在电子邮件中表达“抱歉给您带来的不便”的 4 种更好的方式

已发表: 2021-02-02

没有人喜欢成为坏消息的承担者——尤其是在写作方面。当传达不幸的消息、错误或令人失望的事件时，我们倾向于使用一个特定的短语来减轻打击：“抱歉给您带来不便。” 使用这句话的诱惑是可以理解的。但它经常被过度使用，无论我们是报告轻微的麻烦，例如更改会议时间，还是更重要的事情，例如取消主要合同。

但即使认真使用，这种陈词滥调也变得如此普遍，具有讽刺意味的是，它听起来不真诚。特别是如果您的收件人将不便视为很大的烦恼，那么罐头道歉可以传达很少的悔意；你冒着听起来不诚实或麻木不仁的风险。

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说对不起有更好的选择。有时有一种更合适的方式来表达对某种情况的遗憾，尤其是在你无法控制的情况下。其他时候——当你真的很懊悔和犯错时——有更强有力的方式来表达。在这里，我们为您可能会遇到的不同情况收集了一些替代方案。

1 “我理解你的沮丧。”

尤其是在专业环境中面向客户的角色中，很容易使用“抱歉给您带来不便”来解决许多问题（例如，丢失包裹、错过约会或服务错误）。在这些情况下，这句话可能会让人觉得无效或不专业，而不是关心。这可能会加剧挫败感。

做出回应以表明您了解收件人的观点并希望弥补不当行为，这一点很重要。与其将他们的抱怨仅仅视为“不便”而忽略，承认他们的感受并接受指责更有可能导致修复。使用“我理解你的挫败感”可以用同理心来引导回应。这是一种更有力的方式，希望能缓和强烈的情绪——并达成双方都感觉良好的解决方案。

想象一下：您在繁忙的工作周中筋疲力尽，需要取消晚餐约会。 . . 开始前三十分钟。发送“抱歉给您带来的不便”感觉像是传达该消息的一种客观的方式。尽管我们的通信越来越数字化，但我们不是机器人。记住在通信的另一端有一个人。

认识到失望并掌握主动权是这里的关键。表明你正在考虑他们的观点。取而代之的是，尝试以类似以下内容的方式开始您的文本：“我意识到这是短暂的通知，我们整个星期都期待在您最喜欢的餐厅见面。 . . ” 有了这个，你承担责任。包括个人详细信息也传达了关怀。

让您的收件人知道您意识到自己的错误并致力于解决问题，这将建立对人际关系的信任和信心，无论是个人的还是专业的。

后悔和自责不是一回事。有时，会发生不幸或令人遗憾但我们无法控制的事情。这些情况实际上并不值得你道歉。例如：假设您是一名航空公司预订服务员，而冬季暴风雪导致长达数小时的航班延误。你不对极端天气负责。在这种情况下，使用“我很抱歉给您带来的不便”可以在没有任何责任的情况下将责任归咎于自己。

在道歉时，你冒着对你无法控制的事情承担责任的风险。相反，将手头的情绪从悔恨转变为感激。表达对理解的感谢会翻转剧本，也可能会在接受者身上引发这种情绪。尝试：“非常感谢您的耐心。我们希望条件能很快安全起飞。” 这让接受者知道你同情并理解他们的愤怒。

与其道歉，不如提出解决方案。人们在失望时会抱怨——不是因为他们喜欢发牢骚，而是因为他们想要被听到，或者想要解决他们的问题。 “我很抱歉把红酒洒在你的白裤子上造成的不便”不会把污渍弄掉。另一方面，“让我支付你的干洗费用”会。

意识到在解决问题的过程中要积极主动，这将向你的接受者证明你努力成为一个更有责任感的人。这种方法可以使您免于遇到麻烦。下次遇到您力所能及的问题时，请提出解决问题。