E-postalarınızdan Bahar Temizliği Yapacak 8 İfade
Yayınlanan: 2022-03-29Kötü yazma alışkanlıkları, evdeki dağınıklık gibi birikme eğilimindedir. Fazla kahve kupaları ve unutulabilir tişörtlerden oluşan birikimi periyodik olarak ayıklamak faydalı olabilir; o halde neden e-postalarınızı birkaç klişeden ve derinden "meh" iş yeri ifadelerinden kurtarmak için benzer bir stok yapmıyorsunuz?
Kendimizin de suçlu olduğunu kabul etmeliyiz: Klişeleri "threadbare" olarak adlandırmanın başlı başına bir klişe olduğu ortaya çıktı, bu yüzden onu sildik. Aslına bakılırsa, mütevazı yazarınız, "gönderdiği" tamamen cansız e-postaların hacmini düşünmekten gurur duymuyor. Hepimiz daha iyisini yapabiliriz.
Bunu aklımızda tutarak, e-postalarınızda bahar temizliği yaparken atmaya karar verebileceğiniz daha sıkıcı, bayat ve genel olarak yıldız altı ifadelerden bazılarını birkaç düzenli, net alternatifle birlikte topladık.
1 Umarım bu e-posta sizi iyi bulur.
Bunu şefkatli bir şekilde amaçlıyor olabilirsiniz, ancak bu ifade o kadar tükenmiş ve geneldir ki artık tam tersini önerme riskini taşır: düşünceli bir duygudan ziyade anlamsız bir saçmalık.
Çoğu zaman bu kısmı vurgulayıp asıl konuya geçmek en iyisidir, ancak selamlamanızdan sonra gerçekten başka bir satır daha istiyorsanız, okuyucuyla özellikle konuşarak onu onaylayın:
Blogdaki son yazını çok beğendim.
Geçen hafta sunucularımızın karbon üretimini düşürme konusundaki sunumunuzu takdir ettim.
Yeni yavru köpeğinizin Slack'te paylaştığınız resimler çok sevimli.
İyi tanımadığınız veya hiç tanımadığınız birine yazıyorsanız, yine de ona iltifat edebilir veya nasıl tanıştığınız veya neden iletişime geçtiğiniz konusunda bazı ipuçları vererek başlayabilirsiniz:
Ortak dostumuz Arjun aracılığıyla bir konferansta kısa bir süre tanıştık.
İki kişi bana senin podcast'imiz için mükemmel bir konuk olacağını söyledi.
Amaç, okuyucuya yazdıklarınıza düşünce kattığınızı göstermektir.
2 Sadece takip ediyorum. . .
Bir e-postaya yanıt vermeyen birini dürttüğünüzde bu aşırı çalışan ifadeyi kullanabilirsiniz. Bazen bu gerekli olabilir, ancak bu ifade çoğu zaman bir yanıt alma amacına ulaşamaz. Bu nedenle öncelikle kendinize şu soruyu sormanızda fayda var: "Mesajım bir yanıt gerektiriyor mu?" Cevabınız “evet” ise daha doğrudan bir seçenek bulun.
İdeal olmayan örnek 1:Sadece . . .[örneğin basın bülteni]
Öneri:Dürüst olmak gerekirse, çizgiyi tamamen kesmenizi öneririz.
İdeal olmayan örnek 2:Bu yinelemeyi istemciye göndermeden önce herhangi bir girdiniz olup olmadığını görmek için takip ediyorum.
Öneri:Müşteri bu öğleden sonra bizden bir şeyler bekliyor, bu yüzden öğlene kadar son düzeltmeleri yapmayı çok isterim.
Son önerinin, daha uzun veya daha az kibar olmadan, daha fazla bilgiyi - daha ikna edici bir şekilde - iletmeyi başardığını unutmayın.
3 Sadece geri dönüyorum. . .
Daha dolambaçlı yollar dışında, yukarıdaki sorunların tümü. Onsuz da yapabilirsin.
4 Yeni normal
Bu ifadeyi kullanımdan kaldırmanın nedenlerini içeren kapsamlı olmayan bir liste, aşırı kullanılmış ve belirsiz olmasını, yazan veya okuyan kimsenin kendisini iyi hissetmesine neden olmamasını ve bir dizi hoş olmayan gerçekliği kabul ederken onları tartışmasız en aza indirdiğini iddia edebilir.
Bu, basitçe fırlatıp devam edebileceğiniz bir şey olabilir:
İdeal olmayan örnek:Ekibimiz hâlâ yeni normale uyum sağlamaya çalışıyor ve görüşme sürecimizi buna göre yeniden yapılandırmamız gerekiyor.
Öneri 1:Mülakat sürecimizi yeniden düzenlemenin zamanı geldi.
Bir başka iyi seçenek de daha spesifik olmak ve biraz daha insani olmaktır:
Öneri 2:Pandemi eski görüşme sürecimizi mahvetti, o yüzden yenisini geliştirmek için biraz zaman ayıralım.
Bu, başladığımız örnekten çok daha az bir bilgisayar tarafından yazılmış gibi geliyor ve daha az kelimeyle.
5 Tartışıldığı gibi. . .
Bu genellikle e-postanın bir toplantı sonrasında yapılacak bir iş ile ilgili olduğu durumlarda kullanılır, ancak genellikle belirsizdir. Kendinize şunu sorun: "Okuyucuya hangi sohbetten bahsettiğimi hatırlatmanın daha iyi bir yolu nedir?"
İdeal olmayan örnek:Çarşamba günkü tüm personel toplantısında tartışıldığı gibi, şimdi ekteki yönergelerin taslağını hazırladım.
Öneri 1:Ofise köpek getirmek isteyen personelin geri bildirimlerine dayanarak bazı yönergeler hazırladım.
Öneri 2:Her zaman ofise köpek getirin.
(Bu sonuncusu bir şaka. Bir bakıma.)
6 Gecikme için özür dileriz.
E-postanın bir yararı da yanıt vermek için genellikle bir sonraki toplantının sonrasına, öğle yemeğinin sonrasına, hatta yarına kadar bekleyebilmenizdir. Peki bu özelliği kullandığınız için gerçekten ne sıklıkla özür dilemeniz gerekiyor?
Yukarıdaki diğer ifadelerin çoğunda olduğu gibi, bu fikri değiştirmeden kesmek genellikle sorun değildir, ancak onu kullanmanız gerekiyorsa, onu yeni veya farklı kılmanın yollarını arayın. Sizinki bir keresinde saygıdeğer Gandalf'tan alıntı yaparak Cuma öğleden sonra gelen bir e-postayı unuttuğu için gerçekten özür dilemişti: Karanlık yanıtımı aldı ve "düşüncenin ve zamanın dışına çıktı."
Yine de o editörden iş almaya devam etmeyi başardım, yani en azından yaratıcılığa puan verir miyim?
7 Değilse endişelenmeyin!
İş yerinde yardım istemenin veya okuyucuya bir şeyi son teslim tarihinden önce bitirmeniz gerektiğini söylemenin sorun olmadığını bilmenizi istiyoruz. Bu buyurgan olmak değil; bu sadece gerçek.
Uygun olmayan örnek:Bugün saat 16:00'ya kadar ilgilenip ilgilenmediğinizi bana bildirmeniz mümkün müdür? Değilse endişelenmeyin!
Öneri:Ekibim panel dizilişini bugün ilerleyen saatlerde tamamlamayı planlıyor, bu yüzden hazırsanız lütfen saat 16:00'ya kadar bana haber verin.
Son önerinin biraz daha fazla yer kapladığını belirtmekte fayda var. Buna izin veriliyor. Sen de öylesin.
8 Cevabınızı sabırsızlıkla bekliyorum.
Eğer bu doğru olmasaydı,yazdığınız e-posta hakkında ne söylerdi ? Bu fikir gereksiz olma eğilimindedir ve kolayca kesilebilir, ancak zamanında yanıt almak istediğinizin altını çizmek istiyorsanız, hem bir neden hem de belirli bir zaman çerçevesi veren yukarıdaki son örnekten yararlanmayı deneyin.
Burada önerilerimizi içeren bir tema fark ettiyseniz, birçok e-posta dağınıklığı biçiminin değiştirilmesi yerine basitçe kaldırılması daha iyi olabilir. Sonuçta bahar temizliğinin amacı hiç kullanmadığınız eşyaları yenilemek değil, onlardan kurtulmaktır. Düzenli bir evde olduğu gibi, düzenli e-postalar için de aynı şey geçerlidir: En büyük lükslerden biri boş alandır.