5 Adımda Sorun Bildirimi Nasıl Yazılır

Sorun bildirimi, yazarının çözmeyi umduğu bir sorunun özetidir. Sorundan etkilenen tarafları, sorunla ilgili mali ve diğer maliyetleri ve uygulanabilir olduğunda sorunun temel nedenlerini ayrıntılarıyla anlatır.

Sorun bildirimi nedir?

Sorun bildirimi, düzeltmek istediğiniz sorunu kısaca açıklar. Çoğu durumda önerilen bir çözümü içermez. Aksine, yalnızca bir sorunu belirtir ve sorunun ayrıntılarını ifade eder. Bazı durumlarda, sorun bildirimifırsat bildirimi olarak bilinir; genellikle bildirim çözülmesi gereken bir sorundan ziyade yenilik veya büyüme için bir fırsat sunduğunda.

Sorun ifadeleri genellikle projeler, iş teklifleri ve araştırma teklifleri için yönetici özetlerinde kullanılır. Sorun bildirimi, belirli bir zorluğu belirterek projenin veya teklifin neden gerekli olduğunu gösterir.

Sorun bildiriminin bölümleri

Bir problem ifadesi yaklaşık 150 ila 300 kelimeden oluşmalıdır. Aşırı açıklayıcı olmasına gerek yok ancak birkaç cümle uzunluğunda olmalı ve okuyucunun konuyu tam olarak kavrayabilmesi için yeterli bilgi sağlamalıdır. Güçlü bir sorun bildirimi aşağıdaki bilgileri içerir:

Sorunun nedenleri ve arka plan ayrıntıları

Sorun bildiriminize sorunun nedeni ile başlayın; eğer varsa ve adlandırabiliyorsanız. Soruna neyin sebep olduğunu bilmiyor olmanız mümkündür. Bu gibi durumlarda varsayımlarda bulunmayın veya suçu başkalarına atmaya çalışmayın. Bunun yerine, tam olarak ne olduğunu açıkça ifade edin.

Sorunun etkisi

Sorunu anlattıktan sonra, bundan etkilenen kişileri ve onlarınasıletkilediğini tartışın.

Sorunun neden olduğu diğer etkiler

Sorun bildiriminin son bileşeni, sorunun yansımalarıdır. Bunları, sorunun bir grup veya kuruluş üzerindeki daha geniş etkisi olarak düşünün.

5 adımda sorun bildirimi nasıl yazılır?

1 BeşW'yecevap verin

Bir problem bildirimi yazmanın ilk adımıbeş Wolarak bilinen soruları yanıtlamaktır:

• Ne?
• Nerede?
• Neden?
• DSÖ?
• Ne zaman?

Sorun nedir?Sorunnerede ortaya çıkıyor?Neden oluyor?Kimi etkiliyor?Ne zaman zorluklara neden olur?

Bu soruların cevapları duruma daha kapsamlı bir bakış sunmalıdır. Sorunun farklı yönlerinin daha iyi anlaşılması, iyi yapılandırılmış bir sorun bildirimi yazmayı kolaylaştırabilir.

2 İdeal durumu tanımlayın

Bir sonraki adım ideal senaryonun bir tanımını yazmaktır. Sorun olmasaydı gerçek ne olurdu? İdeal durumu araştırmak, başlangıçta gözden kaçırmış olabileceğiniz sorunun nedenlerini, ayrıntılarını ve yan etkilerini belirlemenize yardımcı olur. Bu ideal durumun unsurları sorun bildiriminizde veya sonraki amaç bildiriminizde yer alabilir.

3 Sorunu ve neden önemli olduğunu açıklayın

Sorunun net, çok açılı bir resmiyle, elinizdeki durumu açıkça ifade eden profesyonel bir sorun bildirimi yazmaya hazırsınız. Bu adımda bilgileri mantıksal bir sırayla sunun: Sorunu, sorunun nedenini (veya nedenlerini) ve dolayısıyla neden düzeltilmesi gerektiğini belirtin.

4 Sorunun maliyetlerini keşfedin

Bu adımda, etkilenen insanlara maliyetinin (mali ve mali olmayan) ne kadar olduğunu inceleyerek sorunun neden önemli olduğunu açıklayın. Örneğin, şirketinizin güncel olmayan yazılımlara bağımlı olmasının tekrar eden onarımlar için paraya mal olduğunu ve bunun sonucunda ortaya çıkan kesintilerin aynı zamanda çalışan verimliliğine de zarar verdiğini gösterebilirsiniz.

4 İddianızı gerçeklerle destekleyin

Son olarak, iddianızı destekleyecek ilgili gerçeklere ve istatistiklere sahip olduğunuzdan emin olun. Aksi takdirde, okuyucunun araştırmanızı finanse etmesi veya sorunu çözeceğini iddia ettiğiniz değişiklikleri desteklemesi için çok az neden vardır.

Sorun bildirimi ve amaç bildirimi

Sorun ifadeleri ve amaç ifadeleri kolayca karıştırılabilir. Bir amaç bildirimi, bir sorun bildirimininardından gelir. Bir sorun, bir sorun bildiriminde dile getirildikten sonra, bir amaç bildirimi, yazarın sorunu nasıl çözmeyi önerdiğini ana hatlarıyla belirtir. Bir şirket veya kuruluş tarafından sunulduğunda bu beyanlar genellikle bir misyon beyanının yanında sunulur.

Sorun bildirimi örnekleri

örnek 1

Tam zamanlı olarak ofise döndüğümüzden bu yana Çalışma Grubunun verimliliği yaklaşık yüzde 30 azaldı. Yoğun saatlerde trafik nedeniyle geciken ekip üyeleri işe genellikle sabah 9'dan sonra varırlar. Geldiklerinde streslidirler ve iş günlerinin ilk saatine kadar odaklanamazlar. Bu genellikle, ekibin evden çalışırken daha yüksek üretkenlik oranına sahip olmasına karşın, her sekiz saatlik günde yaklaşık beş saatlik çalışmanın tamamlandığı anlamına gelir. Öğle yemeği boyunca çalışan ekip üyeleri, öğle yemeği yiyen meslektaşlarından önemli ölçüde daha üretken değiller. Azalan verimliliğimiz geçtiğimiz yıl yeni müşteriler kazanmayı zorlaştırdı. Geçmiş yıllarda kattığımızdan daha az yeni müşteriyle Hartsgrove Grubunun bu mali yıl için gelir hedeflerimizi karşılaması beklenmiyor.

Örnek 2

Geçtiğimiz üç akademik yılda, ilkokulumuzdaki öğretmenler Eylül ayını yeni materyaller tanıtmak yerine öğrencilerinin önceki sınıflarında öğrendikleri materyalleri gözden geçirerek geçirdiler. Bu eğilim birinci, ikinci, üçüncü ve dördüncü sınıf sınıflarında görülmüştür. Şu anda öğrencilerin yaz okuma ödevlerini tamamlamaları gerekmemektedir ve okulumuz yaz tatili boyunca akademik kaynak sağlamamaktadır. Öğrencilerin becerileri yaz boyunca gerilediğinden ve her eylül ayında yeniden öğretildiğinden, öğretmenler, öğrencilerini bahardaki devlet sınavına hazır hale getirmek için yılın ilerleyen dönemlerinde kendilerini daha üst düzey materyaller üzerinde acele ederken buluyorlar. Bu üst düzey materyal üzerinde test edildiğinde, birinci ve ikinci sınıf öğrencilerinin yüzde 40'ının ve üçüncü ve dördüncü sınıf öğrencilerinin yüzde 50'sinin, eyaletin çekirdek müfredatında tanımlanan sınıf düzeyi kriterlerinin altında performans gösterdiği ortaya çıktı.

Sorun bildirimi SSS'leri

Sorun bildirimi nedir?

Sorun bildirimi, çözülmesi gereken belirli bir sorunun açıkça ana hatlarını çizen, yaklaşık 150 ila 300 kelimelik kısa bir paragraftır.

Sorun bildiriminin amacı nedir?

Sorun ifadesinin amacı, sorunu, nedenlerini ve yansımalarını ifade etmektir.

Bir problem ifadesinin bölümleri nelerdir?

Bir sorun bildirimi aşağıdaki bilgileri içermelidir:

• Sorunun nedenleri ve arka plan ayrıntıları
• Sorundan etkilenen kişiler
• Sorunun neden olduğu diğer etkiler