Örneklerle birlikte bir hatırlatma e-postası nasıl yazılır

İster eksik bir ödeme, ister acil bir toplantı veya bir izin talebi olsun, bazen bir hatırlatma e-postası göndermeniz gerekebilir.

Hatırlatma e-postaları kibar, profesyonel ve ikna edici olmalıdır - kabalığın sağ tarafında kalırken amacınızı iletin. E-postanın sonunda, alıcı tam olarak ne ve ne zaman yapmaları gerektiğini bilmelidir.

Dostça hatırlatma e-postaları herkesin bildiği gibi çakması zor, ancak durumun böyle olması gerekmiyor. Bu kılavuzu okuyarak ve hatırlatma e-postası yazma ilkelerimizi takip ederek, dakikalar içinde nazik bir hatırlatıcı gönderebileceksiniz.

Hatırlatma e-postası nedir?

E-posta ile bir hatırlatıcı göndermeniz gerekmesinin birçok nedeni olabilir. Bunlardan bazıları, yaklaşan bir toplantıya veya röportaja katılımın onaylanması, ödenmemiş bir faturanın veya geç çalışmanın vurgulanmasıdır.

E-posta hatırlatıcıları genellikle iki türe ayrılır:

1. Bir şey olmadan önce gönderilen bir e-posta - örneğin, bir toplantının gerçekleşeceğine dair dostça bir hatırlatma.
2. Bir şey başarısız olduktan sonra bir e-posta hatırlatıcısı - örneğin, bir faturanın son ödeme tarihine kadar ödenmediğine dair bir hatırlatıcı.

Hatırlatma e-postasının tek bir amacı vardır: birinin harekete geçmesini sağlamak.

Size e-posta göndermek, sizi geri aramak, işi size göndermek veya faturanızı ödemek olsun. E-postanın sonunda, onlardan ne yapmalarını istediğinizi, nasıl ve ne zaman yapmalarını istediğinizi bilmeleri gerekir.

Bu kadar basit, peki neden çoğumuz kibar hatırlatma e-postaları yazmayı bu kadar zor buluyoruz? Mesajı zorlaştıran ortamdır.

Telefon görüşmelerinin aksine, e-posta pasiftir. İnsan unsurunun ortadan kaldırılması, anlama sorunlarına neden olabilir ve kaçınmaya ve hareketsizliğe yol açabilir. İnsanlar bir e-postayı görmezden gelmeyi bir telefon görüşmesinden daha kolay buluyor.

Peki ne yapabilirsin? İster ticari olarak ister kişisel olarak yazışma yapıyor olun, profesyonel bir e-posta yazmak, ustalaşmanız gereken temel bir beceridir.

Hatırlatma e-postası yazarken, profesyonel, kibar ve ikna edici olmak arasında doğru dengeyi kurmak zor. Dostça hatırlatma e-postaları, e-posta görgü kurallarının resmi kurallarına bağlı kalmalı, ancak kafa karışıklığına yer olmamasını sağlamalıdır.

E-postaları inceleyen akademisyenler, "e-postalarda uygun ton ve tutumun kullanılması, ortamın sunduğu zorlukların hafifletilmesine yardımcı olabilir" sonucuna varmıştır. Profesyonel, kibar ve ikna edici olduğu kadar nazik davranarak, insanların yanıt vermesini sağlayabilirsiniz. Öte yandan, e-postanız kaba, agresif veya kararsız olarak çıkarsa büyük olasılıkla göz ardı edilecektir.

Dostça hatırlatma e-postaları neden önemlidir?

Kibar hatırlatma e-postaları yazmak, kişisel ve profesyonel hayatımızda bir zorunluluktur. E-postalar, her gün gönderilen 300 milyardan fazla elektronik mesajla dünyanın ticari para birimidir. Ortalama bir çalışan günde 121 e-posta alıyor ve bu iş e-postalarının inanılmaz (veya şok edici) %35'inin okunmadığı tahmin ediliyor.

Ayrıca gelen kutularında 651 okunmamış e-posta var. Bu bir sürü cevapsız mesaj ve mutsuz gönderenler. Kaç tane var?

Kendinizi dijital iletişimde boğulurken bulursanız, umutsuzluğa kapılmayın. ABD firmalarında Ar-Ge'ye odaklanan araştırma, "İnovasyon yöneticilerinin daha fazla sayıda doğrudan bağlantıya sahip olduğunu, konuşmalarda daha kararlı olduklarını ve gönderdiklerinden daha fazla mesaj aldıklarını" buldu. Ayrıca yenilikçi insanların hızlı ve profesyonelce yanıt verme olasılıklarının daha yüksek olduğunu buldular.

Bir e-postayı açmanın, okumanın ve yanıtlamanın ne kadar sürdüğünü düşündüğünüzde, önemli yazışmaların bile gözden kaçması şaşırtıcı değildir. Ancak, eksik e-postalar gelir kaybına dönüşebilir ve ortalama bir BK KOBİ'sinin ortalama 11.700 ABD Doları tutarında en az beş ödenmemiş faturası vardır. Kaç tane gecikmiş ödeme hatırlatma e-postası gönderdiniz?

Yanıtlayanlar e-postanızı bilerek görmezden gelmiyor olabilir. Aslında, giderek daha hassas hale gelen istenmeyen e-posta filtreleri, özellikle bir ek içeriyorsa, önemli yazışmalarınızı gereksiz bir klasöre yapıştırabilir.

Dostça hatırlatma e-postaları yazmak zor ve almak zor olabilir, bu yüzden onları kısa ve öz tutun. Alıcının iki şey yapması gerekir: E-postayı okuyun ve yanıtlayın. Bu kadar basit, bu yüzden onları göndermeyi fazla karmaşık hale getirmek için hiçbir neden yok.

Hatırlatma e-postası nasıl yazılır

Hatırlatma e-postaları kısa, hızlı ve konuya yönelik olmalıdır. Kişinin bir şey yapmasını istiyorsunuz, bu yüzden net olmalısınız. İddialı olmalı ve kaba olmaktan kaçınmalısınız. Kaba görünmek, e-postanızın tamamen silinmesinin en hızlı yoludur.

Ton açısından, nazik hatırlatma e-postaları gönderirken resmi olmanızı öneririz. Ödenmemiş bir fatura gibi ciddi bir şeyle uğraşıyorsanız, gelecekte e-postaya tekrar başvurmanız veya hatta kanıt olarak kullanmanız gerekebilir, bu yüzden mümkün olduğunca kibar olun.

Araştırmamız, başarılı hatırlatma e-postalarının altı önemli bileşeni olduğunu buldu:

1. Konu satırı
2. Selamlama
3. Durum
4. Çözüm
5. Aksiyon
6. Oturumu Kapat

Bunları adım adım daha ayrıntılı olarak inceleyelim.

1. Konu satırı

Hatırlatma e-postanızın konu satırlarında net olmanızı öneririz. Aşağıdaki örneğimiz, alıcının e-postanın ne hakkında olduğundan şüphe duymayacağı anlamına gelir.

2. E-posta selamlaması

Kibar ve profesyonel olmak doğru yaklaşımdır. E-posta selamlamalarının nüanslarına çok fazla girmeyeceğiz, ancak daha fazlasını öğrenmek istiyorsanız profesyonel bir e-postayı nasıl başlatacağınıza ilişkin kılavuzumuzu okuyun.

3. Durum

Sorunu açıklayın ve spesifik olun. Referansları, tarihleri ​​ve ayrıntıları ekleyin. Açık ve net olun.

4. Çözüm

Bu hatırlatıcı e-posta örneğinde, olması gerekenden biraz daha nazik olacağız. Yine de, genellikle yardımcı olur - özellikle küçük bir işletmeyseniz ve iletişim kurduğunuz kişi değerli bir müşteri veya müşteriyse.

Bazen bir e-postanın veya faturanın neden dikkate alınmadığına veya ödenmediğine dair meşru mazeretler olabilir. Kibar ve profesyonel olmak size tatmin edici bir sonuç elde etmek için en iyi şansı verir.

5. Eylem

Alıcıya tam olarak ne yapmalarını istediğinizi söyleyin. Sana ödeme yapmalarını istiyorsan, onlara söyle. Bir tarih belirlemek istiyorsanız, bunu yapın. Ancak tehdit etmeye veya sinirlenmeye karşı koy. Bunu yaparsanız, istediğiniz sonucu elde etmeniz daha az olasıdır.

Tutarlı bir şekilde geç ödeme yapanların olması durumunda, ödeme için bir tarih belirtmek isteyebilirsiniz. Bazı durumlarda, birisi size nazikçe cevap vermezse sonuçlarını açıklamak isteyebilirsiniz. Görüşme yerlerini bir başkasına teklif etmeniz veya kayıp geliri geri almak için resmi işlemlere başlamanız olabilir.

Tekrar: Ne istediğiniz konusunda netseniz, yanlış anlaşılmaya mahal yoktur.

6. E-posta ile oturum kapatma

E-postanızı resmi ve kibar bir şekilde sonlandırın. Bir e-postayı profesyonelce nasıl sonlandıracağınıza dair bir hatırlatıcıya ihtiyacınız varsa, kılavuzumuza göz atın.

Hatırlatıcı e-posta örnekleri

Burada, yararlı bulabileceğiniz bazı standart ve nispeten nazik e-posta hatırlatıcı örnekleri verilmiştir. Ayrıca yukarıda oluşturduğumuz altı noktalı çerçeveyi kullanırlar. Örneklerimizden ilham alsanız da almasanız da, bu blogda ortaya koyduğumuz nazik bir hatırlatma e-postasının temel özelliklerini daima hatırlayın.

Patrona nazik hatırlatma e-postası

Patronunuza nazik bir e-posta hatırlatıcısı hassas bir konu olabilir, ancak ilke hala aynıdır. Profesyonel, kibar ve ikna edici olun. Bu örnek aynı zamanda bir İK yöneticisine, profesöre veya meslektaşına nazik bir hatırlatma e-postası olarak da kullanılabilir.

Müşteriye hatırlatma e-postası

Bazen bir müşteri, müteahhit, paydaş veya bir başkası üzerine düşeni yapmazsa proje ertelenebilir. Bir müşteriye nazik bir hatırlatma e-postası projenizi tekrar rayına oturtabilir.

Etkinlik hatırlatma e-postası

Etkinliğinizin başarılı olmasını sağlamak için etkinlik hatırlatma e-postaları gereklidir. Muhtemelen bunlardan birkaçını göndereceksiniz, bu nedenle bu hatırlatıcı e-posta örneği güven verici bir şekilde kısa, tatlı ve konuya yönelik.

Toplantı hatırlatma e-postası

Toplantı istekleri her zaman kişiselleştirilmelidir. Etkinlik e-postasına kıyasla, bir toplantının önemi ve katılmamanın etkileri hakkında daha net olabilirsiniz. Bu örnek ayrıca bir randevu hatırlatma e-postasına da dönüştürülebilir.

Gecikmiş ödeme hatırlatma e-postası

Ödeme hatırlatıcıları (ne yazık ki) çok yaygındır ve geç ödeme yapanlar tüm işletmelerin karşılaştığı bir sorundur. Buradaki anahtar, duyguyu ortadan kaldırmak ve sinirlenmenin cazibesine direnmektir. Gerçekleri belirtin, sonuçları verin ve onlara ne yapmaları gerektiğini söyleyin.

5 yaygın e-posta hatırlatma hatası – ve bunlardan nasıl kaçınılır

Yukarıdaki örnekler, dostça hatırlatma e-postalarının nasıl yapılandırılacağı konusunda bazı değerli yönergeler sağlamalıdır. Oturumu kapatmadan önce, beş yaygın e-posta hatırlatma hatası ve bunlardan nasıl kaçınabileceğinizi burada bulabilirsiniz.

1. Noktaya gelin

Arkadaş canlısı ama kararlı olun. Bir nedenden dolayı hatırlatıcı yazıyorsunuz, o yüzden hemen konuya gelin. Ayrıntılı, spesifik ve yapılandırılmış olun.

2. Utançtan kaçının

E-postayı aldıklarını biliyorsunuz (ve muhtemelen onlar da alıyorlar), ancak isim vermeyin ve utanmayın. Nazik hatırlatma e-postalarınızı kibar, arkadaş canlısı ve odaklı tutun.

3. Asla özür dilemeyin

Özür dilemek kolaydır (biz bunu yaparız, değil mi?), ancak e-posta hatırlatıcınıza yardımcı olmaz. İsterseniz darbeyi biraz yumuşatabilirsiniz (bir önceki e-postamı kaçırmış olabilirsiniz ), ancak buna gerek yok. Ayrıca, "Sadece bir hatırlatma..." e-postalarından birini yazmayın.

4. Bir çözüm sağlayın

Alıcının ne yapmasını istediğiniz konusunda her zaman net olun. İstediğiniz sonucu veren bir yanıt ve eylem istiyorsunuz. Kişiye ne yapmasını ve ne zamana kadar yapmasını istediğinizi söyleyin.

5. İletişimi teşvik edin

Bazı durumlarda, birinin size yanıt vermemesinin meşru nedenleri olabilir. Onları size yanıt vermeye teşvik etmek için birden fazla fırsat ve istem sağlayın. Size e-posta göndermek istemezlerse, size telefonla ulaşma şansı verin.

Hala nazik bir hatırlatma e-postasının nasıl yazılacağını merak ediyor musunuz? Flowrite ile kısa madde işaretlerini AI ile gönderilmeye hazır bir hatırlatma e-postasına dönüştürebilirsiniz. Dostça hatırlatma e-postalarını her zamankinden daha hızlı göndermek için erken erişim isteyin.