Haftalık İnceleme Nasıl Yapılır: Adım Adım

En son ne zaman haftalık bir değerlendirme yaptınız?

Haftalık gözden geçirme olmadan çalışmak, bunalmak, ertelemek ve kendi öncelikleriniz yerine diğer insanların önceliklerine odaklanmak için bir reçetedir. Herhangi bir iyi zaman yönetimi veya üretkenlik sisteminin önemli bir parçasıdır.

Ne de olsa, ara sıra durup yukarı bakmadan nereye gittiğinizi nasıl bilebilirsiniz?

Haftalık gözden geçirme, girişimciler, kreatifler ve hatta yazarlar da dahil olmak üzere her türden profesyonel için yararlıdır.

Yazar David Allen, haftalık gözden geçirme kavramını ilk olarak popüler üretkenlik kitabı: Getting Things Done'da (GTD olarak da bilinir) önerdi. Temel olarak ne yaptığınızı, haftanızın nasıl geçtiğini ve bundan sonra ne üzerinde çalışacağınızı gözden geçirmeyi içerir. Ve tamamlanması sadece yaklaşık 30 dakika sürer.

Bu yazıda GTD'nin ne olduğunu, haftalık gözden geçirmenin nasıl yapılacağını ve bu uygulamanın size yardımcı olup olmayacağını açıklayacağım.

İşleri halletmek nedir?

İşleri Tamamlamak, David Allen'ın popüler bir üretkenlik sistemidir. GTD'nin özünde bir ilke vardır:

"Aklınız fikir sahibi olmak içindir, onları tutmak için değil"

GTD başlangıçta iş adamlarını hedefliyordu, ancak son zamanlarda herkesin daha yaratıcı ve üretken olmasını sağladığı için çevrimiçi bir kült haline geldi.

İşleri halletmek veya GTD yapmak istiyorsanız:

• Projeleri daha küçük görevlere ayırın
• Bu görevleri bir listeye veya güvenilir bir sisteme kaydedin
• Listelerinizdeki görevler için günlük olarak harekete geçin
• İlerlemenizi ve daha geniş odak alanlarınızı haftalık olarak gözden geçirin (neleri ele alacağız)

Haftalık İnceleme Nedir?

Haftalık gözden geçirme, önemli bir GTD konseptidir. Aynı zamanda kendinizi kontrol etmenin bir yolu.

Büyük resme bakmak için çalışma haftanızdan, günlük görevlerinizden ve diğer projelerden uzaklaşmak olarak düşünün. Bu ideal daha büyük sonuçlara yönelik çalışıp çalışmadığınızı değerlendirmek için bir şans.

Haftalık gözden geçirme sırasında yapılacaklar listenizdeki, takviminizdeki, notlarınızdaki ve işinizin diğer alanlarındaki tüm açık öğeler hakkında güncel bilgi edinin. Elinizdeki bu bilgilerle, ne kadar etkili olduğunuzu ölçebilir ve önümüzdeki hafta için hedefler veya hedefler belirleyebilirsiniz.

GTD'liler ayrıca kişisel veya profesyonel yaşamlarının gözden geçirdikleri diğer alanlarını tanımlamak için özel terminoloji kullanırlar. Örneğin:

• "Bekliyor", başka birinden bilgi veya karar beklediğiniz öğeler anlamına gelir. Haftalık gözden geçirme sırasında, takip etmeniz gerekip gerekmediğini düşünün.
• "Sonraki eylemler" veya "Eylem öğeleri", yapılacaklar listenizdeki görevleri ifade eder. Haftalık gözden geçirme sırasında bir sonraki adımı belirleyin ve önümüzdeki hafta boyunca neye ihtiyacınız olacağını planlayın.
• "Çalışma alanları", belirli projeler üzerinde çalıştığınız yerleri ifade eder. Örneğin, bir rapor yazıyorsanız, çalışma alanınız için önceden herhangi bir materyal toplamanız gerekiyor mu?
• "Tickler dosyası", dağınık kağıtları, kaynakları ve bir noktada inceleyeceğiniz diğer açık uçlu bilgileri depoladığınız yeri ifade eder.
• "Gündemler", ekibinizdeki veya işletmenizdeki önemli kişilerle onları bir sonraki görüşmenizde görüşeceğiniz konuların bir listesini ifade eder. Bunları düzenli olarak güncelleyin.

1. Adım. Haftalık İncelemeniz için Hazırlanın

Temel olarak, haftada bir kez, ne üzerinde ve ne kadar süreyle çalıştığınızı gözden geçirmek için 30 dakika ayırın. Hazırlanmak için, bu inceleme zamanını takviminizde yinelenen bir randevu olarak ayırtın ve randevunuza uymayı taahhüt edin.

Pazartesiden Cumaya çalışanlar için çalışma haftasının daha sessiz bölümleri olduğundan, Cuma öğleden sonra veya Pazar akşamı idealdir.

Kesintisiz en az 30 dakika sessiz bir yerde çalışmanız veya odaklanmanız gerekecek. Üzerinde çalıştığınız şeyi önceden bitirin veya hafta boyunca kapatın.

İdeal olarak, hedefleriniz, notlarınız ve diğer belgeleriniz elinizin altında olacaktır. Ayrıca görev yöneticinize, takviminize ve diğer gelen kutularınıza veya klasörlerinize erişiminiz olmalıdır.

Yardımcı olursa, rahatsız etmeyin modunu açın ve e-posta ve sosyal medya için bildirimleri devre dışı bırakın. Ayrıca, bu dönemde gerçekleşen tüm toplantı davetlerini reddedin. Kişisel ve iş haftalık incelemenizi de birleştirebilirsiniz.

2. Adım: Gelen Kutularınızı ve Taahhütlerinizi İnceleyin

Artık haftanızı gözden geçirmeye hazırsınız. Gelen kutularınızın veya gruplarınızın her birini gözden geçirin. Örnek şunları içerir:

• Geçen haftadan yapılacaklar veya görev listeleri
• Takvim verileriniz ve etkinlikleriniz (hem geçmiş hem de gelecek)
• gevşek kağıtlar
• Evernote gibi araçlarda sıralanmamış veya etiketlenmemiş web kupürleri
• Yeni işlemler içeren e-postalar
• Toplantı notları ve diğer not alma gelen kutuları
• Aksiyon öğeleri
• Hedeflerinizle ilgili metrikler
• Diğer gündem maddeleri

Temelde mümkün olduğu kadar çok sayıda açık döngüyü yakalayıp birleştirmek ve bunları görev yöneticinize koymak istiyorsunuz. İncelemeniz sırasında, yukarıdaki öğeleri de dosyalamak veya sıralamak isteyebilirsiniz. David Allen, İşleri Tamamlamak'ta şöyle açıklıyor:

“Çoğu insan tatilden bir hafta önce işiyle ilgili kendini iyi hissediyor ama bunun nedeni tatilin kendisi değil. Büyük bir seyahate çıkmadan önceki son hafta ne yaparsınız? Kendinizle ve başkalarıyla olan tüm anlaşmalarınızı temizler, kapatır, netleştirir ve yeniden müzakere edersiniz. Bunu yıllık yerine haftalık olarak yapmanızı öneririm.”

3. Adım: İlerlemenizi Değerlendirin

İşinizdeki veya özel yaşamınızdaki öğeleri gözden geçirirken, aslında onlar üzerinde çalışmayın . Haftalık bir gözden geçirmenin 30 dakikadan uzun sürdüğünü fark ederseniz, bunun nedeni muhtemelen gözden geçirmek yerine bir görev veya proje üzerinde çalışıyor olmanızdır.

Örneğin, yüzlerce Evernote web kupürünü sıralamak bir projedir. Not alma sisteminin bir parçası olarak bir veya iki tanesini gözden geçirmek bir görevdir. İlerlemenizi, engelleyicilerinizi ve bundan sonra ne yapmanız gerektiğini değerlendirin.

Örneğin, bir yazar veya yaratıcı profesyonelseniz, bu inceleme çalışmanızı yazmanın veya düzenlemenin zamanı değil . Bir müşteriyle bir kelime sayısını veya ilerlemeyi değerlendirmek istiyorsunuz. İncelemeniz sırasında kendinize karşı dürüst olun. Şunlar gibi sorular sorun ve yanıtlayın:

• Bu hafta ne başardım veya üzerinde çalıştım?
• Ne iyi gitti/iyi gitmedi?
• Önümüzdeki hafta için en önemli görevlerim neler?
• Önceliklerim üzerinde çalışmak için kaç saat harcadım?
• İşimi nasıl pazarladım veya tanıttım?
• Harekete geçmem gereken önceki/sonraki yedi gün için takvimimde hangi olaylar var?
• Neyi erteliyordum?
• Neyi yapmayı bırakmalıyım veya neye hayır demeliyim?
• Uzun vadeli hedeflerime doğru mu ilerliyorum yoksa onlardan uzaklaşıyor muyum?

İsterseniz bu soruları bir dergide sorun ve yanıtlayın. İlgili metrikleri takip etmek için kullandığınız bir belgeniz varsa, onu güncelleyin. Yapılacaklar listenizi temizleyin. Ve taahhütlerinizi yeniden değerlendirin.

Bundan sonra ne yapacağınız konusunda netleştiğinizde, hafta sonu tatiline ara verebilir ve bir sonraki haftaya taze bir başlangıç ​​yapma konusunda kendinize güvenebilirsiniz. Bazen, kontrol etmek için giriş yapmanız gerekir!

4. Adım: Gelecek Hafta İçin Plan Yapın

Önceliklerinizi netleştirmek ve bir sonraki hafta için plan yapmak için haftalık gözden geçirmenizi kullanın.

Bu, yaklaşan takviminize eksik etkinlikleri veya yaklaşan teslim tarihlerini eklemek veya taahhütlerinizi editörünüzle veya müşterilerinizle yeniden müzakere etmeniz gerekip gerekmediğine karar vermek anlamına gelebilir.

Bir yapılacaklar listesi veya görev yöneticisi kullanıyorsanız, onu yeni öğelerle güncellemenin ve tamamlamayı düşünmediğiniz eski öğeleri kaldırmanın tam zamanı. Benzer şekilde, yeni bir projeye başlıyorsanız, şimdi ihtiyacınız olanı toplayabilir veya gelecek hafta için bir eylem kaydedebilirsiniz.

Ayrıca önümüzdeki hafta için 1-3 ideal sonuç yazmanızı tavsiye ederim. Bir yazma hedefi gibi, bunlar zihne odaklanacaktır.

Haftalık gözden geçirme sırasında araştırmamı dosyalarım, notlarımı düzenlerim ve hafta boyunca bulduğum fikirleri hızla okurum. Bu, gözden kaçırdığım herhangi bir şey olup olmadığını veya önümüzdeki günlerde işimde kullanabileceğim bir fikir olup olmadığını değerlendirmeme yardımcı oluyor.

Ayrıca hafta boyunca hedeflenen bir kelime sayısına ulaşmak veya bir kitap bölümünü tamamlamak gibi küçük başarıları da not alıyorum veya işaretliyorum.

Adım 5: 3 Basit Soru Sorun

David Allen, popüler kitabında başarılı bir haftalık incelemenin 3 sonuçla sonuçlandığını söylüyor:

• Netleşin, yani net eylemlerle bundan sonra ne yapmanız gerektiğini biliyor musunuz?
• Güncel olun, yani görev yöneticiniz, takviminiz ve proje dosyalarınız güncel mi?
• Tamamlayın, yani tüm gelen kutularınızı gözden geçirdiniz mi?

Bunların hepsini tam olarak anlamadıysanız, endişelenmeyin. Süreci tam olarak benimsemek için haftalık bir inceleme yapmak birkaç tur alabilir.

Haftalık İncelemenizle Yaratıcı Olun

Haftalık gözden geçirme, çalışma şeklinize göre uyarlanmalıdır. Haftalık gözden geçirme, Bugün Yazar Olun'u çalıştırmak için üretkenlik sistemimin önemli bir parçasıdır. Bir yazar olarak, yazı ve diğer iş alanlarını dengelemek için ideal bir haftalık inceleme buldum.

Doğru zamanda doğru şeyleri yazdığım konusunda bana güven veriyor ve zanaatın ihmal edilen kısımlarına ışık tutmama yardımcı oluyor.

Tipik olarak, yazımı ve diğer hedeflerimi bir Cuma veya Pazar akşamı gözden geçiririm ve bu sadece 30 dakika sürer. Notlarımı okudum, haftalık kelime sayımı değerlendirdim ve yazmaya ne kadar zaman harcadığımı hesapladım.

Önümüzdeki hafta ne yazmaya zaman ayıracağıma da karar veriyorum.

Haftalık İncelemeniz Üzerine Son Söz

Haftalık gözden geçirme yalnızca yaklaşık yarım saat sürer, ancak önümüzdeki hafta boyunca size saatler kazandırmalıdır. Ne de olsa keskin nişancılar, gerçekten atış yapmaktansa nereye nişan alacaklarını bulmak için daha fazla zaman harcarlar.

Bu, doğru kullanıldığında işinizde başarılı olmanıza, başladığınız işi bitirmek için gereken kaynaklara ve zamana sahip olduğunuz bilgisinden emin olmanıza yardımcı olacak güçlü bir üretkenlik stratejisidir.