Yeni Bir Çalışana Hoş Geldiniz Mesajı Nasıl Yazılır?

Yeni işe alınan birinin bir şirketteki ilk birkaç günü, oradaki görev sürelerinin gidişatını belirler. Genellikle işe alım sürecinin bu kritik ilk birkaç gününde gönderilen sıcak bir karşılama mesajı, yeni ekip üyesine şirketin süreçleri, değerleri ve kültürü hakkında bilgi verir. Bu selamlama, ekibe ve yeni rollerinin daha büyük hedefle nasıl ilişkili olduğuna aşina olduklarında bir bilgi ağı geliştirmelerine de yardımcı olabilir.

Bir Sapling İK anketine göre , zayıf bir işe alım deneyimi, yeni işe alınanların başka bir yerde başka bir iş arama olasılığının iki katı olmasına neden olabilir.

Daha fazla işveren uzaktan çalışmayı yaygınlaştırdıkça veya uzun vadeli bir hibrit düzenlemeye geçiş yaptıkça , yeni işe alınanlara etkili bir şekilde ulaşmak , çalışma ortamından bağımsız olarak işbirliğine dayalı ilişkiler geliştirebilir .

Hoşgeldin mektubu veya mesajı nedir?

Yeni çalışanlar için işe alım süreci genellikle imzalanacak çok sayıda evrak işi, oluşturulacak sistem hesapları, süreç paylaşımı, eğitim ve tanıtımları içerir.

Karşılama mesajları, yeni çalışanı kuruluş içindeki büyük gruplara resmi olarak tanıtabilir veya akranlar arasında resmi olmayan tanıtımlar olabilir. Genellikle, önceki rolleri ve şirkete ne katkı sağlayacakları hakkında bilgileri içerebilecek bazı ayrıntılar paylaşılır.

Neleri içermelidir?

Bir karşılama selamına nelerin dahil edileceğine ilişkin ayrıntılar ve ton, gönderene bağlıdır. Aşağıda, kimin gönderdiğine bağlı olarak hoş geldiniz mesajlarının neler içerebileceğine ilişkin örnekler verilmiştir.

İK/İşe Alım Görevlileri

Bir işe alım görevlisi veya İnsan Kaynakları ekibi üyesi tarafından yazılan hoş geldiniz mektupları, mesajı coşkulu bir karşılama ile açacaktır.

Daha sonra, çalışmaya başlamak için kendilerini hazırlamak için çalışanın ilk gününde tamamlaması gereken idari görevlerin bir listesini içerebilir. Örneğin, kuruluşun intraneti için bir kullanıcı hesabı oluşturmaya yönelik talimatları detaylandırabilir veya imzalanması gereken ön evraklara ekleri veya bağlantıları içerebilir.

İşe alım uzmanlarından ve İK ekip üyelerinden gelen hoş geldiniz mektupları, işe alım sürecinin bir parçası olarak departman başkanları, işe alım müdürü veya diğer personel ile katılmak için bir toplantı güzergahı da sağlayabilir. Kıyafet kuralları, mola gereklilikleri, park bilgileri, şirket avantajları ve diğer politikalar gibi organizasyon yönergeleri de karşılama mektubunda paylaşılabilir.

İK ayrıca e-posta veya dahili portal aracılığıyla yeni işe alınan kişinin geçmiş iş deneyimine ve başarmak için ekibe ne getirdiklerine ilişkin genel bir şirket duyurusu yayınlayabilir.

Müdürleri işe alma

Yeni çalışanla yakın çalışacak olan işe alma yöneticileri, genellikle yeni işe alınan kişinin ilk birkaç gününde ve hatta muhtemelen ilk birkaç haftasında ve ayında neler bekleyebileceği hakkında daha fazla bilgi sağlar. Mektubu hoş bir karşılama ile açmaya ek olarak, mesaj, gözden geçirilecek eğitim oturumlarının veya departman süreçlerinin günlük ve saatlik bir dökümünü içerebilir.

Ayrıca, diğer ekip üyelerini ve rollerini adlandırmak üzere yöneticileri işe almak için bir fırsat olabilir. Tipik olarak mesaj, yeni işe alınan kişiyi soru sormaya veya gerekirse açıklama talep etmeye davet ederek sona erer.

takım arkadaşları

Bireysel ekip üyeleri de hoş bir giriş ile yeni bir işe alıma ulaşmak zorunda hissedebilir. Bu mesajlar genellikle yapı, ton ve biçim açısından gayri resmidir.

Örneğin, bir meslektaş, Slack'e kendilerini ve takımda ne yaptıklarını tanıtan ve sıradan bir "Ekibe Hoş Geldiniz!" ile bitiren kısa bir doğrudan mesaj yazabilir.

Karşılama mesajları örnekleri

Yeni bir çalışanı ekibinize selamlamak çeşitli şekillerde olabilir. Bu yazışmalar genellikle uzun veya kısa biçimdedir. Hangi iş iletişim kanalının kullanılacağına gelince, uzun biçimli karşılama mektupları tipik olarak e-posta veya fiziksel bir mektup olarak iletilirken, kısa biçimli mesajlar Slack gibi bir mesajlaşma platformunda yer alabilir.

Aşağıda, her bir karşılama mesajı türünün nasıl görünebileceğini gösteren birkaç örnek verilmiştir.

uzun biçim

Sayın [Çalışanın tam adı],

[Şirket/departman] adına, ekibe hoş geldiniz demek istiyorum. [Beceri/endüstri] konusundaki uzmanlığınız, önümüzdeki yıl hedeflerimize ulaşmamıza yardımcı olacak ve katkılarınızı dört gözle bekliyoruz.

İlk gün programınızın ve tamamlamanız gereken görevlerin bir özetini burada bulabilirsiniz:

güzergah:

• [zaman] Yeni işe alım oryantasyonu
• [zaman] CEO ve COO'ya Giriş
• [zaman] Öğle yemeği
• [zaman] Yönetici ile bire bir
• [zaman] Fayda kayıt toplantısı

Görevler:

• Ekli evrakları okuyun ve imzalayın
• Şirket ve departman araçları için kullanıcı hesapları oluşturun
• İntranet profilinizi oluşturun
• Mentorunuz/arkadaşınız ile bir tanıtım toplantısı planlayın

Herhangi bir sorunuz varsa, lütfen [telefon numarası/e-posta] adresinden bana ulaşabilirsiniz. Yine, organizasyonumuza katılmayı seçtiğiniz için çok heyecanlıyız.

Saygılarımızla,

[gönderen ismi]

[gönderen başlığı]

Kısa form

Hey [yeni işe alınan ilk isim]! Ben [gönderenin adı] ve [başlık] benim. [XYZ görevini] üstleniyorum ve sizinle yakın bir şekilde çalışacağım, bu yüzden size ulaşmak ve kişisel olarak ekibe hoş geldiniz demek istedim. Geçişiniz sırasında yardıma ihtiyacınız olan herhangi bir şey olursa bana bildirin. Umarım şimdiye kadarki ilk günün tadını çıkarırsın!

Doğru tonu vur

SHRM'ye göre, olumlu bir işe alım deneyimine sahip olmaları durumunda, çalışanların yüzde 69'unun bir şirkette üç yıl kalma olasılığı daha yüksektir. Karşılama mesajının ilk dokunuş iletişiminin yeni bir çalışan üzerinde kalıcı etkileri olabilir.

Karşılama mektubunu veya mesajını kimin yazdığına bakılmaksızın, uygun tonu kullanmak zor olabilir. Liderlik ekibindeyseniz veya İK'daysanız, mesajınızın resmi ama cesaret verici bir tonla iletmesini isteyebilirsiniz. Yeni bir işe alımı memnuniyetle karşılayan akranlar, mesajlarında samimi ve işbirlikçi bir ton elde etmek isteyebilir.

Doğru dengeyi bulmakta zorlanıyorsanız, Grammarly'nin ton algılayıcı özelliği, kullanmaya çalıştığınız tonu belirleyerek ve mesajınız boyunca tutarlı bir şekilde sürdürmek için yazma önerileri sunarak varsayımları ortadan kaldırmaya yardımcı olabilir.