如何利用人工智能撰写精美、专业的电子邮件

已发表: 2024-03-14

提高电子邮件生产力只是人工智能可以做的众多事情之一，无论您是否被困在该说什么或不确定将信息放入什么顺序。但是，如果您不知道如何编写电子邮件，那么电子邮件撰写技术无法为您提供帮助来使用它，因此本指南解释了使用人工智能编写电子邮件的细节。

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什么是人工智能电子邮件？

AI 电子邮件是指完全或部分由 AI 编写的任何电子邮件。使用人工智能编写电子邮件可以节省时间和精力，提高电子邮件工作效率，让您有时间处理更重要的任务。这就是生成式人工智能的力量：自动执行更多琐碎的任务，并为人工智能尚无法处理的高级任务留出更多时间。

大多数人不需要帮助向朋友和家人写电子邮件，但正式电子邮件有点困难。如果您不知道该说什么，人工智能辅助的电子邮件写作可以帮助您解决以下问题：

尽管直接发送复制的 AI 电子邮件很诱人，但您仍然需要对其进行审阅和改写。复制人工智能文本属于抄袭，所以最好稍微改变一下措辞，让自己的文字更真实。

所有AI写作任务的第一步都是提示。 AI 书写提示是用户在 AI 消息窗口中输入的命令，告诉它要做什么。提示需要包含您想要的所有细节，例如主题、长度、受众，甚至语气。

人工智能的电子邮件写作提示不需要很花哨。大多数人工智能旨在理解简单、随意的语言，因此您可以像与同事交谈一样与它交谈。

写一封电子邮件给 Dr. Martens，确认我们 3 月 13 日星期三的预约。

但是，如果您有一封更复杂的电子邮件，请务必提及所有必要的信息，否则电子邮件的 AI 工具将不会包含它。

3 月 13 日星期三下午 1 点给 Dr. Martens 写一封电子邮件确认我们的预约。告诉他咳嗽已经消失，但胃痛仍然存在。另外，告诉他我下午四点要开会，所以我必须在那之前完成。使用正式和礼貌的语气，但强调紧迫性。

此外，除非有要求，一些人工智能不会包含电子邮件主题行。您只需在提示符末尾添加一个快速行即可执行此操作。

。。。包括主题行。

最好在同一条消息中添加所有详细信息，因为某些人工智能将每条新消息视为一个单独的会话。

人工智能非常适合工作电子邮件，例如电子邮件工作申请、销售信函或后续电子邮件，它可以为您需要说的话提供模板或草稿。无需担心包含所有内容并同时听起来很专业，只需修改包含所有细节的预制草稿并重新修改它以听起来像您的声音会更容易。

如果您在写工作电子邮件时遇到困难，请让 AI 起草一份草稿，看看这是否能给您带来启发。请记住，电子邮件撰写技术仍然是一项新技术，并且容易出错，因此在发送人工智能电子邮件之前，您应该始终仔细检查它们。

要了解什么是好的工作电子邮件，请查看我们的专业电子邮件示例。

尽管非工作电子邮件受益于个人风格，但您仍然可以使用人工智能来帮助避免常见的电子邮件错误并指导您该说什么。无论是专业电子邮件还是个人电子邮件，都适用相同的规则：在提示中包含您想要提及的内容，并修改 AI 电子邮件，使其听起来更像您。

编写提示时，请记住电子邮件礼仪规则。除此之外，这意味着要密切注意正确的拼写和语法，但人工智能还需要考虑其他方面。具体来说，请确保在提示中包含您想要的所有内容，例如电子邮件的主题行、收件人的姓名、特定的签收或提及附件的行。

另外，要明确使用正确的语气。例如，如果您正在给孩子写信，您可以生成一封以儿童友好语言编写的 AI 电子邮件。

如果您仍然遇到困难，请查看我们的电子邮件写作技巧以获取更多建议。

您可以通过在AI消息窗口中编写详细提示来创建AI电子邮件。我们建议使用 AI 电子邮件作为大纲或草稿。人工智能仍然会犯错误，因此在发送之前检查和修改草稿总是一个好主意。

人工智能编写电子邮件提示可以像写一封关于……的电子邮件一样简单。但是，如果包含主题、长度、受众和语气等详细信息，您将获得更好的结果。尝试将所有信息包含在一条消息中，因为某些人工智能将新消息视为不同的会话。

请密切注意您的人工智能写作提示，因为人工智能只会包含您告诉它的内容。指定语气和受众是明智的，因此您可以根据适当的环境定制语言。与往常一样，在发送之前检查草稿是否有错误——不仅是拼写和语法，还包括困惑的人工智能所犯的事实错误。