Profesyonel Hatırlatma E-postası Nasıl Yazılır?

İnsanların kusurlu hafızaları vardır. Hatırlatma e-postaları bu yüzden var. Kariyeriniz boyunca muhtemelen birçok hatırlatma e-postası yazacaksınız. Bunlar, alıcının unutmasını önlemek için mesleki talepler, toplantılar, tartışma konuları gibi daha önce tartışılan konulardan bahseden e-postalardır. Hatırlatma e-postaları, profesyonel olmayan yaşamınızda da faydalıdır; ister birinden bir etkinlik için LCV istemek, bir gezi planı yapmak veya birisini bir randevu konusunda dürtmek olsun.

Hatırlatma e-postası nedir?

Alıcıya belirli bir eylemi gerçekleştirmesini hatırlatmak veya bir şeyi unutmadığından emin olmak için bir hatırlatma e-postası gönderilir. Profesyonel ve akademik alanlarda, toplantıların planlandığından, belgelerin paylaşıldığından, bilgilerin onaylandığından ve son teslim tarihlerine uyulduğundan emin olmak için genellikle hatırlatma e-postaları gönderilir. Hatırlatma e-postaları bir tür profesyonel e-postadır ve satış ve takip e-postaları gibi diğer profesyonel e-posta türleriyle birkaç benzerliği paylaşır.

Ne zaman hatırlatma e-postası göndermelisiniz?

Hatırlatma e-postası genellikle önceki bir e-postayı destekleyen bir takip mesajıdır. Örneğin, bir iş arkadaşınıza bir toplantı planlamak için e-posta gönderirseniz ve yanıt alamazsanız, toplantı isteğini yinelemek için bir hatırlatma e-postası gönderebilirsiniz.

Hatırlatma e-postalarının mutlaka e-postaları takip etmesi gerekmez. Ayrıca bir telefon görüşmesi veya yüz yüze görüşme sonrasında da gönderebilirsiniz. Alıcıya daha önce konuştuğunuz bir konuyu hatırlatmanız gerektiğinde, bir hatırlatma e-postası uygundur.

Ne zaman hatırlatıcı gönderilmeli?

Bir hatırlatma e-postası yoluyla çözülebilecek birkaç örnek senaryoyu burada bulabilirsiniz:

• Bir müşteriden geç ödeme
• Yaklaşan bir son tarih
• İmzalanması gereken belgeler
• Yaklaşan bir toplantı
• Olaylar
• Gecikmiş iletişim

Ne zaman hatırlatıcı gönderilmemeli

İlk e-postanızı göndermenizin üzerinden 24 saatten az zaman geçtiyse hatırlatma e-postası göndermeyin. Bunu, bir hatırlatma e-postası göndermeden önce beklenmesi gereken minimum süre olarak aklınızda bulundurun; bazı durumlarda daha uzun süre beklemek uygun olabilir.

Hatırlatma e-postası yazmak için 4 ipucu

1 Profesyonel bir ton kullanın

Herhangi bir uygun e-posta gibi bir hatırlatma e-postası da doğrudan, profesyonel bir tonda yazılmalıdır. Hatırlatma e-postasında suçlayıcı veya azarlayıcı olmayın; amaç, alıcıyı itaat etmesi için utandırmak değil, sadece onlara bir toplantıyı, çağrıyı veya günlük profesyonel yaşamın karmaşasında unutulabilecek başka bir konuyu hatırlatmaktır.

2 Doğrudan olun

Kibar ve profesyonel olmanın yanı sıra doğrudan olun. Belirli bir belgeye erişmeniz için size e-posta göndermelerini veya takvimlerinde planlanmış bir toplantıya "evet" demelerini istemek gibi belirli bir talepte bulunun ve bu talebi doğrudan belirtin.

3 Zamanlama önemlidir

Bir hatırlatma e-postası göndermeden önce beklenecek uygun süre, büyük ölçüde mesajınızın aciliyetine bağlıdır. Son teslim tarihlerinin sıkı olması durumunda, ilk iletişiminizden yaklaşık 24 saat sonra hatırlatma e-postaları gönderin. Daha az acil sorunlar için, hatırlatma e-postası göndermeden önce birkaç gün beklemekte bir sakınca yoktur. İlk iletişiminizden bu yana ne kadar zaman geçtiğini ve son teslim tarihinizden önce ne kadar zamanınız olduğunu düşünün; eğer bu son tarih hızla yaklaşıyorsa, bir hatırlatma e-postasını geç göndermek yerine, daha erken göndermek, onları kaçırmaktan kaçınmalarına yardımcı olabilir.

Zamana duyarlı herhangi bir hatırlatma e-postasına net bir zaman çizelgesi ekleyin. Zaman çizelgenize ilk görüşmenizin tarihini, son tarihi ve diğer ilgili tarihleri ​​ekleyin.

4 Özür dileme

Son olarak, hatırlatma e-postası gönderdiğiniz için özür dilemeyin. Alıcıya e-postanız için kısa bir açıklama yapmanız ve kibarca harekete geçmesini istemeniz yeterlidir.

Kibar bir hatırlatma e-postası nasıl yazılır?

Etkili hatırlatma e-postaları için aşağıdaki formatı şablon olarak kullanın.

Konu satırı

Hatırlatma e-postanız için net bir konu satırı kullanın. Alıcı, e-postayı açmadan önce e-postanın neyle ilgili olduğunu bilmelidir. İşte iyi hatırlatma e-postası konu satırlarına birkaç örnek:

• Hatırlatma: Lütfen imzalı işe alım belgelerinizi 28 Eylül Perşembe gününe kadar gönderin.
• Takip: Önümüzdeki Salı saat 11'de toplantımız
• ACİL Eylem Gerekli: Ward Street projesi

Selamlama

E-postanızaMerhaba, MerhabaveyaSevgiligibi standart bir profesyonel selamlamayla ve ardından alıcının adıyla başlayın.

Açıklama

Hatırlatma e-postanızın gövdesinin ilk bölümünde, hatırlatma gönderme nedeninizi belirtin. Bu, alıcıyla yaptığınız bir konuşmanın kısa bir özeti veya neden iletişime geçtiğinizi açıklayan bir veya iki cümle olabilir. Her durumda, bu bölümü kısa ve doğrudan tutun.

Önerilen çözüm/harekete geçirici mesaj

Hatırlatma e-postanızın gövdesinin ikinci yarısı asıl hatırlatıcıyı içermelidir. Burası, alıcının ne yapması gerektiğini ve bunun hangi tarihe kadar yapılması gerektiğini belirttiğiniz yerdir. Konuya ve zaman dilimine göre “en kısa sürede” ya da en kısa zamanda harekete geçilmesi gerektiğini de belirtebilirsiniz.

E-postanın içeriğine bağlı olarak, alıcıya soruları için size e-posta göndermesini veya sizi aramasını da söyleyebilirsiniz.

Bitirmek

Bir hatırlatma e-postasını aşağıdaki gibi profesyonel bir imzayla tamamlayın:

• Saygılarımla
• Samimi olarak
• En iyi

İmzanızı profesyonel imzanızla takip edin.

5 hatırlatma e-postası örneği

1 Yöneticiye hatırlatma e-postası

Konu: Yanıt: 10/12'den 10/20'ye kadar PTO

Merhaba Rosalie,

12 Ekim'den 20 Ekim'e kadar olan PTO talebimi takip etmek istedim. Bu süreyi kullanmam için İK'dan izin alabildiniz mi?

PTO onaylanırsa otel ve uçuş rezervasyonlarını güvence altına almam gerektiğinden lütfen mümkün olan en kısa sürede bana bildirin.

Teşekkür ederim!

En iyi,

Dalila

2 Bir müşteriye hatırlatma e-postası

Konu: Tasarım onayı

Merhaba Karoline,

Bu modeller hakkındaki hızlı geri bildiriminiz için teşekkür ederiz. Lütfen önerilen tasarım güncellemesine ilişkin notlarınızı veya onayınızı EOD Cuma gününe kadar gönderin, böylece yaratıcı ekibimiz e-posta kampanyası için varlıklarıyla ilerleyebilir.

Başka sorularınız varsa veya açıklamaya ihtiyacınız varsa e-posta veya Slack üzerinden her zaman yanınızdayım.

Sıcak bir şekilde,

Carmichael

Tasarım Lideri

Tasarım Ajansı

3 Toplantı hatırlatma e-postası

Konu: Bugün saat 14.00'teki aramamızı sabırsızlıkla bekliyorum.

Merhaba Darien,

Umarım bu e-posta sizi iyi bulur. Bu öğleden sonraki durum görüşmemizi size hatırlatmak isterim. Yenileme projenizdeki ilerlememizi tartışmak ve geri bildirimlerinizi duymak için sabırsızlanıyorum.

Görüşmemizi yeniden planlamanız gerekiyorsa, lütfen bunu buradaki takvimimden başka bir tarih ve saat seçerek yapın: [takvime bağlantı].

En iyi,

Vittorio Manoy

ustabaşı

İnşaat, LLC

4 Acil hatırlatma e-postası

Konu: ACİL: 1 Ekim'e kadar işlem yapılması gerekiyor

Sevgili Sumit,

İşinizi takdir ediyoruz ve son üç yıldır sizi “bizimkilerden biri” olarak adlandırmaktan gurur duyuyoruz. Capital Company ile yatırım yapmaya devam edeceğinizi umuyoruz. Ancak bunun için yatırımcı hesabınızı güncellemeniz ve iki faktörlü kimlik doğrulamayı yetkilendirmeniz gerekiyor. Bunun amacı hassas verilerinizi korumak ve güvenlik uyumluluğunu sağlamaktır.

Güncellemeyle veya verilerinizi nasıl güvende tuttuğumuzla ilgili sorularınız varsa lütfen bu e-postayı yanıtlayın. 1 Ekim'e kadar hesabınızı güncelleyemez ve iki faktörlü kimlik doğrulamayı yetkilendiremezseniz, hesabınız siz güncellemeyi tamamlayana kadar beklemeye alınacaktır.

İşbirliğiniz için çok teşekkür ederiz; sizinle yatırım yapmaya devam etmekten heyecan duyuyoruz.

En iyi,

Esther Clark

Güvenlik Yönetim Asistanı

Sermaye Şirketi

5 Ödeme hatırlatma e-postası

Konu: Hatırlatma: Lütfen 008 Numaralı Faturayı Ödeyiniz

Sevgili Bayan Teplitsky,

Bu, 008 numaralı Faturanın vadesinin geçtiğine dair nazik bir hatırlatmadır. Lütfen ödemenizi en kısa sürede tamamlayın.

Bu e-postanın hatalı olduğunu düşünüyorsanız, lütfen bunu hatanın kısa bir açıklamasıyla birlikte [e-posta adresi] adresindeki Muhasebe Müdürü Santos Bautista'ya iletin.

Teşekkür ederim,

Deborah

Yönetici. Asistan, Web Barındırma

Hatırlatma e-postalarıyla ilgili SSS

Hatırlatma e-postası nedir?

Hatırlatma e-postası, alıcıya yaklaşan bir etkinliği, eylem öğesini veya daha önce tartışılan konuyu hatırlatmak için gönderilen bir mesajdır.

Ne zaman hatırlatma e-postası göndermelisiniz?

Alıcıyla ilk iletişiminizden en az bir gün sonra bir hatırlatma e-postası gönderin. Onlara bir son teslim tarihini hatırlatıyorsanız, hatırlatma e-postasını son teslim tarihinden en az 24 saat önce göndermeniz de yararlı olabilir.

Bir hatırlatma e-postası neleri içermelidir?

Bir hatırlatma e-postası aşağıdakileri içermelidir:

• Göz alıcı, net bir konu satırı
• Kutlama
• E-postayı neden gönderdiğinize dair kısa bir açıklama
• Açık, doğrudan bir istek veya hatırlatma
• Profesyonel bir onay ve imza

Farklı türde hatırlatma e-postaları nelerdir?

• Toplantı takipleri
• Kaçırılan ödeme hatırlatıcıları
• Eylem istekleri
• Biten iletişimin devam ettirilmesi
• Toplantı hatırlatıcıları