Yeni Bir Çalışana Hoş Geldiniz Mesajı Nasıl Yazılır?

Yeni işe alınan birinin bir şirketteki ilk birkaç günü, oradaki görev süresinin gidişatını belirler. Genellikle işe alım sürecinin kritik ilk birkaç gününde gönderilen sıcak bir karşılama mesajı, yeni ekip üyesini şirketin süreçleri, değerleri ve kültürü hakkında bilgilendirir. Bu selamlama aynı zamanda ekibe ve yeni rollerinin daha büyük hedefle olan ilişkisine alıştıkça bir bilgi ağı geliştirmelerine de yardımcı olabilir.

Sapling İK araştırmasına göre , zayıf bir işe alım deneyimi, yeni işe alınan kişilerin başka bir yerde başka bir iş arama olasılığının iki kat daha fazla olmasına neden olabilir.

Daha fazla işveren uzaktan çalışmayı genişlettikçe veya uzun vadeli hibrit bir düzenlemeye geçtikçe , yeni işe alınan kişilere etkili bir şekilde ulaşmak, çalışma ortamından bağımsız olarak işbirlikçi ilişkileri geliştirebilir .

Hoş geldin mektubu veya mesajı nedir?

Yeni çalışanlar için işe alım süreci genellikle imzalanacak çok sayıda evrak işi, oluşturulacak sistem hesapları, süreç paylaşımı, eğitim ve tanıtımları içerir.

Hoş geldiniz mesajları, yeni çalışanı kuruluş içindeki büyük gruplara resmi olarak tanıtabilir veya meslektaşlar arasında resmi olmayan tanıtımlar olabilir. Çoğu zaman, önceki rolleri ve şirkete ne gibi katkılarda bulunacakları hakkında bilgiler içerebilecek bazı ayrıntılar paylaşılır.

Neleri içermelidir?

Hoş geldin selamına nelerin dahil edileceği ve ses tonunun ayrıntıları gönderene bağlıdır. Aşağıda, kimin gönderdiğine bağlı olarak hoş geldiniz mesajlarının neler içerebileceğine dair örnekler verilmiştir.

İK/İşe Alım Uzmanları

Bir işe alım görevlisi veya İnsan Kaynakları ekibi üyesi tarafından yazılan hoş geldiniz mektupları, mesajı coşkulu bir selamlamayla açacaktır.

Daha sonra, çalışanın çalışmaya başlamaya hazır olması için ilk gününde tamamlaması gereken idari görevlerin bir listesini içerebilir. Örneğin, kuruluşun intraneti için bir kullanıcı hesabı oluşturmaya ilişkin talimatları detaylandırabilir veya imzalanması gereken ön evraklara ilişkin ekler veya bağlantılar içerebilir.

İşe alım uzmanlarından ve İK ekibi üyelerinden gelen hoş geldiniz mektupları, işe alım sürecinin bir parçası olarak departman başkanları, işe alma müdürü veya diğer personel ile katılacak toplantıların güzergahını da sağlayabilir. Kıyafet kuralları, mola gereklilikleri, park bilgileri, şirket avantajları ve diğer politikalar gibi organizasyon kuralları da hoş geldiniz mektubunda paylaşılabilir.

İK ayrıca e-posta veya dahili portal yoluyla, yeni işe alınan kişinin geçmiş iş deneyimine ve ekibe neyi başarmak için dahil edildiğine ilişkin genel bir bakış içeren genel bir şirket duyurusu yayınlayabilir.

Yöneticileri işe almak

Yeni çalışanla yakın çalışacak olan işe alım yöneticileri, genellikle yeni işe alınan kişinin ilk birkaç gününde, hatta muhtemelen ilk birkaç hafta ve ayında neler bekleyebileceği hakkında daha fazla bilgi sağlar. Mektubu hoş karşılayan bir selamlamayla açmanın yanı sıra, mesaj, gözden geçirilecek eğitim oturumlarının veya departman süreçlerinin günlük ve saatlik bir dökümünü de içerebilir.

Bu aynı zamanda işe alım yöneticilerinin diğer ekip üyelerine ve rollerine isim vermeleri için de bir fırsat olabilir. Tipik olarak mesaj, yeni işe alınan kişiyi soru sormaya veya gerekirse açıklama istemeye davet ederek kapatılır.

Takım arkadaşları

Bireysel ekip üyeleri de yeni işe alınan kişiye hoş bir girişle ulaşmaya mecbur hissedebilirler. Bu mesajlar genellikle yapı, ton ve format bakımından gayri resmidir.

Örneğin, bir meslektaş Slack'e kendisini ve takımda yaptıklarını tanıtan kısa bir doğrudan mesaj yazabilir ve konuyu sıradan bir "Ekibe hoş geldiniz!" ile bitirebilir.

Karşılama mesajlarına örnekler

Ekibinize yeni bir çalışanı selamlamak çeşitli şekillerde olabilir. Bu yazışmalar genellikle uzun veya kısa biçimdedir. Hangi iş iletişim kanalının kullanılacağına gelince , uzun biçimli karşılama mektupları genellikle e-posta yoluyla veya fiziksel bir mektup olarak iletilirken, kısa biçimli mesajlar Slack gibi bir mesajlaşma platformunda yer alabilir.

Aşağıda her bir karşılama mesajı türünün nasıl görünebileceğini gösteren birkaç örnek bulunmaktadır.

Uzun biçim

Sayın [Çalışanın tam adı],

[Şirket/departman] adına size ekibe hoş geldiniz demek istiyorum. [Beceri/endüstri] alanındaki uzmanlığınız önümüzdeki yıl hedeflerimize ulaşmamıza yardımcı olacak ve katkılarınızı sabırsızlıkla bekliyoruz.

İşte birinci gün programınıza ve tamamlamanız gereken görevlere genel bir bakış:

Seyahat programı:

• [zaman] Yeni işe alım oryantasyonu
• [zaman] CEO ve COO'ya Giriş
• [zaman] Öğle Yemeği
• [zaman] Yöneticiyle bire bir
• [zaman] Avantajlara kayıt toplantısı

Görevler:

• Ekteki evrakları okuyun ve imzalayın
• Şirket ve departman araçları için kullanıcı hesapları oluşturun
• İntranet profilinizi oluşturun
• Akıl hocanız/arkadaşınız ile bir tanıtım toplantısı planlayın

Herhangi bir sorunuz varsa lütfen bana [telefon numarası/e-posta] adresinden ulaşabilirsiniz. Organizasyonumuza katılmayı seçtiğiniz için bir kez daha çok heyecanlıyız.

Saygılarımızla,

[gönderenin adı]

[gönderenin başlığı]

Kısa biçim

Hey [yeni işe alınan kişinin adı]! Ben [gönderenin adı] ve ben [başlık]'ım. [XYZ görevini] ben üstleniyorum ve sizinle yakın bir şekilde çalışacağım, bu yüzden size ulaşmak ve ekibe şahsen hoş geldiniz demek istedim. Geçişiniz sırasında yardıma ihtiyacınız varsa bana bildirin. Umarım şu ana kadarki ilk günün tadını çıkarıyorsundur!

Doğru tonu vurun

SHRM'ye göre çalışanların yüzde 69'unun olumlu bir işe alım deneyimi yaşamaları halinde üç yıl boyunca bir şirkette kalma olasılıkları daha yüksek. Hoş geldin mesajının ilk dokunuşta iletilmesi, yeni bir çalışan üzerinde kalıcı etkiler yaratabilir.

Hoş geldin mektubunu veya mesajını kimin yazdığına bakılmaksızın, uygun tonu kullanmak zor olabilir. Liderlik ekibinde veya İK'daysanız mesajınızın resmi ama cesaret verici bir üslupla iletilmesini isteyebilirsiniz. Yeni işe alınan bir kişiyi memnuniyetle karşılayan meslektaşlar, mesajlarında dostane ve işbirlikçi bir üslup yakalamak isteyebilirler.

Doğru dengeyi bulmakta zorlanıyorsanız, Grammarly'nin ton dedektörü özelliği, kullanmaya çalıştığınız tonu belirleyerek ve mesajınız boyunca bunu tutarlı bir şekilde sürdürmek için yazma önerileri sunarak tahminleri ortadan kaldırmanıza yardımcı olabilir.