E-postalarınızdan Temizlenecek Sözler

Şişirilmiş e-postalarınızın diyete ihtiyacı var mı? Bir e-posta çok endişeliyse, alıcı onu dikkatli bir şekilde okumaya meyilli olmayabilir. Bu gereksiz ifadeleri ortadan kaldırarak e-postalarınızı kısa, temiz ve etkili hale getirin.

Potansiyel Olarak Kaba Bir Söz

Bir e-posta yazdığınızda, alıcı parıldayan gözlerinizi ve şeytani gülümsemenizi göremez. "Aslında" gibi bazı kelimeler alaycı, küçümseyici ve hatta kaba görünebilir. Bu örnek konuşmaları düşünün ve ikisinden hangisinin daha kibar mesaj gönderdiğine karar verin:

Patron: Marie, bu sabah Boulder raporunu istedim. Lütfen en kısa zamanda ofisime getirir misin?

Cevap 1: Aslında daha önce masanıza koymuştum. Yeşil kağıt ağırlığınızın altında olmalıdır. Görmezsen bana haber ver.

Cevap 2: Daha önce masanızın altına koydum. Yeşil kağıt ağırlığınızın altında olmalıdır. Görmezsen bana haber ver.

Birinci versiyon aslında biraz keskin görünüyor mu? Sözlerinizin yanlış anlaşılma riskini almak yerine, neden e-postalarınızda gereksiz “aslında” ifadesini dışarıda bırakmıyorsunuz?

7 Gelincik Sözü ve İfadesi

Gelincik sözcükleri sizi güvensiz veya güvenilmez yapar. Özellikle, okuyucu üzerinde iyi bir izlenim bırakmak istiyorsanız, ortadan kaldırılması gereken yedi ifade vardır: gibi, tür, tür, belki, belki, olabilir ve olabilir. Gelincikli ve gelinciksiz başka bir örnek e-postaya bakalım.

Müşteri: Paket Pazartesi günü gelecek mi?

Cevap 1: Paketi Pazartesi gününe kadar teslim edebiliriz. Takip numaranıza ihtiyacım var. Belki gönderirsen paketin nerede olduğunu görebilirim.

Cevap 2: Paketinizin tam olarak nerede olduğunu görmek için takip numarasına ihtiyacım var. Lütfen gönderin, paketin pazartesiye kadar ulaşıp ulaşmayacağını size bildireceğim.

Cevap iki doğrudan ve dürüst. Cevap ses tereddütlü gelmiyor mu? Her şeyin kontrolünüz altında olduğu izlenimini vermek istiyorsanız, bir şeyden kurtulmaya çalışıyormuş gibi görünen ifadelerden kaçının.

3 Ek-Hiçbir Zarf

Bazı yazarlar zarflardan nefret eder, ancak çoğu onların yerlerinin olduğu konusunda hemfikirdir. Henry James, “Sıfatlar edebiyatın şekeridir ve zarfları tuzdur” diye yazdı. Metaforu ileriye taşımak için tuz, doğru oranda kullanıldığında yemeğin tadını artırır. Fazla tuz yemeği bozar. Öte yandan bazı yiyeceklerde tuzun yeri yoktur. Örneğin limonatanıza tuz koyduğunuzu hayal edin! Üç zarf, en kötünün en kötüsüdür çünkü bir ifadeye önemli bir şey eklemezler. Temelde, şu anda ve ciddi olarak kaçının. Bu üç kelimeyi neden kalıcı olarak geride bırakmanız gerektiğini anlamak için bu örneklere bir göz atın.

Mesaj 1: İş teklifinizi ciddi olarak düşündüm. Temel olarak, reddetmek için yazıyorum çünkü şu anda gelecek yılın 2 Nisan'ına kadar uzanan taahhütlerim var. Bunlar yerine getirildikten sonra, sahip olduğunuz açıklıkları görüşmek için sizinle tekrar iletişime geçeceğim.

Mesaj 2: İş teklifinizi reddetmek için yazıyorum çünkü gelecek yıl 2 Nisan'a kadar devam eden taahhütlerim var. Bunlar yerine getirildikten sonra, sahip olduğunuz açıklıkları görüşmek için sizinle tekrar iletişime geçeceğim.

Bu bir iş teklifi! Elbette ciddi ciddi düşündünüz. Şimdiki zamanda yazıyorsun. Bu nedenle, “şu anda” yabancıdır. "Temelde", bir ifadenin karmaşık bir durumun en önemli yönlerini özetlediğini belirtir. Ancak ana noktaları açıklamışsınız. Okuyucularınızın daha fazla ayrıntıya ihtiyacı varsa, soracaklar.

3 Gereksiz veya Kesin Olmayan İfadeler

Kaba yazı yazmaktan başka bir şey yapmayan birkaç gereksiz cümleyi ele aldık. Kısalığın özellikle takdir edildiği bir e-postada, bu ifadeler gecikmeden kesilmelidir. En kötü suçlulardan birkaçını tekrar gözden geçirelim:

İşin doğrusu

Aslında "gerçekte" anlamına gelir. Konuşmacılar genellikle bir yanlış anlamayı düzeltmek veya bir hatayı belirtmek için kullanır.

Konuşmacı 1: Buğdaya alerjim olduğu için polenta yemiyorum.

Konuşmacı 2: Nitekim polenta bir mısır ürünüdür.

“Aslında” neden kaçınılması gerektiğini tartıştığımız zamanı hatırlıyor musunuz? Yukarıdaki konuşmayı yüksek sesle okursanız, belki de Konuşmacı 2'nin düzeltmeyi elleri kalçalarında ve gözlerini devirerek yaptığını hayal edebilirsiniz. Neden okuyucularınızı rahatsız etme riski var? Niyetlerinizi anlayacaklarını varsaymayın. Önemli düzeltmeleri veya açıklamaları şahsen yapmak her zaman daha iyidir. Bir e-posta göndermeniz gerekiyorsa, kelimelerinizi dikkatli seçin. Biraz incelik uzun bir yol kat eder.

Sürecinde

Değerli müşterimiz, mağazamızın tadilat sürecindeyiz. Bates lokasyonu bir sonraki duyuruya kadar kapalı olacaktır.

“Süreçte” ifadesini çıkarırsanız müşterilerinizin kafası karışır mı? Başlarını kaşıyarak mağazanın önüne mi gelecekler? Cümleyi “işlemde” olmadan tekrar okursanız, konumun neden kapalı olduğunu yine de anlarsınız. Neden bariz olanı belirtelim?

Tüm niyetler ve amaçlar için

Tüm niyet ve amaçlar için "yürürlükte" anlamına gelir. İnsanlar, bir gerçek ifadesinde bazı belirsizlikler olduğunda kullanırlar. Örneğin, bir ürünün üretimini durdurmak isteyen bir şirket sahibi olduğunuzu düşünün. Üretimi durdurmak için tarihi ayarlarsınız. Ürünü yapacak malzemelerin çoğu o tarihe kadar kullanılmalıdır. Geriye malzeme kalırsa, israfı önlemek için birkaç gün daha üretime devam edeceksiniz. İşçilerinizle kapsamlı ayrıntılara girmek yerine şunu belirtiyorsunuz: Tüm niyet ve amaçlar için üretim 15 Ekim'de duracak.

Bu laf kalabalığı yerine, belirsiz ayrıntıları ifade etmenin daha kesin bir yolunu seçin. Yukarıdaki örnekte firma sahibi üretimin 12 Ekim'de duracağını öngördüğünü söyleyebilir. Veya üretimin Ekim ortasında duracağını söyleyebilir. Her iki durumda da, işçiler üretimin sona ermesinin genel zaman çerçevesini anlayacaklardı.

İkna olmadıysanız, “tüm niyet ve amaçlar için” ortaya çıkan başka bir sorunu düşünün. Birçok kişi yanlış kullanıyor. Onlardan biri olma şansını denemek yerine, "etkili" gibi bir eşanlamlı kullanmak isteyebilirsiniz.

İngilizce gereksiz dolgu kelimelerle doludur. En iyi e-postalar açık, doğrudan ve kısadır. E-postalarınızın amacını iletmesini istiyorsanız, bu gereksiz ifadeleri ortadan kaldırın.