Referans Mektubu Nasıl Yazılır Hakkında Bilmeniz Gereken Her Şey

Yayınlanan: 2017-09-01

Sizden bir referans mektubu yazmanız istendi - güzel! Sorulması muhtemeldir, kariyerinizde onayınızın anlamlı olduğu kadar yeterince ilerlediğiniz anlamına gelir. En azından, kişisel olarak tanıdığınız birinin onlar hakkındaki fikrinize değer verdiği anlamına gelir.

Referans mektupları modern iletişimin temelidir. Zaman zaman, hemen hemen herkesin iş başvuruları, stajlar, kolej veya yüksek lisans başvuruları ve hatta gönüllülük fırsatları gibi şeyler için birine ihtiyacı vardır. Bunları nasıl yazacağını bilmekte fayda var. Neyse ki, tavsiye mektupları standart bir format izliyor.

İşte bir ipucu: Yazınızın her zaman harika göründüğünden emin olmak ister misiniz? Dilbilgisi, sizi tüm favori web sitelerinizde yazım yanlışlarından, dilbilgisi ve noktalama hatalarından ve diğer yazım sorunlarından kurtarabilir.

Referans Mektubu Yazmadan Önce

Birini önermek için oturmadan önce göz önünde bulundurmanız gereken birkaç şey var. Sorulması gurur verici olsa da, onayınızın bir personel dosyasının parçası haline gelebileceğini unutmayın, bu nedenle uzun vadede beklemeye istekli olduğunuz bir şey olduğundan emin olmak önemlidir. Ayrıca, bazı şirketlerin çalışanlarına referans vermelerini yasaklayan politikaları vardır. Birine onay damganızı vermeden önce, şirketinizin uygulamayı onayladığından emin olun.

İşte bir ipucu: Referans arayıcıyı sağlam bir şekilde yapıyorsunuz, bu yüzden süreci kolaylaştıracak şeyler sorduğunuzdan emin olun. İş unvanları ve istihdam tarihleri gibi şeylere bakmanıza gerek kalmaması için özgeçmişlerinin bir kopyasını veya bilgi formunu vermelerini sağlayın. Kişinin başvurduğu pozisyon veya program hakkında bilgi de yardımcı olacaktır.

Referans Mektubu İsteğini Geri Çevirme

Referans mektubu talebini geri çevirmeniz gerekirse ne yapmalısınız? Cevap duruma göre değişir.

Kişiyi Dürüstçe Tavsiye Edemediğinizde

Tavsiye etmekten çekinmediğiniz biri için referans vermeniz istenirse ne olur? Diyelim ki iş ahlakları veya yaptıkları işin kalitesi sizin standartlarınızda değil. “Size referans yazabilecek en iyi kişi olduğumu düşünmüyorum” gibi genel bir yanıtla kibarca reddetmek kabul edilebilir. Özel sebepler vermeye gerek yok.

Kişiyi Yeterince İyi Tanımıyorsanız

Tavsiye etmeniz istenen kişiyi gerçekten tanıyor musunuz? Onlar hakkında parlak şeyler söylemek için çalışmalarının kalitesi hakkında yeterince bilginiz yoksa, isteği geri çevirmek en iyisidir. Basitçe, “Üzgünüm. Benden referans istediğin için gurur duydum, ama sana ya da çalışmana bir tane yazacak kadar aşina olduğumu düşünmüyorum.”

Referans Mektubu Nasıl Formatlanır

Tavsiye mektuplarının çoğu standart bir iş mektubu biçimini takip eder. Tüm boşlukları doldurmanız gerekecek olsa da, izlenecek bir şablona sahip olmak süreci biraz daha kolaylaştırır. İşte bir referans mektubunun içermesi gerekenler.

İletişim bilgileriniz ve selamlamanız. Ünvanınızı, telefon numaranızı ve (öneriyi doğrudan e-posta ile göndermiyorsanız) e-posta adresinizi eklemek iyi bir fikirdir. Mektubunuzu resmi bir selamlama ile açın.

Kendinizi tanıtan bir açılış paragrafı. Alıcıya kim olduğunuzu ve hakkında yazdığınız kişiyi önermeye neden uygun olduğunuzu söyleyin. Kişiyi ne kadar süredir tanıdığınız veya onunla çalıştığınız ve hangi kapasitede (bir süpervizör, danışman, vb. olarak) çalıştığınız gibi şeyleri ekleyin.

Önerdiğiniz kişiyle ilgili ayrıntılar. Bu kişinin neden nitelikli olduğu hakkında konuşun. Hangi kişisel özellikler onları iyi bir işçi veya öğrenci yapar? Masaya hangi becerileri getiriyorlar? Hangi başarılara tanık oldunuz veya parçası oldunuz? Kişinin niteliklerini göstermek için kısa bir örnek ekleyebilirseniz, daha iyi.

Kapanış ve imza. Kapanışınız, kişinin neden onayınızı kazandığını yinelemelidir. Başka sorularla veya sözlü bir tavsiye için sizinle iletişime geçmeye açıksanız, bunu belirtin. Resmi olarak imzalayın.

Referans Mektubu Örneği

Wile E. Coyote'tan doğrudan denetlediği bir stajyer için bir referans mektubu yazması istendi. Basılı kopya (veya pdf eki) tavsiye mektubu için doğru biçime bir örnek.

Wile E. Coyote Üretim Direktörü Acme Corporation 1234 Mesa Loop SW Albuquerque, NM 123456 (123) 456-7890 | [email protected]

Elmer J. Fudd Fudd Mansion & Yacht, Inc. 5678 Wabbit Season Way Hollywood, CA 90123

Sayın Fudd,

Şirketinizde kurye pozisyonu için Road Runner'ı önermek benim için bir zevk. Road, Mart-Temmuz 2017 arasında Acme Corporation'ın Albuquerque ofisinde kurye stajyeri olarak çalıştı. Bu süre zarfında benim doğrudan denetimim altındaydı.

Acme'de geçirdiği kısa süre içinde Road, bir kurye olarak olağanüstü bir hız ve çeviklik sergiledi. Teslimatları zamanında ve her zaman kibar ve profesyonel. Ayakları üzerinde düşünme konusundaki olağanüstü yeteneği, onu birçok yüksek stresli durumdan kurtardı. Baskı altında bile her zaman sakindir. Hesaplanmış riskler almaya ve ekstra yol kat etmeye istekli olduğunu gösterdi.

Road genellikle sessiz olmasına rağmen, nazik bir tavrı vardır ve hem müşterilerle hem de iş arkadaşlarıyla arası mükemmeldir; gerçekten hiç kimseyi rahatsız etmez. İşinden büyük keyif aldığına inanıyorum çünkü her zaman eğleniyormuş gibi görünüyor. Beni her gün neşeli bir "Meep meep!" ile selamlaması hoşuma gitti.

Road'un herhangi bir işveren için bir varlık olacağına inanıyorum. Ona tüm kalbimle tavsiyede bulunmaktan çekinmiyorum. Kariyer yörüngesini yakından takip etmeyi dört gözle bekliyorum. Uzaklara gideceğinden eminim. Herhangi bir sorunuz varsa, lütfen benimle iletişime geçmekten çekinmeyin.

İçtenlikle,

Wile E. Çakal

E-posta Referans Mektupları Hakkında Bir Not

E-posta referans mektubu gönderirken, adresinizi veya alıcının iletişim bilgilerini eklemeniz gerekmez. Bunun yerine, aşağıdaki gibi bir konu başlığı ekleyin:

Referans Mektubu: Road Runner

İletişim bilgilerinizi aşağıdaki gibi imzanızın altına yerleştirin:

İçtenlikle,

Wile E. Çakal

Üretim Direktörü

Acme Şirketi

(123) 456-7890

Daha fazla ilhama ihtiyacınız varsa, farklı referans mektubu örnekleri için The Balance'ı ziyaret edin.