让收件箱（和同事）开心的 5 个电子邮件习惯

已发表: 2017-03-28

当你早点到办公室时，这是一个难得而美好的星期一。你的通勤不像往常那样令人烦恼，你的咖啡还是热的，周围还没有人。你的心跳加速了这个美妙的机会，可以在没有通常分心的情况下完成一些实际的工作。

打开笔记本电脑，却发现有 27 封未读电子邮件。你绝望地垂下肩膀。其中有多少是重要的？做他们中的任何一个吗？如果有一个你错过了怎么办？最好开始筛选。

当您意识到其中有十几个根本与您无关时，您的挫败感就上升了——来自另一个部门的某个人决定在他们讨论他们的针灸师转发的一篇文章时“圈住你”。向下滚动，那是以前，让我们看看。 . . 其他六个人插话，回复所有风格。啊。深呼吸。

电子邮件的丑陋和干扰有很多，但我们注意到一些特别受到谴责的错误——像你这样的电子邮件礼仪典范永远不会犯的错误。以身作则带领您的同事：这是我们要牢记的良好电子邮件习惯的倒计时。

5避免CC过度拥挤

Chet，贵公司的新文案，正在起草几句话，供设计部门的 Pauline 使用。 Pauline 的副手 Brandon 将在星期四替她填补空缺，因此 Chet 也模仿了他。一定要彻底。

Chet 也不确定他是否准确地总结了 Gwyn 对他们下一个版本的解释，所以为什么不也复制她来澄清一下呢？ Gwyn 谈到了需要法律审查的措辞，所以，Chet 解释说，最好让这些人参与进来。项目经理 Mia 讨厌不知道发生了什么，所以，好吧，你知道这会走向何方。远离发送按钮，切特。

如果您不明智，一项相对较小的任务可能会迅速演变为全员收件箱的噩梦。即使你的意思是好的并且有充分的理由，否则正派的人有时会用全部回复按钮做不雅的事情。你愿意冒险吗？

如果一次向很多人发送电子邮件至关重要，请考虑将他们的地址放在密件抄送字段中，这样回复的人就不会阻塞其他数十个收件箱。

Chet 的另一个解决方案可能是将这项任务分解为更小的部分：在一封电子邮件中更新设计师，在另一封电子邮件中与 Gwyn 联系，到法律围栏询问他们什么时候可以交谈，并在今天下午的计划会议上通知 Mia。说到这。 . .

4知道何时以及何时不发送电子邮件

电子邮件是一个很好的工具，但它通常不能很好地替代实时对话——尤其是你需要空间来询问或回答后续问题并在进行过程中进行澄清的那种。一些例子：

这种平衡行为的另一面是知道何时应该发送电子邮件。有时这件事根本不值得进行全面的对话。像这样的时刻是电子邮件闪耀的时刻。

如果问题很紧急——比如今天，现在很紧急——你最好发送一条消息，而不是等待收件人检查他们的收件箱。

3不要忘记主题行

不是每个人每天都清空他们的收件箱，或者也许永远。

一个每天收到一百封电子邮件的记者，有些是重要的，有些是空洞的，可能会筛选出哪些似乎值得她花时间打开的邮件。如此快速的判断取决于主题。假设你不希望你与忙碌的人的通信永远被忽视，你必须弄清楚你为什么要写作，这很重要。

另外，保持简短。您的主题行无需类似于电子邮件内容的微型诗。

专业提示：一些资深的电子邮件发送者担心可能会发出半写的便条，在他们准备好混合发送之前，不要在“收件人”行中输入有效的电子邮件地址。相反，他们会临时将收件人的地址粘贴在主题行中，一旦时间到了，就很容易找到和移动。最后一步可以提醒您填写该主题行。

2既不是“+1”响应者也不是过度转发者

尊重人们的收件箱意味着对您发送的文件夹中关于您的内容拥有所有权。

写一封深思熟虑、清晰的电子邮件让你的一天变得明亮的同事比竖起大拇指的表情符号更值得。这种“+1”的回应类似于说“酷豆”并在朋友为您提供去机场的车程时转移话题。你不想以欣赏的方式表现出更多，或者至少是承认吗？

同样，与更多人分享不确定性很少能改善待办事项、后续行动和也许财务人员可以回答的问题。当您成为转发消息杂耍团的一员时，不断地向随机方向分流消息，而几乎不考虑其含义或对谁而言，这意味着您正在编写或共享的任何内容都不是真正重要的。你可以做得更好。

1不要随便穿插上司来伏击别人

假设您一直在与某人来回发送电子邮件，告诉他们一些他们不想听到的事情。到目前为止，你已经设法让事情保持相对礼貌：“不，对不起，那个时间框架是不现实的，”你说。 “是的，我理解你的担忧，但法律团队说我们不能改变这个措辞。”

然后是他们下一个回复中的重磅炸弹：他们正在抄送你的经理。显然，此人对您的回复不满意，并已决定升级。钱币。

很多时候将某人的老板添加到线程是有意义的，但这不是其中之一。这种偷袭，让人感觉火辣辣的；您与他们的下一次互动可能会不够亲切。换句话说，它不好看。下次你必须一起工作时，它可能会烧毁桥梁。

幸运的是，这很容易避免；你所要做的就是不要试图用他们的老板作为棍棒来蒙蔽人们。

感谢您阅读本文，请不要在您的回复中点击全部回复。