Seçilmiş Temsilcinize Nasıl Mektup Yazılır?

Demokrasinin ayırt edici özelliklerinden biri, bireylerin görüşlerini paylaşma, bilgi veya yardım talep etme ve kendilerini temsil etmeleri için seçilenleri ikna etmeye çalışma yeteneğidir. Seçilmiş yetkililerle iletişim kurmanın en popüler yollarından biri mektup veya e-postadır.

Kişisel mektuplar ve e-postalar, mesajınızın, seçilmiş temsilcilerinizin her gün aldığı kalıplaşmış mektuplar ve e-postalar kalabalığından öne çıkmasına yardımcı olur. Mesajınızın daha fazla ilgi görmesini istiyorsanız, postayla göndermek üzere bir mektup yazmayı veya yazdırmayı düşünün. Ancak mesajınız, bekleyen bir oylama gibi zamana duyarlı bir konu hakkındaysa, e-posta sizin için en iyi bağlantı aracı olabilir.

İster bir okul yönetim kurulu duruşmasının toplantı tutanaklarını arıyor olun, ister belediye meclisi üyenizden çukurları doldurmasını isteyin, ister ABD senatörünüzün dikkatini çekmeye çalışın, bu makale size sesinizi duyurmak için açık, saygılı bir mektup veya e-posta yazma konusunda bir rehber sunacaktır. duyulmuş. Seçtiğiniz yetkiliye nasıl mektup yazacağınızı , neleri dahil edeceğinizi öğrenmek ve örnekler bulmak için okumaya devam edin .

Neden seçilmiş temsilcinize mektup yazmalısınız?

Seçtiğiniz temsilcinize yazmanın amacı, elde etmek istediğiniz sonuçlara bağlıdır. Seçtiğiniz temsilcinize fikrinizi ifade etmek için yazabilir, ondan belirli bir konu hakkında harekete geçmesini isteyebilir veya kamuya açık belgeler alabilirsiniz.

Örneğin belediye meclis üyenize mahallenizdeki bir sorunu çözmelerini talep eden bir mektup yazabilirsiniz. Veya kongre üyenize, sizin için önemli olan bir mevzuat hakkında bilgi vermek üzere bir mektup yazabilirsiniz.

İster el yazısıyla yazılmış bir mektup ister bir e-posta gönderiyor olun, seçilmiş temsilcinize sizin için neyin önemli olduğunu bildirmenin en doğrudan yolu ona bir mesaj yazmaktır .

Temsilcinize ne zaman mektup yazmalısınız?

Zamanınız varsa, muhtemelen en çok ilgiyi bir mektup çekecektir, ancak kişisel bir e-posta da etkili olabilir. Mektup; bilgi istemenin, fikrinizi ifade etmenin veya bir eylem çağrısını iletmenin uygun bir yoludur.

Aşağıda temsilcinize yazmanız gereken bazı durumlar verilmiştir:

• Bilgiye veya hizmetlere ihtiyacınız olduğunda
• Bir soruna veya ihtiyaca dikkat çekmek istediğinizde
• Bir sorunu veya ihtiyacı ele aldıkları için onlara teşekkür etmek istediğinizde
• Hayal kırıklığınızı veya hayal kırıklığınızı onların eylemleriyle paylaşmak istediğinizde

Temsilcinize nasıl mektup, e-posta veya mesaj yazılır?

Bir mesaj, mektup veya e-posta yazmadan önce onu kimin alması gerektiğini belirleyin. Bu bir yerel meclis üyesi, bir eyalet senatörü veya temsilcisi ya da federal bir senatör veya temsilci olabilir. Kime yazdığınızı öğrendikten sonra onlara doğru şekilde hitap edebilirsiniz.

Ardından ne hakkında yazdığınızı netleştirin ve bakış açınızı destekleyecek üç nokta bulun. Yapabiliyorsanız mesajınızı insanileştirmek için paylaşabileceğiniz kişisel bir hikaye düşünün. Sorunun hayatınızı nasıl etkilediğini açıklayın.

Mektup yazmanın kuralları nelerdir?

Seçtiğiniz yetkiliye mektup yazarken uymanız gereken bazı kurallar şunlardır:

• Bir e-posta yazıyorsanız onu bir sayfanın veya beş yüz kelimenin altında tutun.
• Mektubunuzda yalnızca bir konuya değinin.
• Ev adresinizi ekleyin.
• E-posta kullanıyorsanız, aynı anda yalnızca bir temsilciye gönderin.
• Mektubun konu satırında veya ilk cümlesinde konuyu açıkça belirtin.
• Gerçekleri dahil edin.
• Kişisel saldırılardan kaçının.

Hangi tonu kullanmalısınız?

Seçilmiş yetkililere yazılan mektuplarda saygılı ve daha resmi bir yazı tonu kullanılmalıdır . Alıcılar mektupları resmi referans amacıyla saklayabilir veya bazı durumlarda bunları Kongre önünde bile okuyabilir.

İster yerel ister federal olsun, seçilmiş temsilcilerinizin gerçek insanlar olduğunu unutmamak önemlidir. Nazik bir ton kullanarak onların zamanına olan saygınızı ve takdirinizi ifade etmek, mesajınızın hak ettiği ilgiyi almasına yardımcı olacaktır.

Seçtiğiniz yetkili, siz ona bir mektup yazmadan önce veya sonra takdir ettiğiniz bir şekilde davrandıysa, ona bir teşekkür mektubu göndermeyi düşünün .

Mektup nasıl yapılandırılmalıdır?

Mektubunuz yaklaşık dört paragraftan oluşmalı ve bir sayfayı veya beş yüz kelimeyi geçmemelidir.

Seçtiğiniz temsilcinize yazarken izleyebileceğiniz bir taslak aşağıda verilmiştir:

• Selamlama
• Özet
• Bağlam
• Kişisel hikaye
• Saygılı kapanış

Mektup hangi bilgileri içermelidir?

Basılı veya el yazısıyla yazılmış bir mektup yazıyorsanız, mektubu yazdığınız tarihi sağ üst köşeye ekleyin. Bir e-posta yazıyorsanız, selamlamayla başlayın. İlk paragrafınız , özet paragrafı, kim olduğunuzu, neden yazdığınızı ve onlardan ne yapmalarını istediğinizi özetlemelidir. Hakkında yazdığınız konuyla alakalıysa, kimlik bilgilerinizi ( iş unvanınız veya aldığınız herhangi bir onur belgesi ) ekleyebilirsiniz .

İkinci paragrafınızda temsilciye bir bağlam verin. Yazdığınız konu neden önemli? Bu şekilde, konu hakkında ne yapmalarını istediğinizi tam olarak bilirler. Onlardan belirli bir yasa tasarısı için oy vermelerini, topluluğunuzdaki bir çukura karşı harekete geçmelerini veya sorununuza yönelik finansmanı bir bütçeye dahil etmelerini isteyebilirsiniz.

Ardından, en iyi destek noktalarınızdan üçünü sağlayın. Bunlar veriler, ilgili olaylar veya diğer önemli kanıt noktaları olabilir. Kanıtlarınızı ikinci paragrafınızdan sonra madde işaretli bir listeye ayırabilir veya bunları paragrafa dahil edebilirsiniz.

Mektubunuzun son paragrafında sizinle bağlantı kurmalarına yardımcı olun. Kişisel bir hikaye eklemek mektubunuzu daha ikna edici hale getirebilir. Herhangi bir kişisel bağlantınız varsa veya olan birini tanıyorsanız, bunun hakkında bir hikaye anlatın. Dördüncü paragrafınızın başına da bir geçiş cümlesi ekleyebilirsiniz .

Mektubunuzun sonuna kibar bir kapanış ekleyin. "İçtenlikle", "teşekkür ederim" veya buna benzer bir şey yazabilirsiniz. Adınızı imzalayabilirsiniz ancak imzanızın altına da yazdığınızdan emin olun. Varsa unvanınızı adınıza ekleyebilirsiniz.

Adınızdan sonra adresinizi, telefon numaranızı ve e-posta adresinizi ekleyin. Bu şekilde, eğer birden fazla yönetim organı söz konusu ise, seçilmiş temsilciniz sizin onların seçmeni olduğunuzu bilecektir. Ayrıca daha fazla bilgiye ihtiyaç duymaları halinde sizinle iletişim kurabileceklerdir. Mektubunuzu düzeltmeyi , yazım , noktalama işaretlerini ve dil bilgisi hatalarını kontrol etmeyi unutmayın .

Temsilciye yazılan mektup örnekleri

Federal, eyalet ve yerel düzeydeki temsilcilere üç örnek mektup yazdık.

1 ABD temsilcisine mektup

[Adınız] [Adresiniz]

Saygıdeğer Temsilci [Soyadı] ABD Temsilciler Meclisi Washington, DC 20515

Sayın Temsilci [Soyadı],

Adım [X] ve sizin ilçenizde ikamet ediyorum. Sizi [X ajansı/programı/inisiyatifi] için finansmanı artırmaya teşvik etmek için yazıyorum.

Bildiğiniz gibi, [X ajansı], [X]'ten sorumludur. Eyaletimizde [X etkinliği] varken, umarım [X] finansmanına devam etmenin ne kadar önemli olduğunu görürsünüz.

• Programın önemi hakkında Gerçek 1
• Yetkilinin bulunduğu bölgedeki etki hakkında 2. Gerçek
• Kendi bölgeleri dışındakileri nasıl etkilediğine dair Gerçek 3

[X]'e yatırılan para, eyaletimiz de dahil olmak üzere ülke genelindeki topluluklara istihdam yaratılmasına ve yerel ekonominin canlandırılmasına katkıda bulunuyor. Topluluğumda [X]'ten yararlanacak birçok insanı şahsen tanıyorum.

Umarım [X] için fon artışını onaylamayı düşünürsünüz. Zaman ayırdığınız ve değerlendirdiğiniz için teşekkür ederiz. Bu konuyu daha fazla tartışmak isterseniz lütfen benimle iletişime geçin.

Samimi olarak,

[Adınız] [Başlığınız] [E-posta adresiniz] [Telefon numaranız]

2 Eyalet senatörüne e-posta

Sayın Senatör [Soyadı],

Kâr amacı gütmeyen bir konut birliğinin yöneticisi olarak, sizi [Bill numarası]'na evet oyu vermeniz konusunda teşvik etmek için yazıyorum.

Bildiğiniz gibi, [Fatura numarası], [Bölge]'de daha uygun fiyatlı konut inşa etmeye yönelik iki partili, bütçeden bağımsız bir tekliftir. Bu tasarının onaylanması, seçmenlerinizin temel temel konutları için kritik öneme sahip fon sağlanmasına izin veriyor.

[Fatura numarası] aşağıdaki nedenlerden dolayı seçmenleriniz için faydalıdır:

• Bu tasarı yerel istihdam yaratıyor ve yeni konut projelerini finanse ederek ekonomiyi canlandırıyor.
• Bu tasarı, birçoğu şu anda barınamayan, uygun fiyatlı konut arayan iki binden fazla aileye konut sağlayacak.
• Bu tasarı eyalet hükümetinin emlak vergisi gelirini artıracak.

[Kişisel bağlantı veya iş veya yaşam deneyimi] sayesinde seçmenlere uygun fiyatlı ve erişilebilir konut sağlamanın ne kadar önemli olduğunu biliyorum. Eyaletimizde kiralamayı karşılayabilecekleri ev arayan binlerce aile var. Sizi [Bill numarası]'na evet oyu vermeye çağırıyorum.

Bu e-postayı okumaya zaman ayırdığınız için teşekkür ederiz. Yakında sizden haber bekliyorum.

Samimi olarak,

[Tam ad], [İlgiliyse derece] [Adres] [Telefon numarası] [E-posta]

3 Belediye meclis üyesine mektup

[Adınız] [Adresiniz]

Meclis üyesi [Soyadı] [İş adresi]

Sayın Meclis Üyesi/Meclis Üyesi [Soyadı],

Benim adım [Adınız], [Şehrinizin] sakini. 2023 bütçesinde otoyol departmanına ayrılan fonu artırmanızı rica etmek için yazıyorum.

Bildiğiniz gibi, [Şehrinizin] sokaklarında çukurlar ve don kabarmaları görülüyor. Bu yıl çok daha kötüye gittiler ve daha da kötüleşmeden onarılmaları gerekiyor. Çukurlar motorlu araçlarda süspansiyon, hizalama, aks, yağ karteri ve lastik hasarına neden olabilir.

• Don kabarmaları ve çukurlar, Amerika Birleşik Devletleri'nin kuzeydoğusunda her kış 200.000 doların üzerinde hasara neden oluyor.
• [Şehriniz]'de rapor edilen otuzdan fazla çukur ve 150'den fazla tekrarlanan don kabarması var.
• [Şehriniz]'de bildirilen çukurların onarılması yalnızca 1.350 dolara mal olacak.

Yollarımız yüzünden son on iki ayda araba tamirlerine kişisel olarak 1.500 dolardan fazla para harcadım. Çukurların onarılması için kaynak sağlamanızı rica ediyorum. Ayrıca belediye meclisinden, donma etkisini azaltmak için [Yol adları] yeniden asfaltlamayı düşünmesini talep etmek isterim.

Zamanınızı ve düşüncenizi takdir ediyorum.

Samimi olarak,

[Adınız]

Sesinizin duyulması için temsilcilerinize yazın

Birçok seçilmiş yetkili binlerce kişinin sesinden sorumludur. Ayrıca kamu güvenliği, bütçeler, sağlık hizmetleri, kentsel gelişim ve daha fazlası gibi sürekli değişen konularda yön bulmakla da görevliler. Bu nedenle temsilcilerinize yazmak için zaman ayırmanız önemlidir.

Yerel temsilcilerinizle mektup ve e-posta yoluyla etkileşim kurmak, neredeyse her zaman daha yüksek düzeydeki yetkililere yazmaktan daha büyük bir etkiye sahip olacaktır. Yerel yetkililer daha az kişiyi temsil eder ve sizi doğrudan etkileyen şeyler konusunda daha fazla söz hakkına sahiptir.

En fazla etkiye sahip olan mektuplar el yazısı, kişisel, kısa ve düşünceli olanlardır. Temsilcinize yazarak bir ilişki kurmak, mektuplarınızın daha büyük bir etki yaratmasına yardımcı olabilir. Bir değişiklik yapılmasına yardımcı olmak istiyorsanız, hükümette aktif ve katılımcı bir sese sahip olmanız önemlidir.