成功所需的 19 种最佳商务写作技巧

想成为更好的商务人士？ 学习这 19 种最佳商务写作技巧，助你脱颖而出！

在商业世界中，专业人士经常相互交流。 他们发送电子邮件、提案、报告，甚至私信。

商业写作技巧对于专业人士做好工作至关重要，但许多大学毕业或开始他们的职业生涯时缺乏这些重要能力。 商业写作与同事、组织领导、客户或其他利益相关者就企业及其运营进行交流。 它需要指导、通知、说服和帮助创建交易。 最重要的是，它必须是明确的。 扎实的商务写作技巧将使您在职业生涯中走得更远。

虽然您可以参加商业写作课程来帮助您学习如何为商业环境写作，但您可能没有时间或金钱投资于此类培训。 通过一些有用的提示，您可以学会在商务中进行良好的沟通。 这些策略将

1. 有目的的写作

在商业世界中，做任何事情都有明确的目的是必不可少的，写作也不例外。 有目的的写作在你开始写作之前就开始了。 首先，您需要知道您写作的原因，并使用您的商务沟通技巧在您的写作中清楚地表明该目的。 有目的的写作可以帮助您创建书面交流，用更少的文字切中要害。 时间在业务中具有很高的价值，因此快速切入主题很有帮助。

2.避免流行语和行话

每个行业都有其流行语和行话。 Merriam-Webster 词典将流行语定义为“一个听起来很重要、通常是技术性的词或短语，通常意义不大，主要用于给外行留下深刻印象”。 行话的定义是“特殊活动或团体的技术术语或特征”。 好的作家可以在没有这些不必要的或有时令人困惑的词的情况下传达意思。 商业流行语的例子包括：

• 协同作用
• 唾手可得的果实
• 圈回来
• 盒子外
• 敏捷
• 杠杆作用
• 动针
• 深潜
• 带宽
• 云端
• 底线
• 整体分析
• 企业文化
• 增长黑客

首字母缩略词也可以是一种行话或流行语，除非它们在您的行业中众所周知。 相反，使用更精确的单词选择，或者将这些术语完全从您的写作中删除。

3. 去除情绪

商业写作不是情感写作。 虽然某些类型的商业写作确实侧重于说服，但您将使用事实和信心来说服，而不是高度情绪化的语言。 这并不意味着您无法在写作中解释您的热情或兴奋。 请注意情绪和情绪化的词语不会驱动交流，并选择简单的句子结构和清晰、事实的交流。

4.限制副词

副词是修饰动词和其他修饰语的词。 如果你使用强动词，你就不需要副词来修饰它。 通读您的商务通讯，看看您可以在哪些地方限制副词的使用。 例如，你可以这样说：

• 客户对您的团队成员大喊大叫。

副词“大声”在这里没有必要传达适当的意思。 大声喊叫，这样你就可以说：

• 客户对您的团队成员大喊大叫。

5. 保持简短

商务沟通中的句子和段落都应该简短明了。 使用简单的句子结构，不惜一切代价避免连续句子。 如果您能用比您选择的更少的字数来表达某事，请将其修改为更短的版本。 在繁忙的商业世界中，冗长、冗长的沟通是不合适的。 如果您需要发送很长的段落或电子邮件，请想办法将其拆分。 较小的文本块比长文本块更容易让读者消化。

6.组织你的想法

当你写学术论文时，你通常从大纲开始。 大纲可帮助您将想法组织成清晰、深思熟虑的模式。 如果您对商务写作也这样做，那将会有所帮助。 即使你没有创建正式的大纲，也要确保你组织了这些想法。 通常，对于商务沟通，您将从最重要的信息或沟通的目的开始，然后是读者需要了解的事实或其他信息。

在通信结束时保留不太重要的信息。 组织你的想法也意味着当你从一个句子移动到另一个句子时使用过渡词。 这会在您的作品中产生凝聚力和流动感。 此外，它使意思更容易被吸收。

7. 简明扼要地写作

保持你的写作风格简洁明了。 使用强大的沟通技巧，清楚地说出您的意思，避免不必要的言语。 简洁的写作在商业中很重要，因为读者通常没有太多时间阅读文档，尤其是商业电子邮件。 因此，他们需要能够扫描业务文档以立即获取所需信息。

8.了解你的听众

有效的沟通，无论是口头的还是书面的，都需要了解您的听众。 了解您的读者可以告诉您读者是否会理解特定的短语或术语，这将帮助您了解您的意思。 了解您的听众可以帮助您选择语气和词汇来更轻松地传达您的意思。 它还将使您能够阐明观众对您的期望的适当专业水平。

9.使用专业的语气

有效的商业写作不会是高度个人化的。 虽然你可以传达友好的语气，但你必须保持专业精神。 有时这是写作训练带来的，但通常来自经验。 写完后考虑大声朗读你的作品。 你表达的是友好但专业的声音，还是听起来像是在和好朋友说话？ 然后，修饰您的写作，消除缩略语和俚语，使其听起来更专业。

10. 用主动语态叙述

主动语态涉及执行句子动作的句子主语。 因此，用主动语态写作可以创造出更有力、更简洁的句子。 主动语态的反义词是被动语态，写作中应尽量避免使用。 以下是使用被动语态的商务电子邮件中的一个句子示例：

• 这封信已发给所有部门。

在这句话中，这封信没有做动作（发送）。 因此，它是被动语态。 换句话说：

• 汤姆把信发给了所有部门。

这说的是同一件事，但指出了这封信是谁发的。 它也用更少的词传达了意思，是一个更强的句子。 有时被动语态是您唯一的选择，但请尽可能避免。

11.陈述事实，而不是观点

您的意见在商务沟通中不如其他沟通形式重要。 但是，如果您在交流中陈述有数据支持的事实，您可能会获得更好的结果。 您可能会遇到需要在商务沟通中表达您的意见的时候。 在这些情况下，请明确表示读者正在阅读您的观点和意见，而不是已知事实。 此披露将帮助读者对您提供的信息做出明智的决定。

12. 删除语法错误

好的商业写作必须没有基本的语法错误。 发送带有语法错误的业务通信会使您和您的组织看起来不那么专业。 因此，无论您是从事电子邮件还是撰写报告，都要仔细校对以减少错误的数量。 如果写作不是您最重要的技能，您可以使用语法检查器（如 Grammarly）来提供帮助。 但请记住，即使是最强大的语法检查器也依赖于技术来完成它的工作。 在发送任何商业写作之前，一定要自己校对。

13. 对写作表现出自信

一封有效的商业电子邮件或时事通讯将传达一种自信感。 您可以通过改变词汇量和避免被动语态来学会自信地写作。 保持你的写作直接而有力会传达出高度的自信。 对你的写作的信心也会使它更有效。 如果您的写作充满自信，读者将更加信任您以及您帮助他们解决业务需求的能力。

14. 保持格式简单

撰写商业信函、备忘录或报告时，请保持格式简单。 标题和副标题可以帮助引导读者浏览信息，但要避免复杂的格式，如花哨的字体和过度使用脚注。 请记住，您想要制作读者可以快速扫描以获取必要信息的作品。 因此，请使用简短的段落，在适当的地方加入图形，并使用人们可以轻松阅读的专业字体，以避免让读者感到沮丧或困惑。

15. 展示对不同写作类型的适应性

商业写作包括许多不同类型的写作。 作为商业作家，您可能需要写：

• 备忘录
• 电子邮件
• 报告
• 社交媒体帖子
• 博文
• 直接消息
• 商业信函

了解如何调整您的写作风格以匹配这些不同的交流平台。 例如，一份报告的段落可能比商务电子邮件更长，而社交媒体帖子将允许使用比商务信函更多的个人语言。

16.保持人性化的语气

虽然专业很重要，但您仍然希望您的写作传达出人性化的基调。 坚持与客户交谈时使用的日常词汇。 在你的写作中保持愉快、乐观的语气。 了解您是否在写作中保持个人风格的一种方法是在您写完一篇文章后大声朗读它。 如果它听起来很流畅，并且当你大声朗读它时不会感觉太高，那么它可能足够友好。

17. 保持一致

更具挑战性的商业写作技巧之一是一致性。 您的企业是一个品牌，需要始终如一、清晰的声音。 更好的商业写作涉及在您为品牌撰写的所有内容中保持同意的声音。 通常，企业会为其作家制定品牌指南。 学习如何研究这份文件并将其应用到您的写作中将使它更加连贯，并使您成为更好的作家。

18. 撰写号召性用语

大多数商业交流都需要号召性用语，这是一种表明您希望读者做什么的陈述。 如果您撰写营销文章，CTA 将要求样品、演示或购买。 如果您正在写一封电子邮件，您可以要求读者发送回复。 如果您要进行演示，您的 CTA 可以向听众提问。 CTA 必须向读者阐明您希望他们如何处理您提供的信息。 因此，它必须简洁明了。 既然读者已经阅读了您所写的内容，就不应该在读者的脑海中留下任何关于需要发生什么的问题。

19. 完成最终编辑

最后，在你完成的所有商业写作中，对两件事进行最后检查：清晰和简洁。 首先，通读你的文章以确保它是清晰的。 然后，就好像你不知道这个话题一样阅读它。 你传达了你需要传达的信息吗？ 接下来，通读这篇文章以确保它尽可能简短。 您是否包含了所有基本信息，仅此而已？ 只保留对交流意义重要的单词和句子。 在不改变文章含义的情况下尽可能多地删除，您将准备好将最终草稿发送给预期的收件人。

在编辑语法时，我们还建议在发布或提交之前花时间提高一篇文章的可读性分数

如果您仍然需要帮助，我们的语法和句法指南会解释更多。