E-postada doğru ton nasıl vurulur

Yazıda ton nedir? Tonu düşünmenin harika bir yolu, yazılı kelimenin sesi, duyguyu, karakteri, hacmi, tonlamayı ve mesajın genel tutumunu ifade etmektir. İkisi arasındaki farkın, sesin ne söylediğiniz olduğunu, e-postadaki tonunuzun ise nasıl söylediğiniz olduğunu söyleyebilirsiniz. Yüz yüze iletişim kuruyorsanız, birisiyle etkileşime girerken gözlemlemeniz ve anlamanız gereken çok sayıda görsel, fiziksel ve işitsel ipucu vardır. Buna beden dili, el hareketleri, konuşmanızın hızı ve perdesi, yüz ifadeleri ve çok daha fazlası dahildir. Tüm bu unsurlar, söylediğiniz kelimelerin tonuna önemli ölçüde katkıda bulunur.

Bu etkileşim yazılı forma geçtiğinde, tüm bu ipuçları kaybolur ve kendinizi çok daha az renkle ifade edersiniz. Profesyonel bir e-posta başlatmakla ilgili bir blog yazısında bahsettiğimiz gibi - ton, işinizin karakterinin sözlerinizle nasıl karşılaştığıdır ve bu diğer faydalı ipuçları olmadan duygusal bakış açınızı gösterir. Öyleyse, neden iş iletişimindeki ton hakkında mümkün olduğunca çok şey öğrenmiyorsunuz ve çapraz kablolardan kaçınmıyorsunuz? Bir e-postadaki sesi ve tonu anlamaya ne kadar çok önem verirseniz, genel olarak o kadar iyi yansıtılır ve temsil edilirsiniz.

Bu blog yazımızda, tonun ne olduğunu kavramanıza, e-postadaki tüm farklı ton türlerini nasıl tanıyacağınızı ve kullanacağınızı ve kendinizi her zaman istediğiniz gibi ifade etmenizi nasıl sağlayacağınızı göstermenize yardımcı oluyoruz. ‍

Ton neden önemlidir?

Kendinizi açık, verimli ve kibar bir şekilde ifade etmek, başarılı profesyonel iletişimin anahtarıdır. Bu iletişimin büyük bir kısmı yazılı kelime yoluyla yapıldığında, alıcının nasıl hissettiğinizi iyi anlayabilmesi için ne tür bir ton ilettiğinizi durdurmanız ve düşünmeniz gerekecektir. Mesajınızı tam olarak nasıl seslenmesini istiyorsanız öyle iletirsiniz.

Zaten tonlamanın iyi algılanmayı nasıl etkilediğini ve aslında ne demek istediğinizi iletebilmenizin genellikle tamamen ses tonunuza bağlı olduğunu görebilirsiniz. Yazılı bir ortamda, bu farklı değil. Yine de, okuyucu için herhangi bir belirsizlik varsa, yazılı kelime daha karmaşık olabilir. Örneğin, bir bilgiyi kaçırdığımızda, beynimiz bu boşlukları sıklıkla kendisi doldurur - nadiren olumlu kavramlarla. Bu, kimsenin kişisel ve profesyonel olarak istemediği sayısız kafa karışıklığına ve karışık mesajlara yol açabilir.

E-posta tonunuza hakim olmak şu anlama gelir:

• Çalışma ortamlarında daha fazla güven ve anlayış.
• Tüm e-posta iletişimlerinizi yeniden okumak, gözden geçirmek ve yeniden yazmak için daha az zaman kaybı.
• E-postalar üzerinde geri adım atmak veya kırık profesyonel ilişkileri onarmak zorunda kalmak yok.
  

İş bağlamında, net bir şekilde anlaşılmak ve e-postanızda kafa karışıklığı veya yanlış yorumlamaya yer vermeden doğru tutuma sahip olmak sizin yararınızadır. Bu tür bir yanlış anlama, gücenmiş bir meslektaş, mutsuz bir müşteri, hoşnutsuz bir müşteri veya ortak ve hatta gücenmiş bir patronla sonuçlanabilir. Liste ne yazık ki uzayıp gidiyor, ancak temel olarak amaç, uzun vadede herhangi bir çatışma olasılığını önlemek.

E-posta görgü kurallarınızın istediğiniz tonu doğal bir şekilde ilettiğinden emin olun ve sesinizin e-posta yoluyla yorumlanabileceği ve yorumlanabileceği tüm farklı yöntemlerle sıfırdan başlayın - ardından gönül rahatlığı için bunu günlük işinize uygulayın.

Yazılı farklı ton türleri

E-postadaki profesyonel bir tonun doğru olması çok zaman alabilir. Birçok kişi e-postalarını birden çok kez okur, yüksek sesle okur, hatta daha sonra geri dönmek için kısa bir süreliğine bir kenara bırakır. Nasıl algılanacağınızı tahmin etmek, bir başkasının tonunu anlamaya çalışmak - kişinin konuyla ilgili duygularını yorumlamaya çalışmak ve onları doğru anladığınızı ummak - tahminde bulunmak kadar sinir bozucudur.

Uygun tonu belirlemeye yardımcı olan, yazmaya başlamadan önce yazarın dikkate alması gereken bazı altın kurallar vardır:

• Bunu neden yazıyorum?
• Bunu kime yazıyorum?
• Burada neyi anlamalarını istiyorum?
  

Tüm bunların cevabı sizi buraya getiren sorunun cevabını verecektir: Nasıl bir ton kullanmalıyım?

İşte e-postalarda tanımak ve yanlış yorumlama olasılığını en aza indirmeye yardımcı olmak için yazılı olarak farklı ton türlerinin bir listesi.

Gündelik

• "Hey"
• "Çok teşekkürler"
• "Sorun yok"
  

Saygılı

• "Bayan Dias'ın önceki görüşmemizde bahsettiği gibi"
• "Bölümümüzün araştırmasına göre"
• "Sevgili Komite Üyeleri,"
  

Arkadaş canlısı

• "Nasılsınız?"
• "Harika bir hafta sonu geçirin"
• "Umarım her şey iyidir!"
  

Teşvik edici

• "Burada düşüncelerinizi duymak isterim"
• "Neden bu konuda öncülük yapmıyorsun?"
• "Dün sunumda harika iş çıkardın"

Özlü

• "Önümüzdeki hafta salı ve çarşamba öğleden sonra 3'ten sonra bana en uygun olanı"
• "Grafik A ve B iyi çalışıyor, ancak Grafik C'deki son istatistik yeterince temsili değil"
  

belirleyici

• "En iyi eylem planı bu"
• "Bunun altına bir çizgi çekeceğim"
• "B stratejisiyle gidelim ve oradan alalım"
  

Neşeli

• "Bir hafta daha olası satış yaratmayla bunu aşabileceğimizi hissediyorum"
• "Odayla işimiz biter bitmez, hepsi senin"
• "Elimden geldiğince yardımcı olmaktan memnuniyet duyarım"

E-postadaki tonu ayarlama

Profesyonel bir e-postanın nasıl yazılacağına ilişkin yazımıza benzer şekilde, e-posta tonunuzu ayarlamak için yönergeler oldukça basit bir davranış kuralını takip eder. En iyi uygulamalar aşağıdaki gibidir.

Kibar ve samimi ol

Nazik olmak , baştan harika bir hava yaratmak için her zaman iyi bir başlangıç ​​noktası olacaktır.

Ayrımcı olmayan bir dil kullanın

Herkese eşit davranmak bir saygı göstergesidir ve yazar ile okuyucu arasında herhangi bir önyargı veya hakaretin oluşmasını engeller.

Bilgilerinize öncelik verin

‍ Söylediğiniz en önemli şeyi anlayın ve e-postanın başlarında açıkça ifade edildiğinden emin olun. Belirsizlik mesajı karıştırabilir.

Olumlu tarafı ve merkezi tutun

Benzer şekilde, iletişimlerinizde iyi haberi vurgulayın; başka bir şeyle uğraşmadan önce buna en çok değer verdiğinizi gösterir.

Ayrıntılara dikkat edin

Dil bilgisi, imla , yapı için düzeltme yapmak, bu mesajın okuyucuyla nasıl iletişim kurduğunu önemsediğinizi ima eder.

Uzunluğa dikkat et

Bu , okuyucuya çeşitli duygular aktarabilir. Çok kısa kısa veya sinirli görünebilir. Çok uzun süre odaklanmamış ve belirsiz görünüyor - çok sayıda kelime bazen bir mesajın gerçek anlamını gömebilir.

E-posta yazarken ton örnekleri

Yeni öğrenmeleri göz önünde bulundurarak, bir e-postanın tonuyla ilgili bazı örneklere bakalım. Kendinizi aşağıdaki veya benzer profesyonel durumlarda bulursanız, nasıl hissettiğinizi ve nasıl algılanmak istediğinizi doğru bir şekilde ifade etmeniz önemlidir. Bu örneklerin, iş iletişimlerindeki tonu anlamanıza ve aktarmanıza daha fazla yardımcı olacağını umuyoruz.

Bir meslektaşla anlaşamamak

Merhaba Beth,

Bu o kadar harika, yaratıcı bir öneri ki, bu seçeneklerden bazılarına bakma çabasını gerçekten takdir ediyorum. Demografik verilerden topladığımız geri bildirimlere bağlı olarak bunu bir noktada potansiyel olarak keşfedebiliriz, ancak dürüst olmam gerekirse, bu yaklaşımın bazı kullanıcılarımızı yabancılaştırdığını ve oradaki çok çalışmanızın çoğunu geri almak zorunda kalmaktan nefret ediyorum. E-posta yoluyla daha geniş bir kampanya gibi bir şey, etkileşim kurmamız gereken tüm temas noktalarını içerebilir mi?

Yine de fikirlere açık!

Çok teşekkürler,
Stephen

Bu e-postanın tonu dolaylı ve bu nedenle biraz samimiyetsiz olarak yorumlanır. Anlatmaya çalıştığınız şey, süslü bir dil ve uzun cümleler içinde kaybolmak. Bunu yapmanın daha iyi yolu, aşağıdaki örnek gibi bir şey olabilir.

Merhaba Beth,

Güzel fikir, nereden geldiğini anlıyorum; Ancak, müşteri tabanımızı daha fazla temsil etmemiz gerekiyor ve bence bu konuda oldukça hızlı hareket etmemiz gerekiyor. Tüm yaş kategorilerine basit bir e-posta kampanyası deneyelim ve bir hafta içinde sonuçları gözden geçirelim. Kulağa hoş gelmek?

Teşekkürler,
Stephen

Duyulmama hayal kırıklığı

Patrick,

Önceki İKİ (!) e-postalarıma göre bu işe yaramayacak. hangi kısmı anlamadın?? Bu tarih Bay Arnaux'a uymuyor ve gelecek haftaki etkinliğe KATILAMAYACAK!

Jo

Bu e-posta çok küçümseyici bir ton örneğidir. Selamlama yok, cümleler çok açık ve birden fazla soru ve ünlem işareti kullanmak gereksiz. Kelimeleri büyük harfle yazmak, her ne pahasına olursa olsun kaçınılması gereken kızgın bir ton da taşır. Bir nefes alın, sakin olun ve taze ama doğrudan bir yaklaşım deneyin. Aynı mesajı iletirken nasıl daha profesyonel ses çıkaracağınız aşağıda açıklanmıştır.

Merhaba Patrick,

Bizim açımızdan hiçbir şey değişmedi - etkinlik tarihleri ​​Bay Arnaux için hala geçerli değil.

Görünüşe göre tellerimiz burada kesişiyor. Bu öğleden sonra hızlı bir arama için zamanın var mı? Aynı sayfada olmak harika olurdu.

En iyi,
Jo

Ekibinizdeki bir rol için görüşme yapılan kişiyi reddetme

Merhaba Sara,

Geçen hafta açık pozisyonla ilgili olarak sizinle konuşmak güzeldi, ancak ne yazık ki başvurunuza devam etmeyeceğimizi üzülerek belirtmek isterim. Size kötü haber vermek zorunda kaldığım için çok üzgünüm ve umarım bu geri bildirimden dolayı çok üzülmezsiniz.

Lütfen en içten özürlerimi kabul edin.

En iyi,
Martin

Buradaki ton, bir görüşme sürecinde doğal bir sonuç olan bir şey için çok özür diler. Bu dil tarzını kullanmak, orantısız üzüntü ve varsayılan olarak, işletmenin işveren markası için büyük bir izlenim olmayan suçluluk duygusu taşır. Aynı e-postayı daha profesyonel bir tonda bu şekilde yazabilirsiniz. Ayrıca, mükemmel aday reddetme e-postasını yazmakla ilgili bazı ipuçlarına göz atın.

Merhaba Sara,

Geçen hafta buluşmak için zaman ayırdığınız için teşekkürler. Ne yazık ki, şu anda başvurunuza devam etmeyeceğiz.

Şu anda, genel deneyiminizden çok etkilenmiş olsak da, bu rolü yerine getirmek için daha özel becerilere sahip adaylar arıyoruz. Bizim için mutlu olursanız, uygun olabileceğinizi düşündüğümüz başka fırsatlarla ilgili olarak iletişim halinde kalmak ister miyiz?

En iyi,
Martin

Zorlu bir projede güncelleme

Hepinize merhaba,

Ne yazık ki, gelişimin bu aşamasında beklediğimiz yerde değiliz. Her segmenti dikkatlice planlamamıza rağmen, haftalık hedef sayıları tutturmakta zorlanıyoruz. Projenin diğer alanlarında bazı ilginç bulgular görmemize rağmen, önümüzdeki ay bunun değiştiğini görmüyorum.

Umarım bu çok büyük bir aksilik değildir. Bu konuda herhangi bir düşüncenizi paylaşmaktan çekinmeyin.

En iyi,
mia

Söylemeye gerek yok, bu aşırı olumsuz bir ton. Evet, yavaş ilerleme veya başarısızlıkları sahiplenmek iyidir, ancak e-postayı bu şekilde çerçevelemek, yönetimin bireyin durumla başa çıkabileceğini bildiğini garanti edecek herhangi bir vaat, umut veya inanç göstermez. E-posta, iş hakkında kaçınılması gereken bir güven eksikliğini ve umutsuz bir duyguyu tasvir ediyor. İşte aynı zorlukların tonunu ve iletişim tarzını nasıl geliştireceğiniz.

Hepinize merhaba,

Başlangıçta bu projenin hedeflerini belirlerken, spor takviminde sezon dışı dönemi hesaba katmayı ihmal ettim. Anlaşılır bir şekilde bu, sayılarımızın tahmin edilenden daha düşük olacağı anlamına geliyor - ancak, ekibimizin yürüttüğü harika sosyal medya kampanyası aracılığıyla çevrimiçi mağazamızda son derece olumlu tüketici davranışları ve ayrıca genel sosyal takiplerimizde büyük bir büyüme gördük.

Bu gelişmeleri daha ayrıntılı olarak inceleyeceğiz ve bu ay için beklenen rakamlarımızı yeniden düzenlerken sizi içgörüler hakkında bilgilendireceğiz.

Bununla ilgili herhangi bir sorunuz memnuniyetle karşılanır.

En iyi,
mia

Bir satış olasılığında heyecan

Merhaba Jorge,

İnanılmaz haber!!! Crossify müşterisi olarak katılacağınız için çok heyecanlıyım! Buradaki ekip o kadar mutlu ki, bugün hepsini kapatabileceğimizi umarak tüm evrakları (eke bakınız!) inceledik :D Kulağa hoş geliyor mu?!

Herhangi bir sorunuz veya sorunuz varsa, istediğiniz zaman +34 8711540 numaralı telefondan beni arayın ve her şeyi sıraya koyalım.

Saygılarımla,
Peter

Kesinlikle mutlu olmak için bir neden olsa da, buradaki coşkulu e-posta tonu, bağlam göz önüne alındığında biraz uygunsuz ve rahatsız edici. Potansiyel müşteri bunu amatör, profesyonel olmayan ve hatta çaresiz olarak okuyabilir - satış yapmayalı uzun zaman oldu mu? Olumlu ama ölçülü bir şekilde cevap verin ve hepsinden önemlisi, bu müzakerede profesyonel yeteneklerinize güvenin. Bu e-posta yazışması için uygun ton şöyle görünebilir.

Merhaba Jorge,

Parlak! Ekip ve ben, sizi resmi bir Crossify müşterisi olarak aramızda görmek için sabırsızlanıyoruz. Gerekli tüm evrakları ekte bulabilirsiniz, ancak herhangi bir sorunuz olursa bana bildirin.

Alternatif olarak, işleri şahsen sonuçlandırmak için gelecek hafta için bir çağrı da ayarlayabiliriz. Belgelerde size yol göstermekten çok mutluyuz.

Saygılarımla,
Peter

Bu genel bakış ve örnekler hakkında bilgi sahibi olmak, paha biçilmez bir e-posta tonu denetleyicisi olarak işe yarayacaktır. E-postalarınızda istediğiniz gibi görünmenize yardımcı olması için Flowrite'ı da kullanabilirsiniz.

Flowrite, mesajı her zaman istediğiniz şekilde iletmenize yardımcı olan bir ton seçiciye sahiptir - e-postanızın iletmesini istediğiniz tonu siz seçersiniz ve AI destekli yazma aracımız gerisini halleder. Yapay zeka yazma aracımız hakkında daha fazla bilgiyi buradan edinebilirsiniz .