Tümünü Yanıtla: Bir Grup E-postasına Güvenle Nasıl Yanıt Verilir?

Tümünü yanıtla işlevi karışık bir nimettir. Günlük e-posta rutininizin önemli bir parçası olabilir, ancak dikkatsiz davranırsanız yöneticinizin, iş arkadaşlarınızın, profesyonel bağlantılarınızın ve hatta yabancıların önünde kendinizi utandırmanın kolay bir yolu da olabilir.

Tümünü yanıtla seçeneğinin en iyi ne zaman ve nasıl kullanılacağını bilmek, müşteri desteği, iç iletişim veya ekip gezisi planlama gibi e-posta göndermeyi içeren hemen hemen her şeyde başarılı olmanın anahtarıdır. Aşağıda bu özelliği kullanmanın nedenlerini, idealden daha az olduğu durumları ve bunların hepsine nezaketle, zarafetle ve güvenle nasıl yanıt verebileceğimizi ele alacağız.

Tümünü yanıtla ne zaman uygundur?

Başlangıç ​​olarak, çoğu durumda, bir grup e-postasına herkesi yanıtlamak yerine bireylere mesaj göndererek yanıt vermenin daha iyi olduğunu açıkça belirtelim.

Buradaki anahtar soru şudur:Yanıt verdiğiniz herkes için hem gelen kutusundaki dağınıklığı hem de kafa karışıklığını en aza indirmenin en basit yolunedir ? Her ikisini de başarmanın daha iyi bir yolunu düşünebiliyorsanız, muhtemelen bunu yapmalısınız.

Yine de, tümünü yanıtla seçeneğini kullanmanın kesinlikle doğru çağrı olduğu pek çok durum vardır.

Bazen bu çok açıktır: Patronunuz ekibinize e-posta gönderir ve örneğin üzerinde çalıştığınız bir konu hakkında herkesi bilgilendirmenizi ister. Veya bir müşteri size, patronunuza ve başka bir iş arkadaşınıza bir zamanlama sorusu içeren bir e-posta gönderir; Planlamadan sorumlu asıl kişi sizseniz, bu, tümünü yanıtla özelliğini kullanmak için iyi bir zamandır. Bu senaryoda, tümünü yanıtlamanın nedeninin bir kısmının, müşterinin sorusunu yanıtlamaya özen gösterdiğinizi ekibinizdeki diğerlerine bildirmek olduğunu unutmayın.

Her ne kadar her ne kadar her şeyi yanıtla, bazen dikkat dağıtıcı, sinir bozucu veya gereksiz e-postalar ürettiği için hoş karşılanmıyor olsa da, tek, iyi zamanlanmış ve düşünceli bir yanıt, daha fazla e-postayı ve takip eden soruları önleyebilir.

İşte bir örnek: Diyelim ki bir haber odasında çalışıyorsunuz ve bir meslektaşınız acilen on beş kişiye e-posta göndererek, yaklaşan haber gezisi için bir saha kayıt cihazı ve mikrofon alması için malzeme dolabının kilidini açmasına yardım edip edemeyeceklerini soruyor.

Yalnızca ona yanıt verirseniz ve "Elbette, bir anahtarım var ve şimdi sizin için bir kit kontrol edebilirim" derseniz, muhtemelen başkaları da yanıt verip aynısını yapmayı teklif edecek ve bir editör de bunun yapılıp yapılmadığını soracaktır. Bu durumda, hemen yanıt vermeniz ve isteği yerine getirdiğinizi herkese açıkça belirtmeniz daha iyi olur.

Daha da önemlisi, aynı mantık geniş ölçekte işliyor: Eğer yirmi kişi yanıtınızı alacaksa ve yanıtınız çoğu için yararlı olacaksa, göndermeye değer. Bununla birlikte, başlıkta ne kadar çok kişi olursa, alaka düzeyi de o kadar yüksek olur.

Bu tür hesaplama, bir soru sormak için tümünü yanıtla seçeneğini kullanmayı düşünüyorsanız da işe yarar. Konudaki diğer kişilerin çoğunu ilgilendiriyorsa herkesin görebileceği bir şekilde sormak faydalı olabilir ancak bu konuda aşırıya kaçmamaya dikkat edin.

Ne zaman tümünü yanıtlamamalısınız?

Daha önce değindiğimiz soruya geri dönelim: Hem gelen kutusu karmaşasını hem de kafa karışıklığını en aza indirmenin en iyi yolu nedir? Göndermeyi düşündüğünüz e-posta hoş karşılanmayacaksa veya ulaşacağı kişilerin çoğu için alakalı değilse, her şeyi yanıtlamak doğru yol değildir.

İşte bir örnek: Siz ve departmanınızdaki herkes, meslektaşlarınızdan birinin yeni ve büyük bir terfi ve transferi kabul ettiğini bildiren bir e-posta alırsınız. Tebrikler sırayla ve herkes saat dörtte pasta ve sevgi dolu vedalar için verandaya davetlidir.

Sizin (ve bölümünüzdeki diğer herkesin) hepsine büyük harflerle TEBRİKLERve pasta emojisi ile yanıt vermeniz mi gerekiyor? Muhtemelen hayır. Bu durumda, ünlü meslektaşınıza tek tek yanıt verin veya daha iyisi onu pasta yiyerek şahsen tebrik edin.

Benzer bir mantık daha hassas veya kişisel meseleler için de geçerlidir. Birini kibarca düzeltmeniz veya ödenecek hesaplarda kişisel vergi formlarınızın ve güncel adresinizin olduğundan emin olmanız gerektiğinde, tümünü yanıtla seçeneği nadiren optimaldir.

Bu fikir özellikle profesyonel geri bildirim söz konusu olduğunda geçerlidir, çünkü bir düzine meslektaşın önünde yapılan iyi niyetli bir düzeltmenin bile asıl alıcıyı utandırdığı, zincirdeki diğer herkesi utandırdığı bir senaryoyu hayal etmek zor değildir. En iyi ihtimalle gönderenin habersiz görünmesine neden olma riski vardır.

Tekrar ediyorum, eğer e-postanız onu alan kişilerin çoğu için bir değer taşımıyorsa, tümünü yanıtla seçeneğini kullanmayın.

Yararlı bilgileri ustaca iletmek için tümünü yanıtla özelliğini nasıl kullanabilirim?

Tıpkı bireylere gönderilen e-postalarda olduğu gibi, kibar olmalı ve hepsini yanıtlarken kısa tutmalısınız. Bu, tekrarı en aza indirmek ve ileri geri hareket etmeyi sınırlamanın yollarını aramak anlamına gelir. Özellikle birden fazla alıcıya yönelik eylem öğeleriyle ilgiliyse bundan sonra ne olması gerektiğini netleştirmeye çalışın. Bu gibi durumlarda, bu örnekte olduğu gibi okunabilirliği artırmak için her kişinin adını kalın harflerle yazmak veya madde işaretli bir liste kullanmak isteyebilirsiniz:

Bu bölümün konuğu kayıt oturumumuzu bir gün öncesine yeniden planlamak zorunda kaldığı için zaman çerçevemizi hızlandırmamız gerekecek.

• Marissa:Düzenlemeye zamanımız olsun diye bu sabah üretim notlarının taslağını hazırlayabilir misin?
• Virgil:Bunları ayarlayıp öğleden sonra 2'den önce sunucuya ulaştırmaya hazır olabilir misin?
• Riley:Lütfen konuğun kayıt kurulumumuzla ilgili tüm ayrıntıları bildiğinden emin olur musun?

Hedef kitlenizi aklınızda tutun. Hangi bilgilerin onlara en iyi şekilde hizmet edeceğini ve bunu açık, özlü, nazik ve hatasız bir şekilde nasıl iletebileceklerini düşünün.

Grammarly her şeyi güvenle yanıtlamanıza yardımcı olabilir

İstediğiniz son şey, gönder tuşuna basmak ve meslektaşlarınızı veya tamamen yabancılarınızı noktalama işaretleri, yazım ve dil bilgisi hatalarıyla dolu bir e-postayla havaya uçurmak için tümünü yanıtla seçeneğini kullandığınızı fark etmektir.

Grammarly, garip yazım hatalarına, yanlış yerleştirilmiş virgüllere, özne-fiil anlaşmazlıklarına ve diğer hatalara karşı koruma sağlarken size zaman kazandırabilir. Grammarly Premium kullanıcıları , netlik odaklı cümle yeniden yazma ve ton ayarlamaları konusunda ekstra yardım alabilir , böylece güvenle iletişim kurabilirsiniz.