Seçilmiş Temsilcinize Mektup Nasıl Yazılır?

Demokrasinin ayırt edici özelliklerinden biri, bireylerin görüşlerini paylaşma, bilgi veya yardım talep etme ve seçilenleri kendilerini temsil etmeleri için ikna etmeye çalışma yeteneğidir. Seçilmiş yetkililerle iletişim kurmanın en popüler yollarından biri bir mektup veya e-postadır.

Kişisel mektuplar ve e-postalar, seçilen temsilcilerinizin her gün aldığı çerez kesici mektuplar ve e-postalar kalabalığından mesajınızın öne çıkmasına yardımcı olur. Mesajınızın daha fazla dikkat çekmesini istiyorsanız, postayla göndermek üzere bir mektup yazmayı veya yazdırmayı düşünün. Ancak mesajınız, bekleyen bir oylama gibi zamana duyarlı bir şeyle ilgiliyse, e-posta sizin için en iyi bağlantı yolu olabilir.

İster bir okul yönetim kurulu oturumundan toplantı tutanakları arıyor olun, ister belediye meclis üyenizden boşlukları doldurmasını isteyin veya ABD senatörünüzün dikkatini çekmeye çalışın, bu makale size açık, saygılı bir mektup veya sesinizi duyurmak için e-posta yazmak için bir rehber sunacaktır. Duymak. Seçtiğiniz yetkiliye nasıl mektup yazacağınızı , neleri ekleyeceğinizi öğrenmek ve örnekler bulmak için okumaya devam edin.

Neden seçilmiş temsilcinize bir mektup yazıyorsunuz?

Seçtiğiniz temsilciye yazma amacınız, elde etmek istediğiniz sonuçlara bağlıdır. Seçtiğiniz temsilcinize görüşünüzü belirtmek, belirli bir konuda hareket etmelerini istemek veya kamuya açık belgeler almak için yazabilirsiniz.

Örneğin, belediye meclis üyenize mahallenizdeki bir sorunu çözmelerini talep eden bir mektup yazabilirsiniz. Veya kongre üyenize sizin için önemli olan bir yasa hakkında bilgi vermek için bir mektup yazabilirsiniz.

El yazısıyla yazılmış bir mektup veya e-posta gönderiyor olsanız da, seçilen temsilcinize sizin için neyin önemli olduğunu bildirmenin en doğrudan yolu onlara bir mesaj yazmaktır .

Temsilcinize ne zaman mektup yazmalısınız?

Vaktiniz varsa, bir mektup muhtemelen en çok dikkati çekecektir, ancak kişisel bir e-posta da etkili olabilir. Bir mektup, bilgi talep etmenin, fikrinizi ifade etmenin veya bir harekete geçirici mesajı iletmenin uygun bir yoludur.

Aşağıda, temsilcinize yazmanız gereken bazı durumlar bulunmaktadır:

• Bilgi veya hizmetlere ihtiyacınız olduğunda
• Bir soruna veya ihtiyaca dikkat çekmek istediğinizde
• Bir sorunu veya ihtiyacı ele aldıkları için onlara teşekkür etmek istediğinizde
• Eylemleriyle hayal kırıklığınızı veya hayal kırıklığınızı paylaşmak istediğinizde

Temsilcinize bir mektup, e-posta veya mesaj nasıl yazılır

Bir mesaj, mektup veya e-posta yazmadan önce, onu kimin alması gerektiğini belirleyin. Bu, yerel bir konsey üyesi, bir eyalet senatörü veya temsilcisi veya federal bir senatör veya temsilci olabilir. Kime yazdığınızı öğrendikten sonra, onlara doğru şekilde hitap edebilirsiniz.

Ardından, ne hakkında yazdığınızı netleştirin ve bakış açınızı desteklemek için üç nokta bulun. Yapabiliyorsanız, mesajınızı insancıllaştırmak için paylaşabileceğiniz kişisel bir hikaye düşünün. Sorunun hayatınızı nasıl etkilediğini açıklayın.

Mektup yazmanın kuralları nelerdir?

Seçtiğiniz görevliye mektup yazarken uymanız gereken bazı kurallar şunlardır:

• Bir e-posta yazıyorsanız, bir sayfa veya beş yüz kelimenin altında tutun.
• Mektubunuzda yalnızca bir konuya değinin.
• Ev adresinizi ekleyin.
• E-posta kullanıyorsanız, aynı anda yalnızca bir temsilciye gönderin.
• Konu satırında veya mektubun ilk cümlesinde konuyu açıkça belirtin.
• Gerçekleri dahil edin.
• Kişisel saldırılardan kaçının.

Hangi tonu kullanmalısınız?

Seçilmiş yetkililere gönderilen mektuplar, saygılı ve daha resmi bir yazı tonunu korumalıdır . Alıcılar mektupları resmi başvuru için saklayabilir veya bazı durumlarda Kongre'nin önünde bile okuyabilir.

Yerel veya federal, seçilmiş temsilcilerinizin gerçek insanlar olduğunu hatırlamak önemlidir. Nazik bir ton kullanarak zamanlarına saygı ve takdirinizi ifade etmek, mesajınızın hak ettiği ilgiyi görmesine yardımcı olacaktır.

Seçtiğiniz görevli size mektup yazmadan önce veya sonra takdir ettiğiniz şekilde davrandıysa, onlara bir teşekkür mektubu göndermeyi düşünün .

Mektup nasıl yapılandırılmalıdır?

Mektubunuz yaklaşık dört paragraftan oluşmalı ve bir sayfadan veya beş yüz kelimeden uzun olmamalıdır.

Seçtiğiniz temsilcinize yazarken izleyebileceğiniz bir taslak:

• Selamlama
• Özet
• Bağlam
• Kişisel hikaye
• Saygılı kapanış

Mektup hangi bilgileri içermelidir?

Basılı veya el yazısıyla yazılmış bir mektup yazıyorsanız, mektubu yazdığınız tarihi sağ üst köşeye ekleyin. Bir e-posta yazıyorsanız, bir selamlama ile başlayın. İlk paragrafınız olan özet paragraf, kim olduğunuzu, neden yazdığınızı ve onlardan ne yapmalarını istediğinizi özetlemelidir. Yazdığınız konuyla ilgiliyse , kimlik bilgilerinizi ( iş unvanınız veya aldığınız herhangi bir onur ) dahil edebilirsiniz.

İkinci paragrafınızda, temsilciye biraz bağlam verin. Yazdığınız konu neden önemli? Bu şekilde, sorunla ilgili olarak onlardan ne yapmalarını istediğinizi tam olarak bilirler. Onlardan belirli bir yasa tasarısı için oy vermelerini, topluluğunuzdaki bir çukura karşı harekete geçmelerini veya sorununuz için bir bütçeye fon eklemelerini isteyebilirsiniz.

Ardından, en iyi destekleyici noktalarınızdan üçünü sağlayın. Bunlar veriler, ilgili olaylar veya diğer önemli kanıt noktaları olabilir. Kanıtlarınızı ikinci paragrafınızdan sonra madde imli bir listeye bölebilir veya paragrafa dahil edebilirsiniz.

Mektubunuzun son paragrafında, sizinle bağlantı kurmalarına yardımcı olun. Kişisel bir hikaye eklemek mektubunuzu daha inandırıcı hale getirebilir. Herhangi bir kişisel bağlantınız varsa veya olan birini tanıyorsanız, bunun hakkında bir hikaye anlatın. Dördüncü paragrafınızın başına da bir geçiş cümlesi ekleyebilirsiniz .

Mektubunuzun sonuna kibar bir kapanış ekleyin. Bu satırlar boyunca “içtenlikle”, “teşekkür ederim” veya başka bir şey yazabilirsiniz. Adınızı imzalayabilirsiniz, ancak imzanızın altına da yazdırdığınızdan emin olun. Varsa unvanınızı adınıza ekleyebilirsiniz.

Adınızdan sonra adresinizi, telefon numaranızı ve e-posta adresinizi ekleyin. Bu şekilde, birden fazla yönetim organı söz konusuysa, seçilmiş temsilciniz, onların kurucuları olduğunuzu bilecektir. Ayrıca daha fazla bilgiye ihtiyaçları olursa sizinle iletişime geçebilirler. Yazımı , noktalama işaretlerini ve dilbilgisi hatalarını kontrol ederek mektubunuzu düzeltmeyi unutmayın .

Temsilciye mektup örnekleri

Federal, eyalet ve yerel düzeydeki temsilcilere üç örnek mektup yazdık.

1 ABD temsilcisine mektup

[Adınız] [Adresiniz]

Saygıdeğer Temsilci [Soyadı] ABD Temsilciler Meclisi Washington, DC 20515

Sayın Temsilci [Soyadı],

Benim adım [X] ve bölgenizde ikamet ediyorum. Sizi [X ajansı/programı/girişimi] için finansmanı artırmaya teşvik etmek için yazıyorum.

Bildiğiniz gibi, [X ajansı], [X]'ten sorumludur. Eyaletimizde [X olayı] varken, [X]'i finanse etmeye devam etmenin ne kadar önemli olduğunu göreceğinizi umuyorum.

• Programın önemi hakkında gerçek 1
• Yetkilinin bulunduğu bölgedeki etki hakkında 2. Gerçek
• Bölgelerinin ötesindekileri nasıl etkilediğine dair 3. Gerçek

[X]'e yatırılan para, devletimiz de dahil olmak üzere ülke genelindeki topluluklara, istihdam yaratılmasına ve yerel ekonominin canlanmasına katkıda bulunuyor. Topluluğumda [X]'ten yararlanacak birçok insanı şahsen tanıyorum.

Umarım [X] için fon artışına onay vermeyi düşünürsünüz. Vakit ayırdığınız ve değerlendirdiğiniz için teşekkürler. Bu konuyu daha fazla tartışmak isterseniz lütfen benimle iletişime geçin.

İçtenlikle,

[Adınız] [Başlığınız] [E-posta adresiniz] [Telefon numaranız]

2 Bir eyalet senatörüne e-posta

Sayın Senatör [Soyadı],

Kâr amacı gütmeyen bir konut ittifakının yöneticisi olarak, sizi [Fatura numarası] konusunda evet oyu vermeye teşvik etmek için yazıyorum.

Bildiğiniz gibi, [Fatura numarası], [Bölge]'de daha uygun fiyatlı konut inşa etmek için iki taraflı, bütçeden bağımsız bir tekliftir. Bu tasarının onaylanması, seçmenlerinizin temel temel konutları için kritik finansmana izin verir.

[Fatura numarası] aşağıdaki nedenlerden dolayı seçmenleriniz için faydalıdır:

• Bu yasa tasarısı yerel istihdam yaratıyor ve yeni konut projelerini finanse ederek ekonomiyi canlandırıyor.
• Bu tasarı, çoğu şu anda barınmayan, uygun fiyatlı konut arayan iki binden fazla aileye konut sağlayacak.
• Bu yasa, eyalet hükümeti için emlak vergisi gelirini artıracak.

[Kişisel bağlantı veya iş veya yaşam deneyimi] aracılığıyla, seçmenlere uygun fiyatlı ve erişilebilir konut sağlamanın ne kadar önemli olduğunu biliyorum. Ülkemizde kiralık ev arayan binlerce aile var. [Fatura numarası] için evet oyu vermenizi rica ediyorum.

Bu e-postayı okumaya zaman ayırdığınız için teşekkür ederiz. Yakında sizden haber bekliyorum.

İçtenlikle,

[Tam ad], [İlgili ise derece] [Adres] [Telefon numarası] [E-posta]

3 Belediye meclis üyesine mektup

[Adınız] [Adresiniz]

Konsey Üyesi [Soyadı] [İş adresi]

Sayın Meclis Üyesi/Meclis Üyesi [Soyadı],

Benim adım [Senin adın], [Şehrin] sakini. 2023 bütçesinde otoyol departmanına ayrılan fonu artırmanızı istemek için yazıyorum.

Bildiğiniz gibi, çukurlar ve buz kütleleri [Şehrinizin] sokaklarını rahatsız etti. Bu yıl çok daha kötüye gittiler ve daha kötüye gitmeden onarılmaları gerekiyor. Çukurlar motorlu araçlarda süspansiyon, hizalama, aks, yağ karteri ve lastik hasarına neden olabilir.

• Kuzeydoğu Amerika Birleşik Devletleri'nde don kabarmaları ve çukurlar her kış 200.000 doların üzerinde hasara neden oluyor.
• [Şehrinizde] otuzdan fazla rapor edilen çukur ve 150 tekrarlayan don kabarması var.
• [Şehrinizde] bildirilen çukurları onarmak sadece 1.350 dolara mal olacak.

Yollarımız nedeniyle geçtiğimiz on iki ay içinde kişisel olarak araba tamirine 1.500 dolardan fazla harcadım. Çukurları düzeltmek için finansman sağlamanızı rica ediyorum. Ayrıca, şehir konseyinin buzlanmayı azaltmak için [Yol adlarını] yeniden asfaltlamayı düşünmesini rica ediyorum.

Zamanınızı ve düşüncenizi takdir ediyorum.

İçtenlikle,

[Adınız]

Duyulmak için temsilcilerinize yazın

Seçilmiş birçok yetkili, binlerce kişinin sesinden sorumludur. Ayrıca, kamu güvenliği, bütçeler, sağlık hizmetleri, kentsel gelişim ve daha fazlası gibi sürekli değişen konularda gezinmekle görevlendirilmişlerdir. Bu nedenle, temsilcilerinize yazmak için zaman ayırmanız önemlidir.

Yerel temsilcilerinizle mektup ve e-posta yoluyla etkileşim kurmak, hemen hemen her zaman daha yüksek düzeydeki yetkililere yazmaktan daha büyük bir etkiye sahip olacaktır. Yerel yetkililer daha az kişiyi temsil eder ve sizi neyin doğrudan etkilediği konusunda daha fazla söz sahibidir.

En fazla etkiye sahip mektuplar el yazısı, kişisel, özlü ve düşünceli mektuplardır. Temsilcinize yazarak bir ilişki kurmak, mektuplarınızın daha büyük bir etkiye sahip olmasına yardımcı olabilir. Bir değişiklik yapılmasına yardımcı olmak istiyorsanız, hükümette aktif ve ilgili bir sese sahip olmak önemlidir.