Profesyonel İletişimde Okuyucuyu Merkeze Koymak Ne Demektir?

Bu makale ilk olarak Thrive Global'da yayınlandı.

Uzaktan çalışmak, yazarak daha fazla iletişim kurmak anlamına gelir. Ancak yazılı iletişim, ancak mesajların anlaşılması kolay ve ana çıkarımlar açık olduğunda bilgi paylaşımı ve ekipleri bağlı tutmanın etkili bir yöntemi olabilir.

Ve bu artık eskisinden daha zor. Doğrudan yüz yüze geri bildirime kolay erişim olmadan, hedef kitlenizin yazdıklarınızı nasıl aldığını bilmek zor olabilir. Yakın tarihli Grammarly araştırmasına göre, bu zorluğun deneyimi yaygındır: profesyoneller, yazılarını okuyanlara nasıl rastladıklarını bilmekte zorlanırlar. Ana noktalarının açık ve özlü olduğunu, anlaşıldıklarını bilmek konusunda kendilerine güvenmek isterler.

Profesyonel iletişimde güven arayışı ancak şirketler kalıcı uzaktan çalışma modellerini düşündükçe veya uzaktan çalışma sürelerini uzattıkça büyür. Ekip üyelerimizin en az Ağustos 2021'e kadar uzaktan çalışabilecekleri Grammarly'de bu bizim için en önemli konudur. Şirketimiz, insanların istedikleri gibi anlaşılmalarına yardımcı olacak ürün teklifleri oluşturmaya ve bir mesajın daha önce nasıl yorumlanacağını iyileştirmelerine yardımcı olmaya odaklanmaktadır. hatta paylaşılmıştır. Bu, kendi profesyonel iletişimimiz hakkında her zaman eleştirel düşündüğümüz anlamına gelir.

Yazarken aklımda tutmayı öğrendiğim üç şey var. Umarım diğer profesyonellere bugün, yarın ve uzaktan çalışma geleceğimizde yazılı iletişimde gezinmelerinde yardımcı olabilirler.

Kitleniz önce gelir

Bu günlerde, yazmak çoğu zaman anında oluyor ve muhtemelen görüntülü aramalar ve kişisel yükümlülükler aynı anda hokkabazlık yaparken oluyor. Kutuyu işaretlemek ve bir sonraki şeye geçmek için işimizde hızla ilerlediğimizde, her zaman mesajımızın alıcısını düşünmeyebiliriz.

İyi yazılmış, düşünceli iletişim, okuyucunuzun anlaşıldığını hissetmesini sağlar; bu, önemsediğinizi gösterir. Çok hızlı hareket etmediğinizden emin olmak için aşağıdakileri düşünün:

Soruları proaktif olarak düşünün: İletişiminizi yazmadan önce, okuyucunuzun mesajınıza yanıt olarak sorabileceği soruları düşünün. Okuyucuyu bu şekilde ilk sıraya koymak, onların bakış açısını dikkate aldığınızı gösterir ve mesajınızın yankılanmasına yardımcı olur.

Kişisel dokunuşlar ekleyin: Okuyucunuzu önemsediğinizi göstermenin en kolay yolu mesajınızı kişiselleştirmektir. Kişisel bir anekdot ekleyerek veya yazdığınız kişinin yakın zamanda elde ettiği önemli bir başarıya atıfta bulunarak bir ilişki kurun.

Kendiniz olun: Yeni uzaktan çalışma gerçekliğimizde, birçok insan iş etkileşimlerinde biraz daha insancıl bir kalite arıyor. Okuyucunuzun mesajla kişisel düzeyde bağlantı kurması için kişiliğinizi yerleştirmek için yazınıza yer açın - ayrıca, başkalarının da kendilerini ifade etmelerini sağlayabilir.

Bunu nasıl söylediğiniz - ve ne kadar

İletişiminizin istediğiniz gibi olmasını sağlamak, aynı zamanda yazmayı neyin etkili kıldığını kavramak anlamına gelir. Uzak bir çalışma ortamında, çalışma arkadaşlarımızla odayı okuma veya önemli noktaları hızlıca açıklama lüksümüz yok.

Mesajınızın istendiği gibi alındığından emin olmak için, yazılı taslağınızı gözden geçirirken aşağıdakileri göz önünde bulundurun:

Cümle yapınıza dikkat edin: Mesajınızın anlaşılıp anlaşılmadığı, genellikle düşüncelerinizi nasıl organize ettiğinize bağlı olabilir. Kısa cümleler için çabalayarak ve uzun cümleleri sınırlayarak optimum okunabilirlik elde edin.

Tonunuzu düşünün: Yazılı iletişiminizin tonunun mesajın bağlamıyla uyumlu olduğundan emin olun. Örneğin, heyecan verici bir kişisel duyuru resmi bir iş tonuyla yazılmamalıdır, ancak uzun vadeli bir çalışanın ayrılması muhtemelen uygun samimiyeti ileten bir mesajı garanti eder.

Fazlalıkları kaldırın: Büyük yazarlar bile aynı noktayı farklı şekillerde defalarca dile getirmeye eğilimlidir. Yazdıklarınızı okurken, kendinize puanlarınızdan herhangi birinin gereksiz olup olmadığını veya aynı kelimeyi çok fazla kullanıp kullanmadığınızı sorun ve önemli ölçüde düzenlemekten korkmayın.

Şeytan ortada. . . biçimlendirme

Yazdığınız her şeyde, hangi bilginin en önemli olduğunu en iyi siz bilirsiniz. Anahtar noktalarınızı büyük metin bloklarına gömerek okuyucunuzu tahminde bulunmayın.

Örneğin, bazı bağlam ayarlarına ihtiyaç duyan, son tarihe dayalı bir harekete geçirici mesajınız olabilir. Okuyucunuzun bu bilgileri kaçırmadığından emin olmak için, kilit noktalarınızı farklı bir şekilde biçimlendirerek dikkatlerini yönlendirin.

Yazınızda ilerlemenize yardımcı olacak bazı ipuçları:

Önemli çıkarımlarınızı yönlendirin: Okuyucunuzun temel bilgileri hızlı bir şekilde kavramasını ve ana noktanızı kaçırmamasını sağlamak için her paragrafın başına anahtar çıkarımlarınızı koyun. Bu, paket servislerinizi bağlamla tutarlı bir şekilde desteklemenize, ancak liderliği asla gömmenize olanak tanır.

Ardışık fikirleri işaretle: Okuyucunuzun anlaması gereken birden fazla kilit nokta olduğunda, önemlerini belirtmek için bunları not edin. Birden çok virgülle devam eden bir cümleyle karşılaşırsanız, kendinize bu bilginin bir liste halinde daha iyi aktarılıp aktarılamayacağını sorun.

Cesur olun: Aksi takdirde mesajınızda gözden kaçabilecek, son tarihler ve toplantı saatleri gibi cesur önemli bilgiler. Karşılaşılması kesinlikle gerekli olan önemli bir paket servis için bir adım daha ileri gidebilir ve hatta bir alt çizgi ekleyebilirsiniz.

>>DAHA FAZLA OKUYUN: Yazınızı Nasıl Kısa ve Net Hale Getirirsiniz

Geçtiğimiz birkaç ay boyunca, yazılı iletişim çalışma deneyimimiz için giderek daha merkezi hale geldi ve bu eğilim yakın zamanda sona erecek değil. Uzaktan çalışma hayatımız gelişmeye devam ederken, hepimiz meslektaşlarımızla bağlantı kurduğumuzdan ve kendimizi anladığımızdan emin olmanın yollarını arıyoruz. Meslektaşlarımla yazılı olarak nasıl iletişim kuracağım konusundaki anlayışımı her zaman geliştirdiğimi biliyorum. Umarım paylaştığım bu ipuçları, kendilerini aynı durumda bulan profesyonellere yardımcı olabilir.