Tümünü Yanıtla: Bir Grup E-postasına Güvenle Nasıl Yanıt Verilir

Tümünü yanıtla işlevi karışık bir nimettir. Günlük e-posta rutininizin önemli bir parçası olabilir, ancak dikkatsizseniz, yöneticinizin, meslektaşlarınızın, profesyonel bağlantılarınızın ve hatta yabancıların önünde kendinizi utandırmanın kolay bir yolu olabilir.

Tümünü yanıtlamayı en iyi ne zaman ve nasıl kullanacağınızı bilmek, müşteriye ulaşma, dahili iletişim veya bir ekip gezisi planlama gibi e-posta göndermeyi içeren hemen hemen her şeyde başarılı olmanın anahtarıdır. Aşağıda, onu kullanmanın nedenlerini, idealden daha az olduğu durumları ve nasıl yanıt verileceğini ele alacağız - hepsini incelik, zarafet ve güvenle.

Yanıt-tümü ne zaman uygundur?

Başlamak için, birçok durumda, bir grup e-postasına, hepsini yanıtlamak yerine bireylere mesaj göndererek yanıt vermenin daha iyi olduğunu açıklığa kavuşturalım.

Buradaki kilit soru şudur : Yanıtladığınız herkes için hem gelen kutusu karmaşasını hem de kafa karışıklığını en aza indirmenin en basit yolu nedir ? Her ikisini de başarmanın daha iyi bir yolunu düşünebiliyorsanız, muhtemelen bunu yapmalısınız.

Yine de, tümünü yanıtla kullanmanın kesinlikle doğru çağrı olduğu birçok durum vardır.

Bazen bu çok açıktır: Patronunuz ekibinize e-posta gönderir ve örneğin üzerinde çalıştığınız bir konuda herkesi güncellemenizi ister. Veya bir müşteri size, patronunuza ve başka bir meslektaşınıza bir zamanlama sorusuyla e-posta gönderir; Planlamadan sorumlu asıl kişi sizseniz, bu, tümünü yanıtla özelliğini kullanmak için iyi bir zamandır. Bu senaryoda, tümünü yanıtlamanın bir nedeninin, ekibinizdeki diğer kişilerin müşterinin sorusunu yanıtlamakla ilgilendiğinizi bilmelerini sağlamak olduğunu unutmayın.

Tümünü yanıtla - bazen dikkat dağıtıcı, sinir bozucu veya gereksiz e-postalar oluşturduğu için hoş karşılansa da, tek, iyi zamanlanmış ve düşünceli bir yanıt, daha fazla e-postayı ve takip sorularını önleyebilir.

İşte bir örnek: Diyelim ki bir haber odasında çalışıyorsunuz ve bir meslektaşınız on beş kişiye acilen e-posta gönderip, yaklaşan raporlama gezisi için bir saha kaydedici ve mikrofon almak üzere tedarik dolabını açmasına yardım edebilecek birinin olup olmadığını soruyor.

Yalnızca ona yanıt verir ve “Elbette, bir anahtarım var ve şimdi sizin için bir kite bakabilirim” derseniz, muhtemelen diğerlerinin de yanıt vermesi ve bir editörle birlikte yapılıp yapılmadığını soran bir teklifte bulunma olasılığı vardır. Bu durumda, hemen yanıtlamak ve isteği yerine getirdiğinizi herkese açıkça belirtmek daha iyidir.

Daha da önemlisi, aynı mantık ölçekte çalışır: Yirmi kişi yanıtınızı alacaksa ve yanıtınız çoğu için faydalı olacaksa, göndermeye değer. Bununla birlikte, iş parçacığında ne kadar çok kişi olursa, alaka düzeyi o kadar yüksek olur.

Bu tür bir hesaplama, bir soru sormak için tümünü yanıtlamayı kullanmayı düşünüyorsanız da işe yarar. Konudaki diğer insanların çoğunu ilgilendiriyorsa, herkesin görebileceği bir şekilde sormaya değer olabilir, ancak bunu aşırıya kaçmamaya dikkat edin.

Ne zaman cevap vermemelisiniz ?

Daha önce değindiğimiz soruya geri dönelim: Gelen kutusu karmaşasını ve kafa karışıklığını en aza indirmenin en iyi yolu nedir? Göndermeyi düşündüğünüz e-posta hoş karşılanmıyorsa veya ulaşacağı insanların çoğu için alakalı değilse, yanıt vermek doğru yol değildir.

İşte bir örnek: Siz ve departmanınızdaki herkes, iş arkadaşlarınızdan birinin yeni ve büyük bir terfi ve transferi kabul ettiğini bildiren bir e-posta aldınız. Tebrikler sırada ve herkes pasta ve sevgi dolu vedalar için saat dörtte verandada sallanmaya davetli.

Siz (ve departmanınızdaki diğer herkes) hepsini büyük harfle kilitlenmiş bir TEBRİKLER ve pasta emojisi ile yanıtlamanız mı gerekiyor? Muhtemelen değil. Bu durumda, ünlü meslektaşınıza tek tek yanıt verin ya da daha iyisi, onları pastadan önce şahsen tebrik edin.

Benzer bir mantık, daha hassas veya kişisel meseleler için de geçerlidir. Birini kibarca düzeltmeniz veya ödenecek hesapların kişisel vergi formlarınız ve mevcut adresinize sahip olduğundan emin olmanız gerektiğinde, tüm yanıtlar nadiren optimaldir.

Bu fikir, özellikle profesyonel geri bildirim söz konusu olduğunda geçerlidir, çünkü bir düzine meslektaşın önünde yapılan iyi niyetli bir düzeltmenin bile asıl alıcıyı küçük düşürdüğü, zincirdeki diğer herkes için sinmesine neden olduğu bir senaryo hayal etmek zor değildir. gönderenin en iyi ihtimalle habersiz görünmesine neden olur.

Yine, e-postanız onu alan kişilerin çoğu için değerli olmayacaksa, tümünü yanıtlamayı kullanmayın.

Yararlı bilgileri incelikle iletmek için tümünü yanıtla özelliğini nasıl kullanabilirim?

Kişilere gönderilen e-postalarda olduğu gibi, kibar olmalı ve hepsini yanıtlarken kısa tutmalısınız. Bu, tekrarı en aza indirmek ve ileri geri sınırlamanın yollarını aramak anlamına gelir. Özellikle birden fazla alıcı için eylem öğeleriyle ilgiliyse, bundan sonra ne olması gerektiğini netleştirmeye çalışın. Bu gibi durumlarda, okunabilirliği artırmak için bu örnekte olduğu gibi her bir kişinin adını kalın harflerle yazabilir veya madde işaretli bir liste kullanabilirsiniz:

Bu bölümün konuğu, kayıt oturumumuzu bir gün önceye yeniden planlamak zorunda kaldığından, zaman çerçevemizi hızlandırmamız gerekecek.

• Marissa: Virgil: Riley: Kitlenizi aklınızda tutun. Hangi bilgilerin onlara en iyi şekilde hizmet edeceğini ve bunu açık, özlü, nazik ve hatasız bir şekilde nasıl ileteceğinizi düşünün.

  Grammarly, her şeyi güvenle yanıtlamanıza yardımcı olabilir

  İstediğiniz son şey gönder tuşuna basmak ve noktalama işaretleri, yazım ve dilbilgisi hatalarıyla dolu bir e-posta ile iş arkadaşlarınızı veya tamamen yabancıları patlatmak için tümünü yanıtla'yı kullandığınızı fark etmektir.

  Dilbilgisi, garip yazım hatalarına, yanlış yerleştirilmiş virgüllere, özne-fiil anlaşmazlıklarına ve diğer hatalara karşı koruma sağlarken size zaman kazandırabilir. Grammarly Premium kullanıcıları, netlik odaklı cümle yeniden yazma ve ton ayarlamalarıyla ekstra yardım alabilir , böylece güvenle iletişim kurabilirsiniz.