Yazılı Geribildirim Nasıl Verilir: Yapılması ve Yapılmaması Gerekenler

Yapıcı ve doğrudan geri bildirim, yöneticilerin ve iş arkadaşlarının büyümeyi kutlarken ve zorlukları kabul ederken birbirlerini motive etmelerine yardımcı olabilir ve geri bildirimi paylaşma yaklaşımımız, iş arkadaşlarımızın bunu nasıl aldığı açısından kritik öneme sahiptir.

Geribildirim vermek herkese doğal olarak gelmez ama merak etmeyin; yapıcı geribildirim yazmak için eksiksiz bir rehber hazırladık. Bu makalede, yazılı geri bildirim vermek için üç adımlı formülümüzü, profesyonel geri bildirim yazmaya yönelik ipuçlarını ve yazılı geri bildirim örneklerini bulacaksınız .

Yazılı geri bildirim nedir?

Yazılı geri bildirim, işyerindeki birinin profesyonel olarak gelişmesine ve gelişmesine yardımcı olmayı amaçlayan bir rehberlik kaydıdır. Genel olarak, yazılı geri bildirim övgü, nelerin iyileştirilebileceğine bir bakış ve kişinin takip etmesi gereken sonraki adımları içerebilir.

Yazılı geri bildirim resmi veya gayri resmi olabilir ve aşağıdaki yaygın biçimler de dahil olmak üzere birçok ortamda gelebilir:

• Yıllık incelemeler
• Proje retrospektifleri
• Değerlendirmeler
• Haftalık toplantılar
• Akran geri bildirimi
• E-postalar
• Belgelerdeki, proje yönetim araçlarındaki veya diğer çalışma platformlarındaki yorumlar
• Revizyon istekleri

Yazılı geri bildirim ne zaman verilmeli

Yazılı geri bildirim, bir kişinin ilerlemesini belgeleyen bir kağıt izi bırakmanın harika bir yoludur ve hem yöneticiye hem de alıcıya işi veya bir hedefe doğru hareketi izlerken referans olacak bir şeyler verir (oysa sözlü geri bildirim unutulabilir veya yanlış hatırlanabilir).

Birçok iş yeri, geri bildirimi hem olumlu hem de olumsuz bir değerlendirmeden ziyade ilerleme ve zorluk alanları olarak çerçeveler. Birinin işi veya davranışı için kritik olan geri bildirimi vermek ve almak zor olabilir, ancak bundan kaçınmak daha da kötüdür. Olumsuz geri bildirimi esirgeyerek, kişiye kötülük etmiş olursunuz: Standartları karşılamadıklarını bilmiyorlarsa nasıl gelişebilirler?

Aşağıdaki durumlarda yazılı geri bildirimde bulunmak isteyebilirsiniz.

• Şirket tarafından gerekli incelemeler veya değerlendirmeler
• Kağıt izi bırakmak veya kayıt tutmak için
• Açıklanması kolay karmaşık olmayan durumlar
• Yazılı kuralların ihlali
• Bir etkinlikten sonra geri bildirim verme

Geribildirime ne zaman ara vermelisiniz?

Geribildirimin ertelenmesi veya durdurulması gereken durumlar her zaman vardır.

Geri bildirim eyleme geçirilebilir veya onaylayıcı değilse, kendinize neden geri bildirim vermek istediğinizi sorun. Duygularınız yükseldiğinde veya paylaşmak istediğiniz bilgiler kişisel olduğunda, bir adım geri atın ve yeniden değerlendirin.

Yapıcı geri bildirim, alıcının çalışması veya iyileştirilmesi gereken davranışı hakkında notlar içermelidir - neleri iyi yaptıklarının, neleri kötü yaptıklarının kanıtı ve onları motive etmek için sonraki net adımlar . Olumlu geri bildirim spesifik ve tamamlayıcı olmalıdır.

Son olarak, karşı karşıya olduğunuz durum yazılı olarak açıklanamayacak kadar karmaşıksa veya bağlamdan çıkarılabilecek durumdaysa, yazılı geri bildirimi birincil teslim yönteminiz olarak kullanmaktan kaçınmalısınız. Bir sohbeti not etmek için yazılı geri bildirim kullanabilirsiniz, ancak incelikli durumlar en iyi şekilde sözlü geri bildirim için saklanır.

Aşağıdaki durumlarda yazılı geribildirimden kaçınmalısınız:

• Duygular yükseldiğinde
• Kişisel geribildirim yapıcı olmadığında
• Nüanslı durumlarda

Yazılı geri bildirim nasıl verilir?

Konu, alıcının devam etmesini veya değiştirmesini istediğiniz davranış olsun, değerlendirmenizi yazılı olarak olumlu bir şekilde iletebilirsiniz.

Vermek istediğiniz geri bildirimin türü ne olursa olsun, hemen geldiğinden emin olun. Yazılı geri bildirimlerin çoğu, bir olay gerçekleştikten sonra sağlanır. Yıllık inceleme, proje geri bildirimi veya planlanmış başka bir geri bildirim biçimi olmadıkça, geri bildirimin bir etkinlikten sonraki bir hafta içinde teslim edilmesini sağlamak iyi bir kuraldır.

Açık ol

Geri bildirim söz konusu olduğunda, genellemelerden kaçının. Alıcının eylemlerine ilişkin örnekler ve ilerlemek için önerileriniz mümkün olduğunca açık olmalıdır.

Ne kadar spesifik olursanız, alıcının ilettiğiniz bilgileri sindirmesi o kadar kolay olur. Kendinize "Bu geri bildirimi vererek neyi başarmayı umuyorum?" diye sorarak başlayın. ve oradan geriye doğru çalışın.

Yapıcı geri bildirimde bulunuyorsanız, kişinin işinin veya davranışının standartları karşılamadığına dair örnekler verin. Ardından, belirli bir zaman diliminde gerçekleştirmeleri için onlara net, ölçülebilir ve ulaşılabilir hedefler verin. Olumlu geribildirim veriyorsanız, tekrar görmek istediğiniz belirli bir eylemi veya sonucu belirtin.

önemi vurgulamak

Alıcıyla tartıştığınız geri bildirimin önemli olduğunu düşünebilirsiniz, ancak onlar aynı şekilde hissetmeyebilir. Paylaştığınız şeyin neden önemli olduğunu iletmek sizin sorumluluğunuzdadır .

Eylemlerinin (veya eylemsizliklerinin) etkisini açıklayarak onlara bunun önemli olduğunu gösterebilirsiniz.

empatik ol

Empati ve nezaketle paylaşırsanız, geri bildiriminizin iyi karşılanma olasılığı çok daha yüksektir. Nazik geribildirim yapıcı, saygılı, destekleyici ve şefkatlidir. Zorlukları ve dış etkileri kabul edebilir ve (eğer bu doğruysa) çabalarını takdir ettiğinizi not edebilirsiniz.

Nezaket şu şekilde iletilebilir:

• Size soru sormaları için zaman tanımak.
• Siz ifadeleri yerine ben ifadeleri kullanma , örneğin, "Haftalık ölçümlerin geç geldiğini fark ettim" veya "Ekibimizin hedeflerinin daha gösterişli bir sunumunu görmeyi umuyordum."
• Daha fazlasını görmek istediğiniz şeylere iltifat etmek.
• Varsa dış zorlukları kabul etmek.

Yazılı geribildirim örnekleri

İletişim geri bildirim mesajı örneği

Selam, Lex. Otel projesiyle ilgili bir durum güncellemeniz var mı merak ediyorum. Herhangi bir sorun yaşarsanız, lütfen mümkün olan en kısa sürede bana bildirin, böylece yolunuza devam etmenize yardımcı olabilirim. Projenin sonuna yaklaşırken, nerede olduğumuzu bilmem için hafta boyunca bana birkaç kez mesaj atabilir misiniz? Teşekkürler!

Olumlu geri bildirim anlık ileti örneği

Hannah, bugünkü stand-up'ımızda açık fikirli ve ısrarcı olduğun için teşekkürler. Yaratıcı düşünceniz konuya yeni bir şekilde bakmamıza yardımcı oldu ve projeyi zamanında bitirebileceğimizden eminim. Ardından, son iki Sprint'imizi son teslim tarihini karşılamak için yeniden düzenlemeye odaklanalım. Mükemmel çalışmaya devam edin!

Yönetici geri bildirimi örneği

Hey Martha, iletişimimizi ve hedeflerimi tartışmak için bir zaman ayarlayabilir miyiz? Son zamanlarda satış hedeflerimi sorduğumda, neyi hedeflemem gerektiğine dair net cevaplar aldığımı düşünmüyorum. Çeyreğin sonuna kadar hedeflerime ulaşmak için önümüzdeki hafta içinde size yetişmeyi çok isterim. Çarşamba günü boş musun?

Yıllık inceleme e-postası örneği

Merhaba Erik,

Bugünkü yıllık inceleme toplantımıza katıldığınız için teşekkür ederiz. Ekte eksiksiz inceleme formunu bulacaksınız. Öne çıkanları aşağıya ekledim.

Neler doğru gidiyor: Güçlü ve zamanında iletişim kuran ve çalışkan, ayrıntılara önem veren bir proje yöneticisi oldunuz. Ekibiniz sizi övüyor (ekteki belgeye bakın) ve işbirlikçi çabalarınız gözden kaçmıyor!

Neyin iyileştirilmesi gerekiyor: Bu yıl projenizin altı son teslim tarihinden yalnızca ikisine ulaştınız. Bu, projelerin bütçeyi aşmasına yol açar ve yüklenicileri doğru bir şekilde planlama yeteneğimizi engeller.

Sonraki adımlar: Toplantımızda tartıştığımız gibi, lütfen önümüzdeki yıl için son tarihlere öncelik verin. Daha fazla personele, daha az projeye veya başka kaynaklara ihtiyacınız olursa bana bildirmekten çekinmeyin.

Bir şeyleri konuşmaya ihtiyacın olursa veya başka soruların veya endişelerin olursa senin için buradayım.

İçtenlikle,

Lauren

Akran geri bildirimi örneği

Hey Mak, geçen hafta ekiple işbirliğin harikaydı ama e-posta kampanyası için grafikler konusunda benden yardım istediğinde kendi projelerimin bir kenara atıldığını hissettim. Geçmişte kendi başınıza harika bir set oluşturabileceğinizden emin olmak için çalışmalarınızı yeterince gördüm. Gelecek hafta onlarla tek başına mücadele etmeyi deneyebileceğini düşünüyor musun? Değilse, bana bildirin ve bazı alternatifleri tartışalım.

Geribildirim profesyonel gelişimin anahtarıdır

Etkili geri bildirim oluşturmak emek ister. Üretken, sindirilebilir geri bildirim oluşturmak için bunun açık, empatik ve eyleme dönüştürülebilir olduğundan emin olun.

Çalışmalarının veya davranışlarının ne zaman ideal olmadığına dair örnekler verin ve takip için net, ulaşılabilir hedefler verin. Ayrıca, başarıları belirtin ve geri bildirimin neden önemli olduğunu vurgulayın. Kendinizi alıcının yerine koyun ve yazılı geri bildiriminizi düzenli tutun. Bu yaklaşıma sadık kalın ve etkili yazılı geri bildirim verme yolunda olacaksınız.

Olumlu ve olumsuz geri bildirimlerin her ikisi de biraz incelikli yazmanızı gerektirir. Bu nedenle, şu temel bilgileri aklınızda bulundurun:

1. Pozitiflerle başlayın.
2. Varsa eksikleri belirtin.
3. Net, ulaşılabilir sonraki adımlarla bitirin.

Yazılı geri bildirim sağlarken aklınızda belirli bir hedef olabilir. Ancak en iyi sonucun, kişinin içgörüyü takdir etmesi ve bilgiyle ne yapacağını bilmesi olduğunu unutmayın.