Mükemmel Bir Profesyonel E-posta Yazmak İçin 7 Faydalı İpucu

Heyecan verici bir gün - yeni bir işteki ilkiniz. Ve alışabileceğiniz türden bir iş: Rahat bir koltukta oturmak ve e-postaları yönetmek tam olarak yorucu bir iş değil, değil mi? Ancak bazı kısımları size doğal olarak gelmeyebilir, en azından hemen değil.

Tasarladığınız e-postaların güven ve kontrol yansıtmasını istiyor, ancak her bir parçayı doğru sırada düzenlemek konusunda gerginsiniz. Belki de merhaba demenin en iyi yolu konusunda emin değilsiniz. Belki evde İngilizce konuşarak büyümedin; belki de hala hayal ettiğiniz dilde değildir.

Durum ne olursa olsun, endişelenmenize gerek yok çünkü biraz pratikle mükemmel profesyonel e-postayı yazmak kolay, hatta otomatik gibi gelmeye başlayacak. İşte başlamanıza yardımcı olacak bazı ipuçları.

1 Yazdığınız kişiyi selamlayın.

İnternette bir yabancıya Sevgili olarak hitap etmek garip gelebilir , ancak resmi yazışmalarda standarttır . Diğer saygın ancak daha az yaygın seçenekler arasında Selamlar ve Selamlar bulunur .

Mümkün olduğunda, alıcının adını yazmak en iyisidir. Aşağıdaki örneklerde olduğu gibi bir virgül veya iki nokta üst üste ile takip edin:

• Sevgili Çad,
• Sayın Bay Oswald:
• Sevgili Bayan Picard-Mimms:

Yazdığınız bir kadının Bayan mı yoksa Bayan mı olduğundan emin değilseniz , o zaman Bayan genellikle daha güvenli bir seçenektir. Başka bir katı, cinsiyetten bağımsız yaklaşım, alıcının tam adını basitçe koymaktır:

• Sevgili Alex Lee:

Buna karşılık, genel Dear Sir veya Madam kişisellikten uzak görünmektedir ve bundan kaçınılmalıdır.

2 Kişiye teşekkür mü ediyorsun yoksa onlardan gelen son bir mesaja mı cevap veriyorsun? Eğer öyleyse, oradan başlayın.

(Daha önce hiç yazışmadığınız bir yabancıya ulaşıyorsanız, e-postanızın gövdesine 3. Adımla başlayın.)

Yazmayı seçtiğiniz şey, önce okuyucuya neyin önemli olduğunu düşündüğünüzü söyler.

Minnettarlığınızı ifade edecek bir şeyiniz varsa, bunu başlangıçta yapmak istersiniz, böylece sonradan düşünülmüş gibi hissetmezsiniz. Benzer şekilde, zaten ileri geri bir konuşmanın ortasındaysanız, konuyu değiştirmemek ve yolda kalmak istersiniz. Bazı örnekler:

• Red Panda Conservation International'a yaptığınız nazik katkılarınız için teşekkür ederiz.
• İlginiz için teşekkürler; Müvekkilim önerdiğiniz saatte sohbet etmekten çok mutlu olacaktır.
• DeLorean'ınız için talep ettiğiniz yedek parçaların bu hafta teslim edilmesi planlanıyor.

Buradaki püf nokta, konuya hızlı bir şekilde ulaşmaktır; Meşgul bir okuyucuyu meraklandırmak istemezsiniz.

3 Ne hakkında yazdığınızı açıklayın.

Açıkça cevaplamanız gereken iki soru var. Ne olmasını umuyorsunuz ve yazdığınız kişi nasıl yardımcı olabilir? Örneğin:

• Kedilerin tüylerini nasıl tımarladıklarına dair araştırmanızı sormak için yazıyorum.
• Önümüzdeki hafta Oakland'daki performansınızdan önce canlı bir röportaj planlamak isteyen yerel bir radyo yapımcısıyım.
• Mimarlık firmamın ağaç evler konusunda uzmanlığa ihtiyacı var ve birkaç meslektaşım bana içgörünüzün rakipsiz olduğunu söylüyor.

Amacınızı belirtirken doğrudan olmak istiyorsunuz, ancak kaba veya kaba görünmek istemiyorsunuz. Bu garip bir dengeleme eylemi gibi geliyorsa, formalite tarafında hata yapın. Nasıl ki iş yerinde çok rahat olmaktansa biraz fazla giyinik olmak daha iyiyse, yeni bir kişiye göndereceğiniz ilk e-postanın son derece kibar olması genellikle daha iyidir.

4 Kısa tutmayı unutmayın

Profesyonel e-postaların uzunluğu epik olmamalıdır. Okuyucularınızın zamanına saygılı olun, çünkü mesajınızın gereğinden fazla uzun olduğunu düşünürlerse, muhtemelen gözden kaçırmaya başlayacaklardır.

Ağır bir konu uzun bir tartışma gerektiriyorsa, bu konuda iletişim kurmanın e-postadan daha iyi yollarını arayın. Mesajınızı, konuyla ilgili yoğun bir inceleme için bir yer yerine bir toplantı veya tartışma düzenlemenin bir yolu olarak kullanın.

5 Bir kapanış çizgisi ile sarın.

E-postanız , anlamınızı netleştiren ve sıradakini belirleyen bir cümleyle bitmelidir . Okuyucuyu harekete geçmeye teşvik edebilir veya konuşmayı nazikçe bitirmenin bir yolu olabilir.

• Bu konuyu sizinle Perşembe günü saat 11'de tartışmayı dört gözle bekleyeceğim.
• Lütfen eklediğim taslak taslağı gözden geçirin ve hangi revizyonların veya soruların akla geldiğini bana bildirin.
• Rehberliğiniz son derece yardımcı oldu ve sizinle iletişime geçmek için sabırsızlanıyorum.

Tıpkı mesajınız önceki bir e-postanın kaldığı yerden başlamış olabileceği gibi, bunun da gelecekteki yazışmaları ayarlayarak bitmesini istersiniz.

6 Uygun bir kapanışla oturumu kapatın.

Adınızı vermeden önce bir e-postayı bitirmenin birçok yolu vardır , ancak profesyonel edep adına, muhtemelen en iyisi çok yaratıcı olmamaktır. Pek çok insan, "şerefe" ve "VR" (çok saygılı bir şekilde) gibi dikkat dağıtıcı e-posta imzalarından yakınır, bu nedenle yerinde olmayan birini seçin. En güvenilir seçeneklerden bazıları şunlardır:

• İçtenlikle,
• Saygılarımla,
• Tekrar teşekkürler,
• takdirle,
• Saygılarımla,
• Saygılarımla,

Bu noktada, neredeyse bitirdiniz - sadece son bir önemli adım var.

7 Düzeltmek için bir dakikanızı ayırın .

Gönder tuşuna basmadan önce yazdıklarınıza bakmak zaman alıcı bir iş olmamalı: Unutmayın, ideal e-posta kısa ve özdür .

Selamlamanızın doğru göründüğünden (e-posta gönderdiğiniz kişinin adının yanlış yazıldığını anlamaktan daha kötü bir şey yoktur) ve uygun olduğunda teşekkür ettiğinizden emin olun. Yaptığınız herhangi bir talebin basit ve anlaşılması kolay olduğunu, ancak ani veya küstah olmadığını bir kez daha kontrol edin.

Ayrıca, herhangi bir ince yazım hatasını yakalamak için bu son şansınız; Birden fazla e-posta ileti dizisinin, birisi "şimdi" yazmak isteyip de bunun yerine yanlışlıkla "değil" koyduğunda, "Sunuyu Perşembe gününe kadar hazırlamaya çalışmıyoruz" gibi, tamamen raydan çıktığını izledik. Uyanık olmak.

Grammarly yardım etmek için burada.