Kişisel Kanban Nasıl Kullanılır ve Delice Üretken Olunur?

Kişisel Kanban, işlerini yürütme ile zanaatları üzerindeki çalışmaları arasında yaratıcı bir denge kurulmasına yardımcı olabilir. Bu kılavuz nasıl çalıştığını açıklar.

Yaratıcı işiniz için mükemmel kişisel üretkenlik sistemini mi arıyorsunuz?

İlk olarak kötü haber: Yok. Açılış sayfası yazılımında olduğu gibi, sisteminiz ne olursa olsun işi yapmanız gerekir.

Şimdi iyi haber: Kanban, sonsuz Yapılacaklar listeleri tarafından bunalmış hissetmekten kaçınmanıza yardımcı olabilecek, kullanımı ve öğrenmesi kolay bir sistemdir. Bunu yapmak için bir beyaz tahta veya Trello gibi bir araç kullanabilirsiniz.

Hadi dalalım.

Kanban nedir?

Kanban, sürekli teslimatlara dayalı ürünler oluşturmak için çevik bir yöntemdir. Bu sistem, Japon imalat sisteminden kaynaklanmıştır.

Toyota endüstri mühendisi Taiichi Ohno, sistemi meşgul fabrika yöneticilerinin karmaşık projeler ve iş yükleriyle başa çıkmasına yardımcı olmak için oluşturdu.

Kişisel Kanban Nedir ve Nasıl Çalışır?

Kişisel Kanban, çevik yöntemin bireyler ve hatta küçük işletme sahipleri için bir uyarlamasıdır. Kullanıcıları işi tek bir yerde görselleştirmeye ve üzerinde çalıştıkları şeyi kısıtlamaya zorlayarak çalışır.

Jim Benson ve Tonianne DeMaria Barry, Personal Kanban adlı mükemmel kitaplarında bu üretkenlik sistemini kullanarak bu iki kuralı sunuyorlar.

1. Çalışmanızı görselleştirin
2. Devam eden çalışmanızı sınırlayın (WIP)

Birinci kural hakkında şunları söylediler: "İşi çeşitli bağlamlarında gördüğümüzde, gerçek değiş tokuşlar açık hale gelir. Artık zamanımızdaki tüm bu taleplerin fiziksel bir kaydına sahibiz. İşimizin ve bağlamımızın bu daha geniş görünümü, daha iyi kararlar vermemizi sağlar.

Ve ikinci kural hakkında eklediler "WIP'yi sınırlamak bize odaklanmamız, hızlı çalışmamız, değişime sakince tepki vermemiz ve düşünceli bir iş çıkarmamız için zaman tanır."

1. Adım: Kanban Panonuzu Hazırlayın

Beyaz tahtayı üç sütuna bölün. Eğer yoksa, bir Magic Whiteboard alıp duvarınıza yapıştırmayı ve hatta büyük bir A4 ya da letter boyutlu not defterini bölmeyi düşünün.

İlk sütunu "Yapılacak", ikinciyi "Yapılıyor" ve üçüncüsü "Bitti" olarak etiketleyin.

İlk sütun, yeni Yapılacaklar listenizdeki bir iş öğesini yakalamak içindir. İkincisi, şu anda ne üzerinde çalışacağınıza karar vermek için ve üçüncüsü, bitirdiğiniz şeyi kaydetmek için.

Bir projeyi göreve dönüştürmek gibi klasik bir üretkenlik hatasından kaçınmayı unutmayın. Bir projeyi gerçekleştirmek için bir dizi görev (veya kart) gerekir. Bir Kaban kartını temsil etmek için yapışkan notlar da kullanabilirsiniz.

2. Adım: Kanban'ı Kullanarak Çalışın

Bir işaretleyici veya Post-It notları kullanarak Kanban panonuzdaki "Yapılacaklar" sütununa öğeler veya kartlar ekleyin.

Bir eylem fiili kullanın ve söz konusu görevi yazın. Bir evi taşıyorsanız, bu “Bir nakliye şirketi kiralayın” olabilir. Alternatif olarak, büyük bir sunum hazırlıyorsanız, bu "Kaynak stok görselleri" olabilir.

Çalışmaya hazır olduğunuzda, "Yapılacaklar" sütunundaki bir öğeyi veya görevi "Yapılıyor"a sürükleyin.

Tipik olarak, "Yapılıyor" sütununda en fazla üç öğe tutmayı mantıklı buluyorum. Bu, devam etmekte olan çalışmamı sınırlar ve üzerinde çalıştığım şeyi görselleştirmeme yardımcı olur. (Kuralları unutmayın!)

Çalışmayı bitirdiğinizde, tamamlanmış bir görevi "Yapılıyor" sütunundan "Bitti" sütununa sürükleyin. Ardından, "Yapılacaklar"dan "Yapılacaklar"a başka bir Kanban kartı çekin.

3. Adım: Yönetim Kurulunuzu İnceleyin

Çalışırken doğal olarak görevleri panonuzun solundan sağına sürükleyeceksiniz.

Bir görevi bir sütundan diğerine sürüklemek gibi basit bir işlem, sizi öncelik vermeye zorlar. Ayrıca Yapılacaklar listenizin düzenli olarak gözden geçirilmesini teşvik eder.

Bu çalışma şekli bir akış durumunu teşvik eder. Kartları bir sütundan diğerine taşıma eylemi tatmin edici geliyor. Yapması kolay görevleri, çok zaman alan görevleri ve hatta takılıp kaldığınız görevleri hızlı bir şekilde görebilirsiniz. Benson bana dedi ki,

"En yaygın hata, devam eden işi sınırlamamak olacaktır... İnsanlar bazen ikincisini atlıyorlar çünkü "yapılacak çok şey" var, ki ironik bir şekilde, Devam Eden Çalışma sınırı en başta bunun için var."

jim benson

Kanban yöntemine alıştıktan sonra, kişisel Kanban panonuza veya Kanban uygulamanıza ek sütunlar ekleyin.

Örneğin, engellendiğim görevleri ve birinin bana geri dönmesini istediğim görevleri yakalamak için "Bekliyor" adlı bir sütun oluşturdum. Ayrıca iş günü içinde üzerinde çalışmak istediğim ancak hemen yapmak istemediğim görevler için bir "Sonraki" sütunu oluşturdum.

Profesyonel ipucu: İlhama ihtiyacınız varsa, Google Görseller'de "Kişisel Kanban panosu" araması yapın.

Önerilen Kanban Araçları

Kişisel Kanban'ı kullanmaya başladığımda, büyük bir beyaz tahta ve bir not defterini yolda test ettim. Her iki araç da gayet iyi çalışıyor ve Kanban'ın temellerinde uzmanlaşmanıza yardımcı olacak. Bu yöntemle herkes açık ve tamamlanmış bir görevi kaydedebilir.

Bu üretkenlik sisteminin nasıl çalıştığına dair bir fikir edindikten ve çalışma haftanızın bir parçası olduktan sonra, dijital bir kişisel Kaban Panosu için hazırsınız demektir.

Trello, web tabanlı bir proje yönetimi uygulamasıdır. Temel olarak bir tür Kanban yazılımıdır. Dosyaları görevlerinize veya kartlarınıza yükleyebilir, etiketleyebilir, son tarihler belirleyebilir ve benzeri işlemleri yapabilirsiniz.

Ekleri kartlara yüklemek, tüm çalışmalarınızı tek bir yerde toplamak için kullanışlıdır. Benzer şekilde, üçüncü taraf yüklenicilerle çalışmak için Trello uygulamasının ortak çalışma özelliklerini kullandım.

Kişisel üretkenlik açısından Trello'yu ne kadar sevsem de, önce bir beyaz tahtada veya analog bir sistemde Kanban ile uğraşmayı öneriyorum. Sonuçta, araç her zaman işi yapmaktan daha az önemlidir. Ardından, özel bir uygulamaya veya yazılıma geçebilirsiniz.

Kişisel Kanban'ı Bugün Deneyin

Mükemmel Kaban aracı diye bir şey yoktur. Basit Yapılacaklar listeniz işinizi halletmenize yardımcı oluyorsa, ona sadık kalın.

Yıllar boyunca birçok proje yönetimi yazılımı denedim. En büyük sorun, büyük bir listenin bazen bunaltıcı olabilmesidir.

Bu size oluyorsa, Kişisel Kanban'ı öğrenmeniz uzun sürmez ve günlük işlerinizi bunalmış hissetmeden yönetmenize yardımcı olur. Bu kişisel üretkenlik sistemi, işin tek bir yerde görselleştirilmesine de yardımcı olur. Ya da Benson'ın dediği gibi,

“Sistem, küçük bir kurallar dizisine sahip olarak özellikle esneklik sağlamak üzere tasarlandı. Ev dahil olmak üzere dünyadaki her ülkede ve her dikeyde benimsendiğini görmemizin ana nedeni budur. Çocuklar ev işlerini yaparken eğlenirler. Ekipler, karmaşık sorunları akıllıca çözer. Proje ve ortam çalışması hem kolayca görselleştiriliyor hem de tamamlanıyor.”

jim benson

Bu gönderinin bir versiyonu ilk olarak Forbes'ta yayınlandı.

Bu aynı zamanda yeni kitabım This Is Çalışıyor: Önemli Olana Odaklanın ve Hak Ettiğiniz Sonuçları Alın kitabımdan bir bölümün düzenlenmiş bir alıntısıdır.

Satış

Bu İşe Yarıyor: Önemli Olana Odaklanın ve Hak Ettiğiniz Sonuçları Alın

• Collins, Bryan (Yazar)
• İngilizce (Yayın Dili)
• 296 Sayfa - 27.05.2019 (Yayın Tarihi) - Nielsen (Yayıncı)

Amazon'da satın al

SSS