Bir E-postada Asla Söylememeniz Gereken 10 Şey

Yayınlanan: 2018-07-09

E-posta yoluyla bahsetmemeyi zaten bildiğiniz bazı şeyler var; siyasi görüşler, cinsel taciz olarak kabul edilebilecek her şey ve ofis dedikoduları, akla gelebilecek şeyler arasındadır. Ancak, özellikle profesyonel, yetkin ve iş yükünüzün üstesinden gelmek istiyorsanız, daha az belirgin olan bazı konular ve ifadelerden uzak durmanız iyi olur. Ne de olsa, e-postalar uzun süre ortalıkta kalabilir ve yolda neyin ortaya çıkacağını asla bilemezsiniz.

İşte İK profesyonellerinin ne pahasına olursa olsun kaçınmanız gerektiğini söyledikleri.

1 "Sadece bir uyarı, yarın hastayım."

Bakın, herkes kariyerinin bir noktasında önceden planlanmış bir zihinsel sağlık veya kişisel bir gün için hasta olduğunu bildirdi, ancak bu, bunun hakkında iş e-postası üzerinden konuşmanız gerektiği anlamına gelmez. USA Today'in Stratejik İK İş Ortağı Patrick Colvin, “Ertesi gün çılgınca oynama planlarınızı e-postayla göndermek en akıllıca hareket değil” diyor. "Bu, mesajınızın yanlış ellere geçip geçmediğini herkesin görmesi için sahtekarlığınızı sergiliyor." Patronunuz bir gün izin ihtiyacınızı şahsen açıklarsanız anlayabilir, ancak bunu yazılı olarak yapmak kesinlikle sinsi hissettirir. Colvin, "Gerçekten hasta değilseniz ve ertesi gün olmayacağınıza dair bir his yoksa, bu istediğiniz bir mesaj değil," diye ekliyor.

OKUYUN: “Umarım Bu E-posta Sizi İyi Bulmuştur” için 5 Daha İyi Alternatif

2 "John gerçekten bu konuda topu düşürdü."

SkillPath'in Başkanı ve CEO'su Cam Bishop, “Patronu olmadığınız ve bunu İK veya patronunuzla tartışmıyorsanız, bir iş arkadaşınızın performansını asla tartışmayın” diyor. "Sadece kaba değil, aynı zamanda başka birinin performansını e-posta üzerinden tartışmak sizin yeriniz değil."

İşte bir ipucu: Grammarly, dünyanın önde gelen dilbilimcileri tarafından geliştirilen güçlü algoritmalar üzerinde çalışır ve sizi yazım yanlışlarından, yüzlerce çeşit dilbilgisi ve noktalama hatalarından ve doğru yazılıp yanlış bağlamda kullanılan sözcüklerden kurtarabilir. Daha fazla bilgi edin

3 “Hissediyorum…”

Turning the Corner'da İnsan Kaynakları Uzmanı, İnsan Kaynakları Uzmanı Ginger Robitaille, duygusal her şeyi iş e-postalarından uzak tutmanın en iyisi olduğunu söylüyor. “E-posta iletişiminin gerçeklere dayanması, gerekli olan ancak duygusal olmayan bilgilerin paylaşılması önemlidir. Kelimelerle uyumlu bir ton veya ses tonlaması olmadığında duygularımız birçok farklı şekilde yorumlanabilir” diyor. Duygularınızı bir e-postanın içeriğinden uzak tutamıyorsanız, bu muhtemelen yüz yüze veya telefonda yapmanız gereken bir konuşmadır.

OKUYUN: Bir E-postada “Teşekkür Ederim” Demenin Benzersiz 11 Yolu

4 “Salı, bu belgeleri bana geri vermen için hâlâ işe yarıyor mu, belki öğleden sonra 3 civarında? Olmazsa endişelenme."

İK uzmanı ve A Better Monday'in kurucusu Amanda B. Gulino'ya göre, belirsiz dilin e-postada yeri yoktur. Bunun yerine, "Geçen hafta gönderdiğim belgeleri inceleme şansınız oldu mu? Lütfen onları gözden geçirin ve Salı günü saat 15:00'e kadar bana geri gönderin, böylece proje planımıza uygun şekilde ilerleyebiliriz." İş e-postalarında iddialı ve net bir şekilde iletişim kurarak, güven ve yeterlilik yansıtacaksınız.

5 “İşte ekibimle birlikte üzerinde çalıştığım projenin bir kopyası. Geri bildiriminizi almayı çok isterim.”

Early Stage Careers'ın kurucu ortağı Jill Tipograph, "Patronunuz bir projeyi paylaşmanın uygun olduğunu söylemediği sürece, bunu kendinize veya görevinizde çalışan belirli ekip üyelerine saklayın" diyor. Şirketinizden gizli veya özel bilgileri istemeden paylaşmak masum bir hata gibi görünebilir, ancak bu, işten çıkarılma sebebi olabilir. Tipograph, "Y kuşağı özellikle konuları, hatta kararları kitle kaynaklı olarak kullanmayı seviyor" diyor. Ama aynı zamanda danışmanlık yapan arkadaşınıza örneğin bir müşteri sorununun nasıl çözüleceğini sormak caiz değildir.”

6 “Bu yer bazen beni gerçekten üzüyor.”

Gerçekten zor bir günün ardından ofisteki en iyi arkadaşınıza yazıyor olsanız bile, iş e-postası yoluyla iş yeriniz hakkında asla olumsuz bir şey söylememelisiniz. Versique için Kıdemli İnsan Kaynakları İşvereni Tiffany Kuehl, "İş arkadaşlarınıza yaptığınız işi ne kadar küçümsediğinizle ilgili bir mesaj, yöneticinize kolayca ulaşabilir" diyor. "En iyi senaryoda, yöneticiniz sizinle endişeleriniz hakkında konuşmak için bir toplantı planlar. En kötü senaryoda, işten çıkar çıkmaz kendinize e-posta gönderdiniz.”

OKUYUN: “Senden Haber bekliyorum” Demenin 7 Zekice Yolu

7 “Gecikme için özür dilerim.”

BlueSky ETO Gelen Pazarlama Müdürü Alayna Frankenberry, “Sorumluluk almak ve zaman zaman özür dilemek önemlidir, ancak bazılarımız bunu çok sık yapıyoruz” diyor. “Kadınlar özellikle özür dilemek, ertelemek ve 'Katılmıyorsan bana haber ver' ve 'Bu sadece benim görüşüm ama . . .' Bu tür ifadelerinizi sürekli olarak özür dilemek ve nitelemek, sesinizi azaltır ve iş arkadaşlarınızdan saygı görmemesine neden olabilir. Cinsiyetiniz ne olursa olsun, bu ifadeleri aşırı kullandığınızı fark ederseniz, daha doğrudan ve özlü bir yaklaşım benimsemek için kendinize meydan okuyun.”

8 “İyi iş. Bir dahaki sefere, lütfen düşünün. . ”

E-posta yoluyla yapıcı eleştiri yapmak daha kolay görünebilir, ancak çoğu zaman geri teper. Gulino, "Telefonu açın, yüz yüze görüşmek için zaman bulun veya video konferans yoluyla konuşun" diyor. “Mesajın amacı neredeyse her zaman mesajın etkisinden farklıdır, yani söylemeyi düşündüğünüz şey hedef kitlenize farklı şekilde ve muhtemelen olumsuz olarak ulaşacaktır. E-posta yoluyla verilen yapıcı geri bildirimlerin iyi karşılandığını hiç görmedim. Aksine, güven eksikliği de dahil olmak üzere bir dizi yeni sorun yarattı.” Ve e-posta yoluyla geri bildirimde bulunmanız gerekiyorsa, bunu olumlu yönde tutun, diyor.

9 “Başka fırsatlara açığım.”

Bu gerçekten iş e-postası üzerinden söyleyebileceğiniz en kötü şeylerden biridir ve yine de insanlar bunu her zaman yapar. Tipograph, "İnsanlara iş aradığınızı veya ayrılmak isteyen birini tanıyor olabileceğinizi söylemeyin," diyor. İşe alım görevlileriyle konuşmak, müşteriler ve rakiplerle açık roller hakkında görüşmek ve iş arkadaşlarınızla iş açısından sırada ne olduğu hakkında sohbet etmek, hepsi hayır-hayır. “Düşünüyor olsanız bile, açıklanacak bir haber değil.” diyor.

10 “Son e-postama göre . . ”

Bu duygu, “aşağıda daha önce belirtildiği gibi” dahil olmak üzere birçok biçimde gelir. . ” ve "daha önce tartışıldığı gibi . . ” Tüm yinelemelerden kaçınılmalıdır. Finder.com Ülke Müdürü Jon Brodsky, "O kadar da nazik olmayan dürtme, profesyonel e-postaya göre daha yaygın hale geliyor ve her şeyden farklı görünüyor" diyor. "Pasif agresif ve durmuş bir proje için suçu üstlenmek için çok ince bir girişim." Bunun yerine, tekrarlanması gerekenleri tekrarlayın ve ilerleyin.

Bu yazının bir versiyonu orijinal olarak Glassdoor'un blogunda yayınlandı.

Glassdoor'dan daha fazlası:

Özgeçmişler İçin En İyi Rehber

Bugün Yapmayı Bırakmanız Gereken 3 İş Arama Hatası

GM, 23andMe, Hilton & More'daki En İyi CEO'lardan En İyi İş Arama Tavsiyesi