5 个正确的专业电子邮件格式提示，可帮助您成功

平均专业电子邮件用户每天会收到超过 90 封电子邮件。 这意味着您的信息对收件人的注意力有一些激烈的竞争。 清晰、有效的沟通始于使用正确的商务电子邮件格式。

这有什么难的？ 你在想。 我输入我要说的话，点击发送，然后它就走了！

慢一点，冠军！ 您如何格式化您的企业电子邮件会有所不同。 良好的电子邮件格式不仅使您的电子邮件更易于阅读，而且使您看起来像一个优雅的专业人士。

如何格式化商务电子邮件

1注意你的主题行。

许多人事后才在电子邮件中添加主题行。 但是，如果您想确保您的专业电子邮件得到应有的关注，事后的想法并不会减少它。

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从以发送营销电子邮件为生的人那里得到它——主题行很重要。 33% 的电子邮件收件人仅根据主题行决定是否打开电子邮件。 尽管相互认识和合作的人之间的商业电子邮件比推销宣传更有可能被打开，但您的主题行仍然有目的。

• 它告诉收件人在电子邮件中的期望。 通常，最好的主题行会准确地告诉收件人其中的内容。 当您的收件人看到“附加的第三季度营销报告”时，您的写作原因就很明确了。
• 它会引起人们对电子邮件内容的兴趣。 您的主题行可以激起收件人的兴趣。 这对于向您不太了解的联系人发送冷电子邮件尤其重要。
• 它可以帮助收件人优先处理他们繁忙的收件箱。 主题行可以创造紧迫感并帮助收件人确定哪些电子邮件需要首先关注。

电子邮件主题行提示

• 保持简短。
• 避免填充词和短语。
• 不要使用全部大写或过多的标点符号。
• 知道如何避免垃圾邮件过滤器。

2正确称呼。

除非您知道一些电子邮件问候该做什么和不该做什么，否则商务电子邮件称呼可能会很棘手。 把它弹得太直，你会听起来很闷。 太不正式了，你会觉得不专业。 你如何找到平衡点？

即使您很了解收件人，滑稽的称呼也不适合商务电子邮件。 如果您的专业电子邮件恰好被转发或成为“全部回复”链的一部分，那么除了您的预期收件人之外的其他人都会看到它。 保持专业。 马丁可能是你的好伙伴，但是当你下班的时候，别开玩笑了。

与您认识或密切合作的人使用友好的语气是很好的，特别是如果该人与您在同一公司层级，或者至少在食物链的上层不高。 对于几乎所有工作场所的交流， Hi是一个合适的问候语。

当您写正式的电子邮件（例如求职信或给高级主管的电子邮件）时，请使用Dear后接收件人的敬语、姓氏和冒号。

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3正确格式化企业电子邮件的正文。

随着您的主题行和问候，是时候制作您的电子邮件正文了。 除了简单地放下一连串想法并点击发送之外，还有更多的事情要做。

• 保持简短。 简短的电子邮件消息可能仍需要一段时间才能写入。 花时间整理你的想法。 （如果您的信息很复杂，使用大纲可以帮助您格式化电子邮件。）
• 不要过度解释。 抵制用太多信息压倒收件人的冲动。 切入主题并提供基础知识。 如有必要，请附上一份包含更详细信息的文件，或根据收件人的要求提供一份。
• 跳过花哨的格式。 图形和不寻常的字体可能会使营销电子邮件大放异彩，但商务电子邮件不需要任何这些装饰。 并非所有电子邮件客户端都能正确显示您的格式，因此请坚持使用默认的 11 或 12 磅字体和黑色文本。 谨慎使用粗体和斜体。

像商务信函一样格式化您的电子邮件，段落之间有双空格，没有缩进。 （可以缩进引用的文本。）

4以风格关闭它。

不要忘记在您的电子邮件上签名。 您需要友好、专业的签字，例如All the best或Thanks for most emails，以及真诚的正式信函。

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不要忘记添加专业签名。 （大多数电子邮件客户端允许您创建一个将自动附加到每封邮件的邮件。）包括您的全名、头衔、您工作的公司和您的电话号码。 您还可以考虑添加指向您的 LinkedIn 个人资料和您希望业务同事访问的任何专业社交媒体帐户的链接。

5校对！

在您校对之前，您的电子邮件是不完整的。 使用 Grammarly 可以帮助您随时发现错误，但请记住，该应用程序是一种校对增强功能，而不是替代品。 花时间校对自己并检查语法是否流畅并消除冗长。 注意您可能使用了类似但完全无意的单词的拼写错误。 （您可能要求请假参加您儿子的单簧管演奏会，但演奏会中缺少i会产生令人难忘的电子邮件……而且不是一个好方法。）

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6为专业人士利用 Grammarly 的功能

Grammarly 始终支持您发现拼写和语法错误，并帮助确保您的写作看起来优美。 但是您是否知道 Grammarly 的写作助手具有专门针对专业人士的强大功能？ 我们的写作建议将标记过于冗长的段落并转换整个句子以使其更清晰，帮助确保您的语气以您想要的方式传达，在您的文本中加粗关键信息，并重新格式化段落列出许多项目作为项目符号列表，以确保重要信息可以很容易被扫描。