İpuçları ve Örneklerle Profesyonel Bir E-posta Nasıl Yazılır?

Gösterişli profesyonel e-postalar yazmak kritik bir beceridir: İş arkadaşları, yöneticiler, müşteriler ve müşterilerle günlük iletişim için temel ama önemli bir araçtır.

Akademik ve profesyonel alanlardaki neredeyse herkes e-posta yoluyla iletişim kurar; dolayısıyla bunları nasıl iyi yazacağını bilmek, her öğrencinin veya çalışanın ustalaşması gereken önemli bir beceridir. Burada profesyonel bir e-postanın nasıl yazılacağını tartışacağız ve size ipuçları, öneriler ve profesyonel e-posta iletişiminde yapılması ve yapılmaması gerekenleri vereceğiz.

İçindekiler

Profesyonel e-posta nedir?

Profesyonel bir e-posta yazmak için 8 ipucu

3 profesyonel e-posta örneği

Profesyonel e-posta SSS'leri

Profesyonel e-posta nedir?

Profesyonel bir e-posta, iki meslektaş, bir yönetici ve onun çalışanı, bir öğrenci ve profesörü veya bir iş başvurusunda bulunan ve bir işe alım yöneticisi arasında olduğu gibi profesyonel bir ortamda gönderilen bir e-postadır. Profesyonel e-postalar net ve uygulanabilir bir mesaj içerir.

Profesyonel e-postalar, birisine sizinle buluştuğu için teşekkür eden ve ona iyi bir hafta sonu dileyen kısa mesajlar olabilir. Ancak çoğu durumda e-posta bir işyeri göreviyle ilgilidir.

Profesyonel e-posta konuları

• Toplantı planlama
• Soru sormak veya cevaplamak
• Bir ifadeyi veya yönergeyi açıklığa kavuşturmak
• Daha önceki bir iletişimi takip etmek
• Alıcıya son teslim tarihinin hatırlatılması
• Bir şeyi açıklamak

“E-posta ve Belge Kullanım Karşılaştırması” raporuna göre çalışanların %91'i müşterileriyle e-posta yoluyla iletişim kuruyor, %61'i ise bunu diğer iletişim yöntemlerine tercih ediyor. Dolayısıyla kariyeriniz boyuncaçok sayıdae-posta göndereceğiniz kesindir.

Profesyonel bir e-postanın nasıl yazılacağını bildiğinizde, alıcıya siz ve mümkünse şirketiniz veya kuruluşunuz hakkında olumlu bir izlenim verir. Potansiyel işverenlerinize başvurunuz konusunda ciddi olduğunuzu gösterir ve profesörlerin de görevlerinizde ciddi olduğunuzu bilmelerini sağlar.

Profesyonel e-posta özellikleri

• Profesyonel bir ton
• Uygun bir selamlama
• Açık ve doğrudan bir konu satırı
• Amacını belirten kısa bir mesaj
• Hangi eylemin yapılması gerektiğini açıklayan uygun bir kapanış
• Bir imza

Profesyonel e-posta senaryoları

Profesyonel veya akademik bir ortamda e-posta göndermeniz gerektiğinde, profesyonel bir e-posta yazmanız gerekir. Bu şunları içerir:

• Meslektaşları ve yöneticileriyle iletişim kurmak
• Satıcılar, iş ortakları ve müşteriler gibi kuruluşunuzun dışındaki kişilerle iletişim kurma
• Profesörler ve okul yöneticileriyle iletişim kurmak
• Devlet yetkilileriyle iletişim
• İş başvuru sürecinde iletişim
• Müşteri hizmetleriyle iletişim kurma

Temel olarak, yakın bir arkadaşınıza veya aile üyenizegönderilmeyenherhangi bir e-posta, profesyonel e-posta kurallarına göre yazılmalıdır. Bu, örneğin bir şikayet e-postası yazarken olduğu gibi, alıcıdan hüsrana uğradığınız veya başka bir şekilde mutsuz olduğunuz durumlarda bile geçerlidir.

Profesyonel bir e-posta yazmak için 8 ipucu

1 Konuyu konu satırına ekleyin

Alıcınızın gelen kutusunda gördüğü ilk şey e-postanızın konu satırıdır. Bir pazarlama e-postasında konu satırı, alıcının e-postayı açması ve silmesi arasında fark yaratabilir. Konu satırınızın kısa, dikkat çekici ve alakalı olması gerekir.

E-postanızın konu satırında tam olarak neyle ilgili olduğunu belirtin. Bu şekilde alıcı e-postanızdan ne bekleyeceğini bilir. Burada yaratıcı olmaya veya tıklama tuzağına düşmeye gerek yok; alıcı, e-postanızı verimli bir şekilde okumasına ve yanıtlamasına yardımcı olan net bir konu satırından memnun olacaktır.

2 Alıcıya doğru şekilde hitap edin

Profesyonel bir e-postanın alıcısına hitap etmenin en iyi yolu "Sevgili"dir ve ardından kişinin adını veya soyadını ve uygun yücelticiyi ekleyin. Hangi yüceltmeyi kullanacağınızdan emin değilseniz, ya adlarına ya da ad ve soyadlarına sadık kalın.

Alternatif olarak, e-postayı "Merhaba" veya "Merhaba" ve ardından alıcının adıyla başlatabilirsiniz. Genellikle bu, iş arkadaşınız veya yöneticiniz gibi halihazırda bir ilişkiniz olan kişilere ayrılır.

3 Odaklanmış halde tutun

Profesyonel bir e-posta bir konuyu kapsamalıdır. Bu bir soru, bir istek, bir cevap ya da bir açıklama olabilir. Her ne ise, e-postanın gövdesi bu konuya odaklanmalıdır. E-postanızı kısa tutun ancak önemli bilgileri atlamayın.Kısa, "sadece olması gerektiği sürece" anlamına gelir.

4 İmzanızı ekleyin

Bir harekete geçirici mesaj veya eyleme geçirilebilir bir adım içermesi gereken e-postanın kapanış satırını yazdıktan sonra, uygun bir imza ve imza ekleyin. Profesyonel bir imza, unvanınız, telefon numaranız, dahili numaranız ve e-posta adresiniz gibi alıcının sizinle uygun şekilde iletişim kurması gerekebilecek tüm bilgileri içermelidir. Evet, yanıt vermek için yanıtla tuşuna basabileceklerini biliyoruz, ancak e-posta adresinizi eklemeniz, size nasıl ulaşacağınızla ilgili olası kafa karışıklıklarını ortadan kaldırır.

5 Düzeltme

Gönder tuşuna basmadan önce e-postanızı yeniden okuyun. Herhangi bir yazım hatası, yazım hatası veya dilbilgisi hatası içermediğinden emin olmak için hızlı bir şekilde okuyun. E-posta hataları, mesajınızın tamamını baltalayabilir ve profesyonellikten uzak görünmenize neden olabilir.

6 Gündelik bir ses tonundan kaçının

Çoğu durumda bu, emoji kullanmamak anlamına gelir.

Profesyonel bir e-posta profesyonel bir tonda yazılmalıdır. Argodan, konuşma dilinden ve kısa mesaj olacak kadar gündelik hissettiren her şeyden kaçının. Benzer şekilde takip ederken “sadece geri dönüyorum” gibi klişe ifadelerden uzak durun.

7 Sözlerinize dikkat edin

Unutmayın, herkes e-postanızı başkalarına iletebilir. Benzer şekilde, herkes e-postanızı indirebilir, yazdırabilir veya ekran görüntüsünü alabilir. E-posta, bir konuşmanın yazılı kaydıdır; bu nedenle, bir şeyin yazılı kaydını istemiyorsanız, bunu e-postada söylemeyin.

8 Yönlerinizi netleştirin

Alıcının belirli bir dosyanın nerede bulunduğunu veya yakın tarihli bir makaledeki konumunuzu desteklemek için hangi kaynakları kullandığınızı bildiğini varsaymayın. Bahsettiğiniz her şeyi açıklayın ve gerektiğinde bağlantılar ekleyin; böylece alıcınız tam olarak neden bahsettiğinizi bilir ve ona kolayca erişebilir.

3 profesyonel e-posta örneği

1 Konu:Yaz lisansüstü programımıza gösterdiğiniz ilgi için teşekkür ederiz!

Sevgili Vanessa,

Sorgunuz için çok teşekkür ederiz. Şu anda yaz lisansüstü programımıza yeni başvuru kabul etmiyoruz.

Gelecekteki çabalarınızda size iyi şanslar dileriz!

Saygılarımla, Simone Blakely, Beşeri Bilimler Doktorası, Bölüm Başkanı

2 Konu:Lütfen ayrılmadan önce pencerenizi kapatın

Merhaba Maha,

Son e-postam uyarınca lütfen her günün sonunda masanızdan çıktıktan sonra pencereyi açık bırakmayınız. Dün gece odanızda su bulmaya geldik.

Teşekkür ederim Alexey

3 Konu: Bu hafta bir telefon görüşmesi için vaktiniz var mı?

Sayın Bay Albanese,

Yakın zamanda LinkedIn'de toptan atıştırmalıklarla bağlantı kurma konusundaki gönderinizi gördüm

Bölgenizdeki satıcılar. Aboneliğe dayalı bir toptan atıştırmalık tedarikçisi olan AcmeCo Snacks'in sahibi ve işletmecisiyim. Ne taşıdığımı ve fiyatlandırma seçeneklerini tartışmak için yirmi dakikanızı ayırmayı çok isterim. Bu haftanın ilerleyen zamanlarında hızlı bir arama için müsait misiniz?

Yaz kataloğumu paylaşmamı isterseniz lütfen bana bildirin. Harika yeni ürünlerimiz geliyor ve size paketlerimiz hakkında bilgi vermeyi çok isterim.

Çarşamba, Perşembe ve Cuma günleri saat 12-17:00 (EST) arasında boşum. Lütfen sizin için en uygun olan birkaç zaman aralığını bana bildirin.

Daha fazla sohbet etmek için sabırsızlanıyorum!

Best, Miriam Schneider AcmeCo Snacks'in Sahibi ve CEO'su “Atıştırmalığa mı ihtiyacınız var? Arkanızı kolladık.”

Profesyonel e-posta SSS'leri

Profesyonel e-posta nedir?

Profesyonel bir e-posta, açık ve uygulanabilir bir mesaj içeren, akademik veya ticari bir ortamda gönderilen bir e-postadır.

Ne zaman profesyonel bir e-posta yazmalısınız?

• Meslektaşları ve yöneticileriyle iletişim kurmak
• Satıcılar, iş ortakları ve müşteriler gibi kuruluşunuz dışındaki kişilerle iletişim kurma
• Profesörler ve okul yöneticileriyle iletişim kurmak
• Devlet yetkilileriyle iletişim
• İş başvuru sürecinde iletişim
• Müşteri hizmetleriyle iletişim kurma

Profesyonel bir e-postanın önemli unsurları nelerdir?

• Konu satırı
• Selamlama
• Kısa gövde paragraf(lar)ı
• Alıcı için uygulanabilir bir adımın yer aldığı kapanış bölümü
• Bitirmek
• İmza