在电子邮件中表达“抱歉给您带来不便”的 4 种更好方法

没有人喜欢传播坏消息——尤其是在书面上。当传达不幸的消息、错误或令人失望的事件时，我们倾向于加入一个特定的短语来减轻打击：“抱歉给您带来不便。”使用这句话的诱惑是可以理解的。但它经常被过度使用，无论我们是报告轻微的麻烦，例如更改会议时间，还是更重要的事情，例如取消主要合同。

但即使认真使用时，这种陈词滥调的说法也变得如此普遍，讽刺的是，它听起来很不真诚。特别是如果你的接收者认为这种不便是一个很大的烦恼，那么预先准备好的道歉就不能传达多少悔意；你可能会显得不真诚或麻木不仁。

有更好的选择来表达歉意。有时有更合适的方式来表达遗憾，尤其是在您无法控制的情况下。也许是在写一封道歉信。在其他时候——当你确实感到悔恨和有过错时——有更强烈的方式来表达。在这里，我们针对您可能遇到的不同情况收集了一些替代方案。

1 “我理解你的沮丧。”

尤其是在专业环境中面向客户的角色中，很容易使用“抱歉给您带来的不便”作为笼统的道歉（例如，包裹丢失、错过预约或服务错误）。在这些情况下，这句话可能会被认为是无效或不专业，而不是关心。这可能会加剧挫败感。

精心设计回复以表明您了解收件人的观点并希望弥补错误行为非常重要。承认他们的感受并接受责备，而不是仅仅将他们的抱怨视为“不便”而忽略他们的抱怨，更有可能导致修复。使用“我理解你的挫败感”可以以同理心引导回应。这是一种更有力的方式，有望缓解紧张的情绪，并达成双方都满意的解决方案。

2 “我意识到这令人失望。”

想象一下：您因一周忙碌的工作而筋疲力尽，需要取消晚餐约会。 。 。距离开始还有三十分钟。发送“抱歉给您带来不便”是传达该消息的一种客观方式。尽管我们的通讯越来越数字化，但我们并不是机器人。请记住，信件的另一端有一个人。

认识到失望并承担责任是这里的关键。表明你正在考虑他们的观点。相反，尝试以这样的方式开始你的文字：“我意识到这是临时通知，我们整个星期都期待着在你最喜欢的餐厅见面。 。 ”。有了这个，你就承担了责任。包括个人详细信息也传达了关怀。

让您的收件人知道您意识到自己的错误并致力于解决问题，这将在双方关系中建立信任和信心，无论是个人关系还是职业关系。

3 “感谢您的耐心等待。”

遗憾和悔恨不是同一件事。有时，一些不幸或令人遗憾的事情会发生，但却是我们无法控制的。这些情况实际上并不值得你道歉。例如：假设您是一名航空公司订票服务员，一场冬季暴风雪导致航班延误数小时。您无需对极端天气负责。在这种情况下，使用“我很抱歉给您带来不便”可能会在没有任何问题的情况下将责任归咎于自己。

在道歉时，你可能要承担一些超出你控制范围的责任。相反，将手头的情绪从悔恨转变为感激。表达对理解的感谢会翻转剧本，也可能会激发收件人的同样的情感。尝试：“非常感谢您的耐心等待。我们希望起飞条件很快就能安全。”这可以让收件人知道您同情并理解他们的愤怒。

4 “让我帮忙吧。”

与其道歉，不如提供解决方案。人们在感到失望时会抱怨，因为他们希望被倾听或希望问题得到解决。 “我很抱歉把红酒洒在你的白裤子上给你带来不便”并不能去除污渍。另一方面，“让我支付你的干洗费用”将会。

在解决问题的过程中具有积极主动的意识将向您的收件人证明您正在努力成为一个更有责任感的人。这种方法可以让您免于日后的麻烦。下次遇到你有能力解决的问题时，主动提出解决它。