İyi uygulandığında, aynı zamanda yöneticiler ve çalışanlar arasında açık iletişimi teşvik eder ve çalışanın kendisine değer verildiğini hissetmesini ve rolünde nasıl daha başarılı olabileceği konusunda net olmasını sağlar. Yapıcı, etkili performans incelemelerinin nasıl yazılacağını ve yürütüleceğini öğrenmek için okumaya devam edin.

Performans incelemesi nedir?

Performans incelemesi, başarılar ve iyileştirilecek alanlar da dahil olmak üzere iş performansının resmi, yapılandırılmış bir değerlendirmesidir ve mesleki gelişim için geri bildirim sağlar.

Performans incelemesi, bir yönetici tarafından gerçekleştirilen kapsamlı bir yıllık performans değerlendirmesi, amirler, meslektaşlar ve astlardan gelen işyeri geri bildirimlerini içeren daha bütünsel bir 360 derecelik inceleme veya ekip çalışması ve işbirliğine ilişkin değerli geri bildirimler içeren eşler arası bir inceleme olabilir. çalışanla yakın çalışan meslektaşların becerileri. Performans incelemeleri aynı zamanda akran değerlendirmelerinin etkili olabileceği eğitim ortamlarını da kapsayabilir.

Her durumda performans incelemesi, sürekli iyileştirme ve bireysel ve iş hedeflerinin uyumlaştırılması yoluyla büyümeyi ve başarıyı teşvik etmek için tasarlanmış kritik bir araçtır.

Performans incelemesi aynı zamanda, iyileştirme için bir yol belirlemek veya potansiyel olarak işten çıkarmaya yol açmak amacıyla, tatmin edici olmayan davranış veya performansı resmi olarak belgelemek için önemli bir araç olarak da hizmet edebilir.

Etkili bir performans incelemesinin 3 temel bileşeni

Etkili bir performans incelemesi; kapsamlı, adil ve verimli bir değerlendirme sağlayan üç temel unsur üzerine kuruludur:

1 Hedefleri netleştirin

Çalışanınıza, performans incelemesinden çok önce iç iletişim yoluyla açık SMART hedefleri (Spesifik, Ölçülebilir, Ulaşılabilir, İlgili ve Zamana Bağlı hedefler ve sorumluluklar) verilmiş olmalıdır. Bu net hedefler, çalışanınızın görevinde başarıya giden yol haritasıdır. Bunlar aynı zamanda performansı değerlendirmek için de başucu kitabınızdır; İncelemenizin odak noktası, kendilerine verilen hedeflere göre nasıl performans gösterdikleri olmalıdır.

Açık performans hedeflerine örnekler

• Önümüzdeki altı ay içinde iki yeni müşteri hizmetleri girişimini hayata geçirerek departmanınızın müşteri memnuniyeti puanını %81'den %85'e yükseltin ve departmanınızın müşteri memnuniyeti puanını %85'ten %90'a yükseltin.
• Ekibin 3. çeyreğin sonunda yaptığı son ankette belirtildiği gibi, kullanıcılarımızın en büyük isteklerini karşılayan yeni bir ürün özelliği geliştirin ve başlatın.
• Gelecek yıl kaynak tahsisini iyileştirerek proje aşım oranlarını %15'ten %5'e düşürün; Bunun gerçekleşmesini sağlamak için önümüzdeki çeyrekte haftalık ilerleme kontrolleri yapın.

2 Dengeli geri bildirim

Dengeli geri bildirim, başarıları ve geliştirilecek alanları kapsar. Her ikisi de performans incelemesinde önemlidir.

Her çalışan, iyi yapılan bir işin takdir edilmesinden hoşlanır. Performans incelemesi, bu başarıları ayrıntılı olarak kutlamanın zamanıdır. Bu tanınma, kişisel gurur duygusunu besler, morali yükseltir ve şirket içinde sürekli bir mesleki gelişim arzusuna ilham verir. Başarılara övgü aynı zamanda yapıcı eleştiri almayı da kolaylaştırır; bu, çalışanınızın büyümesine ve rolünde ilerlemesine yardımcı olmak için çok önemlidir.

Geri bildirim olumlu ya da olumsuz olsun, notlar, e-postalar ya da ölçülebilir sonuçlar gibi somut örnekler ve verilerle desteklenmelidir. Bu kanıta dayalı yaklaşım netlik sağlar, çalışanları etkileri konusunda eğitir ve bilginizi ve onların çabalarına ve başarılarına yaptığınız yatırımı gösterir.

3 Spesifik, alakalı ve uygulanabilir olun

Performans incelemesi sırasında verdiğiniz tek geri bildirimin "Çalışmanızı geliştirmeniz gerekiyor" olduğunu hayal edin. İyileştirilmesi gereken yönleri, bağlamı veya çalışanın rolü veya sorumluluklarıyla bağlantısını belirlemeden ya da nasıl iyileştirileceğine veya bundan sonra hangi adımların atılacağına dair rehberlik olmadan, geri bildiriminiz çalışanın gelişimi, büyümesi veya gelişmesi veya size yardımcı olması açısından değerli değildir. Ekibiniz, ekip üyenizden en iyi verimi alır.

Bu nedenle geri bildirimin her zaman spesifik, alakalı ve eyleme dönüştürülebilir olması gerekir:

Spesifikgeri bildirim, çalışanın tam olarak neden bahsettiğinizi anlamasını sağlar.

İlgiligeri bildirim, çalışanın etkisi altında ve mevcut tartışmayla alakalı geri bildirimde bulunmanızı sağlar.

Eyleme dönüştürülebilirgeri bildirim, çalışanın performansını artırmak ya da mükemmel çalışmayı sürdürmek olsun, sonraki adımlara ilişkin net bir anlayışa sahip olmasını sağlar.

Performansın iyileştirilmesi ihtiyacını çevreleyen daha spesifik, ilgili ve uygulanabilir bir ifade şu olabilir: "Raporlarınızın genellikle veri analizinde yanlışlıklar içerdiğini fark ettim. Örneğin son raporda %10 hata oranı vardı. Gelişmek için, hesaplamalarınızı bir kez daha kontrol etmenizi ve göndermeden önce veri doğrulama araçlarımızı kullanmanızı öneririm. Ayrıca bu araçları birlikte incelemek için bir zaman planlayalım.”

Etkili geri bildirim örnekleri

• “Sunum becerileriniz önemli ölçüde gelişti. Geçen ay sunduğunuz üç aylık rapor açık ve netti ve yönetim ekibi tarafından olumlu karşılandı."
• “Teknik becerileriniz güçlü olsa da proje yönetiminde gelişmeye yer var. Önümüzdeki çeyrekte zaman çizelgesi tahmini ve kaynak tahsisine odaklanmanızı öneriyorum."
• “Geçtiğimiz üç ay boyunca, proje teslim tarihlerine sürekli olarak uyduğunuzu, ancak bu durumun çoğu zaman ekibin moralinden ödün verdiğinizi gözlemledim. Örneğin, son pazarlama kampanyasında ekip üyeleri iki hafta boyunca fazla mesai yaptıklarını bildirdiler. İlerleyen süreçte, delegasyon becerilerinizi geliştirmeye odaklanmanızı istiyorum. Görevleri daha eşit bir şekilde dağıtmaya yönelik stratejileri tartışmak ve hem verimliliği hem de ekip refahını korumaya yardımcı olabilecek zaman yönetimi tekniklerini keşfetmek için bir toplantı ayarlayalım."

Performans incelemelerini yazmak ve yürütmek için 7 adım

Anlamlı performans incelemeleri yazmak ve yürütmek zaman ve çaba gerektirir. Ancak ödüller maliyetin çok üzerindedir. İncelemeniz, çalışanlarınızı yaptıkları işlerden dolayı takdir etmenin ve performansları hakkında faydalı geri bildirimler sunmanın yanı sıra, sürekli açık iletişimi teşvik edecek, beklentileri net bir şekilde tanımlamanıza yardımcı olacak ve ekip üyelerinizin gelecekteki başarısı için zemin hazırlayacaktır.

Çabalarınızı kolaylaştırmak ve en iyi sonuçları elde etmek için aşağıdaki yedi performans inceleme en iyi uygulamasını izleyin:

1 Çalışanlardan öz değerlendirme yapmalarını isteyin

Çalışanın, yaptığı işin yazılı olarak gözden geçirildiği çalışan öz değerlendirmeleri, çalışana ve yöneticiye fayda sağlayan çok sayıda güçlü çalışan değerlendirme yöntemlerinden biridir.

Çalışan için bu öz değerlendirme, gözden kaçmış olabilecek başarıları vurgulamak, geliştirilecek alanları tanımak ve daha fazla kişisel farkındalık kazanmak için bir fırsattır.

Yönetici için bu, performansı çalışanın gözünden görme ve daha doğru, bütünsel bir performans değerlendirmesi yapılmasına yardımcı olacak bilgiler edinme fırsatıdır.

2 Değerlendirmenizi destekleyecek kapsamlı veriler toplayın

İncelemenizi formüle etmenize yardımcı olması için verileri kullanmak, en güçlü performans değerlendirme stratejilerinden biridir.

Veriler, çalışanın SMART hedeflerine veya belgelenmiş rol ve sorumluluklarına göre nasıl performans gösterdiğine dair kesin kanıtlar sağlar. Verilerle donanmış olarak, çalışanınızın performansına ilişkin daha net içgörüler elde edecek ve objektif, bilinçli ve yapıcı bir değerlendirme yapmanıza olanak tanıyacaksınız. Veriler ayrıca, performans incelemesini yürüttüğünüzde yazılı incelemenize ve tartışma noktalarınıza dahil edebileceğiniz somut örnekler de sağlayabilir.

Performans inceleme verilerini ararken çeşitli kaynaklardan toplayın: Akran geri bildirimi, müşteri veya müşteri incelemeleri, proje sonuçları, katılım kayıtları, satış rakamları ve önceki performans ölçümleri, 360 derecelik bir görünümden daha fazlasını sağlar ve kasıtsız önyargı için daha az fırsat sağlar.

3 Performans incelemesini yazın

SMART hedeflerini, öz değerlendirme notlarını ve verileri birleştirdikten sonra çalışanın performansına ilişkin net bir görüşe sahip olmalısınız. Performans incelemesi yazmak için bu bilgileri kullanın.

İyileştirilecek alanlara geçmeden önce olumlu yönlerle başlayın. Gerçek övgü, olumsuz geri bildirimlerin yumuşatılmasına yardımcı olur. Her yapıcı geri bildirim için 3:1 oranında üç olumlu yorum hedefleyin ve kelimelerinizi dikkatli seçin. Bu denge, çalışanların takdir edildiğini hissetmesini ve geliştirilebilecek alanların farkına varmasını sağlar.

En iyi sonuçları elde etmek için, iyileştirilecek alanları başarısızlıklar yerine büyüme fırsatları olarak çerçevelediğinizden emin olun. Geri bildirimi objektif tutmak için “durum-davranış-etki” modelini kullanın. Açıklamanız gerekir:

• durum
• Gözlemlenen davranış
• Ekip veya organizasyon üzerindeki etkisi

Bu "göster, söyleme" iletişim tarzı, geri bildiriminizi daha ilişkilendirilebilir ve anlaşılır hale getirir. Son olarak yazılı belgeye ilgili verileri, istatistikleri ve örnekleri ekleyin ve performans inceleme toplantısı sırasında keşfetmek isteyebileceğiniz ek verileri veya örnekleri not edin.

Daha fazla rehberlik mi arıyorsunuz? Performans inceleme örneklerine ve yazınızı nasıl güçlendirebileceğinize bakın.

4 Performans gözden geçirme toplantısının gerçekleştirilmesi

Performans inceleme toplantıları, özellikle ikramiyelerin bireysel hedeflere bağlı olduğu veya ele alınması gereken bilinen performans endişelerinin mevcut olduğu durumlarda, çalışanlarda hem beklenti hem de endişe uyandırabilir. Bu nedenlerden dolayı toplantının başında sakin, profesyonel ve yapıcı bir atmosfer yaratmak önemlidir.

Toplantı için dikkatinizin dağılmadığı veya diğer çalışanların konuşmanızı duyabileceği sessiz ve rahat bir yer seçerek başlayın.

Çalışanın rahatlamasına yardımcı olmak için toplantıya kısa, gündelik bir konuşma ile başlayın: sıcak bir selamlama ve küçük bir şaka, sinirleri yatıştırmada uzun bir yol kat edebilir. Daha sonra incelemenin amacını ve yapısını açıkça açıklayın.

İncelemeyi gözden geçirip dengeli geri bildirimde bulunurken olumlu yönlerle başlayın. Belirli başarıları ve katkıları vurgulayın. Ayrıntılara girin ve onların çabaları hakkındaki farkındalığınızı vurgulamak için sahip olduğunuz verileri paylaşın.

Düşük iş performansı, davranış sorunları veya işyerindeki çatışmalar gibi hassas konuları ele almanız gerekiyorsa, bunlara nasıl yaklaştığınıza dikkat edin. Genel olarak konuşursak, empatiyle eşleştirilen doğrudan bir yaklaşım en iyi sonucu verir. Endişelerinizi dile getirirken spesifik olun ve kişisel özellikler yerine davranışlara ve sonuçlara odaklanın. Çalışana etkili bir şekilde rehberlik etmek için iyileştirmeye yönelik açık ve eyleme geçirilebilir öneriler sunun.

En önemli çalışan geri bildirim tekniklerinden birini kullanın: Çalışanın bakış açısını davet eden açık uçlu sorular sorarak konuşmayı teşvik edin. Bir örnek şu olabilir: "Paylaştığım şeyler hakkında düşünceleriniz neler?" Bu, onların girdilerine değer verdiğinizi gösterir ve çalışan için daha ilgi çekici, işbirliğine dayalı bir deneyim yaratır. Toplantı boyunca aktif olarak dinleyin, uygunsa not alın ve onların görüşlerine içten ilgi gösterin.

5 Etkili iletişim tekniklerini kullanın

Performans inceleme iletişimlerinde gri alanlar olmamalıdır. Etkili iletişim, net geri bildirim, sonraki adımların anlaşılması ve olumlu bir sonuç içeren bir inceleme ile nasıl başarılı bir şekilde ilerleyeceği konusunda belirsiz olan, sönük, kafası karışmış veya muhtemelen hoşnutsuz bir çalışan arasındaki farktır. Açık ve etkili iletişim sağlamanın beş yolu:

• Aktif dinleme tekniklerini kullanın: Göz temasını koruyun ve etkileşimi göstermek için sözlü ve sözsüz ipuçları sağlayın.
• Performans ölçümlerini veya beklentileri tartışırken açık ve net bir dil kullanın ve jargondan veya belirsizlikten kaçının.
• Empati yapın: Konuşma boyunca çalışanın bakış açısını ve duygularını kabul edin.
• Sizin ve çalışanınızın uyumlu olduğundan emin olmak için önemli noktaları özetleyin ve onay isteyin.
• Hassas konuları ele alma pratiği yapmak için rol yapma alıştırmalarını kullanın. Çalışan rolünü oynaması için bir meslektaşınızı işe alabilir ve varsayımsal bir performans sorunuyla ilgili yapıcı geri bildirimlerinize çeşitli yanıtlar sunabilirsiniz.

6 İnceleme sonrası takibi planlayın

Performans incelemesinden sonra tartışmayı sağlamlaştırmak ve ileriye yönelik net bir yol belirlemek için bir takip toplantısı düzenleyin. Bu, çalışanın rolüne, gelişim ihtiyaçlarına ve şirket hedeflerine uygun, işbirliği içinde yeni, eyleme geçirilebilir planlar oluşturma fırsatınızdır.

Gözden geçirme sonrası takibe, yararlanılacak güçlü yönler ve iyileştirilecek alanlar da dahil olmak üzere, incelemedeki önemli noktaları özetleyerek başlayın. Daha sonra belirlenen büyüme alanlarına hitap eden yeni AKILLI hedefler oluşturmak için çalışanla birlikte çalışın.

Örneğin, iletişim becerileri geliştirilecek bir alan olarak öne çıkarılmışsa hedef şu olabilir: "İleri düzey bir sunum becerileri kursunu tamamlayın ve önümüzdeki altı ay içinde üç takım sunumu yapın."

Her hedef için belirli adımları, ihtiyaç duyulan kaynakları ve kilometre taşlarını özetleyen ayrıntılı bir eylem planı oluşturun. İlerlemeyi izlemek ve sürekli destek sağlamak için planın düzenli kontroller veya çalışan gelişimi incelemeleri içerdiğinden emin olun.

Bu işbirlikçi yaklaşım yalnızca çalışanın kendi gelişimine olan bağlılığını güçlendirmekle kalmaz, aynı zamanda sizin ve kuruluşun onların başarısına yaptığı yatırımı da gösterir.

Açık, ölçülebilir hedefler ve başarı için yapılandırılmış bir plan oluşturarak, önümüzdeki inceleme döneminde sürekli iyileştirme ve gelişmiş performans için zemin hazırlarsınız.

7 Devam eden destek ve check-in'ler

Bir inceleme sunmak, sonraki adımları belirlemek ve ardından işinize devam etmek yeterli değildir. Çalışanınızın yöneticisi olarak sizin sürekli olarak gösterdiğiniz biraz çaba, hedeflerin ve başarının güçlendirilmesi, geri bildirim ve soru fırsatları sağlanması ve çalışanınızın gelişim yolculuğunda desteklenmesinin sağlanması yönünde uzun bir yol kat edecektir.

Etkili bir strateji, kısa ve resmi olmayan görüşmeler planlamaktır. İlerlemeyi ve zorlukları tartışmak için hızlı, tekrarlanan bir kahve sohbeti veya bire bir toplantılar sırasında özel bir zaman ayarlamak, başarı için yapıcı, destekleyici bir ortam yaratır. Ayrıca, yol boyunca küçük kazanımları kutlamak, siz ve çalışanınız bir sonraki performans incelemesine doğru ilerlerken moralinizi yükseltebilir ve motivasyonu yüksek tutabilir.

Anahtar noktalar

• Çalışan performansı için net SMART hedefleri belirleyin.
• Başarıları takdir eden ve iyileştirilecek alanları belirleyen dengeli geri bildirim sağlayın.
• Geri bildirimin spesifik, alakalı ve uygulanabilir olduğundan emin olun.
• Hedefleri güçlendiren, destek ve geri bildirim sağlayan, ilerlemeyi ve zorlukları tartışan ve yol boyunca küçük kazanımları kutlayan düzenli kontroller yoluyla sürekli geri bildirim ve büyüme kültürünü teşvik edin.

Performans incelemeleriyle ilgili SSS

Performans değerlendirmeleri ne sıklıkta yapılmalıdır?

Performans değerlendirmeleri ideal olarak en az yılda bir kez yapılmalıdır, ancak daha sık kontroller (örneğin üç ayda bir veya iki yılda bir) iletişimi ve gelişimi artırabilir. Bu yaklaşım, sürekli iyileştirme kültürünü teşvik eder ve hedeflerde ve performans beklentilerinde zamanında ayarlama yapılmasına olanak tanır.

Çalışanların motivasyonunu kaybetmeden performans sorunları nasıl çözülebilir?

Performans sorunlarını çalışanların motivasyonunu kırmadan ele almak için fikirleri değil gerçekleri ve empatiyle eşleştirilmiş doğrudan bir yaklaşımı kullanın. Kişisel özellikler yerine belirli davranışlara ve sonuçlara odaklanın. İyileştirme için net, uygulanabilir öneriler sunun, gelişim alanlarını büyüme fırsatları olarak çerçeveleyin ve geri bildirimi objektif ve ilişkilendirilebilir tutmak için "durum-davranış-etki" modelini kullanın.

Performans incelemelerini belgelemeye yönelik en iyi uygulamalar nelerdir?

Performans incelemelerini belgelemeye yönelik en iyi uygulamalar arasında çeşitli kaynaklardan kapsamlı veriler toplanması yer alır; böylece değerlendirmenizi görüş yerine gerçeklere dayalı olarak yapabilirsiniz. Başarı için geri bildiriminizi çerçeveleyin: Başarılarla başlayın, ardından nesnellik için "durum-davranış-etki" modelini kullanarak olumlu yorumların yapıcı geri bildirimlere 3:1 oranını hedefleyin. Değerlendirmeyi desteklemek için ilgili verileri, istatistikleri ve örnekleri ekleyin.