Yazılı Geribildirim Nasıl Verilir: Yapılması ve Yapılmaması Gerekenler

Yapıcı ve doğrudan geri bildirim, yöneticilerin ve iş arkadaşlarının büyümeyi kutlarken ve zorlukları kabul ederken birbirlerini motive etmelerine yardımcı olabilir ve geri bildirimi paylaşma yaklaşımımız, iş arkadaşlarımızın bunu nasıl alacağı açısından kritik öneme sahiptir.

Geribildirim vermek herkese doğal gelmez ama endişelenmeyin; Yapıcı geri bildirim yazmaya yönelik eksiksiz bir kılavuz hazırladık. Bu makalede, yazılı geri bildirim vermeye yönelik üç adımlı formülümüzü, profesyonel geri bildirim yazmaya yönelik ipuçlarını ve yazılı geri bildirim örneklerini bulacaksınız .

Yazılı geri bildirim nedir?

Yazılı geri bildirim, işyerindeki bir kişinin profesyonel olarak gelişmesine ve gelişmesine yardımcı olmayı amaçlayan bir rehberlik kaydıdır. Genel olarak yazılı geri bildirim; övgüyü, nelerin geliştirilebileceğine bir bakışı ve kişinin takip etmesi gereken bazı sonraki adımları içerebilir.

Yazılı geri bildirim resmi veya gayri resmi olabilir ve aşağıdaki yaygın formatlar da dahil olmak üzere birçok ortamdan gelebilir:

• Yıllık incelemeler
• Proje retrospektifleri
• Değerlendirmeler
• Haftalık toplantılar
• Akran geribildirimi
• E-postalar
• Belgelerdeki, proje yönetimi araçlarındaki veya diğer çalışma platformlarındaki yorumlar
• Revizyon talepleri

Yazılı geri bildirim ne zaman verilmeli?

Yazılı geri bildirim, bir kişinin ilerleyişini belgeleyen ve hem yöneticiye hem de alıcıya işi veya bir hedefe doğru hareketi takip ederken başvurulacak bir şeyler veren kağıt üzerinde bir iz bırakmanın harika bir yoludur (oysa sözlü geri bildirim unutulabilir veya yanlış hatırlanabilir).

Pek çok işyeri geri bildirimi hem olumlu hem de olumsuz bir değerlendirme yerine, ilerleme ve zorluk alanları olarak çerçeveliyor. Birinin işini veya davranışını eleştiren geri bildirimi vermek ve almak zor olabilir, ancak bundan kaçınmak daha da kötüdür. Olumsuz geri bildirimi saklayarak kişiye kötülük yapmış olursunuz: Standartları karşılamadıklarını bilmiyorlarsa nasıl gelişebilirler?

Aşağıdaki durumlarda yazılı geri bildirimde bulunmak isteyebilirsiniz.

• Şirketin gerektirdiği incelemeler veya değerlendirmeler
• Kağıtta iz bırakmak veya kayıt tutmak
• Açıklanması kolay karmaşık olmayan durumlar
• Yazılı kuralların ihlali
• Bir etkinlikten sonra geri bildirim vermek

Geri bildirimi ne zaman bekletmelisiniz?

Geri bildirimin ertelenmesi veya verilmemesi gereken durumlar her zaman vardır.

Geri bildirim eyleme dönüştürülebilir veya onaylayıcı değilse, neden geri bildirim vermek istediğinizi kendinize sorun. Duygularınız yükseldiğinde veya paylaşmak istediğiniz bilgi kişisel olduğunda bir adım geri çekilin ve yeniden değerlendirin.

Yapıcı geri bildirim, alıcının iyileştirilmesi gereken çalışması veya davranışı hakkında notlar içermelidir; neyi iyi yaptığına, neyi kötü yaptığına dair kanıtlar ve onu motive edecek sonraki adımları açık bir şekilde belirtmelidir . Olumlu geribildirim spesifik ve tamamlayıcı olmalıdır.

Son olarak, uğraştığınız durum yazılı olarak açıklanamayacak kadar karmaşıksa veya bağlam dışına çıkarılabilecekse, birincil iletim yönteminiz olarak yazılı geri bildirimi kullanmaktan kaçınmalısınız. Bir konuşmayı not etmek için yazılı geri bildirimi kullanabilirsiniz, ancak incelikli durumları sözlü geri bildirim için saklamak en iyisidir.

Aşağıdaki durumlarda yazılı geribildirimden kaçınmalısınız:

• Duygular yükseldiğinde
• Kişisel geri bildirimin yapıcı olmadığı durumlarda
• İncelikli durumlarda

Yazılı geri bildirim nasıl verilir?

Konu ister alıcının devam etmesini veya değiştirmesini istediğiniz davranış olsun, değerlendirmenizi olumlu bir şekilde yazılı olarak iletebilirsiniz.

Ne tür bir geri bildirim vermek isterseniz isteyin, bunun hemen geldiğinden emin olun. Çoğu yazılı geri bildirim, bir olay meydana geldikten sonra sağlanır. Yıllık inceleme, proje geri bildirimi veya planlanmış başka bir geri bildirim biçimi olmadığı sürece, geri bildirimin bir etkinlikten sonraki bir hafta içinde teslim edilmesi iyi bir kuraldır.

Spesifik olun

Geri bildirim söz konusu olduğunda genellemelerden kaçının. Alıcının eylemlerine ilişkin örnekler ve ilerlemeye yönelik önerileriniz mümkün olduğunca açık olmalıdır.

Ne kadar spesifik olursanız, alıcının ilettiğiniz bilgiyi sindirmesi o kadar kolay olacaktır. Kendinize şu soruyu sorarak başlayın: "Bu geri bildirimi vererek neyi başarmayı umuyorum?" ve oradan geriye doğru çalışın.

Yapıcı geri bildirim sunuyorsanız, kişinin işinin veya davranışının standartlara uymadığı durumlara örnekler verin. Daha sonra onlara belirli bir zaman diliminde ulaşabilecekleri açık, ölçülebilir ve ulaşılabilir hedefler verin. Olumlu geri bildirim veriyorsanız tekrar görmek istediğiniz belirli bir eylemi veya sonucu belirtin.

Önemini vurgulayın

Alıcıyla tartıştığınız geri bildirimin önemli olduğunu düşünseniz de, alıcı aynı şekilde hissetmeyebilir. Paylaştığınız şeyinnedenönemli olduğunu iletmek sizin sorumluluğunuzdur .

Eylemlerinin (veya eylemsizliklerinin) etkisini açıklayarak onlara bunun önemli olduğunu gösterebilirsiniz.

Empatik olun

Geri bildiriminizi empatiyle ve nezaketle paylaşırsanız, iyi karşılanma olasılığı çok daha yüksektir. Nazik geri bildirimler yapıcı, saygılı, destekleyici ve şefkatlidir. Zorlukları ve dış etkileri kabul edebilir ve (eğer bu doğruysa) onların çabalarını takdir ettiğinizi belirtebilirsiniz.

Nezaket şu şekilde aktarılabilir:

• Size soru sormaları için zaman tanıyın.
• Senifadeleri yerinebenifadelerini kullanmak , örneğin, "Haftalık ölçümlerin geç geldiğini fark ettim" veya "Ekibimizin hedeflerinin daha gösterişli bir sunumunu görmeyi umuyordum."
• Daha fazlasını görmek isteyeceğiniz şeylere iltifat etmek.
• Varsa dış zorlukların kabul edilmesi.

Yazılı geribildirim örnekleri

İletişim geri bildirim mesajı örneği

Merhaba Lex. Otel projesiyle ilgili bir durum güncellemeniz var mı diye merak ediyorum. Herhangi bir sorunla karşılaşırsanız lütfen en kısa sürede bana bildirin, böylece tekrar yolunuza devam etmenize yardımcı olabilirim. Projenin sonuna yaklaştığımız şu günlerde, nerede olduğumuzu bilmem için bana hafta boyunca birkaç kez mesaj gönderebilir misiniz? Teşekkürler!

Olumlu geri bildirim anlık mesaj örneği

Hannah, bugünkü stand-up'ımızda açık fikirli ve ısrarcı olduğun için teşekkür ederim. Yaratıcı düşünceniz konuya yeni bir açıdan bakmamıza yardımcı oldu ve projeyi zamanında bitirebileceğimizden eminim. Şimdi son iki sprintimizi son teslim tarihine uyacak şekilde yeniden düzenlemeye odaklanalım. Mükemmel çalışmaya devam edin!

Yönetici geri bildirimi örneği

Hey Martha, iletişimimizi ve hedeflerimi tartışmak için bir zaman planlayabilir miyiz? Son zamanlarda satış hedeflerimi sorduğumda neyi hedeflemem gerektiği konusunda net cevaplar aldığımı düşünmüyorum. Çeyreğin sonuna kadar hedeflerime ulaşmak için önümüzdeki hafta size yetişmeyi çok isterim. Çarşamba günü boş musun?

Yıllık inceleme e-postası örneği

Merhaba Erik,

Bugünkü yıllık değerlendirme toplantımıza katıldığınız için teşekkür ederiz. Ekte inceleme formunun tamamını bulacaksınız. Aşağıda öne çıkanları ekledim.

Ne doğru gidiyor:Güçlü ve zamanında iletişim kurabilen, çalışkan, ayrıntı odaklı bir proje yöneticisi oldunuz. Ekibiniz sizi övüyor (ekteki belgeye bakın) ve ortak çabalarınız gözden kaçmıyor!

Neyin iyileştirilmesi gerekiyor:Bu yıl projenizin son teslim tarihlerinin altısından yalnızca ikisini yerine getirdiniz. Bu, projelerin bütçeyi aşmasına neden olur ve yüklenicileri doğru şekilde planlama yeteneğimizi engeller.

Sonraki adımlar:Toplantımızda tartıştığımız gibi, lütfen önümüzdeki yılın son teslim tarihlerine öncelik verin. Daha fazla personele, daha az projeye veya başka herhangi bir kaynağa ihtiyacınız varsa bana bildirmekten çekinmeyin.

Sorunları konuşmanız gerekiyorsa veya başka sorularınız ya da endişeleriniz varsa yanınızdayım.

Samimi olarak,

Lauren

Akran geri bildirimi örneği

Hey Mak, geçen hafta ekiple olan işbirliğin harikaydı ama e-posta kampanyasının grafikleri konusunda benden yardım istediğinde kendi projelerimin bir kenara atıldığını hissettim. Geçmişte kendi başınıza harika bir set oluşturabileceğinizden emin olacak kadar çalışmanızı gördüm. Gelecek hafta onlarla tek başına mücadele etmeyi deneyebilir misin? Değilse, bana bildirin ve bazı alternatifleri tartışalım.

Geribildirim mesleki gelişimin anahtarıdır

Etkili geri bildirim oluşturmak emek ister. Üretken, sindirilebilir geri bildirim oluşturmak için bunların açık, empatik ve uygulanabilir olduğundan emin olun.

Çalışmalarının veya davranışlarının ideal olmadığı durumlara örnekler verin ve takip için açık, ulaşılabilir hedefler sağlayın. Ayrıca başarılara dikkat çekin ve geri bildirimin neden önemli olduğunu vurgulayın. Kendinizi alıcının yerine koyun ve yazılı geri bildiriminizi düzenli tutun. Bu yaklaşıma sadık kaldığınızda etkili yazılı geri bildirim verme yolunda ilerleyeceksiniz.

Olumlu ve olumsuz geri bildirimlerin her ikisi de biraz incelikli yazmanızı gerektirir. Bu nedenle şu temel bilgileri aklınızda bulundurun:

1. Olumlu yönlerle başlayın.
2. Varsa eksik olanı belirtin.
3. Net ve ulaşılabilir sonraki adımlarla bitirin.

Yazılı geri bildirimde bulunurken aklınızda belirli bir amaç olabilir. Ancak en iyi sonucun, kişinin içgörüyü takdir etmesi ve bilgiyle ne yapacağını bilmesi olduğunu unutmayın.